Beranda bisnis penawaran surat template

Mau Bikin Surat Penawaran Barang? Ini Contoh & Panduan Lengkapnya!

Diperbarui: • 0 • 13 menit membaca

Apa itu Surat Penawaran Barang?

Surat penawaran barang adalah dokumen formal yang dibuat oleh penjual atau penyedia barang untuk menawarkan produk mereka kepada calon pembeli. Surat ini berisi informasi detail mengenai barang yang ditawarkan, termasuk spesifikasi, harga, jumlah, dan syarat-syarat penjualan. Tujuan utama dari surat penawaran barang adalah untuk menarik perhatian calon pembeli dan meyakinkan mereka bahwa produk yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka. Surat ini menjadi langkah awal dalam proses penjualan dan seringkali menentukan apakah transaksi akan berlanjut atau tidak.

Surat penawaran barang
Image just for illustration

Surat penawaran barang bukan hanya sekadar daftar harga. Lebih dari itu, surat ini adalah representasi profesional dari bisnis Anda dan kualitas produk yang Anda tawarkan. Sebuah surat penawaran yang baik harus mampu memberikan kesan positif kepada calon pembeli, membangun kepercayaan, dan membedakan Anda dari kompetitor. Oleh karena itu, penting untuk menyusun surat penawaran barang dengan cermat dan memperhatikan setiap detailnya.

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Barang

Sebuah surat penawaran barang yang efektif harus memuat komponen-komponen penting agar informasi tersampaikan dengan jelas dan lengkap. Berikut adalah beberapa komponen utama yang wajib ada dalam surat penawaran barang:

1. Kop Surat (Letterhead)

Kop surat adalah identitas perusahaan Anda yang biasanya terletak di bagian atas surat. Kop surat sebaiknya mencantumkan:

  • Nama Perusahaan: Nama lengkap perusahaan Anda.
  • Logo Perusahaan: Jika ada, logo perusahaan akan menambah kesan profesional.
  • Alamat Perusahaan: Alamat lengkap kantor pusat atau cabang yang relevan.
  • Nomor Telepon: Nomor telepon yang bisa dihubungi.
  • Alamat Email: Alamat email perusahaan yang aktif.
  • Website (jika ada): Alamat website perusahaan untuk informasi lebih lanjut.

Kop surat ini penting karena memberikan informasi kontak yang jelas kepada calon pembeli dan memperkuat branding perusahaan Anda. Pastikan desain kop surat konsisten dengan identitas visual perusahaan Anda.

Kop surat perusahaan
Image just for illustration

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat penawaran tersebut dibuat. Tanggal ini penting untuk arsip dan referensi di kemudian hari. Format tanggal yang umum digunakan adalah format tanggal Indonesia, misalnya “25 Oktober 2023”. Letakkan tanggal surat di bawah kop surat, biasanya di sisi kanan atau kiri atas.

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat penawaran. Nomor surat memudahkan pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Format nomor surat bisa bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, namun biasanya mencakup kode departemen, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contoh: No: SPB/MKT/X/2023 (Surat Penawaran Barang, Departemen Marketing, Bulan Oktober 2023).

4. Perihal atau Subjek Surat

Perihal atau subjek surat menjelaskan inti dari surat penawaran secara singkat dan jelas. Perihal ini membantu penerima surat untuk dengan cepat memahami isi surat. Gunakan kalimat yang ringkas dan informatif, misalnya “Penawaran Barang: [Nama Barang] untuk [Nama Perusahaan Calon Pembeli]”.

5. Tujuan Surat (Penerima Surat)

Bagian ini berisi informasi mengenai perusahaan atau individu yang dituju oleh surat penawaran. Informasi yang perlu dicantumkan adalah:

  • Nama Penerima: Nama lengkap penerima surat (bisa nama perusahaan atau nama kontak person).
  • Jabatan Penerima: Jabatan penerima surat (jika ditujukan kepada individu).
  • Alamat Penerima: Alamat lengkap perusahaan atau individu yang dituju.

Pastikan informasi penerima surat ditulis dengan benar dan lengkap agar surat sampai ke tujuan yang tepat.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ucapan hormat di awal surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat penawaran barang adalah:

  • “Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]”
  • “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]”
  • “Dengan Hormat,” (jika tidak mengetahui nama penerima secara spesifik, namun ini kurang personal)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas dan hubungan Anda dengan calon pembeli.

7. Isi Surat (Body Letter)

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat penawaran barang. Bagian ini berisi informasi detail mengenai produk yang ditawarkan. Isi surat sebaiknya disusun secara sistematis dan mudah dipahami. Beberapa poin penting yang harus ada dalam isi surat antara lain:

a. Pembukaan (Pendahuluan)

  • Perkenalan Perusahaan (Singkat): Sebutkan nama perusahaan Anda dan bidang usaha secara singkat.
  • Tujuan Surat: Nyatakan secara jelas bahwa surat ini adalah penawaran barang.
  • Referensi (jika ada): Jika ada, sebutkan sumber informasi yang membuat Anda mengirimkan penawaran ini (misalnya, hasil pertemuan, permintaan informasi, atau referensi dari pihak ketiga).

b. Detail Barang/Produk yang Ditawarkan

  • Nama Barang: Sebutkan nama lengkap dan jelas dari barang yang ditawarkan.
  • Deskripsi Barang: Berikan deskripsi detail mengenai barang, termasuk spesifikasi teknis, fitur utama, bahan baku, ukuran, warna, dan lain-lain yang relevan. Gunakan bahasa yang deskriptif dan menarik, namun tetap faktual.
  • Kuantitas (Jumlah): Sebutkan jumlah barang yang ditawarkan. Jika ada variasi jumlah, jelaskan opsi yang tersedia.
  • Kualitas Barang: Jelaskan kualitas barang yang ditawarkan. Jika ada standar kualitas tertentu, sebutkan standar tersebut (misalnya, standar SNI, ISO, dll.).
  • Keunggulan Barang: Jelaskan keunggulan produk Anda dibandingkan produk kompetitor. Fokus pada manfaat yang akan didapatkan calon pembeli.

c. Harga dan Diskon (jika ada)

  • Harga Satuan: Sebutkan harga satuan barang yang ditawarkan. Pastikan harga yang dicantumkan jelas (apakah sudah termasuk PPN atau belum, mata uang yang digunakan).
  • Total Harga: Hitung total harga berdasarkan kuantitas yang ditawarkan.
  • Diskon (jika ada): Jika ada diskon atau potongan harga, sebutkan secara jelas besaran diskon dan syarat untuk mendapatkan diskon tersebut (misalnya, diskon untuk pembelian dalam jumlah tertentu, diskon khusus untuk pelanggan baru, dll.).
  • Harga Berlaku: Sebutkan periode berlakunya harga penawaran. Hal ini penting karena harga barang bisa berubah sewaktu-waktu.

d. Syarat dan Ketentuan Penjualan

  • Cara Pembayaran: Jelaskan metode pembayaran yang diterima (misalnya, transfer bank, tunai, kartu kredit, dll.). Sebutkan juga termin pembayaran jika ada (misalnya, pembayaran di muka, pembayaran setelah barang diterima, dll.).
  • Waktu Pengiriman: Sebutkan perkiraan waktu pengiriman barang setelah pesanan dikonfirmasi.
  • Biaya Pengiriman: Jelaskan apakah biaya pengiriman sudah termasuk dalam harga atau belum. Jika belum, sebutkan perkiraan biaya pengiriman atau metode perhitungan biaya pengiriman.
  • Garansi (jika ada): Jika ada garansi untuk barang yang ditawarkan, jelaskan detail garansi (jangka waktu garansi, cakupan garansi, prosedur klaim garansi).
  • Ketentuan Lain: Sebutkan syarat dan ketentuan lain yang relevan, seperti ketentuan pembatalan pesanan, retur barang, dll.

e. Penutup

  • Harapan: Nyatakan harapan Anda agar penawaran ini menarik dan dapat terjalin kerjasama yang baik.
  • Ajakan untuk Beraksi: Ajak calon pembeli untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau ingin melakukan pemesanan. Sertakan informasi kontak yang relevan (nomor telepon, email, nama kontak person).
  • Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian calon pembeli.

8. Salam Penutup

Salam penutup adalah ucapan hormat di akhir surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat penawaran barang adalah:

  • “Hormat kami,”
  • “Salam Hormat,”
  • “Dengan hormat,”

Pilih salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka yang digunakan.

9. Tanda Tangan dan Nama Jelas

Tanda tangan dan nama jelas dari pihak yang berwenang menandatangani surat penawaran. Biasanya adalah manajer penjualan, direktur pemasaran, atau posisi lain yang relevan. Sertakan juga jabatan penandatangan di bawah nama jelas.

10. Stempel Perusahaan (jika ada)

Stempel perusahaan (cap perusahaan) biasanya diletakkan di samping tanda tangan. Stempel perusahaan menambah keabsahan dan formalitas surat penawaran.

11. Lampiran (jika ada)

Jika ada dokumen pendukung yang disertakan bersama surat penawaran (misalnya, brosur produk, katalog, daftar harga lengkap, contoh gambar produk, dll.), sebutkan lampiran tersebut di bagian akhir surat. Contoh: Lampiran: 1. Brosur Produk, 2. Daftar Harga Terbaru.

Contoh-contoh Isi Surat Penawaran Barang

Berikut adalah beberapa contoh isi surat penawaran barang untuk memberikan gambaran yang lebih jelas:

Contoh 1: Penawaran Peralatan Kantor

Subjek: Penawaran Spesial Peralatan Kantor untuk PT Maju Jaya

Yth. Bapak Budi Santoso,
Manajer Pembelian
PT Maju Jaya
Jl. Pahlawan No. 10
Surabaya

Dengan hormat,

Kami dari PT Sarana Office, perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan peralatan kantor berkualitas, ingin mengajukan penawaran spesial untuk kebutuhan peralatan kantor PT Maju Jaya.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari pertemuan sebelumnya, kami memahami bahwa PT Maju Jaya sedang membutuhkan pengadaan kursi kantor ergonomis dan meja kerja minimalis untuk karyawan baru. Oleh karena itu, kami dengan bangga menawarkan produk unggulan kami sebagai berikut:

  1. Kursi Kantor Ergonomis Tipe X500

    • Deskripsi: Kursi kantor dengan desain ergonomis, sandaran punggung mesh breathable, penyangga lumbar adjustable, dan roda nylon yang halus. Tersedia dalam warna hitam dan abu-abu.
    • Kualitas: Standar ISO 9001
    • Jumlah: 50 unit
    • Harga Satuan: Rp 750.000,-
    • Total Harga: Rp 37.500.000,-

  2. Meja Kerja Minimalis Tipe M80

    • Deskripsi: Meja kerja dengan desain minimalis modern, bahan particle board berkualitas tinggi, lapisan melamine anti gores, ukuran 120x60 cm. Tersedia dalam warna coklat muda dan putih.
    • Kualitas: Standar SNI
    • Jumlah: 50 unit
    • Harga Satuan: Rp 500.000,-
    • Total Harga: Rp 25.000.000,-

Total Nilai Penawaran: Rp 62.500.000,-

Syarat dan Ketentuan:

  • Pembayaran: Transfer Bank, Pembayaran DP 50% saat pemesanan, sisanya setelah barang diterima dan diinstalasi.
  • Waktu Pengiriman: 7 hari kerja setelah konfirmasi pemesanan.
  • Biaya Pengiriman: Gratis untuk wilayah Surabaya.
  • Garansi: Garansi 1 tahun untuk kerusakan produksi.
  • Harga berlaku hingga: 30 November 2023.

Kami yakin produk peralatan kantor kami akan memberikan kenyamanan dan produktivitas kerja yang optimal bagi karyawan PT Maju Jaya. Kami sangat berharap penawaran ini dapat menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita.

Untuk informasi lebih lanjut atau jika Bapak/Ibu memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon (031) 1234567 atau email sales@saranaoffice.com. Kami siap membantu.

Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Andi Wijaya
Manajer Penjualan
PT Sarana Office

Contoh 2: Penawaran Bahan Baku Industri

Subjek: Penawaran Bahan Baku Plastik PP Grade A untuk Industri Manufaktur

Yth. Bapak/Ibu Manajer Pembelian,
PT Industri Plastik Gemilang
Jl. Industri Raya Kav. 5
Jakarta

Dengan hormat,

Perkenalkan, kami dari CV Sumber Makmur, supplier terpercaya untuk bahan baku plastik berkualitas tinggi. Kami ingin mengajukan penawaran bahan baku plastik Polypropylene (PP) Grade A untuk memenuhi kebutuhan produksi PT Industri Plastik Gemilang.

Baca Juga: loading

Kami memahami bahwa PT Industri Plastik Gemilang adalah perusahaan manufaktur plastik terkemuka yang mengutamakan kualitas produk. Oleh karena itu, kami menawarkan bahan baku plastik PP Grade A yang memenuhi standar kualitas internasional dengan spesifikasi sebagai berikut:

  • Jenis Bahan Baku: Polypropylene (PP)
  • Grade: Grade A (Virgin)
  • Warna: Natural (Transparan)
  • Kemasan: Zak 25 kg
  • Kuantitas: Tersedia hingga 100 ton per bulan
  • Harga: Rp 12.000,- per kg (Franco Gudang PT Industri Plastik Gemilang)
  • Minimum Order: 1 ton

Keunggulan Bahan Baku PP Grade A dari CV Sumber Makmur:

  • Kualitas Terjamin: 100% Virgin Material, tanpa campuran bahan daur ulang.
  • Stabilitas Tinggi: Kuat, tahan panas, dan tahan terhadap bahan kimia.
  • Food Grade: Aman untuk aplikasi kemasan makanan dan minuman.
  • Harga Kompetitif: Harga langsung dari importir, tanpa perantara.
  • Supply Terjamin: Stok selalu tersedia dan siap dikirimkan.

Syarat Pembayaran:

  • Pembayaran: Tunai atau Transfer Bank (Negotiable untuk kerjasama jangka panjang).
  • Termin Pembayaran: Negotiable, dapat disesuaikan dengan kebutuhan PT Industri Plastik Gemilang.

Kami sangat yakin bahwa bahan baku plastik PP Grade A dari CV Sumber Makmur akan mendukung kualitas dan efisiensi produksi PT Industri Plastik Gemilang. Kami bersedia memberikan sampel produk untuk pengujian kualitas lebih lanjut.

Untuk pemesanan atau pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi Bapak/Ibu [Nama Kontak Person] di nomor telepon 0812-3456-7890 atau email sales@sumbermakmur.co.id.

Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan PT Industri Plastik Gemilang. Terima kasih atas perhatiannya.

Salam hormat,
[Tanda Tangan]
Dewi Lestari
Direktur Pemasaran
CV Sumber Makmur

Contoh 3: Penawaran Jasa (Walaupun Keyword Barang, Jasa sering berkaitan)

Subjek: Penawaran Jasa Pemasaran Digital untuk Meningkatkan Penjualan Online

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Kami dari DigitalBoost Agency, agensi pemasaran digital yang berfokus pada peningkatan penjualan online, ingin mengajukan penawaran jasa pemasaran digital yang komprehensif untuk [Nama Perusahaan Anda].

Kami memahami bahwa [Nama Perusahaan Anda] memiliki potensi besar untuk mengembangkan bisnis online. Namun, persaingan di dunia digital semakin ketat. Oleh karena itu, kami menawarkan solusi pemasaran digital terpadu yang dirancang khusus untuk membantu [Nama Perusahaan Anda] mencapai tujuan bisnis online Anda.

Layanan Pemasaran Digital yang Kami Tawarkan:

  1. Search Engine Optimization (SEO):

    • Analisis Kata Kunci
    • Optimasi On-Page dan Off-Page
    • Laporan Progres SEO Bulanan

  2. Search Engine Marketing (SEM) / Google Ads:

    • Riset Kata Kunci Berbayar
    • Pembuatan dan Manajemen Kampanye Iklan Google Ads
    • Optimasi ROI Kampanye Iklan

  3. Social Media Marketing (SMM):

    • Strategi Konten Media Sosial
    • Manajemen Akun Media Sosial (Facebook, Instagram, dll.)
    • Kampanye Iklan Media Sosial

  4. Content Marketing:

    • Pembuatan Artikel Blog yang Relevan dan Berkualitas
    • Infografis
    • Video Marketing

Paket Harga Penawaran (Tergantung Skala dan Kebutuhan):

  • Paket Bronze: Mulai dari Rp 5.000.000,- per bulan
  • Paket Silver: Mulai dari Rp 10.000.000,- per bulan
  • Paket Gold: Mulai dari Rp 20.000.000,- per bulan
    (Detail paket dan layanan lengkap terlampir dalam brosur)

Mengapa Memilih DigitalBoost Agency?

  • Tim Profesional dan Berpengalaman: Tim kami terdiri dari ahli pemasaran digital yang kompeten dan berpengalaman.
  • Strategi Terukur dan Berbasis Data: Kami menggunakan data dan analisis untuk merancang strategi pemasaran yang efektif dan terukur.
  • Laporan Transparan dan Berkala: Anda akan menerima laporan progres secara berkala untuk memantau kinerja kampanye pemasaran.
  • Harga yang Kompetitif: Kami menawarkan paket harga yang fleksibel dan sesuai dengan anggaran Anda.

Kami percaya bahwa dengan kerjasama yang baik, DigitalBoost Agency dapat membantu [Nama Perusahaan Anda] meningkatkan visibilitas online, menarik lebih banyak pelanggan potensial, dan meningkatkan penjualan secara signifikan.

Kami sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kebutuhan pemasaran digital [Nama Perusahaan Anda]. Silakan hubungi kami untuk konsultasi gratis di nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Kami menantikan kabar baik dari Bapak/Ibu.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
DigitalBoost Agency

Tips Membuat Surat Penawaran Barang yang Efektif

Untuk membuat surat penawaran barang yang efektif dan mampu menarik perhatian calon pembeli, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Ketahui Kebutuhan Calon Pembeli: Lakukan riset atau gali informasi mengenai kebutuhan dan preferensi calon pembeli. Sesuaikan penawaran Anda dengan kebutuhan mereka. Penawaran yang relevan akan lebih menarik perhatian.
  2. Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Fokus pada informasi penting dan hindari informasi yang tidak relevan.
  3. Tonjolkan Keunggulan Produk: Jelaskan dengan jelas apa yang membuat produk Anda unggul dibandingkan produk kompetitor. Fokus pada manfaat yang akan didapatkan calon pembeli, bukan hanya fitur produk.
  4. Berikan Harga yang Kompetitif: Lakukan riset harga pasar dan berikan harga yang kompetitif atau bahkan lebih menarik dari kompetitor. Jika memungkinkan, tawarkan diskon atau promo khusus untuk menarik perhatian.
  5. Sertakan Visual yang Menarik (jika perlu): Jika memungkinkan, sertakan gambar atau foto produk dalam surat penawaran (terutama jika penawaran dikirimkan secara digital). Visual yang menarik dapat meningkatkan daya tarik surat penawaran.
  6. Perhatikan Desain dan Format Surat: Gunakan desain kop surat yang profesional dan format surat yang rapi dan mudah dibaca. Surat yang terlihat profesional akan memberikan kesan positif kepada calon pembeli.
  7. Proofread Sebelum Mengirim: Periksa kembali surat penawaran sebelum dikirimkan. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan informasi, atau kesalahan format. Surat yang bebas dari kesalahan akan menunjukkan profesionalisme Anda.
  8. Personalisasi Surat: Jika memungkinkan, personalisasikan surat penawaran untuk setiap calon pembeli. Sebutkan nama perusahaan dan nama kontak person dengan benar. Personalisasi akan membuat calon pembeli merasa lebih dihargai.
  9. Sertakan Call to Action yang Jelas: Ajak calon pembeli untuk melakukan tindakan selanjutnya, misalnya menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut, melakukan pemesanan, atau meminta presentasi produk. Berikan informasi kontak yang jelas dan mudah dihubungi.
  10. Follow-up: Setelah mengirimkan surat penawaran, lakukan follow-up secara berkala untuk mengetahui perkembangan penawaran Anda. Follow-up menunjukkan keseriusan Anda dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan respon positif.

Fakta Menarik dan Tambahan

  • Sejarah Surat Penawaran: Konsep surat penawaran telah ada sejak lama, bahkan sebelum era digital. Dulu, surat penawaran sering dikirimkan melalui pos atau kurir. Saat ini, email menjadi media utama pengiriman surat penawaran.
  • Peran Teknologi: Teknologi digital telah mengubah cara surat penawaran dibuat dan dikirimkan. Software CRM (Customer Relationship Management) dan email marketing tools dapat membantu perusahaan membuat, mengirim, dan melacak surat penawaran secara efisien.
  • Surat Penawaran Online: Selain surat penawaran tradisional, kini juga populer penawaran online melalui platform e-commerce atau website perusahaan. Penawaran online memungkinkan calon pembeli untuk melihat informasi produk dan harga secara langsung dan melakukan pemesanan dengan cepat.
  • Negosiasi: Surat penawaran seringkali menjadi titik awal negosiasi antara penjual dan pembeli. Calon pembeli mungkin akan mengajukan penawaran balik atau meminta diskon. Proses negosiasi adalah hal yang wajar dalam transaksi bisnis.
  • Surat Penawaran Bukan Kontrak: Penting untuk diingat bahwa surat penawaran barang bukanlah kontrak penjualan. Surat penawaran hanya merupakan ajakan untuk melakukan transaksi. Kontrak penjualan baru akan terbentuk setelah ada kesepakatan dan persetujuan dari kedua belah pihak.

Kesimpulan

Surat penawaran barang adalah alat komunikasi penting dalam dunia bisnis. Dengan membuat surat penawaran yang efektif dan profesional, Anda dapat meningkatkan peluang untuk menarik perhatian calon pembeli, membangun hubungan bisnis yang baik, dan meningkatkan penjualan. Pastikan surat penawaran Anda memuat semua komponen penting, ditulis dengan jelas dan ringkas, serta menonjolkan keunggulan produk Anda. Dengan mengikuti tips dan contoh-contoh di atas, Anda dapat membuat surat penawaran barang yang sukses.

Bagaimana pendapat Anda tentang contoh-contoh isi surat penawaran barang di atas? Apakah ada tips lain yang ingin Anda tambahkan? Yuk, berbagi di kolom komentar!

Posting Komentar