Beranda contoh surat panduan administrasi surat desa surat resmi

Mau Bikin Surat Resmi Desa? Panduan Lengkap + Contoh Mudah!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Pengertian Surat Resmi Desa

Surat resmi desa, atau sering disebut juga surat dinas desa, adalah dokumen tertulis yang diterbitkan oleh pemerintah desa untuk berbagai keperluan administratif dan komunikasi resmi. Surat ini menjadi salah satu alat komunikasi penting antara pemerintah desa dengan warga, instansi pemerintah lain, maupun pihak-pihak terkait. Bayangkan surat resmi desa ini seperti jembatan yang menghubungkan berbagai pihak untuk urusan yang penting dan terstruktur. Karena sifatnya yang resmi, surat desa memiliki format dan aturan penulisan yang baku agar informasinya tersampaikan dengan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Contoh Surat Resmi Desa
Image just for illustration

Fungsi dan Tujuan Surat Resmi Desa

Surat resmi desa memiliki beragam fungsi dan tujuan, yang secara umum dapat dikelompokkan menjadi beberapa poin penting:

Sebagai Alat Komunikasi Resmi

Fungsi utama surat resmi desa adalah sebagai media komunikasi tertulis yang formal. Dalam konteks pemerintahan desa, banyak informasi penting yang perlu disampaikan secara resmi dan terdokumentasi. Misalnya, pemberitahuan kegiatan desa, undangan rapat, pengumuman penting, atau bahkan surat permohonan bantuan. Dengan adanya surat resmi, komunikasi menjadi lebih terstruktur, jelas, dan memiliki bukti fisik.

Sebagai Bukti Tertulis yang Sah

Surat resmi desa juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah secara hukum. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi, arsip, atau bahkan bukti dalam sengketa atau permasalahan hukum di kemudian hari. Setiap surat resmi desa yang diterbitkan dan diarsipkan dengan baik akan menjadi catatan penting bagi pemerintah desa dan masyarakat. Oleh karena itu, keakuratan dan kelengkapan informasi dalam surat resmi desa sangatlah penting.

Sebagai Sarana Informasi dan Pengumuman

Pemerintah desa seringkali menggunakan surat resmi untuk menyebarkan informasi atau pengumuman penting kepada warga. Informasi ini bisa beragam, mulai dari jadwal kegiatan desa, peraturan baru, himbauan keamanan, hingga informasi program pemerintah. Penyampaian informasi melalui surat resmi dianggap lebih efektif karena sifatnya yang tertulis dan dapat didokumentasikan. Selain itu, surat resmi juga menunjukkan keseriusan dan kredibilitas informasi yang disampaikan.

Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan

Dalam beberapa kasus, surat resmi desa juga dapat menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pemerintah desa. Misalnya, surat permohonan izin kegiatan warga, surat rekomendasi untuk pengajuan bantuan, atau surat laporan pertanggungjawaban kegiatan. Surat-surat ini memberikan informasi dan data yang dibutuhkan oleh pemerintah desa untuk mempertimbangkan dan mengambil keputusan yang tepat. Oleh karena itu, isi surat resmi desa harus jelas, lengkap, dan akurat agar keputusan yang diambil juga tepat sasaran.

Ciri-ciri Surat Resmi Desa yang Perlu Diketahui

Surat resmi desa memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dari jenis surat lainnya. Memahami ciri-ciri ini penting agar kita dapat membedakan dan membuat surat resmi desa yang benar. Berikut adalah beberapa ciri utama surat resmi desa:

Menggunakan Kop Surat Resmi Desa

Setiap surat resmi desa wajib menggunakan kop surat yang mencantumkan identitas pemerintah desa. Kop surat ini biasanya terletak di bagian atas surat dan berisi informasi seperti:

  • Nama Pemerintah Desa: Misalnya, PEMERINTAH DESA SUKAMAKMUR
  • Alamat Kantor Desa: Jalan Desa Sukamakmur No. 123, Kecamatan …, Kabupaten …
  • Logo Pemerintah Desa (jika ada): Logo daerah atau logo desa
  • Nomor Telepon dan Email (jika ada): Informasi kontak kantor desa

Kop surat ini berfungsi sebagai identitas resmi dari surat tersebut dan menunjukkan bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh pemerintah desa yang sah.

Memiliki Nomor Surat, Tanggal, dan Lampiran

Surat resmi desa selalu dilengkapi dengan nomor surat, tanggal pembuatan surat, dan lampiran (jika ada). Informasi ini penting untuk keperluan administrasi dan pengarsipan surat.

  • Nomor Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh kantor desa. Format penomoran surat biasanya memiliki kode khusus yang menunjukkan jenis surat, unit kerja, bulan, dan tahun penerbitan.
  • Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat, biasanya terletak di sebelah kanan atas atau bawah kop surat.
  • Lampiran: Jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat, maka jumlah lampiran disebutkan di bagian ini. Misalnya, Lampiran: Satu berkas.

Informasi ini membantu dalam pengelolaan dan pelacakan surat serta memudahkan dalam pengarsipan.

Bahasa yang Formal dan Baku

Bahasa yang digunakan dalam surat resmi desa harus formal dan baku. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, bahasa gaul, atau singkatan yang tidak resmi. Gunakan kalimat yang efektif, lugas, dan jelas agar informasi tersampaikan dengan tepat dan tidak menimbulkan kesalahpahaman. Tata bahasa dan ejaan juga harus diperhatikan dengan seksama.

Stempel atau Cap Resmi Desa

Surat resmi desa wajib dibubuhi stempel atau cap resmi desa. Stempel ini biasanya terletak di sebelah tanda tangan pejabat yang berwenang. Stempel desa merupakan tanda pengesahan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh pemerintah desa dan memiliki kekuatan hukum. Tanpa stempel desa, surat tersebut dianggap tidak sah sebagai surat resmi desa.

Menggunakan Format Surat Resmi yang Baku

Format surat resmi desa umumnya terstruktur dan baku. Ada bagian-bagian penting yang harus ada dalam surat resmi desa, seperti:

  • Kepala Surat (Kop Surat)
  • Nomor, Tanggal, Lampiran, Perihal
  • Alamat Tujuan Surat
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat (Pembuka, Isi, Penutup)
  • Salam Penutup
  • Tanda Tangan Pejabat Berwenang
  • Nama Jelas dan NIP (jika ada) Pejabat Berwenang
  • Stempel/Cap Desa
  • Tembusan (jika ada)

Format ini membantu menyeragamkan bentuk dan tata letak surat resmi desa serta memudahkan dalam pembacaan dan pemahaman isi surat.

Struktur Surat Resmi Desa: Bagian-bagian Penting yang Harus Ada

Memahami struktur surat resmi desa adalah kunci untuk membuat surat yang benar dan profesional. Berikut adalah penjelasan detail mengenai struktur surat resmi desa dan bagian-bagian penting yang harus ada:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, kepala surat atau kop surat berisi identitas resmi pemerintah desa. Ini adalah bagian paling atas surat dan memberikan informasi penting tentang asal surat. Pastikan informasi dalam kop surat lengkap dan benar.

2. Nomor Surat, Tanggal, Lampiran, Perihal

Bagian ini berisi informasi administratif penting untuk pengelolaan surat.

  • Nomor Surat: Diisi dengan nomor urut surat sesuai dengan sistem penomoran surat di kantor desa.
  • Tanggal: Diisi dengan tanggal pembuatan surat.
  • Lampiran: Jika ada dokumen pendukung, sebutkan jumlah lampirannya. Jika tidak ada, bisa dikosongkan atau diisi dengan tanda “-“.
  • Perihal: Ringkasan singkat mengenai isi surat. Perihal harus singkat, padat, dan jelas menggambarkan tujuan surat. Misalnya, Perihal: Undangan Rapat Desa, Perihal: Permohonan Izin Kegiatan, dll.

3. Alamat Tujuan Surat

Bagian ini berisi alamat lengkap pihak yang dituju oleh surat. Penulisan alamat tujuan harus jelas dan lengkap agar surat dapat sampai ke penerima dengan tepat. Jika surat ditujukan kepada individu, sebutkan nama lengkap dan jabatannya (jika ada) serta alamat lengkap. Jika ditujukan kepada instansi, sebutkan nama instansi dan alamat lengkap.

Contoh penulisan alamat tujuan:

Yth. Bapak Kepala Desa Sukamaju
di-
Tempat

atau

Yth. Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa
Kabupaten …
di-
… (Alamat Lengkap)

4. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ungkapan pembuka surat yang menunjukkan kesantunan. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi desa adalah:

  • “Dengan hormat,” (paling umum dan formal)
  • “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika ditujukan kepada pihak Muslim atau dalam konteks keagamaan)
  • “Salam Sejahtera,” (untuk umum dan netral)

Salam pembuka diletakkan setelah alamat tujuan dan diakhiri dengan tanda koma (,).

5. Isi Surat

Isi surat adalah bagian inti dari surat resmi desa yang menyampaikan maksud dan tujuan surat. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:

  • Pembuka: Kalimat pembuka yang mengantarkan pada isi surat. Biasanya berisi pengantar singkat atau latar belakang masalah.
  • Isi (Batang Tubuh Surat): Bagian utama yang memuat informasi, penjelasan, atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat harus terstruktur, sistematis, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan efektif. Jika isi surat panjang, bagi menjadi beberapa paragraf yang logis.
  • Penutup: Kalimat penutup yang mengakhiri isi surat. Biasanya berisi harapan, ucapan terima kasih, atau ajakan untuk tindak lanjut.

6. Salam Penutup

Salam penutup adalah ungkapan penutup surat yang menunjukkan kesantunan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi desa adalah:

  • “Hormat kami,” (paling umum dan formal)
  • “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika salam pembuka menggunakan salam agama)
  • “Salam Sejahtera,” (jika salam pembuka menggunakan salam sejahtera)

Salam penutup diletakkan setelah isi surat dan diakhiri dengan tanda koma (,).

7. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Pejabat Berwenang

Bagian ini berisi tanda tangan, nama jelas, dan jabatan pejabat yang berwenang menandatangani surat resmi desa. Pejabat yang berwenang biasanya adalah Kepala Desa atau Sekretaris Desa, tergantung pada jenis surat dan aturan yang berlaku di desa tersebut. Pastikan tanda tangan jelas dan sesuai dengan nama pejabat yang tercantum. Jabatan pejabat juga harus ditulis dengan lengkap dan benar.

8. Stempel/Cap Desa

Stempel atau cap desa wajib dibubuhkan di sebelah tanda tangan pejabat yang berwenang. Stempel desa merupakan tanda pengesahan resmi surat tersebut. Pastikan stempel desa terbaca jelas dan mengenai sebagian tanda tangan pejabat.

9. Tembusan (Jika Ada)

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang mendapatkan salinan surat. Tembusan dicantumkan jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Misalnya, tembusan kepada Camat, Kepala Dinas terkait, atau pihak lain yang berkepentingan. Jika tidak ada tembusan, bagian ini bisa dihilangkan.

Contoh penulisan tembusan:

Tembusan:
1. Yth. Bapak Camat …
2. Arsip

Jenis-jenis Surat Resmi Desa dan Contohnya

Surat resmi desa sangat beragam jenisnya, tergantung pada keperluan dan tujuannya. Berikut adalah beberapa contoh jenis surat resmi desa yang umum digunakan, beserta contoh singkatnya:

1. Surat Undangan Rapat Desa

Surat undangan rapat desa digunakan untuk mengundang warga atau pihak terkait untuk menghadiri rapat desa. Rapat desa bisa membahas berbagai hal, mulai dari pembangunan desa, keamanan, hingga kegiatan sosial.

Contoh Surat Undangan Rapat Desa:

PEMERINTAH DESA SUKAMAKMUR
KECAMATAN ... KABUPATEN ...
Jalan Desa Sukamakmur No. 123

Nomor  : 005/UND/DS-SKM/VIII/2024
Tanggal : 17 Agustus 2024
Lampiran : -
Perihal : **Undangan Rapat Pembentukan Panitia HUT RI ke-79**

Yth. Bapak/Ibu Ketua RT/RW Se-Desa Sukamakmur
di-
Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya peringatan Hari Ulang Tahun Republik Indonesia (HUT RI) ke-79, Pemerintah Desa Sukamakmur mengundang Bapak/Ibu Ketua RT/RW untuk hadir dalam rapat pembentukan panitia kegiatan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Sabtu, 24 Agustus 2024
Waktu       : Pukul 19.30 WIB s.d. selesai
Tempat      : Balai Desa Sukamakmur
Acara       : Pembentukan Panitia HUT RI ke-79

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Desa Sukamakmur

[Tanda Tangan dan Stempel]

**NAMA KEPALA DESA**

Contoh Surat Undangan Rapat Desa
Image just for illustration

2. Surat Pemberitahuan Kegiatan Desa

Surat pemberitahuan kegiatan desa digunakan untuk memberitahukan warga mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pemerintah desa atau organisasi desa. Kegiatan desa bisa berupa kerja bakti, kegiatan keagamaan, kegiatan sosial, atau kegiatan pembangunan.

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Desa:

PEMERINTAH DESA MAJU JAYA
KECAMATAN ... KABUPATEN ...
Jalan Desa Maju Jaya No. 456

Nomor  : 010/PBT/DS-MJ/VIII/2024
Tanggal : 18 Agustus 2024
Lampiran : -
Perihal : **Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti Kebersihan Lingkungan**

Yth. Bapak/Ibu Warga Desa Maju Jaya
di-
Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka menjaga kebersihan dan keindahan lingkungan desa, Pemerintah Desa Maju Jaya akan melaksanakan kegiatan kerja bakti kebersihan lingkungan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 25 Agustus 2024
Waktu       : Pukul 07.00 WIB s.d. selesai
Tempat      : Seluruh wilayah Desa Maju Jaya
Kegiatan    : Membersihkan selokan, jalan, dan lingkungan sekitar rumah

Sehubungan dengan hal tersebut, kami menghimbau kepada seluruh warga Desa Maju Jaya untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan kerja bakti ini.  Diharapkan membawa peralatan kerja bakti seperti sapu lidi, cangkul, dan karung sampah.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Sekretaris Desa Maju Jaya

[Tanda Tangan dan Stempel]

**NAMA SEKRETARIS DESA**

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Desa
Image just for illustration

3. Surat Keterangan Domisili

Surat keterangan domisili adalah surat yang menerangkan tempat tinggal atau alamat seseorang di wilayah desa tersebut. Surat ini seringkali dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif, seperti pembuatan KTP, KK, atau keperluan perbankan.

Contoh Surat Keterangan Domisili:

PEMERINTAH DESA SUKAJADI
KECAMATAN ... KABUPATEN ...
Jalan Desa Sukajadi No. 789

SURAT KETERANGAN DOMISILI
Nomor: 025/SKD/DS-SJ/VIII/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Desa Sukajadi Kecamatan ..., Kabupaten ..., dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap  : **ADI SANTOSO**
Tempat/Tgl. Lahir: Jakarta, 10 Maret 1990
Jenis Kelamin  : Laki-laki
Agama          : Islam
Pekerjaan      : Wiraswasta
Alamat Lengkap : Dusun Mawar RT 001 RW 002, Desa Sukajadi, Kecamatan ..., Kabupaten ...

Bahwa nama tersebut di atas adalah benar-benar **berdomisili dan tinggal tetap** di alamat tersebut di atas, sejak tahun 2020 hingga saat ini.

Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan **persyaratan pengajuan pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP)**.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Sukajadi, 19 Agustus 2024
Kepala Desa Sukajadi

[Tanda Tangan dan Stempel]

**NAMA KEPALA DESA**

Contoh Surat Keterangan Domisili
Image just for illustration

4. Surat Permohonan Bantuan Dana

Surat permohonan bantuan dana digunakan untuk mengajukan permohonan bantuan dana kepada pihak lain, baik instansi pemerintah, perusahaan, maupun perorangan. Permohonan bantuan dana bisa untuk berbagai keperluan, seperti pembangunan infrastruktur desa, kegiatan sosial, atau kegiatan keagamaan.

Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana:

PEMERINTAH DESA HARAPAN MAKMUR
KECAMATAN ... KABUPATEN ...
Jalan Desa Harapan Makmur No. 101

Nomor  : 030/PMB/DS-HM/VIII/2024
Tanggal : 20 Agustus 2024
Lampiran : 1 (Proposal Kegiatan)
Perihal : **Permohonan Bantuan Dana Pembangunan Balai Desa**

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. MAJU SEJAHTERA
di-
Tempat

Dengan hormat,

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga kita dapat menjalankan aktivitas sehari-hari.

Sehubungan dengan **kondisi Balai Desa Harapan Makmur yang sudah tidak memadai** dan seringkali tidak dapat menampung kegiatan desa, maka Pemerintah Desa Harapan Makmur bermaksud untuk **melakukan pembangunan Balai Desa yang baru** yang lebih representatif dan memadai.

Untuk mewujudkan rencana tersebut, kami membutuhkan **dukungan dana** dari berbagai pihak.  Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan bantuan dana kepada Bapak/Ibu Pimpinan PT. Maju Sejahtera, kiranya dapat memberikan bantuan dana untuk pembangunan Balai Desa Harapan Makmur.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan proposal kegiatan pembangunan Balai Desa Harapan Makmur.

Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini.  Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Desa Harapan Makmur

[Tanda Tangan dan Stempel]

**NAMA KEPALA DESA**

*Tembusan:*
*1. Yth. Bapak Camat ...*
*2. Arsip*

Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Resmi Desa yang Baik dan Efektif

Membuat surat resmi desa yang baik dan efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan pemahaman mengenai format dan aturan penulisan surat resmi. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam membuat surat resmi desa yang berkualitas:

1. Pahami Tujuan Surat dengan Jelas

Sebelum menulis surat, pastikan Anda memahami dengan jelas tujuan surat tersebut. Apa yang ingin Anda sampaikan? Apa yang ingin Anda capai dengan surat tersebut? Dengan memahami tujuan surat, Anda dapat menyusun isi surat dengan lebih fokus dan efektif.

2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Baku

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahasa yang digunakan dalam surat resmi desa harus formal dan baku. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul. Perhatikan tata bahasa dan ejaan dengan seksama. Jika perlu, gunakan kamus atau tesaurus untuk memastikan penggunaan kata yang tepat.

3. Susun Struktur Surat dengan Benar

Ikuti struktur surat resmi desa yang baku. Pastikan semua bagian penting surat tercantum dan tersusun dengan benar. Perhatikan urutan bagian-bagian surat, seperti kop surat, nomor surat, tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, stempel, dan tembusan.

4. Tulis Isi Surat dengan Ringkas, Padat, dan Jelas

Isi surat harus ringkas, padat, dan jelas. Hindari bertele-tele dan penggunaan kalimat yang ambigu. Sampaikan informasi langsung ke poin utama. Gunakan paragraf yang pendek dan mudah dipahami. Jika isi surat panjang, bagi menjadi beberapa paragraf yang logis dengan sub-sub judul jika diperlukan.

5. Periksa Kembali Sebelum Dikirim

Setelah selesai menulis surat, periksa kembali seluruh isi surat dengan seksama. Periksa kesalahan penulisan, tata bahasa, ejaan, dan format surat. Pastikan semua informasi yang tercantum sudah benar dan lengkap. Jika perlu, minta orang lain untuk membaca dan memeriksa surat tersebut sebelum dikirim.

6. Arsip Surat dengan Baik

Setelah surat resmi desa diterbitkan dan dikirim, arsipkan salinan surat tersebut dengan baik. Pengarsipan surat penting untuk keperluan dokumentasi, referensi, dan bukti tertulis di kemudian hari. Buat sistem pengarsipan yang teratur dan mudah diakses.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, Anda dapat membuat surat resmi desa yang baik, benar, dan efektif dalam menyampaikan informasi serta mencapai tujuan yang diinginkan. Ingatlah bahwa surat resmi desa adalah cerminan dari profesionalisme pemerintah desa, jadi buatlah dengan sebaik mungkin.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda dalam memahami dan membuat contoh surat resmi desa. Jika ada pertanyaan atau ingin berbagi pengalaman, jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar