Panduan Lengkap Contoh Surat Tugas PLT Perangkat Desa: Mudah & Efektif!

Daftar Isi

Surat tugas Pelaksana Tugas (PLT) perangkat desa adalah dokumen penting dalam administrasi pemerintahan desa. Dokumen ini memberikan mandat resmi kepada seseorang untuk melaksanakan tugas dan fungsi perangkat desa sementara waktu, biasanya karena pejabat definitif berhalangan atau jabatan tersebut sedang kosong. Memahami cara membuat surat tugas PLT yang benar sangat krusial agar roda pemerintahan desa tetap berjalan lancar dan akuntabel.

Apa Itu PLT Perangkat Desa?¶

Image just for illustration

PLT Perangkat Desa adalah individu yang ditunjuk untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab perangkat desa untuk sementara waktu. Penunjukan ini biasanya terjadi dalam beberapa situasi, seperti:

• Pejabat Definitif Berhalangan: Perangkat desa yang menjabat secara definitif mungkin sedang cuti, sakit, atau tugas belajar sehingga tidak dapat menjalankan tugasnya untuk sementara waktu.
• Jabatan Kosong: Terjadi kekosongan jabatan perangkat desa karena pengunduran diri, pemberhentian, atau meninggal dunia, sementara proses pengisian jabatan definitif belum selesai.
• Penugasan Khusus: Dalam kondisi tertentu, kepala desa mungkin menunjuk seorang PLT untuk tugas khusus yang memerlukan perhatian dan penanganan segera.

PLT perangkat desa memiliki wewenang dan tanggung jawab yang mirip dengan perangkat desa definitif, namun sifatnya sementara. Penunjukan PLT ini penting untuk memastikan pelayanan kepada masyarakat desa tidak terganggu dan roda pemerintahan desa tetap berputar. Biasanya, PLT ini berasal dari internal pemerintahan desa, misalnya staf desa atau perangkat desa lain yang dianggap mampu dan memenuhi syarat.

Fungsi dan Tujuan Surat Tugas PLT Perangkat Desa¶

Surat tugas PLT perangkat desa memiliki beberapa fungsi dan tujuan penting, antara lain:

1. Legitimasi dan Legalitas: Surat tugas menjadi bukti formal dan legal bahwa seseorang ditunjuk secara resmi sebagai PLT perangkat desa. Dokumen ini memberikan dasar hukum bagi PLT untuk menjalankan tugas dan wewenangnya. Tanpa surat tugas, tindakan yang dilakukan oleh PLT bisa dianggap tidak sah.
2. Kejelasan Tugas dan Tanggung Jawab: Surat tugas harus memuat secara jelas tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh PLT. Ini membantu PLT memahami batasan wewenang dan fokus pada pekerjaan yang harus diselesaikan. Kejelasan ini juga menghindari potensi tumpang tindih tugas atau kesalahpahaman dengan perangkat desa lainnya.
3. Akuntabilitas: Dengan adanya surat tugas, PLT memiliki akuntabilitas yang jelas atas pelaksanaan tugasnya. Surat tugas menjadi dasar penilaian kinerja PLT dan pertanggungjawaban atas tindakan yang diambil selama masa penugasan. Hal ini penting untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pemerintahan desa.
4. Koordinasi dan Komunikasi: Surat tugas membantu dalam koordinasi dan komunikasi antar perangkat desa. Dengan adanya surat tugas, semua pihak mengetahui siapa yang bertugas sebagai PLT dan bidang tugasnya. Ini mempermudah alur kerja dan menghindari potensi konflik atau miskomunikasi.
5. Kelancaran Administrasi Desa: Penunjukan PLT melalui surat tugas memastikan kelancaran administrasi desa. Jabatan yang kosong atau perangkat desa yang berhalangan tidak menyebabkan stagnasi pelayanan. PLT hadir untuk mengisi kekosongan dan memastikan pelayanan kepada masyarakat tetap berjalan optimal.

Komponen Penting dalam Surat Tugas PLT Perangkat Desa¶

Image just for illustration

Sebuah surat tugas PLT perangkat desa yang baik dan benar setidaknya harus memuat komponen-komponen berikut:

1. Kop Surat: Kop surat wajib mencantumkan identitas pemerintah desa, meliputi:

   • Nama Pemerintah Desa (misalnya: PEMERINTAH DESA SUKAMANDIRI)
   • Alamat Lengkap Kantor Desa
   • Logo Pemerintah Desa (jika ada)
   • Nomor Telepon dan Alamat Email Desa (jika ada)
   • Website Desa (jika ada)

   Kop surat ini menunjukkan keabsahan dan asal-usul surat tugas tersebut.

2. Judul Surat: Judul surat harus jelas dan ringkas, mencerminkan maksud dari surat tersebut. Contoh judul yang tepat adalah:

   • SURAT TUGAS
   • SURAT PERINTAH TUGAS
   • PENUNJUKAN PELAKSANA TUGAS (PLT)

   Judul yang jelas memudahkan pembaca untuk memahami inti dari surat tersebut.

3. Nomor Surat: Setiap surat resmi, termasuk surat tugas PLT, wajib memiliki nomor surat. Nomor surat berfungsi sebagai:

   • Identifikasi: Memudahkan pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari.
   • Referensi: Sebagai referensi dalam komunikasi atau surat menyurat selanjutnya.
   • Pengendalian: Sebagai alat pengendalian administrasi surat menyurat.

   Sistem penomoran surat di setiap desa mungkin berbeda, namun prinsipnya harus sistematis dan mudah dilacak. Biasanya, nomor surat mencantumkan kode desa, nomor urut surat, bulan, dan tahun penerbitan.

4. Dasar Hukum: Bagian ini mencantumkan dasar hukum atau peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan penunjukan PLT. Dasar hukum ini penting untuk memperkuat legalitas penunjukan PLT. Contoh dasar hukum yang relevan antara lain:

   • Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa
   • Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Desa (sebagaimana diubah beberapa kali, terakhir dengan PP No. 11 Tahun 2019)
   • Peraturan Daerah Kabupaten/Kota yang mengatur tentang Pemerintah Desa
   • Peraturan Bupati/Walikota yang mengatur tentang Pemerintah Desa
   • Peraturan Desa tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa (SOTK Desa)

   Pencantuman dasar hukum menunjukkan bahwa penunjukan PLT sesuai dengan aturan yang berlaku.

5. Pihak yang Memberi Tugas: Bagian ini menyebutkan pihak yang berwenang menunjuk PLT dan memberikan tugas. Dalam konteks perangkat desa, pihak yang memberikan tugas adalah Kepala Desa. Pencantuman nama lengkap dan jabatan Kepala Desa wajib dalam bagian ini.

6. Pihak yang Menerima Tugas (PLT): Bagian ini menyebutkan identitas lengkap individu yang ditunjuk sebagai PLT. Informasi yang harus dicantumkan meliputi:

   • Nama Lengkap
   • Nomor Induk Kependudukan (NIK)
   • Jabatan Definitif (jika ada, misalnya staf desa, sekretaris desa, dll.)
   • Jabatan yang Dilaksanakan sebagai PLT (misalnya PLT Sekretaris Desa, PLT Kepala Seksi Pemerintahan, dll.)

   Identitas yang lengkap memastikan kejelasan siapa yang ditunjuk sebagai PLT dan jabatan yang diembannya.

7. Maksud dan Tujuan Penugasan: Bagian ini menjelaskan secara ringkas alasan penunjukan PLT. Misalnya:

   • “Dalam rangka mengisi kekosongan jabatan Kepala Seksi Pembangunan Desa …”
   • “Untuk melaksanakan tugas dan fungsi Sekretaris Desa yang sedang melaksanakan cuti …”
   • “Guna kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat desa …”

   Penjelasan maksud dan tujuan penugasan memberikan konteks mengapa PLT ditunjuk.

8. Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab: Bagian ini paling penting dalam surat tugas. Harus dijelaskan secara detail dan spesifik tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh PLT. Sebaiknya, uraian tugas ini mengacu pada uraian tugas jabatan perangkat desa yang di-PLT-kan. Contoh ruang lingkup tugas:

   • PLT Sekretaris Desa: Melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan desa, termasuk administrasi umum, keuangan desa, perencanaan, pelaporan, dan koordinasi antar bidang.
   • PLT Kepala Seksi Pemerintahan: Melaksanakan tugas-tugas di bidang pemerintahan, termasuk pelayanan administrasi kependudukan, pertanahan, keamanan dan ketertiban, serta urusan umum pemerintahan desa.
   • PLT Kepala Urusan Keuangan: Melaksanakan tugas-tugas pengelolaan keuangan desa, termasuk penyusunan anggaran, pengelolaan kas desa, pembukuan, dan pelaporan keuangan desa.

   Semakin rinci dan jelas uraian tugas, semakin baik surat tugas tersebut. Hindari uraian tugas yang terlalu umum atau ambigu.

9. Masa Berlaku Surat Tugas: Surat tugas PLT harus mencantumkan masa berlaku atau jangka waktu penugasan. Masa berlaku ini bisa:

   • Tanggal Mulai dan Tanggal Berakhir: Misalnya, “Masa berlaku surat tugas ini mulai tanggal 1 Januari 2024 sampai dengan 31 Maret 2024.”
   • Sampai Pejabat Definitif Kembali Menjabat: Misalnya, “Masa berlaku surat tugas ini sampai dengan Sekretaris Desa definitif kembali aktif melaksanakan tugas.”
   • Sampai Ditunjuk Pejabat Definitif: Misalnya, “Masa berlaku surat tugas ini sampai dengan ditetapkannya Kepala Seksi Pembangunan definitif.”

   Penentuan masa berlaku penting untuk memastikan status PLT tidak berlarut-larut dan ada kepastian waktu.

10. Kewajiban Melaporkan Hasil Pelaksanaan Tugas: Surat tugas sebaiknya mencantumkan kewajiban PLT untuk melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Desa atau pejabat yang berwenang. Format laporan dan periodenya bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Kewajiban ini meningkatkan akuntabilitas dan monitoring kinerja PLT.

11. Tempat dan Tanggal Penerbitan Surat: Bagian ini mencantumkan tempat (biasanya nama desa) dan tanggal surat tugas diterbitkan. Letaknya biasanya di bagian bawah surat, sebelum tanda tangan.

12. Tanda Tangan dan Stempel: Surat tugas wajib ditandatangani oleh Kepala Desa selaku pihak yang memberikan tugas. Tanda tangan harus disertai dengan stempel resmi pemerintah desa. Tanda tangan dan stempel ini menguatkan keabsahan surat tugas.

13. Tembusan (Opsional): Jika diperlukan, surat tugas bisa ditembuskan kepada pihak-pihak terkait. Misalnya, Camat, Badan Permusyawaratan Desa (BPD), atau perangkat desa lainnya. Tembusan ini bersifat informatif dan koordinatif.

Contoh Template Surat Tugas PLT Perangkat Desa¶

Berikut adalah contoh template surat tugas PLT perangkat desa yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

**PEMERINTAH DESA [NAMA DESA]**
**KECAMATAN [NAMA KECAMATAN]**
**KABUPATEN/KOTA [NAMA KABUPATEN/KOTA]**
**Alamat Kantor Desa: [Alamat Lengkap Kantor Desa]**
**[Nomor Telepon/Email/Website Desa (jika ada)]**

**SURAT TUGAS**
Nomor: ... / ... / ... / ...

**Dasar Hukum:**
1.  Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.
2.  Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Desa sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2019.
3.  Peraturan Daerah Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota] Nomor ... Tahun ... tentang Pemerintah Desa.
4.  Peraturan Desa [Nama Desa] Nomor ... Tahun ... tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa.

**Memberikan Tugas Kepada:**

Nama Lengkap        : [Nama Lengkap PLT]
NIK                 : [NIK PLT]
Jabatan Definitif    : [Jabatan Definitif PLT, jika ada, contoh: Staf Desa]
Jabatan PLT         : **Pelaksana Tugas [Jabatan Perangkat Desa yang di-PLT-kan, contoh: Sekretaris Desa]**

**Untuk:**

Melaksanakan tugas dan fungsi sebagai Pelaksana Tugas [Jabatan Perangkat Desa yang di-PLT-kan] Pemerintah Desa [Nama Desa], Kecamatan [Nama Kecamatan], Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota], terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir] atau sampai dengan ditetapkannya/kembalinya pejabat definitif.

**Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab:**

1.  [Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Poin 1, contoh: Melaksanakan pengelolaan administrasi umum desa.]
2.  [Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Poin 2, contoh: Melaksanakan pengelolaan keuangan desa sesuai peraturan yang berlaku.]
3.  [Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Poin 3, contoh: Melakukan koordinasi dengan perangkat desa lainnya dalam pelaksanaan tugas pemerintahan desa.]
4.  [Dan seterusnya, uraikan tugas dan tanggung jawab secara detail dan spesifik sesuai jabatan yang di-PLT-kan]

**Kewajiban:**

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara berkala kepada Kepala Desa [Nama Desa].

Ditetapkan di [Nama Desa]
Pada tanggal [Tanggal Penerbitan]
Kepala Desa [Nama Desa],

[Tanda Tangan Kepala Desa]

**[Nama Lengkap Kepala Desa]**

**[Stempel Pemerintah Desa]**

**Tembusan Yth.:**
1.  Yth. Bapak Camat Kecamatan [Nama Kecamatan]
2.  Yth. Ketua BPD Desa [Nama Desa]
3.  Arsip Desa

Catatan Penting: Template di atas hanyalah contoh. Anda perlu menyesuaikannya dengan kondisi dan kebutuhan desa Anda. Pastikan semua komponen penting tercantum dan informasi yang diberikan akurat dan terperinci.

Tips Membuat Surat Tugas PLT Perangkat Desa yang Efektif¶

Image just for illustration

Berikut beberapa tips untuk membuat surat tugas PLT perangkat desa yang efektif dan profesional:

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit atau ambigu. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta mudah dipahami.
2. Spesifik dalam Uraian Tugas: Uraikan tugas dan tanggung jawab PLT secara spesifik dan terukur. Hindari uraian tugas yang terlalu umum atau abstrak. Gunakan kata kerja operasional yang jelas.
3. Sesuaikan dengan Peraturan yang Berlaku: Pastikan format dan isi surat tugas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik di tingkat pusat maupun daerah. Konsultasikan dengan pihak kecamatan atau dinas terkait jika perlu.
4. Teliti dan Cek Kembali: Sebelum surat tugas diterbitkan, lakukan pengecekan ulang secara teliti. Periksa kembali semua informasi yang tercantum, seperti nama, NIK, jabatan, tanggal, dan uraian tugas. Kesalahan kecil bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
5. Arsipkan dengan Baik: Surat tugas PLT merupakan dokumen penting. Arsipkan surat tugas asli dan salinannya dengan baik sesuai sistem pengarsipan desa. Arsip ini akan berguna sebagai bukti legal dan referensi di masa mendatang.
6. Sosialisasikan kepada Perangkat Desa: Setelah surat tugas diterbitkan, sosialisasikan penunjukan PLT ini kepada seluruh perangkat desa. Hal ini penting untuk menjaga koordinasi dan komunikasi yang baik di internal pemerintahan desa.
7. Evaluasi Kinerja PLT: Selama masa penugasan, lakukan evaluasi terhadap kinerja PLT secara berkala. Evaluasi ini membantu mengukur efektivitas penunjukan PLT dan memberikan umpan balik untuk perbaikan di masa mendatang. Hasil evaluasi juga bisa menjadi pertimbangan dalam proses pengisian jabatan definitif.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Terkait PLT Perangkat Desa¶

• Batasan Wewenang: PLT perangkat desa memiliki wewenang yang terbatas pada tugas dan tanggung jawab yang diberikan dalam surat tugas. PLT tidak memiliki wewenang untuk mengambil keputusan strategis atau kebijakan yang bersifat permanen, kecuali jika diatur secara khusus dalam peraturan perundang-undangan atau mendapat delegasi wewenang secara tertulis dari pejabat definitif atau Kepala Desa.
• Masa Jabatan Terbatas: Status PLT adalah sementara. Masa jabatan PLT harus dibatasi dan tidak boleh berlarut-larut. Pemerintah desa harus segera melakukan proses pengisian jabatan perangkat desa definitif agar kepastian hukum dan stabilitas pemerintahan desa terjaga.
• Kompensasi dan Hak: PLT perangkat desa berhak mendapatkan kompensasi atau honorarium atas tugas yang dilaksanakan. Besaran kompensasi ini harus diatur dalam peraturan desa atau kebijakan Kepala Desa, dengan memperhatikan kemampuan keuangan desa dan peraturan yang berlaku. Selain kompensasi, PLT juga berhak mendapatkan hak-hak lain yang melekat pada jabatan perangkat desa, seperti fasilitas kerja dan perlindungan hukum.
• Potensi Konflik: Penunjukan PLT, terutama jika berasal dari internal desa, berpotensi menimbulkan konflik atau resistensi dari pihak-pihak tertentu. Kepala Desa harus bijaksana dalam menunjuk PLT dan mempertimbangkan berbagai aspek, termasuk kompetensi, pengalaman, dan penerimaan dari perangkat desa lainnya. Komunikasi yang efektif dan transparansi dalam proses penunjukan PLT sangat penting untuk meminimalkan potensi konflik.
• Pentingnya Pelatihan dan Pembimbingan: Agar PLT dapat menjalankan tugasnya dengan baik, pelatihan dan pembimbingan sangat diperlukan. Pemerintah desa sebaiknya memberikan pelatihan atau orientasi kepada PLT terkait tugas dan fungsi jabatan yang diemban, peraturan perundang-undangan yang relevan, serta keterampilan administrasi dan pelayanan publik. Pembimbingan dari perangkat desa senior atau pendampingan dari pihak kecamatan juga sangat membantu PLT dalam beradaptasi dan melaksanakan tugasnya.

Surat tugas PLT perangkat desa adalah instrumen penting dalam menjaga keberlangsungan pemerintahan desa. Dengan memahami cara membuat surat tugas yang benar dan efektif, serta memperhatikan hal-hal penting terkait penunjukan PLT, diharapkan pelayanan kepada masyarakat desa dapat terus berjalan optimal dan akuntabel.

Apakah ada pertanyaan lain seputar surat tugas PLT perangkat desa atau topik terkait pemerintahan desa? Jangan ragu untuk bertanya di kolom komentar di bawah ini!