Hilang STP? Begini Cara Mudah & Cepat Ajukan Cetak Ulang Surat Permohonan

Table of Contents

Kapan dan Mengapa Kita Perlu Cetak Ulang STP?¶

Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP) adalah dokumen penting yang menjadi bukti sah bahwa kita telah membayar pajak. Dokumen ini sangat krusial, terutama bagi para pelaku usaha atau individu yang aktif dalam kegiatan perpajakan. STP bukan hanya sekadar kertas bukti pembayaran, tapi juga memiliki kekuatan hukum yang bisa dipertanggungjawabkan. Kehilangan atau kerusakan STP bisa menjadi masalah yang cukup merepotkan, terutama jika kita memerlukannya untuk keperluan administrasi atau pelaporan pajak.

Image just for illustration

Ada beberapa situasi umum yang membuat kita perlu melakukan cetak ulang STP, di antaranya:

• STP Hilang: Ini adalah alasan paling umum. Kehilangan dokumen penting seperti STP bisa terjadi kapan saja dan di mana saja. Mungkin terselip di antara dokumen lain, terjatuh saat perjalanan, atau bahkan tanpa sengaja terbuang.
• STP Rusak atau Tidak Terbaca: STP yang terkena air, sobek, atau tintanya pudar bisa menjadi tidak terbaca dan tidak valid. Dalam kondisi seperti ini, cetak ulang menjadi solusi untuk mendapatkan dokumen yang jelas dan bisa digunakan.
• STP Dibutuhkan untuk Arsip atau Pelaporan: Terkadang, kita membutuhkan salinan STP untuk keperluan arsip pribadi atau perusahaan. Selain itu, dalam proses audit atau pelaporan pajak, STP asli atau salinannya mungkin diperlukan sebagai bukti pembayaran.
• Kesalahan Cetak pada STP Awal: Meskipun jarang terjadi, ada kemungkinan STP yang kita terima pertama kali memiliki kesalahan cetak, misalnya data yang tidak lengkap atau informasi yang salah. Dalam kasus ini, cetak ulang STP yang benar perlu diajukan.

Penting untuk diingat: STP adalah dokumen negara yang memiliki nilai hukum. Oleh karena itu, menjaga dan menyimpan STP dengan baik adalah hal yang sangat penting. Namun, jika situasi di atas terjadi, jangan panik! Proses cetak ulang STP sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, asalkan kita tahu langkah-langkahnya.

Cara Mengajukan Permohonan Cetak Ulang STP¶

Proses pengajuan permohonan cetak ulang STP umumnya melibatkan pembuatan surat permohonan yang ditujukan kepada kantor pajak tempat kita terdaftar. Meskipun saat ini beberapa kantor pajak mungkin sudah menyediakan layanan online untuk cetak ulang STP, pengajuan melalui surat permohonan masih menjadi cara yang umum dan seringkali diperlukan, terutama untuk STP yang diterbitkan beberapa waktu lalu.

Berikut adalah langkah-langkah umum yang perlu diikuti untuk mengajukan permohonan cetak ulang STP melalui surat:

1. Identifikasi Kantor Pajak Tujuan: Pastikan Anda mengetahui kantor pajak tempat Anda terdaftar atau tempat STP tersebut diterbitkan. Informasi ini penting agar surat permohonan Anda sampai ke kantor yang tepat. Jika Anda lupa kantor pajak tempat terdaftar, Anda bisa mencari informasi tersebut melalui website Direktorat Jenderal Pajak (DJP) atau menghubungi call center DJP.
2. Siapkan Dokumen Pendukung: Beberapa dokumen pendukung mungkin diperlukan saat mengajukan permohonan cetak ulang STP. Dokumen-dokumen ini biasanya digunakan untuk memverifikasi identitas Anda dan memastikan bahwa Anda adalah pihak yang berhak meminta cetak ulang STP tersebut. Dokumen pendukung yang umum dibutuhkan antara lain:
   • Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP): Sebagai bukti identitas diri.
   • Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): Untuk memastikan bahwa Anda adalah wajib pajak yang terdaftar.
   • Bukti Pembayaran Pajak (jika ada): Jika Anda masih memiliki salinan bukti pembayaran atau informasi terkait pembayaran pajak yang STP-nya ingin dicetak ulang, lampirkan juga. Ini bisa mempercepat proses pencarian data STP Anda.
   • Surat Kuasa (jika diwakilkan): Jika permohonan cetak ulang STP diwakilkan kepada orang lain, surat kuasa bermaterai dan fotokopi KTP penerima kuasa perlu dilampirkan.
3. Buat Surat Permohonan Cetak Ulang STP: Surat permohonan cetak ulang STP adalah inti dari proses ini. Surat ini harus dibuat secara formal dan jelas, berisi informasi yang diperlukan agar kantor pajak dapat memproses permohonan Anda dengan cepat dan tepat. Bagian-bagian penting dalam surat permohonan akan dibahas lebih detail di bagian selanjutnya.
4. Kirim Surat Permohonan ke Kantor Pajak: Setelah surat permohonan dan dokumen pendukung siap, kirimkan surat tersebut ke kantor pajak tujuan. Anda bisa mengirimkannya langsung dengan datang ke kantor pajak, atau melalui pos tercatat untuk memastikan surat Anda sampai dan memiliki bukti pengiriman. Jika Anda datang langsung, biasanya ada bagian pelayanan terpadu atau tempat khusus penerimaan surat.
5. Tunggu Proses dan Ambil STP: Setelah surat permohonan diterima, kantor pajak akan memproses permohonan Anda. Waktu prosesnya bisa bervariasi tergantung pada kantor pajak dan beban kerja mereka. Biasanya, kantor pajak akan memberitahukan kapan STP cetak ulang bisa diambil. Saat mengambil STP, jangan lupa membawa KTP asli dan dokumen lain yang mungkin diminta oleh petugas pajak.

Tips Tambahan:

• Simpan Salinan Surat Permohonan: Sebelum mengirimkan surat permohonan, jangan lupa untuk membuat salinan (fotokopi) surat tersebut sebagai arsip Anda. Ini bisa berguna jika ada kendala atau pertanyaan di kemudian hari.
• Hubungi Kantor Pajak Jika Ada Pertanyaan: Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai proses cetak ulang STP, jangan ragu untuk menghubungi kantor pajak terkait. Nomor telepon dan alamat email kantor pajak biasanya bisa ditemukan di website DJP.
• Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas: Dalam surat permohonan, gunakan bahasa Indonesia yang sopan, formal, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Sampaikan maksud dan tujuan Anda dengan ringkas dan padat.

Komponen Penting dalam Surat Permohonan Cetak Ulang STP¶

Surat permohonan cetak ulang STP, meskipun terlihat sederhana, memiliki beberapa komponen penting yang harus diperhatikan agar surat tersebut efektif dan mudah diproses oleh kantor pajak. Berikut adalah komponen-komponen utama yang perlu ada dalam surat permohonan Anda:

1. Kop Surat (Opsional, tapi Dianjurkan untuk Badan Usaha)¶

Untuk permohonan yang diajukan oleh badan usaha atau perusahaan, penggunaan kop surat perusahaan sangat dianjurkan. Kop surat ini biasanya berisi:

• Nama Perusahaan: Nama lengkap badan usaha atau perusahaan.
• Alamat Perusahaan: Alamat lengkap kantor pusat atau cabang perusahaan.
• Nomor Telepon dan Faksimile (jika ada): Nomor kontak perusahaan.
• Alamat Email dan Website (jika ada): Informasi kontak online perusahaan.
• Logo Perusahaan (opsional): Logo perusahaan untuk identitas visual.

Untuk permohonan yang diajukan oleh individu, kop surat tidak wajib. Namun, Anda bisa mencantumkan nama dan alamat lengkap Anda di bagian atas surat jika diinginkan.

2. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal pembuatan surat sangat penting untuk menunjukkan kapan surat permohonan tersebut dibuat. Tanggal ini biasanya diletakkan di bagian kanan atas atau kiri atas surat, di bawah kop surat (jika ada) atau di bawah nama dan alamat pengirim (untuk individu). Format tanggal yang umum digunakan adalah format Indonesia, misalnya: “Jakarta, 26 Oktober 2023”.

3. Nomor Surat (Opsional, tapi Dianjurkan untuk Arsip Perusahaan)¶

Nomor surat biasanya digunakan oleh badan usaha atau perusahaan untuk keperluan pengarsipan dan penomoran dokumen keluar. Jika perusahaan Anda memiliki sistem penomoran surat, cantumkan nomor surat di bagian atas surat, biasanya di bawah tanggal. Untuk individu, nomor surat tidak wajib.

4. Lampiran¶

Bagian lampiran digunakan untuk menyebutkan jumlah dokumen pendukung yang dilampirkan bersama surat permohonan. Misalnya, jika Anda melampirkan fotokopi KTP dan NPWP, Anda bisa menulis “Lampiran: 2 (dua) lembar”. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

5. Perihal atau Hal¶

Perihal atau Hal adalah inti dari surat permohonan. Bagian ini harus ditulis secara singkat dan jelas, menggambarkan maksud dan tujuan surat. Untuk surat permohonan cetak ulang STP, Anda bisa menulis “Perihal: Permohonan Cetak Ulang Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP)”. Atau lebih singkat, “Perihal: Cetak Ulang STP”.

6. Alamat Tujuan Surat¶

Alamat tujuan surat adalah alamat kantor pajak yang dituju. Pastikan alamat yang Anda tulis lengkap dan benar. Anda bisa mencari informasi alamat kantor pajak melalui website DJP atau bertanya kepada petugas pajak. Format alamat tujuan surat biasanya seperti ini:

Yth. Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama [Nama KPP]
[Alamat Lengkap KPP]
[Kota]

Contoh:

Yth. Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Jakarta Kebon Jeruk Satu
Jalan Raya Kebon Jeruk No. 88
Jakarta Barat

7. Salam Pembuka¶

Salam pembuka digunakan untuk membuka surat secara sopan. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

8. Isi Surat (Body Letter)¶

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat permohonan. Di bagian ini, Anda menjelaskan secara detail maksud dan tujuan Anda membuat surat. Isi surat permohonan cetak ulang STP biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang berisi informasi berikut:

• Identitas Wajib Pajak: Sebutkan nama lengkap, NPWP, dan alamat lengkap wajib pajak yang mengajukan permohonan. Informasi ini penting untuk identifikasi data wajib pajak di sistem kantor pajak.
• Jenis Pajak dan Masa Pajak (jika diketahui): Jika Anda ingat jenis pajak dan masa pajak dari STP yang ingin dicetak ulang, sebutkan informasi tersebut. Misalnya, “Pajak Penghasilan Badan Masa Pajak Desember 2022”. Informasi ini akan sangat membantu petugas pajak dalam mencari data STP Anda. Jika Anda tidak ingat detailnya, tidak masalah, yang penting adalah informasi identitas wajib pajak yang jelas.
• Alasan Permohonan Cetak Ulang: Jelaskan alasan mengapa Anda mengajukan permohonan cetak ulang STP. Misalnya, “STP asli hilang karena terjatuh saat perjalanan” atau “STP asli rusak terkena air sehingga tidak terbaca”.
• Permohonan Cetak Ulang: Nyatakan secara jelas permohonan Anda untuk mencetak ulang STP. Misalnya, “Dengan surat ini, kami/saya mengajukan permohonan cetak ulang Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP) untuk pembayaran pajak tersebut di atas.”
• Harapan: Sampaikan harapan Anda agar permohonan cetak ulang STP dapat diproses dengan baik dan cepat. Misalnya, “Besar harapan kami/saya agar permohonan ini dapat segera diproses.”

9. Salam Penutup¶

Salam penutup digunakan untuk menutup surat secara sopan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat kami,” atau “Hormat saya,” (jika perorangan). Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

10. Tanda Tangan dan Nama Jelas¶

Bagian tanda tangan dan nama jelas terletak di bawah salam penutup. Untuk surat permohonan yang diajukan oleh badan usaha, tanda tangan biasanya dilakukan oleh pejabat yang berwenang, misalnya direktur atau manajer, dan disertai dengan cap perusahaan. Untuk permohonan yang diajukan oleh individu, tanda tangan dilakukan oleh wajib pajak yang bersangkutan. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama jelas dan jabatan (jika ada).

Contoh Lengkap Surat Permohonan Cetak Ulang STP¶

Berikut adalah contoh lengkap surat permohonan cetak ulang STP yang bisa Anda jadikan referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]

[Nama Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor             : [Nomor Surat (Opsional)]
Lampiran          : [Jumlah Lampiran (Jika Ada)]
Perihal           : Permohonan Cetak Ulang Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP)

Yth. Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama [Nama KPP]
[Alamat Lengkap KPP]
[Kota]

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengajukan permohonan cetak ulang Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP) dengan data sebagai berikut:

Nama Wajib Pajak    : [Nama Wajib Pajak]
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) : [NPWP Wajib Pajak]
Alamat Wajib Pajak  : [Alamat Lengkap Wajib Pajak]
Jenis Pajak         : [Jenis Pajak (Jika Diketahui), Contoh: PPh Badan]
Masa Pajak          : [Masa Pajak (Jika Diketahui), Contoh: Desember 2022]

STP asli atas pembayaran pajak tersebut di atas hilang karena [Alasan Kehilangan/Kerusakan STP].

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak/Ibu Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama [Nama KPP] untuk dapat membantu menerbitkan cetak ulang Surat Tanda Penerimaan Pajak (STP) tersebut.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan fotokopi [Sebutkan Dokumen Pendukung yang Dilampirkan, Contoh: KTP dan NPWP].

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Perusahaan (Jika Ada)]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Jelas Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Cap Perusahaan (Jika Ada)]

Catatan:

• Bagian yang diberi tanda kurung siku [...] perlu Anda isi dengan informasi yang sesuai dengan data Anda.
• Jika Anda mengajukan permohonan sebagai individu, hilangkan kop surat perusahaan dan sesuaikan salam penutup menjadi “Hormat saya,”.
• Lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan sesuai dengan ketentuan kantor pajak setempat.

Tips Agar Permohonan Cetak Ulang STP Cepat Diproses¶

Meskipun proses cetak ulang STP umumnya tidak rumit, ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar permohonan Anda diproses lebih cepat dan lancar:

1. Informasi yang Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi yang Anda cantumkan dalam surat permohonan lengkap dan akurat. Terutama data identitas wajib pajak (nama, NPWP, alamat) dan detail pembayaran pajak (jika Anda ingat). Informasi yang lengkap akan memudahkan petugas pajak dalam mencari data STP Anda di sistem.
2. Dokumen Pendukung yang Lengkap: Siapkan dan lampirkan semua dokumen pendukung yang diminta oleh kantor pajak. Dokumen pendukung yang umum seperti fotokopi KTP dan NPWP sebaiknya selalu dilampirkan. Jika ada dokumen lain yang diminta, pastikan Anda menyediakannya.
3. Datang Langsung ke Kantor Pajak (Jika Memungkinkan): Jika memungkinkan, datang langsung ke kantor pajak untuk menyerahkan surat permohonan. Dengan datang langsung, Anda bisa mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai proses permohonan dan mungkin bisa mempercepat prosesnya.
4. Hubungi Kantor Pajak Setelah Mengirim Surat: Setelah mengirimkan surat permohonan, Anda bisa menghubungi kantor pajak beberapa hari kemudian untuk menanyakan status permohonan Anda. Nomor telepon kantor pajak bisa Anda temukan di website DJP. Menghubungi kantor pajak menunjukkan inisiatif Anda dan bisa mempercepat proses tindak lanjut permohonan.
5. Bersabar dan Sopan: Proses cetak ulang STP mungkin membutuhkan waktu, terutama jika kantor pajak sedang ramai. Bersikap sabar dan sopan kepada petugas pajak akan membantu menciptakan suasana yang positif dan memperlancar komunikasi.

Image just for illustration

Fakta Menarik tentang STP:

• Dasar Hukum STP: Penerbitan STP diatur dalam berbagai peraturan perpajakan di Indonesia, salah satunya adalah Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP). STP adalah dokumen resmi yang diakui oleh negara sebagai bukti pembayaran pajak.
• Fungsi Ganda STP: STP tidak hanya berfungsi sebagai bukti pembayaran pajak, tetapi juga sebagai alat kontrol bagi wajib pajak dan Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Bagi wajib pajak, STP menjadi bukti bahwa kewajiban perpajakannya telah dipenuhi. Bagi DJP, STP menjadi salah satu data untuk memantau kepatuhan wajib pajak.
• Transformasi Digital STP: Seiring dengan perkembangan teknologi, DJP terus berupaya melakukan transformasi digital dalam pelayanan perpajakan, termasuk dalam penerbitan dan pengelolaan STP. Saat ini, beberapa jenis STP sudah bisa diperoleh secara online melalui platform DJP, meskipun untuk beberapa jenis pajak dan kondisi, STP fisik masih diperlukan.
• Pentingnya Arsip STP: STP, baik fisik maupun digital, sebaiknya diarsipkan dengan baik. Arsip STP bisa berguna untuk berbagai keperluan di kemudian hari, seperti pelaporan pajak tahunan, pemeriksaan pajak, pengajuan kredit, atau keperluan administrasi lainnya.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam membuat surat permohonan cetak ulang STP. Jika Anda memiliki pertanyaan atau pengalaman terkait cetak ulang STP, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!