Mau Bikin Surat Izin Keren? Contoh & Artinya dalam Bahasa Inggris (Panduan Lengkap!)

Table of Contents

Surat izin adalah dokumen penting yang digunakan untuk memberitahukan ketidakhadiran atau meminta izin untuk melakukan sesuatu. Dalam dunia profesional atau pendidikan, surat izin menjadi cara formal untuk berkomunikasi. Memahami cara membuat surat izin, terutama dalam bahasa Inggris, adalah keterampilan yang sangat berguna. Artikel ini akan membahas contoh surat izin dalam bahasa Inggris dan artinya, serta tips membuatnya dengan baik.

Apa Itu Surat Izin?¶

Surat izin, atau permission letter dalam bahasa Inggris, adalah surat resmi yang ditulis untuk meminta izin atau memberitahukan ketidakhadiran dari suatu kegiatan atau kewajiban. Surat ini bisa ditujukan kepada atasan di tempat kerja, guru atau dosen di sekolah atau kampus, atau pihak berwenang lainnya. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi secara formal dan mendapatkan persetujuan atau sekadar pemberitahuan.

Image just for illustration

Pentingnya surat izin terletak pada dokumentasi dan profesionalitas. Dengan menulis surat izin, kita menunjukkan sikap bertanggung jawab dan menghormati aturan yang berlaku. Selain itu, surat izin juga bisa menjadi bukti tertulis jika terjadi kesalahpahaman atau masalah di kemudian hari. Dalam konteks pendidikan atau pekerjaan, surat izin sering kali menjadi persyaratan administratif yang harus dipenuhi.

Jenis-Jenis Surat Izin yang Umum¶

Ada berbagai jenis surat izin tergantung pada situasinya. Beberapa jenis surat izin yang paling umum meliputi:

Surat Izin Sakit (Sick Leave Letter)¶

Surat izin sakit digunakan untuk memberitahukan ketidakhadiran karena sakit. Surat ini biasanya menyertakan informasi tentang alasan sakit dan perkiraan lama ketidakhadiran. Dokter atau fasilitas kesehatan terkadang memberikan surat keterangan dokter sebagai lampiran surat izin sakit ini.

Surat Izin Tidak Masuk Kerja (Leave of Absence Letter)¶

Surat izin tidak masuk kerja lebih umum digunakan untuk keperluan pribadi di luar sakit, seperti urusan keluarga, liburan, atau keperluan mendesak lainnya. Jenis surat izin ini biasanya memerlukan persetujuan dari atasan atau pihak berwenang terkait. Penting untuk mengajukan surat izin tidak masuk kerja jauh hari sebelumnya jika memungkinkan.

Surat Izin Sekolah (School Excuse Letter)¶

Surat izin sekolah ditujukan kepada pihak sekolah untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa. Alasan ketidakhadiran bisa beragam, mulai dari sakit, acara keluarga, hingga keperluan lain di luar sekolah. Surat izin sekolah biasanya ditulis oleh orang tua atau wali siswa.

Surat Izin Kegiatan (Activity Permission Letter)¶

Surat izin kegiatan digunakan untuk meminta izin mengikuti suatu kegiatan di luar rutinitas biasa. Contohnya adalah surat izin untuk mengikuti studi wisata, kegiatan ekstrakurikuler, atau acara khusus lainnya. Surat izin ini bisa ditujukan kepada sekolah, orang tua (jika siswa masih di bawah umur), atau pihak penyelenggara kegiatan.

Struktur Dasar Surat Izin dalam Bahasa Inggris¶

Secara umum, surat izin memiliki struktur dasar yang terdiri dari beberapa bagian penting. Memahami struktur ini akan membantu kita menulis surat izin dengan baik dan benar. Berikut adalah struktur dasar surat izin dalam bahasa Inggris:

1. Date (Tanggal): Tanggal penulisan surat. Biasanya ditulis di bagian atas surat, di sisi kanan atau kiri. Format tanggal yang umum digunakan adalah Bulan Tanggal, Tahun (contoh: October 26, 2023) atau Tanggal Bulan Tahun (contoh: 26 October 2023).

2. Recipient’s Information (Informasi Penerima): Nama dan jabatan penerima surat, serta nama instansi atau perusahaan tempat penerima bekerja. Bagian ini ditulis di bawah tanggal, di sisi kiri surat.

3. Salutation (Salam Pembuka): Salam pembuka yang sopan, seperti “Dear Mr./Ms./Mrs. [Nama Penerima]” atau “To Whom It May Concern” jika nama penerima tidak diketahui.

4. Subject (Perihal): Baris subjek yang singkat dan jelas, menjelaskan tujuan surat. Contohnya “Leave of Absence Request” atau “Absence Notification”.

5. Body Paragraphs (Isi Surat): Bagian inti surat yang berisi penjelasan detail tentang alasan izin, tanggal ketidakhadiran, dan informasi relevan lainnya. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf.

6. Closing (Salam Penutup): Salam penutup yang sopan, seperti “Sincerely,” “Regards,” atau “Respectfully,”.

7. Signature (Tanda Tangan): Tanda tangan penulis surat, diikuti dengan nama lengkap di bawahnya.

Image just for illustration

Contoh Surat Izin Sakit dalam Bahasa Inggris dan Artinya¶

Berikut adalah contoh surat izin sakit dalam bahasa Inggris beserta artinya:

[English Version]

[Your Name]
[Your Address]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]

October 26, 2023

[Recipient’s Name]
[Recipient’s Title]
[Company/School Name]
[Company/School Address]

Dear Mr./Ms./Mrs. [Recipient’s Last Name],

Subject: Sick Leave Notification

I am writing to inform you that I will be unable to come to work/school today, October 26, 2023, due to illness. I woke up this morning feeling unwell with symptoms of [mention symptoms briefly, e.g., a fever and a bad cough].

I have consulted a doctor/I plan to see a doctor today to get a diagnosis and appropriate treatment. I anticipate being back to work/school on [Date of Return, if known]. I will keep you updated if there are any changes to my expected return date.

I have completed [mention any urgent tasks you have finished] and will do my best to catch up on any missed work as soon as I return. If there is anything urgent that needs immediate attention, please contact me via email or phone.

Thank you for your understanding.

Sincerely,
[Your Signature]
[Your Typed Name]

[Indonesian Translation]

[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]

26 Oktober 2023

[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan/Sekolah]
[Alamat Perusahaan/Sekolah]

Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang Penerima],

Perihal: Pemberitahuan Izin Sakit

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan bahwa saya tidak dapat masuk kerja/sekolah hari ini, 26 Oktober 2023, karena sakit. Saya bangun pagi ini merasa tidak enak badan dengan gejala [sebutkan gejala secara singkat, contoh: demam dan batuk parah].

Saya telah berkonsultasi dengan dokter/Saya berencana menemui dokter hari ini untuk mendapatkan diagnosis dan perawatan yang tepat. Saya memperkirakan akan kembali bekerja/sekolah pada [Tanggal Kembali, jika diketahui]. Saya akan memberi tahu Anda jika ada perubahan pada tanggal kembali yang diperkirakan.

Saya telah menyelesaikan [sebutkan tugas mendesak yang telah Anda selesaikan] dan akan berusaha sebaik mungkin untuk mengejar pekerjaan yang tertinggal segera setelah saya kembali. Jika ada sesuatu yang mendesak yang membutuhkan perhatian segera, silakan hubungi saya melalui email atau telepon.

Terima kasih atas pengertian Anda.

Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja (Cuti) dalam Bahasa Inggris dan Artinya¶

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja (cuti) dalam bahasa Inggris dan artinya:

[English Version]

[Your Name]
[Your Address]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]

October 26, 2023

[Recipient’s Name]
[Recipient’s Title]
[Company Name]
[Company Address]

Dear Mr./Ms./Mrs. [Recipient’s Last Name],

Subject: Leave of Absence Request

I am writing to request a leave of absence from work for [Number] days, from [Start Date] to [End Date]. I am requesting this leave for [State reason for leave, e.g., a family matter, personal reasons, vacation].

During my absence, I will ensure that [Mention steps taken to minimize disruption, e.g., my urgent tasks are completed, colleagues are briefed on ongoing projects]. [Colleague’s Name] will be covering my responsibilities while I am away, and can be contacted at [Colleague’s Email] or [Colleague’s Phone Number] for any urgent matters.

I have already completed [mention any tasks completed before leave] and will ensure to catch up on any pending tasks immediately upon my return on [Date of Return].

Thank you for considering my request. I look forward to your approval.

Sincerely,
[Your Signature]
[Your Typed Name]

[Indonesian Translation]

[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]

26 Oktober 2023

[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang Penerima],

Perihal: Permohonan Cuti Kerja

Saya menulis surat ini untuk mengajukan permohonan cuti kerja selama [Jumlah] hari, mulai dari [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Selesai]. Saya mengajukan cuti ini untuk [Sebutkan alasan cuti, contoh: urusan keluarga, alasan pribadi, liburan].

Selama ketidakhadiran saya, saya akan memastikan bahwa [Sebutkan langkah-langkah untuk meminimalkan gangguan, contoh: tugas-tugas mendesak saya telah selesai, rekan kerja diberi pengarahan tentang proyek yang sedang berjalan]. [Nama Rekan Kerja] akan menggantikan tanggung jawab saya selama saya tidak ada, dan dapat dihubungi di [Email Rekan Kerja] atau [Nomor Telepon Rekan Kerja] untuk masalah mendesak.

Saya telah menyelesaikan [sebutkan tugas yang diselesaikan sebelum cuti] dan akan memastikan untuk mengejar tugas-tugas yang tertunda segera setelah saya kembali pada [Tanggal Kembali].

Terima kasih atas pertimbangan permohonan saya. Saya menantikan persetujuan Anda.

Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]

Contoh Surat Izin Sekolah dalam Bahasa Inggris dan Artinya¶

Berikut adalah contoh surat izin sekolah dalam bahasa Inggris dan artinya:

[English Version]

[Parent/Guardian Name]
[Parent/Guardian Address]
[Parent/Guardian Phone Number]
[Parent/Guardian Email Address]

October 26, 2023

[Teacher’s Name or School Principal Name]
[School Name]
[School Address]

Dear Mr./Ms./Mrs. [Teacher’s Last Name or Principal’s Last Name],

Subject: Absence Excuse for [Student’s Name] - [Grade/Class]

This letter is to inform you that my son/daughter, [Student’s Name], who is in [Grade/Class], will be absent from school on [Date(s) of Absence].

[Choose ONE of the following reasons and modify as needed:]

• Reason 1 (Illness): He/She is unwell and experiencing [mention symptoms briefly, e.g., a cold and sore throat]. We have consulted a doctor and advised him/her to rest at home.
• Reason 2 (Family Matter): We have a family matter to attend to that requires [Student’s Name]’s presence.
• Reason 3 (Appointment): [Student’s Name] has a [Type of Appointment, e.g., medical appointment, dental appointment] scheduled on [Date of Appointment] at [Time of Appointment].

We have made arrangements for [Student’s Name] to catch up on any missed schoolwork upon their return. We appreciate your understanding in this matter.

Sincerely,
[Parent/Guardian Signature]
[Parent/Guardian Typed Name]

[Indonesian Translation]

[Nama Orang Tua/Wali]
[Alamat Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]
[Alamat Email Orang Tua/Wali]

26 Oktober 2023

[Nama Guru atau Kepala Sekolah]
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]

Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang Guru atau Kepala Sekolah],

Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah untuk [Nama Siswa] - [Kelas]

Surat ini untuk memberitahukan bahwa putra/putri saya, [Nama Siswa], yang berada di kelas [Kelas], akan tidak masuk sekolah pada [Tanggal Tidak Masuk Sekolah].

[Pilih SALAH SATU alasan berikut dan modifikasi jika perlu:]

• Alasan 1 (Sakit): Dia sedang tidak sehat dan mengalami [sebutkan gejala secara singkat, contoh: pilek dan sakit tenggorokan]. Kami telah berkonsultasi dengan dokter dan menyarankan dia untuk beristirahat di rumah.
• Alasan 2 (Urusan Keluarga): Kami memiliki urusan keluarga yang perlu dihadiri yang membutuhkan kehadiran [Nama Siswa].
• Alasan 3 (Janji Temu): [Nama Siswa] memiliki [Jenis Janji Temu, contoh: janji temu medis, janji temu dokter gigi] yang dijadwalkan pada [Tanggal Janji Temu] pukul [Waktu Janji Temu].

Kami telah membuat pengaturan agar [Nama Siswa] mengejar pekerjaan sekolah yang tertinggal setelah kembali. Kami menghargai pengertian Anda dalam hal ini.

Hormat kami,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

Contoh Surat Izin Kegiatan dalam Bahasa Inggris dan Artinya¶

Berikut adalah contoh surat izin kegiatan dalam bahasa Inggris dan artinya:

[English Version - To School/Organization]

[Your Name/Organization Name]
[Your Address]
[Your Phone Number]
[Your Email Address]

October 26, 2023

[Recipient’s Name/Organization Name]
[Recipient’s Title/Department]
[Address]

Dear Mr./Ms./Mrs. [Recipient’s Last Name/To Whom It May Concern],

Subject: Request for Permission to [State Activity - e.g., Organize a Workshop, Hold a Fundraising Event]

I/We are writing to request permission to [State the activity clearly, e.g., organize a workshop on creative writing, hold a fundraising event for [Charity Name]] on [Date(s) of Activity] from [Start Time] to [End Time] at [Location of Activity].

The purpose of this [activity type, e.g., workshop, event] is to [Explain the purpose and benefits, e.g., enhance students’ writing skills, raise funds for a good cause, promote awareness about [Issue]]. We anticipate [Number] participants to attend this [activity type].

We have attached a detailed proposal outlining the [activity type] plan, including the objectives, schedule, budget, and potential benefits. We believe this [activity type] will be a valuable and enriching experience for [Target Audience, e.g., students, community members].

We kindly request you to review our proposal and grant us permission to proceed with this [activity type]. We are available to discuss this further at your convenience.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,
[Your Signature/Organization Stamp]
[Your Typed Name/Organization Name]
[Your Title/Position]

[Indonesian Translation - Kepada Sekolah/Organisasi]

[Nama Anda/Nama Organisasi Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]

26 Oktober 2023

[Nama Penerima/Nama Organisasi Penerima]
[Jabatan Penerima/Departemen]
[Alamat]

Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang Penerima/Yang Terhormat],

Perihal: Permohonan Izin untuk [Sebutkan Kegiatan - contoh: Mengadakan Workshop, Mengadakan Acara Penggalangan Dana]

Saya/Kami menulis surat ini untuk mengajukan permohonan izin untuk [Sebutkan kegiatan dengan jelas, contoh: mengadakan workshop tentang penulisan kreatif, mengadakan acara penggalangan dana untuk [Nama Amal]] pada [Tanggal Kegiatan] dari pukul [Waktu Mulai] hingga [Waktu Selesai] di [Lokasi Kegiatan].

Tujuan dari [jenis kegiatan, contoh: workshop, acara] ini adalah untuk [Jelaskan tujuan dan manfaat, contoh: meningkatkan keterampilan menulis siswa, mengumpulkan dana untuk tujuan baik, meningkatkan kesadaran tentang [Isu]]. Kami memperkirakan [Jumlah] peserta akan menghadiri [jenis kegiatan] ini.

Kami telah melampirkan proposal rinci yang menguraikan rencana [jenis kegiatan], termasuk tujuan, jadwal, anggaran, dan potensi manfaat. Kami percaya [jenis kegiatan] ini akan menjadi pengalaman yang berharga dan memperkaya bagi [Target Audiens, contoh: siswa, anggota komunitas].

Kami dengan hormat memohon Anda untuk meninjau proposal kami dan memberikan izin kepada kami untuk melanjutkan [jenis kegiatan] ini. Kami bersedia untuk membahas ini lebih lanjut pada waktu yang nyaman bagi Anda.

Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.

Hormat kami,
[Tanda Tangan Anda/Stempel Organisasi]
[Nama Lengkap Anda/Nama Organisasi]
[Jabatan/Posisi Anda]

Tips Membuat Surat Izin yang Baik¶

Membuat surat izin yang efektif dan profesional tidaklah sulit jika kita memperhatikan beberapa tips penting berikut:

• Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi secara jelas dan langsung ke poin utama. Hindari bertele-tele dan gunakan bahasa yang mudah dipahami. Penerima surat akan lebih menghargai surat yang to the point.

• Sopan dan Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan formal, terutama dalam surat izin resmi. Hindari bahasa slang atau bahasa informal. Tunjukkan rasa hormat kepada penerima surat.

• Sertakan Informasi Lengkap: Pastikan semua informasi penting tercantum dalam surat, seperti nama pengirim, tanggal, nama penerima, alasan izin, tanggal ketidakhadiran, dan informasi kontak. Kelengkapan informasi menghindari pertanyaan lanjutan dan mempercepat proses persetujuan.

• Periksa Kembali: Sebelum mengirim surat, selalu periksa kembali tata bahasa, ejaan, dan informasi yang tertulis. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesionalitas surat. Proofreading adalah langkah penting.

• Ajukan Tepat Waktu: Usahakan untuk mengajukan surat izin jauh hari sebelumnya, terutama untuk izin tidak masuk kerja atau kegiatan yang direncanakan. Pengajuan yang mendadak mungkin kurang dihargai dan bisa menimbulkan kesulitan bagi pihak terkait.

• Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Jika ada dokumen pendukung seperti surat keterangan dokter atau undangan acara, lampirkan bersama surat izin. Dokumen pendukung memperkuat alasan izin dan memberikan informasi tambahan yang relevan.

Image just for illustration

Fakta Menarik Tentang Surat Izin¶

Mungkin terdengar sederhana, tapi surat izin memiliki beberapa fakta menarik yang mungkin belum banyak diketahui:

• Sejarah Panjang: Konsep surat izin sudah ada sejak zaman dahulu. Bentuk komunikasi tertulis untuk meminta izin atau memberitahukan sesuatu telah digunakan dalam berbagai peradaban. Meskipun formatnya berubah, fungsi dasarnya tetap sama.

• Variasi Budaya: Cara meminta izin dan format surat izin bisa bervariasi antar budaya. Di beberapa budaya, mungkin lebih menekankan pada hubungan personal dan komunikasi lisan sebelum mengirim surat formal. Di budaya lain, surat formal sangat penting sebagai bukti tertulis.

• Digitalisasi Surat Izin: Di era digital, surat izin tidak selalu harus berbentuk fisik. Email dan formulir online sering digunakan sebagai pengganti surat izin kertas. Proses pengajuan dan persetujuan izin menjadi lebih cepat dan efisien dengan digitalisasi.

• Penting dalam Hukum: Surat izin bisa memiliki implikasi hukum, terutama dalam konteks pekerjaan atau pendidikan. Surat izin yang terdokumentasi dengan baik bisa menjadi bukti sah jika terjadi sengketa atau masalah hukum terkait ketidakhadiran atau izin yang diberikan.

• Bahasa Inggris sebagai Standar Internasional: Dalam dunia global, kemampuan menulis surat izin dalam bahasa Inggris menjadi semakin penting. Bahasa Inggris sering menjadi bahasa komunikasi standar dalam bisnis, pendidikan, dan organisasi internasional.

Tabel: Contoh Frasa Umum dalam Surat Izin Bahasa Inggris dan Artinya

Frasa Bahasa Inggris	Arti dalam Bahasa Indonesia
I am writing to request permission to…	Saya menulis surat ini untuk mengajukan permohonan izin untuk…
I am writing to inform you that…	Saya menulis surat ini untuk memberitahukan bahwa…
Due to illness…	Karena sakit…
Leave of absence request	Permohonan cuti kerja
Absence excuse	Surat izin tidak masuk (sekolah/kerja)
I apologize for any inconvenience this may cause.	Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan.
Thank you for your understanding and consideration.	Terima kasih atas pengertian dan pertimbangan Anda.
I look forward to your approval.	Saya menantikan persetujuan Anda.
Please grant me permission to…	Mohon berikan saya izin untuk…
I will ensure to catch up on missed work.	Saya akan memastikan untuk mengejar pekerjaan yang tertinggal.

Semoga contoh-contoh surat izin dalam bahasa Inggris dan artinya ini bermanfaat bagi Anda. Dengan memahami struktur dan tipsnya, Anda akan lebih percaya diri dalam membuat surat izin yang profesional dan efektif.

Ada pertanyaan atau pengalaman menarik terkait surat izin? Yuk, bagikan di kolom komentar!