Beranda contoh surat osis peminjaman surat

Panduan Lengkap: Contoh Surat Peminjaman Tempat OSIS yang Dijamin Disetujui!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Surat peminjaman tempat adalah dokumen penting yang seringkali dibutuhkan oleh organisasi siswa intra sekolah (OSIS) dalam menjalankan berbagai kegiatan. Baik itu untuk rapat, acara pelatihan, lomba, atau kegiatan sosial, seringkali OSIS memerlukan tempat yang memadai di luar ruang kelas. Nah, untuk meminjam tempat tersebut secara resmi, diperlukan surat peminjaman tempat. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat peminjaman tempat OSIS ini!

Mengapa OSIS Perlu Surat Peminjaman Tempat?

OSIS sebagai organisasi resmi di sekolah memiliki berbagai kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan potensi siswa dan memajukan sekolah. Kegiatan-kegiatan ini seringkali membutuhkan ruang yang lebih besar atau fasilitas khusus yang tidak tersedia di ruang kelas biasa. Peminjaman tempat menjadi solusi agar kegiatan OSIS dapat berjalan lancar dan terorganisir.

Surat peminjaman tempat memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

  • Dokumen Resmi: Surat ini menjadi bukti tertulis permohonan peminjaman tempat dari OSIS kepada pihak yang berwenang. Dengan adanya surat, proses peminjaman menjadi lebih formal dan terstruktur.
  • Perizinan: Surat ini berfungsi sebagai permohonan izin untuk menggunakan tempat yang diinginkan. Pihak yang berwenang akan mempertimbangkan permohonan ini berdasarkan ketersediaan tempat dan kesesuaian kegiatan OSIS dengan aturan yang berlaku.
  • Keterangan Detail: Surat peminjaman tempat memuat informasi lengkap mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan, termasuk tanggal, waktu, jumlah peserta, dan fasilitas yang dibutuhkan. Informasi ini penting agar pihak yang memberikan izin dapat memahami kebutuhan OSIS dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.
  • Tanggung Jawab: Surat ini juga menunjukkan bahwa OSIS bertanggung jawab atas penggunaan tempat yang dipinjam. OSIS berkewajiban untuk menjaga kebersihan dan ketertiban tempat selama kegiatan berlangsung, serta mengembalikan tempat dalam kondisi baik setelah selesai digunakan.

contoh surat peminjaman tempat osis
Image just for illustration

Komponen Penting dalam Surat Peminjaman Tempat OSIS

Sebuah surat peminjaman tempat OSIS yang baik dan benar harus memuat komponen-komponen penting agar informasinya jelas dan mudah dipahami. Berikut adalah komponen-komponen tersebut:

1. Kop Surat OSIS

Kop surat adalah bagian paling atas surat yang berisi identitas organisasi pengirim surat. Kop surat OSIS biasanya mencantumkan:

  • Nama OSIS: Ditulis lengkap, misalnya “ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) SMA NEGERI 1 JAKARTA”.
  • Nama Sekolah: Ditulis lengkap, misalnya “SMA NEGERI 1 JAKARTA”.
  • Alamat Sekolah: Alamat lengkap sekolah, termasuk kode pos.
  • Nomor Telepon Sekolah (Opsional): Nomor telepon sekolah jika ada.
  • Logo Sekolah (Opsional): Logo sekolah dapat ditambahkan di kop surat untuk memperkuat identitas.

Kop surat ini penting untuk menunjukkan asal surat dan memberikan kesan formal serta profesional.

2. Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat ditulis di bawah kop surat, biasanya di sisi kanan. Format tanggal yang umum digunakan adalah format Indonesia, yaitu: tanggal-bulan-tahun. Contoh: 26 Oktober 2023. Penulisan tanggal ini penting untuk menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan sebagai referensi waktu.

3. Nomor Surat, Sifat Surat, dan Lampiran (Opsional)

Bagian ini bersifat opsional, namun seringkali disertakan dalam surat resmi.

  • Nomor Surat: Nomor urut surat keluar dari OSIS. Setiap OSIS biasanya memiliki sistem penomoran surat sendiri. Contoh: Nomor: 012/OSIS/SMAN1JKT/X/2023.
  • Sifat Surat: Menunjukkan tingkat kepentingan surat. Biasanya diisi dengan “Penting”, “Segera”, atau “Biasa”. Jika surat peminjaman tempat ini mendesak, bisa ditulis “Penting” atau “Segera”.
  • Lampiran: Jika ada dokumen lain yang dilampirkan bersama surat, jumlah lampiran ditulis di bagian ini. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

4. Perihal Surat

Perihal surat adalah inti dari surat, yang menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan surat. Untuk surat peminjaman tempat OSIS, perihal surat bisa ditulis: “Permohonan Peminjaman Tempat” atau “Peminjaman Tempat untuk Kegiatan [Nama Kegiatan]”. Perihal surat harus ringkas, jelas, dan informatif agar penerima surat langsung memahami isi surat.

5. Tujuan Surat (Yth.)

Tujuan surat ditujukan kepada pihak yang berwenang memberikan izin peminjaman tempat. Tergantung tempat yang ingin dipinjam, tujuan surat bisa berbeda-beda. Beberapa contoh tujuan surat:

  • Kepala Sekolah: Jika tempat yang ingin dipinjam berada di lingkungan sekolah dan kewenangan izin ada pada Kepala Sekolah. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta.
  • Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana: Jika sekolah memiliki wakil kepala sekolah yang bertanggung jawab atas sarana dan prasarana, surat bisa ditujukan kepada beliau/beliau. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana SMA Negeri 1 Jakarta.
  • Pengurus Yayasan (Jika Sekolah Swasta): Jika sekolah berada di bawah naungan yayasan, dan tempat yang dipinjam berada di bawah pengelolaan yayasan, surat bisa ditujukan kepada pengurus yayasan. Contoh: Yth. Pengurus Yayasan Pendidikan [Nama Yayasan].
  • Pihak Eksternal (Jika Meminjam Tempat di Luar Sekolah): Jika OSIS ingin meminjam tempat di luar sekolah, misalnya gedung serbaguna milik pemerintah daerah atau balai desa, surat ditujukan kepada instansi atau pihak terkait yang mengelola tempat tersebut. Contoh: Yth. Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Kota [Nama Kota].

Penulisan tujuan surat harus lengkap dan jelas agar surat sampai ke pihak yang tepat.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan untuk membuka isi surat secara sopan dan hormat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya dilanjutkan dengan kalimat pembuka yang mengantarkan pada maksud dan tujuan surat.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian inti dari surat peminjaman tempat. Di bagian ini, OSIS menjelaskan secara rinci mengenai permohonan peminjaman tempat. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang memuat informasi berikut:

  • Identitas OSIS: Paragraf pembuka biasanya berisi perkenalan singkat mengenai OSIS yang mengajukan permohonan. Contoh: “Kami, pengurus Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 1 Jakarta, bermaksud mengajukan permohonan peminjaman tempat…”
  • Tujuan Kegiatan: Jelaskan secara singkat dan jelas tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan. Mengapa kegiatan ini penting dan bermanfaat bagi siswa dan sekolah. Contoh: “…dalam rangka melaksanakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan], seperti meningkatkan kreativitas siswa, mempererat tali persaudaraan antar siswa, atau mengembangkan bakat siswa di bidang [Bidang Kegiatan].”
  • Nama Kegiatan: Sebutkan nama kegiatan yang akan dilaksanakan secara lengkap dan jelas. Contoh: “Kegiatan ini bernama ‘Pelatihan Kepemimpinan dan Organisasi untuk Pengurus OSIS’.”
  • Waktu dan Tempat Pelaksanaan: Sebutkan tanggal, hari, dan waktu pelaksanaan kegiatan secara rinci. Sebutkan juga durasi kegiatan (mulai pukul berapa sampai pukul berapa). Lalu, sebutkan tempat yang ingin dipinjam secara spesifik. Contoh: “Kegiatan ini akan dilaksanakan pada hari Sabtu, tanggal 11 November 2023, pukul 09.00 - 16.00 WIB, bertempat di Aula Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta.” Jika ada alternatif tempat, bisa juga disebutkan sebagai opsi.
  • Jumlah Peserta: Perkirakan jumlah peserta yang akan hadir dalam kegiatan. Informasi ini penting agar pihak yang memberikan izin dapat mempertimbangkan kapasitas tempat yang dipinjam. Contoh: “Kegiatan ini diperkirakan akan diikuti oleh 50 orang peserta yang terdiri dari pengurus OSIS dan perwakilan siswa dari setiap kelas.”
  • Fasilitas yang Dibutuhkan: Sebutkan fasilitas yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung, misalnya meja, kursi, sound system, proyektor, whiteboard, atau fasilitas lainnya. Contoh: “Untuk kelancaran kegiatan ini, kami membutuhkan fasilitas berupa meja dan kursi untuk peserta, sound system sederhana, serta whiteboard.”
  • Penanggung Jawab Kegiatan: Sebutkan nama dan kontak person (nomor telepon atau email) dari penanggung jawab kegiatan. Hal ini memudahkan pihak yang memberikan izin untuk menghubungi jika ada pertanyaan atau hal yang perlu dikonfirmasi. Contoh: “Penanggung jawab kegiatan ini adalah [Nama Penanggung Jawab], Ketua OSIS SMA Negeri 1 Jakarta, dengan nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].”

Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang sopan, jelas, ringkas, dan informatif. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu.

8. Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat secara sopan dan hormat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, kami mengucapkan terima kasih.” Salam penutup ini menunjukkan rasa hormat dan harapan agar permohonan peminjaman tempat dikabulkan.

9. Nama Organisasi dan Tanda Tangan

Bagian ini terletak di bawah salam penutup.

  • Nama Organisasi: Ditulis kembali nama OSIS, biasanya di bagian atas tanda tangan. Contoh: “Hormat kami, Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 1 Jakarta”.
  • Tanda Tangan: Tanda tangan Ketua OSIS dan Sekretaris OSIS (atau jabatan lain yang relevan sesuai struktur OSIS). Tanda tangan ini menunjukkan legalitas surat dan tanggung jawab pengurus OSIS.

  • Nama Lengkap dan Jabatan: Di bawah tanda tangan, ditulis nama lengkap dan jabatan dari pihak yang menandatangani surat (Ketua OSIS dan Sekretaris OSIS). Contoh:

    Hormat kami,
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMA Negeri 1 Jakarta

[Tanda Tangan Ketua OSIS]              [Tanda Tangan Sekretaris OSIS]

[Nama Lengkap Ketua OSIS]           [Nama Lengkap Sekretaris OSIS]
Ketua OSIS                          Sekretaris OSIS

10. Tembusan (Opsional)

Tembusan adalah daftar pihak-pihak yang mendapatkan salinan surat. Tembusan bersifat opsional, namun seringkali disertakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait. Contoh tembusan:

  • Pembina OSIS: Sebagai pihak yang membimbing dan mengawasi kegiatan OSIS.
  • Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan: Sebagai pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan kesiswaan di sekolah.

Contoh penulisan tembusan:

Tembusan Yth:
1. Bapak/Ibu Pembina OSIS
2. Bapak/Ibu Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

Contoh Lengkap Surat Peminjaman Tempat OSIS

Berikut ini adalah contoh lengkap surat peminjaman tempat OSIS yang bisa dijadikan referensi:

                                    ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
                                            SMA NEGERI 1 JAKARTA
                                      Jalan Pendidikan No. 1, Jakarta Pusat, 10000

Nomor: 015/OSIS/SMAN1JKT/X/2023                                     26 Oktober 2023
Sifat: Biasa
Lampiran: -

Yth. Bapak Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
di Jakarta

Dengan hormat,

Kami, pengurus Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 1 Jakarta, bermaksud mengajukan permohonan peminjaman tempat berupa Aula Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta untuk pelaksanaan kegiatan "Lomba Debat Bahasa Indonesia Tingkat SMA Se-Jakarta Pusat".

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan berbahasa Indonesia siswa SMA, memupuk jiwa kompetitif yang sehat, serta mengembangkan kemampuan berpikir kritis dan analitis siswa.  Kegiatan "Lomba Debat Bahasa Indonesia Tingkat SMA Se-Jakarta Pusat" ini akan diikuti oleh perwakilan siswa dari berbagai SMA di wilayah Jakarta Pusat.

Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal  : Sabtu, 18 November 2023
Waktu          : 08.00 - 17.00 WIB
Tempat         : Aula Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta
Jumlah Peserta : ± 100 orang (terdiri dari peserta lomba, guru pendamping, dan panitia)

Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan ini, kami memohon izin untuk meminjam Aula Sekolah beserta fasilitas pendukung seperti meja, kursi, sound system, dan proyektor. Kami juga akan menjaga kebersihan dan ketertiban Aula selama dan setelah kegiatan berlangsung.

Sebagai penanggung jawab kegiatan ini adalah Saudara [Nama Ketua OSIS], Ketua OSIS SMA Negeri 1 Jakarta (Nomor HP: [Nomor HP Ketua OSIS]).

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang Bapak berikan, kami mengucapkan terima kasih.

                                                                Hormat kami,
                                                Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
                                                        SMA Negeri 1 Jakarta

                                                [Tanda Tangan Ketua OSIS]               [Tanda Tangan Sekretaris OSIS]

                                                [Nama Lengkap Ketua OSIS]            [Nama Lengkap Sekretaris OSIS]
                                                Ketua OSIS                           Sekretaris OSIS

Tembusan Yth:
1. Bapak/Ibu Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
2. Bapak/Ibu Pembina OSIS

contoh surat peminjaman tempat osis
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Peminjaman Tempat OSIS yang Efektif

Agar surat peminjaman tempat OSIS Anda efektif dan mudah dikabulkan, perhatikan beberapa tips berikut:

  • Gunakan Bahasa Formal dan Sopan: Surat resmi seperti surat peminjaman tempat harus ditulis dengan bahasa formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa informal.
  • Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Ringkas: Informasi dalam surat harus disampaikan secara jelas, ringkas, dan tidak bertele-tele. Pihak yang membaca surat harus mudah memahami maksud dan tujuan surat.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat mengurangi kesan profesional surat.
  • Sertakan Informasi Pendukung (Jika Diperlukan): Jika ada informasi pendukung yang dapat memperkuat permohonan peminjaman tempat, sertakan informasi tersebut dalam surat atau sebagai lampiran. Misalnya, proposal kegiatan atau jadwal acara.
  • Ajukan Surat Jauh Hari: Ajukan surat peminjaman tempat jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi pihak yang berwenang untuk mempertimbangkan permohonan dan mempersiapkan tempat jika disetujui.
  • Koordinasi dengan Pihak Terkait: Sebelum mengajukan surat, sebaiknya lakukan koordinasi terlebih dahulu dengan pihak terkait, misalnya Pembina OSIS atau Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan. Koordinasi ini dapat membantu memastikan bahwa permohonan peminjaman tempat sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku di sekolah.
  • Follow Up: Setelah surat diajukan, lakukan follow up kepada pihak yang berwenang untuk memastikan surat telah diterima dan diproses. Follow up bisa dilakukan secara langsung atau melalui telepon/email.

Kesalahan Umum yang Sering Dilakukan dalam Surat Peminjaman Tempat OSIS

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam pembuatan surat peminjaman tempat OSIS. Hindari kesalahan-kesalahan berikut agar surat Anda lebih baik:

  • Tidak Menyertakan Kop Surat: Surat tanpa kop surat terlihat kurang formal dan tidak jelas asal-usulnya. Selalu gunakan kop surat OSIS yang lengkap.
  • Penulisan Tanggal yang Tidak Tepat: Perhatikan format penulisan tanggal yang benar. Gunakan format tanggal-bulan-tahun (Indonesia).
  • Perihal Surat yang Tidak Jelas: Perihal surat yang tidak jelas membuat penerima surat sulit memahami maksud surat. Perihal surat harus ringkas dan informatif.
  • Isi Surat yang Bertele-tele dan Tidak Fokus: Isi surat yang bertele-tele dan tidak fokus membuat surat menjadi sulit dibaca dan dipahami. Sampaikan informasi secara ringkas, padat, dan langsung ke poin utama.
  • Bahasa yang Tidak Formal dan Tidak Sopan: Penggunaan bahasa yang tidak formal dan tidak sopan dapat mengurangi kesan profesional surat dan bahkan bisa membuat permohonan ditolak. Gunakan bahasa formal dan sopan dalam surat resmi.
  • Tidak Ada Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat tanpa tanda tangan dan nama jelas tidak memiliki legalitas. Pastikan surat ditandatangani oleh pihak yang berwenang (Ketua OSIS dan Sekretaris OSIS) dan mencantumkan nama lengkap serta jabatan.
  • Mengajukan Surat Terlalu Mendekati Hari Pelaksanaan: Mengajukan surat terlalu dekat dengan hari pelaksanaan kegiatan bisa membuat permohonan sulit diproses karena pihak yang berwenang mungkin tidak memiliki waktu yang cukup untuk mempertimbangkan dan mempersiapkan tempat.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum ini dan mengikuti tips yang telah disebutkan, Anda dapat membuat surat peminjaman tempat OSIS yang efektif dan meningkatkan peluang permohonan Anda dikabulkan.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi teman-teman OSIS semua! Jika ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar pembuatan surat peminjaman tempat, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar