Beranda administrasi bisnis hukum keuangan

Panduan Lengkap: Contoh Surat Perintah Tetap & Tips Ampuh Bikinnya!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Surat perintah tetap, atau sering disingkat SPT, adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang untuk memberikan instruksi atau penugasan yang bersifat permanen atau berlaku terus-menerus. Dokumen ini penting banget dalam berbagai konteks, terutama di dunia kerja dan organisasi. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat perintah tetap ini!

Apa Itu Surat Perintah Tetap?

Surat perintah tetap pada dasarnya adalah surat resmi yang berisi perintah atau instruksi yang harus dilaksanakan secara berkelanjutan. Berbeda dengan surat perintah tugas yang biasanya berlaku untuk sekali waktu atau periode tertentu, surat perintah tetap ini mengikat dan berlaku sampai ada pencabutan atau perubahan di kemudian hari. Bayangkan seperti aturan main yang sudah ditetapkan dan harus diikuti terus-menerus.

Definisi Simpel Surat Perintah Tetap

Secara sederhana, surat perintah tetap adalah dokumen tertulis yang berisi instruksi permanen dari atasan kepada bawahan atau dari pihak berwenang kepada pihak yang dituju. Instruksi ini bisa beragam, tergantung konteksnya, tapi intinya adalah sesuatu yang harus dilakukan secara rutin dan berkelanjutan.

Tujuan dan Fungsi Surat Perintah Tetap

Surat perintah tetap punya beberapa tujuan dan fungsi penting, antara lain:

  1. Standardisasi Prosedur: SPT membantu menstandarisasi prosedur atau tata cara kerja. Dengan adanya SPT, semua pihak memiliki panduan yang jelas dan seragam dalam melaksanakan tugas tertentu. Ini penting untuk efisiensi dan konsistensi kerja.
  2. Kejelasan Tugas dan Tanggung Jawab: SPT memperjelas tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak. Dokumen ini memastikan bahwa semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan dan batasan-batasan tanggung jawab mereka.
  3. Kepastian Hukum: Sebagai dokumen resmi, SPT memiliki kekuatan hukum. Ini penting untuk melindungi hak dan kewajiban semua pihak yang terlibat. Jika terjadi perselisihan, SPT bisa menjadi bukti tertulis yang sah.
  4. Arsip dan Dokumentasi: SPT berfungsi sebagai arsip dan dokumentasi resmi organisasi atau perusahaan. Dokumen ini penting untuk keperluan audit, evaluasi kinerja, dan referensi di masa mendatang.
  5. Dasar Pengambilan Keputusan: SPT bisa menjadi dasar pengambilan keputusan lebih lanjut. Misalnya, SPT tentang standar kualitas produk bisa menjadi acuan dalam proses quality control dan pengembangan produk.

Contoh Surat Perintah Tetap
Image just for illustration

Perbedaan dengan Surat Perintah Lainnya

Penting untuk membedakan surat perintah tetap dengan jenis surat perintah lainnya, seperti surat perintah tugas atau surat perintah perjalanan dinas. Perbedaan utamanya terletak pada sifat dan jangka waktu perintah tersebut.

Jenis Surat Perintah Sifat Perintah Jangka Waktu Berlaku Contoh
Surat Perintah Tetap (SPT) Permanen, Berkelanjutan Tidak terbatas (sampai dicabut) SPT tentang SOP penggunaan alat, SPT tentang jadwal piket rutin
Surat Perintah Tugas (SPT) Sementara, Sekali Waktu Terbatas (sesuai tugas) SPT untuk melakukan audit internal, SPT untuk menghadiri rapat tertentu
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Sementara, Spesifik Terbatas (sesuai perjalanan) SPPD untuk kunjungan cabang, SPPD untuk pelatihan di luar kota

Dari tabel di atas, kita bisa lihat bahwa surat perintah tetap fokus pada instruksi yang berkelanjutan dan permanen, sementara jenis surat perintah lain lebih bersifat sementara dan spesifik untuk tugas atau kegiatan tertentu.

Kapan Surat Perintah Tetap Digunakan?

Surat perintah tetap digunakan dalam berbagai situasi dan konteks, terutama ketika dibutuhkan aturan atau prosedur yang berlaku secara terus-menerus. Berikut beberapa contoh penggunaan surat perintah tetap:

Dalam Konteks Pekerjaan dan Organisasi

Di dunia kerja, surat perintah tetap sangat umum digunakan untuk mengatur berbagai aspek operasional dan administratif. Beberapa contohnya:

  1. Standar Operasional Prosedur (SOP): SPT sering digunakan untuk menetapkan SOP dalam berbagai bidang, seperti SOP penggunaan alat, SOP pelayanan pelanggan, SOP keamanan, dan lain-lain. SOP ini harus diikuti oleh semua karyawan yang terkait secara konsisten.
  2. Jadwal Kerja dan Piket: Untuk mengatur jadwal kerja shift atau jadwal piket rutin, perusahaan atau organisasi bisa mengeluarkan SPT. Ini memastikan pembagian tugas yang jelas dan kelancaran operasional.
  3. Kebijakan Perusahaan: SPT bisa digunakan untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan yang bersifat permanen, seperti kebijakan penggunaan internet, kebijakan cuti, atau kebijakan berpakaian. Kebijakan ini mengikat seluruh karyawan.
  4. Penetapan Struktur Organisasi: Dalam beberapa kasus, perubahan struktur organisasi yang bersifat permanen bisa ditetapkan melalui SPT. Ini menunjukkan perubahan hierarki dan tanggung jawab dalam organisasi.
  5. Delegasi Wewenang: SPT bisa digunakan untuk mendelegasikan wewenang secara permanen kepada pejabat atau posisi tertentu. Ini memberikan kejelasan batas wewenang dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Contoh Situasi Penggunaan Lainnya

Selain di dunia kerja, surat perintah tetap juga bisa digunakan dalam konteks lain, seperti:

  1. Instruksi dari Pemerintah: Pemerintah bisa mengeluarkan SPT untuk instruksi yang berlaku bagi masyarakat umum atau instansi pemerintah lainnya. Misalnya, SPT tentang protokol kesehatan atau SPT tentang penggunaan energi.
  2. Peraturan di Lingkungan Pendidikan: Sekolah atau universitas bisa mengeluarkan SPT untuk mengatur peraturan yang berlaku bagi siswa atau mahasiswa, seperti peraturan tata tertib siswa atau peraturan penggunaan fasilitas kampus.
  3. Instruksi dalam Organisasi Kemasyarakatan: Organisasi kemasyarakatan atau komunitas juga bisa menggunakan SPT untuk mengatur tata cara kegiatan atau aturan internal organisasi.

Komponen Penting dalam Surat Perintah Tetap

Agar surat perintah tetap efektif dan memiliki kekuatan hukum, ada beberapa komponen penting yang harus ada di dalamnya. Komponen-komponen ini memastikan kejelasan, kelengkapan, dan keabsahan dokumen.

Judul dan Identitas Perusahaan/Organisasi

Setiap surat resmi, termasuk SPT, harus memiliki judul yang jelas. Judul biasanya mencantumkan jenis surat (“SURAT PERINTAH TETAP”) dan nomor urut surat (jika ada). Selain itu, identitas perusahaan atau organisasi yang mengeluarkan SPT juga harus tercantum dengan jelas, biasanya di bagian kepala surat (kop surat). Ini meliputi:

  • Nama Perusahaan/Organisasi: Nama lengkap dan logo (jika ada).
  • Alamat Lengkap: Alamat kantor pusat atau lokasi organisasi.
  • Nomor Telepon dan Fax: Informasi kontak yang bisa dihubungi.
  • Alamat Email dan Website: (Opsional) Informasi tambahan untuk komunikasi.

Nomor Surat dan Tanggal

Nomor surat penting untuk keperluan administrasi dan pengarsipan. Setiap SPT sebaiknya memiliki nomor urut yang unik. Tanggal penerbitan surat juga wajib dicantumkan. Tanggal ini menunjukkan kapan SPT tersebut resmi berlaku. Format tanggal biasanya mengikuti standar penulisan surat resmi.

Identitas Penerima Perintah

Surat perintah tetap harus menyebutkan dengan jelas siapa yang menjadi penerima perintah. Penerima perintah bisa berupa:

  • Individu: Nama lengkap dan jabatan (jika relevan).
  • Kelompok/Bagian: Nama bagian atau departemen dalam organisasi.
  • Jabatan: Jabatan tertentu dalam organisasi (misalnya, “Seluruh Manajer Cabang”).
  • Seluruh Karyawan: Jika perintah berlaku untuk semua karyawan.

Penyebutan identitas penerima harus spesifik dan tidak ambigu agar tidak menimbulkan kebingungan dalam pelaksanaannya.

Isi Perintah yang Jelas dan Detail

Bagian terpenting dari SPT adalah isi perintah. Isi perintah harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan detail. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis isi perintah:

  • Bahasa yang Lugas dan Mudah Dipahami: Hindari bahasa yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta mudah dipahami oleh semua pihak.
  • Rincian Perintah: Uraikan perintah secara rinci dan spesifik. Jelaskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan siapa yang bertanggung jawab.
  • Dasar Hukum atau Referensi: Jika perintah didasarkan pada peraturan atau kebijakan tertentu, sebutkan dasar hukum atau referensi tersebut. Ini memperkuat legalitas SPT.
  • Sanksi atau Konsekuensi (Jika Ada): Dalam beberapa kasus, SPT mungkin mencantumkan sanksi atau konsekuensi jika perintah tidak dilaksanakan. Ini memberikan efek jera dan menegaskan pentingnya kepatuhan.

Tanda Tangan dan Stempel

Surat perintah tetap harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang mengeluarkan perintah. Biasanya, ini adalah atasan langsung atau pejabat yang memiliki kewenangan sesuai dengan struktur organisasi. Selain tanda tangan, stempel perusahaan atau organisasi juga penting untuk memperkuat keabsahan dokumen. Tanda tangan dan stempel menunjukkan bahwa SPT tersebut resmi dikeluarkan dan disetujui oleh pihak yang berwenang.

Ilustrasi Tanda Tangan Surat
Image just for illustration

Contoh Format Surat Perintah Tetap

Berikut adalah contoh format surat perintah tetap yang umum digunakan. Format ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik masing-masing organisasi atau perusahaan.

Struktur Umum Surat Perintah Tetap

  1. KOP SURAT
    • Nama Perusahaan/Organisasi
    • Alamat Lengkap
    • Nomor Telepon, Fax, Email, Website (Opsional)
    • Logo Perusahaan/Organisasi (Opsional)
  2. JUDUL SURAT
    • SURAT PERINTAH TETAP
    • Nomor: … (Nomor Urut Surat)
  3. TEMPAT DAN TANGGAL PENERBITAN
    • [Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]
  4. YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI:
    • Nama Lengkap
    • Jabatan
  5. MEMBERIKAN PERINTAH KEPADA:
    • [Identitas Penerima Perintah - Individu/Kelompok/Jabatan/Seluruh Karyawan]
  6. UNTUK:
    • [Isi Perintah yang Jelas dan Detail]
  7. DEMIKIAN surat perintah tetap ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
  8. [NAMA KOTA], [Tanggal Bulan Tahun]

  9. [NAMA JABATAN PEMBERI PERINTAH]

    (Tanda Tangan)

    [NAMA LENGKAP PEMBERI PERINTAH]

    (Stempel Perusahaan/Organisasi)

Template/Contoh Sederhana Surat Perintah Tetap

Berikut contoh sederhana surat perintah tetap tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggunaan Ruang Meeting:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT PERINTAH TETAP
Nomor: SPT/RM/001/2024

[Jakarta], 20 Oktober 2024

YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI:

Nama Lengkap: [Nama Atasan]
Jabatan: Manajer Umum

MEMBERIKAN PERINTAH KEPADA:

Seluruh Karyawan PT. [Nama Perusahaan]

UNTUK:

Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggunaan Ruang Meeting sebagaimana terlampir dalam dokumen SOP-RM-001. SOP ini berlaku efektif sejak tanggal surat perintah ini diterbitkan dan wajib dipatuhi oleh seluruh karyawan PT. [Nama Perusahaan] yang menggunakan ruang meeting. Setiap pelanggaran terhadap SOP ini akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.

DEMIKIAN surat perintah tetap ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 20 Oktober 2024

Manajer Umum

(Tanda Tangan)

[Nama Atasan]

(Stempel Perusahaan)

(Lampiran: Dokumen SOP-RM-001)

Catatan: Contoh di atas hanya template sederhana. Isi dan format SPT bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan masing-masing organisasi. Pastikan untuk selalu menyertakan lampiran SOP atau dokumen pendukung yang relevan jika diperlukan.

Tips Membuat Surat Perintah Tetap yang Efektif

Membuat surat perintah tetap yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan kejelasan. Berikut beberapa tips yang bisa kamu ikuti:

Bahasa yang Jelas dan Ringkas

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta lugas dan ringkas. Hindari kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit. Poin-poin perintah sebaiknya diuraikan secara singkat, padat, dan jelas. Pastikan pesan yang ingin disampaikan mudah dipahami oleh semua pihak.

Informasi yang Lengkap dan Akurat

Sertakan informasi yang lengkap dan akurat dalam SPT. Pastikan semua komponen penting (judul, nomor surat, tanggal, identitas penerima, isi perintah, tanda tangan, stempel) tercantum dengan benar. Jika ada lampiran, pastikan lampiran tersebut tersebutkan dan terlampir dengan lengkap. Informasi yang lengkap dan akurat menghindari kesalahpahaman dan memperkuat keabsahan dokumen.

Format yang Profesional dan Rapi

Perhatikan format surat agar terlihat profesional dan rapi. Gunakan font yang standar dan mudah dibaca (misalnya, Times New Roman atau Arial, ukuran 12). Atur layout surat dengan baik, termasuk margin, spasi, dan paragraf. Format yang profesional mencerminkan kredibilitas perusahaan atau organisasi.

Konsistensi dan Kearsipan yang Baik

Jaga konsistensi dalam pembuatan SPT. Gunakan format dan template yang seragam untuk semua SPT yang dikeluarkan. Arsipkan semua SPT dengan baik dan sistematis. Buat sistem pengarsipan yang rapi dan mudah diakses untuk keperluan referensi di masa mendatang. Kearsipan yang baik memudahkan pencarian dokumen dan menjaga riwayat keputusan organisasi.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Surat Perintah Tetap

Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan terkait surat perintah tetap, terutama dari aspek hukum dan implikasi bagi karyawan.

Aspek Hukum Surat Perintah Tetap

Surat perintah tetap adalah dokumen resmi yang memiliki kekuatan hukum, terutama jika dikeluarkan oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam konteks ketenagakerjaan, SPT bisa menjadi bagian dari perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa SPT tidak bertentangan dengan hukum dan melindungi hak serta kewajiban semua pihak. Konsultasikan dengan ahli hukum atau bagian legal perusahaan jika ada keraguan terkait aspek hukum SPT.

Implikasi bagi Karyawan dan Penerima Perintah

Surat perintah tetap mengikat penerima perintah untuk melaksanakan instruksi yang tertulis di dalamnya. Bagi karyawan, SPT bisa berdampak langsung pada tugas dan tanggung jawab mereka. Penting bagi perusahaan atau organisasi untuk mengkomunikasikan SPT secara jelas dan efektif kepada semua pihak yang terkait. Berikan sosialisasi atau pelatihan jika diperlukan agar semua orang memahami isi dan implikasi SPT. Pastikan juga ada mekanisme umpan balik atau klarifikasi jika ada pertanyaan atau kesulitan dalam pelaksanaan SPT.

Pembaruan dan Revisi Surat Perintah Tetap

Meskipun bersifat “tetap”, surat perintah tetap tidak selamanya berlaku abadi. Perubahan kondisi, kebijakan, atau kebutuhan organisasi mungkin memerlukan pembaruan atau revisi SPT. Buat mekanisme review berkala untuk SPT yang sudah ada. Jika ada perubahan, terbitkan surat perintah tetap yang baru yang mencabut atau menggantikan SPT sebelumnya. Komunikasikan perubahan tersebut kepada semua pihak terkait agar tidak terjadi kebingungan atau kesalahan dalam pelaksanaan.

Kesimpulan

Surat perintah tetap adalah instrumen penting dalam pengelolaan organisasi dan perusahaan. Dengan SPT yang baik dan efektif, prosedur kerja bisa distandarisasi, tugas dan tanggung jawab menjadi jelas, dan kepastian hukum terjamin. Memahami komponen, format, dan tips pembuatan SPT akan membantu kamu membuat dokumen yang informatif, efektif, dan memiliki kekuatan hukum. Pastikan untuk selalu memperhatikan aspek kejelasan, kelengkapan, dan profesionalisme dalam setiap SPT yang kamu buat.

Mari Berdiskusi!

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang surat perintah tetap? Kalau kamu punya pengalaman atau pertanyaan seputar SPT, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya! Yuk, kita diskusi lebih lanjut!

Posting Komentar