Mau Resign? Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Tulis Tangan yang Sopan & Ampuh!

Table of Contents

Menulis surat pengunduran diri kerja adalah langkah penting saat kamu memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan. Meskipun di era digital ini banyak komunikasi dilakukan secara online, surat pengunduran diri tulis tangan masih memiliki nilai dan kesan tersendiri. Surat ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga cerminan profesionalisme dan etika kamu dalam berpamitan dengan perusahaan. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang cara membuat surat pengunduran diri kerja tulis tangan yang baik dan sopan!

Mengapa Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan Masih Relevan?¶

Image just for illustration

Mungkin kamu bertanya-tanya, di zaman serba digital ini, kenapa masih perlu repot menulis surat pengunduran diri dengan tangan? Bukankah lebih praktis dan cepat mengirim email atau mengetik surat? Memang benar, kemudahan teknologi sangat membantu, tapi ada beberapa alasan mengapa surat pengunduran diri tulis tangan tetap relevan dan bahkan dihargai:

• Kesan Personal dan Lebih Sopan: Surat tulis tangan memberikan sentuhan personal yang tidak bisa didapatkan dari email atau surat ketikan. Ini menunjukkan bahwa kamu meluangkan waktu dan usaha lebih untuk menyampaikan pengunduran diri secara formal dan sopan. Apalagi jika hubunganmu dengan atasan atau perusahaan selama ini baik, surat tulis tangan bisa menjadi cara yang lebih hangat untuk berpamitan.
• Tradisi dan Budaya Perusahaan: Beberapa perusahaan, terutama perusahaan yang lebih tradisional atau memiliki budaya kekeluargaan yang kuat, mungkin lebih menghargai surat pengunduran diri tulis tangan. Ini dianggap sebagai bentuk penghormatan terhadap nilai-nilai perusahaan dan proses formal yang berlaku. Meskipun tidak tertulis dalam peraturan, mengirimkan surat tulis tangan bisa memberikan kesan positif.
• Situasi Tertentu yang Membutuhkan Sentuhan Lebih: Ada situasi tertentu di mana surat tulis tangan lebih tepat. Misalnya, jika kamu memiliki hubungan yang sangat dekat dengan atasan atau merasa perlu menyampaikan rasa terima kasih secara lebih personal atas kesempatan yang telah diberikan. Surat tulis tangan bisa menjadi cara yang lebih bermakna untuk mengungkapkan perasaan tersebut.
• Dokumentasi Fisik yang Lebih Kuat: Surat tulis tangan menjadi dokumen fisik yang lebih sulit dimanipulasi atau diubah dibandingkan dokumen digital. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin menyimpan dokumen fisik sebagai arsip resmi, dan surat pengunduran diri tulis tangan memiliki nilai lebih dalam hal ini.

Meskipun begitu, penting juga untuk mempertimbangkan kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki preferensi atau aturan tertentu mengenai format surat pengunduran diri. Selalu cek kebijakan perusahaan atau tanyakan kepada HRD untuk memastikan kamu mengikuti prosedur yang benar. Namun secara umum, surat pengunduran diri tulis tangan yang baik dan sopan akan selalu diterima dengan baik.

Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan¶

Image just for illustration

Agar surat pengunduran diri tulis tangan kamu efektif dan profesional, ada beberapa komponen penting yang harus kamu sertakan. Komponen-komponen ini memastikan surat kamu jelas, informatif, dan memenuhi standar etika yang baik. Berikut adalah elemen-elemen utama yang wajib ada dalam surat pengunduran diri:

1. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal surat adalah hal pertama yang harus kamu tulis di bagian atas surat. Tanggal ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan diajukan. Pastikan tanggal yang kamu tulis adalah tanggal saat kamu benar-benar menulis surat tersebut. Penulisan tanggal biasanya diletakkan di pojok kanan atas surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah:

• Tanggal Bulan Tahun (contoh: 26 Oktober 2023)
• Bulan Tanggal Tahun (contoh: Oktober 26, 2023 - format ini lebih umum di negara-negara berbahasa Inggris, tapi tetap bisa diterima di Indonesia).

2. Data Penerima Surat¶

Setelah tanggal, tuliskan data penerima surat di bagian kiri surat. Data penerima ini biasanya terdiri dari:

• Nama lengkap penerima: Tulis nama lengkap atasan langsung kamu atau HRD, tergantung kepada siapa surat tersebut ditujukan. Pastikan penulisan nama benar dan tanpa kesalahan.
• Jabatan penerima: Tulis jabatan penerima surat. Ini penting untuk memastikan surat tersebut sampai ke orang yang tepat dan menunjukkan formalitas.
• Nama perusahaan: Tulis nama perusahaan tempat kamu bekerja.
• Alamat perusahaan: Tulis alamat lengkap perusahaan.

Contoh penulisan data penerima:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT [Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

3. Salam Pembuka¶

Salam pembuka adalah sapaan sopan yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum dan tepat digunakan dalam surat pengunduran diri adalah:

• “Dengan hormat,”
• “Kepada Bapak/Ibu [Nama Atasan],” (jika ditujukan langsung ke atasan)
• “Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],” (lebih formal)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas dan hubunganmu dengan penerima surat. “Dengan hormat,” adalah pilihan yang aman dan sopan untuk semua situasi.

4. Maksud dan Tujuan Surat (Pernyataan Pengunduran Diri)¶

Bagian inti dari surat pengunduran diri adalah pernyataan yang jelas dan tegas bahwa kamu mengundurkan diri dari pekerjaan. Sampaikan maksud ini secara langsung dan tidak bertele-tele. Hindari kalimat yang ambigu atau terlalu panjang. Contoh kalimat pernyataan pengunduran diri:

• “Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi [Jabatan] di PT [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Terakhir Kerja].”
• “Dengan surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa saya, [Nama Lengkap], memutuskan untuk mengundurkan diri dari jabatan [Jabatan] di PT [Nama Perusahaan]. Pengunduran diri ini efektif mulai tanggal [Tanggal Terakhir Kerja].”
• “Saya menulis surat ini untuk menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan] di [Nama Departemen/Divisi] PT [Nama Perusahaan], dengan tanggal efektif pengunduran diri pada [Tanggal Terakhir Kerja].”

Perhatikan penulisan tanggal terakhir kerja. Umumnya, perusahaan memiliki aturan notice period (masa pemberitahuan) sebelum pengunduran diri efektif. Cek kembali kontrak kerja atau kebijakan perusahaan mengenai notice period. Biasanya notice period adalah 1 bulan, tapi bisa berbeda-beda tergantung perusahaan dan jabatan.

5. Ucapan Terima Kasih¶

Meskipun kamu mengundurkan diri, penting untuk tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Sertakan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah kamu dapatkan selama bekerja di perusahaan tersebut. Ucapan terima kasih ini menunjukkan apresiasi dan profesionalisme kamu. Contoh kalimat ucapan terima kasih:

• “Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di PT [Nama Perusahaan] selama ini. Pengalaman yang saya dapatkan sangat berharga dan akan selalu saya kenang.”
• “Saya sangat berterima kasih atas bimbingan dan dukungan yang telah saya terima selama bekerja di sini. Saya menghargai kesempatan yang telah diberikan dan pelajaran yang saya dapatkan.”
• “Selama bekerja di PT [Nama Perusahaan], saya telah mendapatkan banyak pengalaman berharga dan kesempatan untuk belajar. Saya mengucapkan terima kasih atas semua itu.”

6. Alasan Pengunduran Diri (Opsional)¶

Menyebutkan alasan pengunduran diri dalam surat adalah opsional. Kamu tidak wajib mencantumkan alasan pengunduran diri jika tidak ingin. Namun, jika kamu merasa nyaman dan ingin memberikan penjelasan singkat, kamu bisa menuliskannya secara ringkas dan profesional. Hindari menulis alasan yang terlalu detail, negatif, atau emosional. Alasan yang umum disebutkan adalah:

• “Untuk mengembangkan karir di bidang yang berbeda.”
• “Untuk melanjutkan pendidikan.”
• “Karena alasan keluarga.”
• “Untuk mencari tantangan baru.”

Jika kamu memilih untuk tidak mencantumkan alasan, kamu bisa langsung melanjutkan ke bagian selanjutnya setelah ucapan terima kasih.

7. Permohonan Maaf (Opsional)¶

Sama seperti alasan pengunduran diri, permohonan maaf juga bersifat opsional. Kamu bisa menambahkan permohonan maaf jika merasa perlu, terutama jika pengunduran diri kamu dirasa mendadak atau berpotensi menimbulkan kesulitan bagi perusahaan. Contoh kalimat permohonan maaf:

• “Saya mohon maaf apabila pengunduran diri ini menimbulkan ketidaknyamanan atau kesulitan bagi perusahaan.”
• “Saya menyadari bahwa pengunduran diri saya mungkin akan memberikan dampak pada tim. Untuk itu, saya mohon maaf dan akan berusaha semaksimal mungkin untuk membantu proses transisi sebelum tanggal terakhir kerja saya.”

8. Kesediaan Membantu Transisi¶

Menawarkan bantuan untuk proses transisi setelah pengunduran diri adalah tindakan yang sangat profesional dan dihargai. Ini menunjukkan tanggung jawab dan komitmen kamu untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar meskipun kamu sudah tidak di perusahaan. Contoh kalimat kesediaan membantu transisi:

• “Saya bersedia membantu proses transisi pekerjaan saya dan memastikan semua tugas dan tanggung jawab saya dapat dialihkan dengan baik sebelum tanggal terakhir kerja saya.”
• “Saya akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan semua pekerjaan yang tertunda dan membantu melatih pengganti saya agar transisi dapat berjalan lancar.”
• “Apabila dibutuhkan, saya siap untuk membantu proses transisi dan memberikan informasi atau panduan yang diperlukan.”

9. Salam Penutup¶

Salam penutup adalah kalimat sopan yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum dan tepat digunakan dalam surat pengunduran diri adalah:

• “Hormat saya,”
• “Salam hormat,”
• “Dengan hormat,” (sama dengan salam pembuka, bisa digunakan juga sebagai salam penutup)

Pilih salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka yang kamu gunakan dan tingkat formalitas surat. “Hormat saya,” adalah pilihan yang paling umum dan aman.

10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶

Bagian terakhir dari surat pengunduran diri adalah tanda tangan dan nama lengkap kamu. Tanda tangan harus ditulis dengan tinta biru atau hitam di atas nama lengkap yang diketik atau ditulis dengan jelas. Tanda tangan menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan berasal dari kamu. Letakkan tanda tangan dan nama lengkap di bagian bawah surat, setelah salam penutup.

Tips Menulis Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan yang Baik dan Sopan¶

Image just for illustration

Selain komponen-komponen penting di atas, ada beberapa tips tambahan yang perlu kamu perhatikan saat menulis surat pengunduran diri tulis tangan agar surat kamu terlihat baik, sopan, dan profesional:

• Gunakan Kertas dan Alat Tulis yang Baik: Pilih kertas berkualitas baik, seperti kertas HVS putih polos atau kertas surat yang sedikit lebih tebal. Gunakan pulpen atau pena dengan tinta hitam atau biru yang tidak luntur. Hindari menggunakan kertas berwarna atau pulpen warna-warni yang kurang formal.
• Tulisan Tangan Harus Rapi dan Mudah Dibaca: Karena surat ini ditulis tangan, pastikan tulisan tangan kamu rapi, jelas, dan mudah dibaca. Jika tulisan tangan kamu kurang rapi, usahakan untuk menulis dengan lebih hati-hati dan perlahan. Jika perlu, latihan menulis terlebih dahulu di kertas buram sebelum menulis di kertas surat yang sebenarnya. Tulisan yang sulit dibaca akan memberikan kesan yang kurang profesional.
• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Meskipun gaya bahasa yang diminta adalah kasual, dalam konteks surat resmi seperti surat pengunduran diri, tetap gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa slang, bahasa gaul, atau bahasa yang terlalu santai. Pilih kata-kata yang tepat dan menjaga nada bicara yang profesional.
• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat kamu bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Kesalahan-kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional surat kamu. Periksa kembali surat yang sudah kamu tulis sebelum diserahkan. Jika perlu, minta bantuan teman atau keluarga untuk membaca dan memeriksa surat kamu.
• Jaga Nada Bicara yang Positif dan Profesional: Meskipun kamu mungkin memiliki alasan negatif untuk mengundurkan diri, hindari mengungkapkan kekecewaan, kemarahan, atau keluhan dalam surat pengunduran diri. Jaga nada bicara yang positif, profesional, dan fokus pada masa depan. Surat pengunduran diri bukan tempat untuk melampiaskan emosi negatif.
• Sampaikan Surat Tepat Waktu: Serahkan surat pengunduran diri sesuai dengan notice period yang berlaku di perusahaan. Menyerahkan surat pengunduran diri terlalu mendadak bisa menimbulkan kesulitan bagi perusahaan. Komunikasikan rencana pengunduran diri kamu kepada atasan secara langsung sebelum menyerahkan surat resmi.

Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Tulis Tangan yang Baik dan Sopan¶

Berikut adalah contoh surat pengunduran diri kerja tulis tangan yang bisa kamu jadikan referensi. Contoh ini mencakup semua komponen penting dan ditulis dengan bahasa yang baik dan sopan:

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT [Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi [Jabatan] di PT [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Terakhir Kerja].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di PT [Nama Perusahaan] selama [Jumlah Tahun/Bulan] tahun/bulan terakhir. Pengalaman yang saya dapatkan di sini sangat berharga dan akan selalu saya kenang.

Saya mohon maaf apabila pengunduran diri ini menimbulkan ketidaknyamanan atau kesulitan bagi perusahaan. Saya akan berusaha semaksimal mungkin untuk membantu proses transisi pekerjaan saya dan memastikan semua tugas dapat dialihkan dengan baik sebelum tanggal terakhir kerja saya.

Saya berharap PT [Nama Perusahaan] akan terus maju dan sukses di masa depan. Semoga kita dapat terus menjalin hubungan baik.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Catatan:

• Bagian yang diberi kurung siku ([…]) harus kamu isi dengan informasi yang sesuai dengan data dirimu dan perusahaan.
• Tanggal Terakhir Kerja harus disesuaikan dengan notice period perusahaan.
• Contoh di atas adalah format umum. Kamu bisa menyesuaikannya sedikit sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kamu, asalkan tetap menjaga sopan santun dan profesionalisme.

Hal-Hal yang Sebaiknya Dihindari dalam Surat Pengunduran Diri¶

Image just for illustration

Agar surat pengunduran diri kamu benar-benar efektif dan memberikan kesan positif, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari saat menuliskannya:

• Menulis Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Surat pengunduran diri sebaiknya ringkas, padat, dan langsung ke poin. Hindari menulis terlalu panjang dan bertele-tele yang membuat penerima surat kesulitan memahami maksud kamu. Fokus pada informasi penting dan sampaikan secara jelas.
• Menggunakan Bahasa yang Kasar atau Tidak Sopan: Hindari penggunaan bahasa yang kasar, tidak sopan, atau merendahkan perusahaan atau rekan kerja. Meskipun kamu mungkin merasa kecewa atau marah, surat pengunduran diri bukan tempat untuk mengungkapkan emosi negatif tersebut. Jaga selalu bahasa yang sopan dan profesional.
• Menjelek-jelekkan Perusahaan atau Rekan Kerja: Jangan pernah menjelek-jelekkan perusahaan, atasan, atau rekan kerja dalam surat pengunduran diri. Ini sangat tidak profesional dan bisa merusak reputasi kamu di dunia kerja. Meskipun ada hal-hal negatif yang kamu alami, simpanlah untuk diri sendiri atau diskusikan dengan orang yang tepat secara pribadi.
• Menuntut Hal-Hal yang Tidak Relevan: Surat pengunduran diri bukan tempat untuk mengajukan tuntutan atau permintaan yang tidak relevan dengan proses pengunduran diri. Fokus pada pengunduran diri itu sendiri dan proses transisi. Masalah gaji terakhir, sisa cuti, atau hal-hal administratif lainnya bisa dibicarakan secara terpisah dengan HRD.
• Mengirimkan Surat yang Tidak Rapi atau Penuh Coretan: Untuk surat tulis tangan, pastikan surat yang kamu serahkan rapi, bersih, dan bebas dari coretan atau noda. Jika ada kesalahan saat menulis, sebaiknya tulis ulang surat yang baru daripada mencoret-coret surat yang sudah ada. Surat yang rapi mencerminkan profesionalisme dan keseriusan kamu.
• Tidak Menyertakan Tanda Tangan: Tanda tangan adalah bagian penting dari surat resmi, termasuk surat pengunduran diri. Pastikan kamu selalu menyertakan tanda tangan asli di surat pengunduran diri. Surat tanpa tanda tangan dianggap tidak sah dan kurang formal.

Dengan menghindari hal-hal di atas dan mengikuti tips serta contoh yang sudah dibahas, kamu akan dapat membuat surat pengunduran diri tulis tangan yang baik, sopan, dan profesional. Surat pengunduran diri yang baik akan membantu kamu mengakhiri hubungan kerja dengan baik dan menjaga reputasi positif di dunia profesional.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam membuat surat pengunduran diri kerja tulis tangan yang baik dan sopan. Jangan ragu untuk meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ini jika ada hal lain yang ingin kamu diskusikan!