Beranda karir organisasi surat tips

Mau Resign dari Organisasi? Ini Contoh Format Surat Pengunduran Diri & Tipsnya!

Diperbarui: • 0 • 12 menit membaca

Apa Itu Surat Pengunduran Diri?

Surat pengunduran diri adalah dokumen formal yang kamu buat untuk memberitahukan kepada organisasi atau perusahaan tempat kamu bekerja atau menjadi anggota, bahwa kamu ingin mengundurkan diri dari posisi atau keanggotaan tersebut. Surat ini penting banget karena menjadi bukti tertulis resmi bahwa kamu memang berniat untuk keluar. Selain itu, surat pengunduran diri juga menunjukkan sikap profesional dan menghargai organisasi yang selama ini telah menjadi tempat kamu berkontribusi. Dengan adanya surat ini, proses transisi kepergian kamu dari organisasi bisa berjalan lebih lancar dan teratur.

Contoh Format Surat Pengunduran Diri dari Organisasi
Image just for illustration

Mengapa Surat Pengunduran Diri Penting?

Surat pengunduran diri bukan cuma sekadar formalitas, lho. Ada beberapa alasan penting kenapa surat ini sangat diperlukan, baik bagi kamu maupun organisasi:

  • Bukti Resmi: Surat ini menjadi bukti hitam di atas putih bahwa kamu benar-benar ingin mengundurkan diri. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau klaim di kemudian hari.
  • Profesionalisme: Mengirimkan surat pengunduran diri menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang profesional dan menghargai etika kerja. Ini akan menjaga hubungan baik kamu dengan organisasi, meskipun kamu sudah tidak lagi menjadi bagian dari mereka.
  • Keteraturan Administrasi: Bagi organisasi, surat pengunduran diri membantu mereka untuk mengatur administrasi kepegawaian atau keanggotaan. Mereka bisa mulai mencari pengganti kamu dan mempersiapkan proses offboarding dengan lebih baik.
  • Klarifikasi Waktu: Surat pengunduran diri biasanya mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri. Ini penting untuk memberikan kepastian kapan terakhir kamu akan aktif di organisasi, sehingga tidak ada kebingungan mengenai tanggung jawab dan transisi pekerjaan.
  • Kesempatan Berterima Kasih: Surat pengunduran diri juga bisa menjadi kesempatan untuk menyampaikan rasa terima kasih atas pengalaman dan kesempatan yang telah diberikan organisasi selama ini. Ini adalah cara yang baik untuk mengakhiri hubungan secara positif.

Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri

Meskipun terkesan sederhana, ada beberapa komponen penting yang sebaiknya ada dalam surat pengunduran diri kamu agar surat tersebut efektif dan informatif:

  1. Identitas Diri: Sebutkan nama lengkap kamu, posisi atau jabatan terakhir di organisasi, dan departemen atau bagian tempat kamu berada (jika ada). Ini penting agar organisasi tahu dengan jelas siapa yang mengundurkan diri.
  2. Tanggal Surat: Cantumkan tanggal kamu menulis surat pengunduran diri. Tanggal ini akan menjadi acuan resmi kapan surat tersebut dibuat.
  3. Tujuan Surat: Nyatakan dengan jelas maksud surat, yaitu untuk mengundurkan diri dari posisi atau keanggotaan di organisasi. Gunakan kalimat yang lugas dan tidak bertele-tele. Contohnya, “Melalui surat ini, saya bermaksud untuk mengundurkan diri dari posisi [jabatan kamu] di [nama organisasi] terhitung mulai tanggal [tanggal efektif pengunduran diri].”
  4. Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Sebutkan tanggal kapan pengunduran diri kamu mulai berlaku. Biasanya, ada aturan notice period atau masa pemberitahuan sebelum pengunduran diri efektif, misalnya 2 minggu atau 1 bulan. Pastikan kamu mengikuti aturan yang berlaku di organisasi kamu.
  5. Ucapan Terima Kasih (Opsional tapi Disarankan): Sampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah kamu dapatkan selama berada di organisasi. Ini menunjukkan apresiasi dan menjaga hubungan baik. Kamu bisa menyebutkan hal-hal positif yang kamu pelajari atau pengalaman berharga yang kamu dapatkan.
  6. Alasan Pengunduran Diri (Opsional): Kamu bisa mencantumkan alasan pengunduran diri secara singkat jika kamu merasa perlu. Namun, ini tidak wajib. Jika kamu memilih untuk mencantumkan alasan, usahakan untuk tetap profesional dan hindari menjelek-jelekkan organisasi. Alasan yang umum disebutkan misalnya “melanjutkan karir di bidang lain,” “fokus pada pengembangan diri,” atau “alasan keluarga.” Jika kamu tidak ingin menyebutkan alasan, itu juga tidak masalah.
  7. Penawaran Bantuan Transisi (Opsional): Jika kamu bersedia membantu organisasi selama masa transisi setelah pengunduran diri kamu, kamu bisa menawarkannya dalam surat. Misalnya, “Saya bersedia membantu dalam proses transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan selama masa transisi ini.” Ini menunjukkan tanggung jawab dan profesionalisme kamu.
  8. Salam Penutup dan Tanda Tangan: Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Salam hangat,” diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap kamu.

Contoh Format Surat Pengunduran Diri yang Umum

Berikut adalah beberapa contoh format surat pengunduran diri yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, format ini bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi kamu, serta aturan organisasi tempat kamu bekerja.

Format Surat Pengunduran Diri Formal

Format ini cocok digunakan untuk situasi yang lebih resmi dan ketika kamu ingin menyampaikan kesan profesional yang kuat.

[Tempat, Tanggal]

[Kepada Yth.]
[Nama Atasan Langsung atau Pimpinan Organisasi]
[Jabatan Atasan Langsung atau Pimpinan Organisasi]
[Nama Organisasi]
[Alamat Organisasi]

**Perihal: Pengunduran Diri dari Jabatan [Jabatan Kamu]**

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap         : [Nama Lengkap Kamu]
Jabatan Terakhir    : [Jabatan Kamu]
Departemen/Bagian : [Departemen/Bagian Kamu] (jika ada)

bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari jabatan [Jabatan Kamu] di [Nama Organisasi], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Pengunduran diri ini saya ajukan karena [Alasan Pengunduran Diri, opsional atau bisa dihilangkan].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Organisasi] selama ini. Saya juga memohon maaf apabila selama masa kerja saya terdapat hal-hal yang kurang berkenan.

Saya berharap semoga [Nama Organisasi] akan terus maju dan sukses selalu. Saya juga berharap hubungan baik tetap terjalin meskipun saya tidak lagi menjadi bagian dari [Nama Organisasi].

Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Penjelasan Format Formal:

  • Menggunakan kop surat (jika ada kop surat organisasi, bisa dihilangkan jika surat pribadi).
  • Bahasa yang digunakan lebih formal dan baku.
  • Penyampaian maksud surat langsung ke inti tanpa basa-basi panjang.
  • Cocok untuk organisasi yang memiliki struktur hierarki yang jelas dan budaya formal.

Format Surat Pengunduran Diri Sederhana

Format ini lebih ringkas dan langsung ke poin. Cocok jika kamu ingin menyampaikan pengunduran diri dengan cepat dan tidak ingin terlalu formal.

[Tanggal]

[Nama Atasan/Pimpinan]
[Jabatan Atasan/Pimpinan]
[Nama Organisasi]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/Pimpinan],

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Organisasi]. Pengunduran diri saya akan efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama ini.

Hormat saya,

[Nama Kamu]
[Jabatan Kamu]

Penjelasan Format Sederhana:

  • Lebih ringkas dan tidak banyak detail formalitas.
  • Bahasa lebih santai namun tetap sopan.
  • Cocok untuk organisasi dengan budaya yang lebih fleksibel dan hubungan yang lebih informal antara anggota.
  • Tetap mencantumkan komponen penting seperti tanggal efektif dan ucapan terima kasih.

Format Surat Pengunduran Diri dengan Alasan

Jika kamu ingin memberikan alasan pengunduran diri secara singkat dan profesional, kamu bisa menggunakan format ini.

[Tanggal]

[Nama Atasan/Pimpinan]
[Jabatan Atasan/Pimpinan]
[Nama Organisasi]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/Pimpinan],

Dengan hormat, melalui surat ini saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Organisasi], efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Alasan pengunduran diri saya adalah [Alasan Pengunduran Diri Singkat, contoh: untuk fokus pada pengembangan karir di bidang [Bidang Baru], atau melanjutkan studi, atau alasan keluarga].

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan [Nama Organisasi] kepada saya selama ini.  Saya telah belajar banyak dan mendapatkan pengalaman berharga.

Saya berharap yang terbaik untuk [Nama Organisasi] ke depannya.

Hormat saya,

[Nama Kamu]
[Jabatan Kamu]

Penjelasan Format dengan Alasan:

  • Menyertakan alasan pengunduran diri secara singkat dan jelas.
  • Alasan sebaiknya disampaikan dengan profesional dan tidak menjelek-jelekkan organisasi.
  • Tetap menjaga sopan santun dan mengucapkan terima kasih.
  • Penting untuk mempertimbangkan apakah alasan perlu disampaikan atau tidak, tergantung pada situasi dan hubungan kamu dengan organisasi.

Format Surat Pengunduran Diri Tanpa Alasan

Jika kamu tidak ingin memberikan alasan pengunduran diri, format ini adalah pilihan yang tepat.

[Tanggal]

[Nama Atasan/Pimpinan]
[Jabatan Atasan/Pimpinan]
[Nama Organisasi]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/Pimpinan],

Melalui surat ini, saya memberitahukan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Organisasi], berlaku efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya dapatkan selama bekerja di [Nama Organisasi].

Hormat saya,

[Nama Kamu]
[Jabatan Kamu]

Penjelasan Format Tanpa Alasan:

  • Tidak mencantumkan alasan pengunduran diri sama sekali.
  • Fokus pada penyampaian pengunduran diri dan ucapan terima kasih.
  • Sangat ringkas dan langsung ke inti.
  • Cocok jika kamu merasa alasan pengunduran diri adalah urusan pribadi atau tidak perlu diungkapkan kepada organisasi.

Format Surat Pengunduran Diri untuk Posisi Tertentu

Format surat pengunduran diri pada dasarnya sama, namun kamu bisa sedikit menyesuaikannya tergantung pada posisi atau peran kamu di organisasi. Misalnya, jika kamu memegang posisi penting atau memiliki tanggung jawab besar, kamu bisa menambahkan sedikit penawaran bantuan transisi yang lebih spesifik.

Baca Juga: loading

Contoh untuk Ketua Organisasi:

[Tanggal]

[Dewan Pengurus/Anggota Organisasi]
[Nama Organisasi]

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i Anggota [Nama Organisasi],

Dengan berat hati, melalui surat ini saya menyampaikan pengunduran diri saya dari jabatan Ketua [Nama Organisasi], terhitung efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan berbagai hal, dan saya yakin ini adalah waktu yang tepat untuk memberikan kesempatan kepada anggota lain untuk memimpin organisasi ini ke depannya.

Selama menjabat sebagai ketua, saya merasa bangga dan terhormat dapat bekerja sama dengan seluruh anggota [Nama Organisasi]. Saya mengucapkan terima kasih atas dukungan dan kerjasama yang luar biasa selama ini.

Saya akan tetap berkomitmen untuk mendukung [Nama Organisasi] dalam kapasitas yang berbeda ke depannya. Saya juga bersedia membantu proses transisi kepemimpinan agar organisasi tetap berjalan lancar.

Semoga [Nama Organisasi] terus berkembang dan memberikan manfaat bagi banyak orang.

Hormat saya,

[Nama Kamu]
[Jabatan Kamu/Ketua Organisasi]

Penjelasan Format untuk Posisi Tertentu:

  • Penyesuaian bahasa dan isi disesuaikan dengan posisi dan tanggung jawab.
  • Menekankan komitmen untuk membantu transisi, terutama untuk posisi penting.
  • Tetap menjaga profesionalisme dan sopan santun.
  • Contoh di atas adalah untuk ketua organisasi, bisa diadaptasi untuk posisi lain seperti bendahara, sekretaris, koordinator divisi, dll.

Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Baik

Menulis surat pengunduran diri memang terlihat mudah, tapi ada beberapa tips yang bisa kamu perhatikan agar surat kamu lebih baik dan meninggalkan kesan positif:

  1. Ketahui Aturan Organisasi: Cari tahu aturan organisasi terkait pengunduran diri, seperti notice period atau prosedur yang harus diikuti. Patuhi aturan ini agar proses pengunduran diri berjalan lancar.
  2. Sampaikan Tepat Waktu: Kirimkan surat pengunduran diri sesuai dengan notice period yang berlaku. Jangan mendadak atau terlalu mepet dengan tanggal efektif pengunduran diri.
  3. Bahasa yang Sopan dan Profesional: Gunakan bahasa yang sopan, formal (jika perlu), dan profesional. Hindari bahasa yang kasar, emosional, atau menjelek-jelekkan organisasi.
  4. Ringkas dan Jelas: Tulis surat pengunduran diri secara ringkas, padat, dan jelas. Hindari bertele-tele atau memasukkan informasi yang tidak relevan.
  5. Fokus pada Fakta: Jika kamu memilih untuk memberikan alasan pengunduran diri, fokuslah pada fakta dan hindari opini subjektif atau emosi negatif.
  6. Periksa Kembali: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali grammar, spelling, dan tata bahasa. Surat yang rapi dan bebas kesalahan akan memberikan kesan profesional.
  7. Simpan Salinan: Simpan salinan surat pengunduran diri untuk arsip pribadi kamu. Ini bisa berguna jika ada masalah atau pertanyaan di kemudian hari.
  8. Sampaikan Secara Langsung (Jika Memungkinkan): Selain mengirimkan surat tertulis, jika memungkinkan, sampaikan juga niat pengunduran diri kamu secara langsung kepada atasan atau pimpinan organisasi sebelum mengirimkan surat resmi. Ini menunjukkan etika dan komunikasi yang baik.

Hal-hal yang Perlu Dihindari dalam Surat Pengunduran Diri

Ada beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari saat menulis surat pengunduran diri agar tidak menimbulkan masalah atau kesan negatif:

  • Menulis Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Surat pengunduran diri sebaiknya ringkas dan langsung ke poin. Hindari menulis terlalu panjang atau menceritakan detail yang tidak perlu.
  • Menjelek-jelekkan Organisasi atau Rekan Kerja: Hindari menulis kalimat negatif atau menjelek-jelekkan organisasi, atasan, atau rekan kerja. Ini tidak profesional dan bisa merusak reputasi kamu.
  • Menggunakan Bahasa Kasar atau Tidak Sopan: Gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari bahasa kasar, sarkasme, atau sindiran.
  • Memberikan Alasan yang Tidak Jujur atau Mengada-ada: Jika kamu memilih untuk memberikan alasan, usahakan untuk jujur dan apa adanya. Jangan mengarang alasan yang tidak benar atau dibuat-buat.
  • Menuntut atau Meminta Hal yang Tidak Relevan: Surat pengunduran diri bukan tempat untuk mengajukan tuntutan atau permintaan yang tidak relevan dengan proses pengunduran diri.
  • Terlalu Emosional: Hindari menulis surat dalam keadaan emosi yang tidak stabil (misalnya marah atau kecewa). Tenangkan diri terlebih dahulu sebelum menulis surat agar isinya tetap profesional.
  • Tidak Mencantumkan Informasi Penting: Pastikan surat pengunduran diri kamu mencantumkan informasi penting seperti identitas diri, tujuan surat, dan tanggal efektif pengunduran diri.

Dampak Pengunduran Diri bagi Organisasi dan Individu

Pengunduran diri, baik dari sisi organisasi maupun individu, tentu memiliki dampak. Memahami dampak ini penting agar kedua belah pihak bisa mempersiapkan diri dan mengelola transisi dengan baik.

Dampak bagi Organisasi:

  • Kehilangan Sumber Daya Manusia: Organisasi kehilangan anggota atau karyawan yang mungkin memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman berharga.
  • Gangguan Operasional: Pengunduran diri bisa menyebabkan gangguan operasional, terutama jika posisi yang ditinggalkan penting dan sulit digantikan dengan cepat.
  • Biaya Rekrutmen dan Pelatihan: Organisasi perlu mengeluarkan biaya untuk merekrut dan melatih pengganti, yang bisa memakan waktu dan sumber daya.
  • Penurunan Produktivitas Sementara: Selama masa transisi, produktivitas tim atau departemen mungkin menurun karena penyesuaian dengan anggota baru.
  • Dampak pada Moral Anggota Lain: Pengunduran diri anggota yang populer atau penting bisa mempengaruhi moral anggota lain, terutama jika alasan pengunduran diri tidak jelas atau dianggap negatif.

Dampak bagi Individu:

  • Perubahan Karir: Pengunduran diri menandai perubahan karir atau arah hidup. Ini bisa menjadi langkah positif untuk pengembangan diri atau tantangan baru.
  • Kehilangan Pendapatan (sementara): Jika belum mendapatkan pekerjaan atau kegiatan baru, pengunduran diri bisa berarti kehilangan pendapatan sementara.
  • Perubahan Rutinitas: Rutinitas sehari-hari akan berubah, termasuk lingkungan kerja, rekan kerja, dan tugas-tugas yang biasa dilakukan.
  • Kesempatan Baru: Pengunduran diri membuka kesempatan untuk mencari pekerjaan atau kegiatan yang lebih sesuai dengan minat dan tujuan pribadi.
  • Pengembangan Diri: Proses mencari pekerjaan baru atau beradaptasi dengan lingkungan baru bisa menjadi ajang pengembangan diri dan peningkatan keterampilan.
  • Perubahan Jaringan Profesional: Jaringan profesional mungkin berubah, meskipun menjaga hubungan baik dengan organisasi lama tetap penting.

Contoh-Contoh Situasi dan Surat Pengunduran Diri

Berikut adalah beberapa contoh situasi yang mungkin kamu hadapi dan bagaimana menulis surat pengunduran diri yang sesuai:

  • Situasi 1: Mendapatkan Pekerjaan Baru

    • Fokus Surat: Menyampaikan pengunduran diri, ucapan terima kasih, dan sedikit alasan (mendapatkan kesempatan karir yang lebih baik).
    • Contoh Kalimat Alasan: “Saya mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan karir saya lebih lanjut di bidang [Bidang Baru] di perusahaan lain.”

  • Situasi 2: Ingin Fokus pada Keluarga

    • Fokus Surat: Menyampaikan pengunduran diri, ucapan terima kasih, dan alasan (urusan keluarga).
    • Contoh Kalimat Alasan: “Saya memutuskan untuk mengundurkan diri karena ingin fokus pada keluarga dan kebutuhan pribadi untuk sementara waktu.”

  • Situasi 3: Melanjutkan Pendidikan

    • Fokus Surat: Menyampaikan pengunduran diri, ucapan terima kasih, dan alasan (melanjutkan studi).
    • Contoh Kalimat Alasan: “Saya akan melanjutkan studi [Jenjang Pendidikan] di [Nama Institusi] mulai [Tanggal Mulai Studi], sehingga saya memutuskan untuk mengundurkan diri.”

  • Situasi 4: Tidak Cocok dengan Budaya Organisasi

    • Fokus Surat: Menyampaikan pengunduran diri, ucapan terima kasih, tanpa perlu menyebutkan alasan detail (cukup alasan umum).
    • Contoh Kalimat Alasan (Opsional): “Pengunduran diri ini saya ajukan karena alasan pribadi.” (atau tanpa alasan sama sekali).

  • Situasi 5: Pindah Domisili

    • Fokus Surat: Menyampaikan pengunduran diri, ucapan terima kasih, dan alasan (pindah domisili).
    • Contoh Kalimat Alasan: “Karena saya akan pindah domisili ke [Kota/Daerah Baru] pada [Tanggal Pindah], maka saya mengajukan pengunduran diri dari posisi ini.”

Dalam setiap situasi, penting untuk tetap menjaga profesionalisme dan sopan santun dalam surat pengunduran diri. Sesuaikan format dan isi surat dengan situasi dan preferensi kamu, serta aturan organisasi.

Kesimpulan

Surat pengunduran diri adalah dokumen penting yang perlu kamu buat secara profesional dan etis ketika kamu memutuskan untuk mengakhiri keanggotaan atau pekerjaan di sebuah organisasi. Dengan memahami komponen penting, format yang umum digunakan, tips menulis, dan hal-hal yang perlu dihindari, kamu bisa membuat surat pengunduran diri yang efektif dan meninggalkan kesan positif. Ingatlah untuk selalu menjaga komunikasi yang baik dengan organisasi selama proses pengunduran diri agar transisi berjalan lancar dan hubungan baik tetap terjaga.

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang format surat pengunduran diri dari organisasi? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat pengunduran diri, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar