Panduan Lengkap Bikin Contoh Surat Dinas Tulis Tangan: Gampang & Anti Ribet!
Surat dinas, kita semua pasti pernah dengar atau bahkan membuatnya. Biasanya, surat dinas ini identik dengan dokumen formal yang diketik rapi di atas kertas berlogo instansi. Tapi, tahukah kamu kalau surat dinas juga bisa ditulis tangan? Yup, namanya surat dinas tulis tangan. Mungkin terdengar agak kuno, tapi ternyata masih relevan dan punya tempatnya sendiri lho. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat dinas yang satu ini!
Apa Itu Surat Dinas Tulis Tangan?¶
Image just for illustration
Sederhananya, surat dinas tulis tangan adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga, namun ditulis menggunakan tangan, bukan diketik. Fungsinya sama persis dengan surat dinas pada umumnya, yaitu sebagai alat komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, perintah, laporan, atau hal-hal kedinasan lainnya. Bedanya cuma terletak pada cara pembuatannya yang manual.
Kenapa sih ada surat dinas tulis tangan? Di era digital ini, mungkin banyak yang bertanya-tanya mengapa repot-repot menulis tangan padahal ada komputer dan printer. Nah, ada beberapa alasan kenapa surat dinas tulis tangan ini masih eksis dan bahkan dibutuhkan dalam situasi tertentu:
- Keterbatasan fasilitas: Di beberapa daerah atau situasi, mungkin akses ke komputer atau printer terbatas. Dalam kondisi seperti ini, menulis tangan menjadi solusi praktis dan cepat untuk membuat surat dinas. Bayangkan kalau di daerah terpencil yang listriknya belum stabil, surat dinas tulis tangan jadi penyelamat komunikasi resmi.
- Keadaan darurat: Dalam situasi mendesak atau darurat, pembuatan surat dinas tulis tangan bisa lebih efisien. Tidak perlu menunggu proses mengetik dan mencetak, surat bisa langsung ditulis dan disampaikan. Contohnya, surat tugas mendadak untuk penanganan bencana alam di lokasi yang sulit dijangkau.
- Nilai personal: Surat dinas tulis tangan bisa memberikan kesan lebih personal dan ‘manusiawi’ dalam beberapa konteks. Misalnya, surat ucapan terima kasih atau surat permohonan yang bersifat khusus, tulisan tangan bisa menambahkan sentuhan personal yang mungkin tidak didapatkan dari surat yang diketik.
- Dokumentasi arsip: Dalam beberapa instansi, terutama yang masih menerapkan sistem arsip manual, surat dinas tulis tangan mungkin lebih mudah diarsipkan dan dikelola secara fisik. Meskipun sekarang sudah banyak beralih ke digital, arsip fisik terkadang masih diperlukan.
Jadi, meskipun terkesan tradisional, surat dinas tulis tangan punya fungsi dan kegunaan yang spesifik. Ia bukan sekadar alternatif pengganti surat dinas ketik, tapi juga punya nilai tambah dalam situasi tertentu.
Kelebihan dan Kekurangan Surat Dinas Tulis Tangan¶
Image just for illustration
Seperti halnya segala sesuatu, surat dinas tulis tangan juga punya kelebihan dan kekurangan dibandingkan dengan surat dinas yang diketik. Memahami poin-poin ini penting agar kita bisa menentukan kapan dan dalam situasi apa surat dinas tulis tangan ini paling tepat digunakan.
Kelebihan Surat Dinas Tulis Tangan:
- Cepat dan praktis dalam kondisi tertentu: Seperti yang sudah disebutkan, dalam situasi darurat atau keterbatasan fasilitas, surat dinas tulis tangan sangat praktis. Kita tidak perlu perangkat elektronik, cukup alat tulis dan kertas.
- Memberikan kesan personal: Tulisan tangan bisa memberikan sentuhan personal yang lebih kuat. Ini bisa berguna dalam surat-surat yang sifatnya lebih personal atau membutuhkan pendekatan yang lebih ‘dekat’ dengan penerima.
- Mengurangi risiko kesalahan teknis: Tidak ada risiko error komputer, masalah printer, atau file yang rusak. Prosesnya murni manual, sehingga kesalahan teknis yang berhubungan dengan perangkat elektronik bisa dihindari.
- Lebih mudah diakses di area minim fasilitas: Di daerah-daerah yang belum terjangkau listrik atau internet stabil, surat dinas tulis tangan adalah solusi komunikasi resmi yang paling mungkin.
Kekurangan Surat Dinas Tulis Tangan:
- Kurang efisien untuk volume besar: Jika instansi perlu membuat banyak surat dinas sekaligus, menulis tangan tentu sangat tidak efisien. Prosesnya memakan waktu dan tenaga lebih banyak dibandingkan mengetik.
- Potensi tulisan tidak terbaca: Tulisan tangan setiap orang berbeda-beda. Jika tulisan tangan kurang rapi atau sulit dibaca, pesan dalam surat bisa jadi tidak tersampaikan dengan baik. Ini bisa menimbulkan miskomunikasi.
- Sulit untuk diedit dan direvisi: Jika ada kesalahan atau perlu revisi, surat dinas tulis tangan harus ditulis ulang. Proses revisi ini lebih rumit dibandingkan dengan surat yang diketik, di mana kita bisa dengan mudah mengedit file di komputer.
- Kurang formal dalam pandangan umum: Meskipun tetap sah sebagai surat dinas, dalam pandangan umum surat dinas tulis tangan mungkin dianggap kurang formal dibandingkan surat yang diketik dan dicetak rapi. Ini tergantung pada konteks dan budaya organisasi.
- Arsip fisik lebih rentan rusak: Arsip surat dinas tulis tangan yang berupa kertas fisik lebih rentan terhadap kerusakan seperti sobek, luntur, atau dimakan rayap dibandingkan arsip digital.
Dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan ini, kita bisa lebih bijak dalam memilih apakah akan membuat surat dinas tulis tangan atau surat dinas ketik. Pilihan terbaik tergantung pada situasi, kebutuhan, dan tujuan komunikasi yang ingin dicapai.
Struktur Surat Dinas Tulis Tangan yang Benar¶
Image just for illustration
Meskipun ditulis tangan, struktur surat dinas tulis tangan tetap harus mengikuti kaidah dan format surat dinas yang berlaku. Ini penting untuk menjaga formalitas dan kejelasan informasi yang disampaikan. Berikut adalah struktur umum surat dinas tulis tangan yang perlu kamu perhatikan:
-
Kop Surat (Kepala Surat): Bagian ini terletak paling atas dan berisi informasi identitas instansi atau lembaga pengirim surat. Kop surat umumnya mencakup:
- Nama instansi/lembaga: Ditulis dengan huruf kapital dan biasanya dicetak tebal (bold). Contoh: PEMERINTAH KABUPATEN SUKAMAJU
- Alamat lengkap instansi/lembaga: Mencakup nama jalan, nomor, kode pos, kota/kabupaten, dan provinsi. Ditulis di bawah nama instansi. Contoh: Jalan Merdeka No. 17, 40115, Bandung, Jawa Barat
- Nomor telepon dan fax (opsional): Boleh dicantumkan jika dianggap perlu untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
- Alamat email dan website (opsional): Juga bisa ditambahkan, terutama jika instansi sudah aktif menggunakan media digital.
- Logo instansi (opsional): Jika ada logo resmi instansi, bisa digambar atau ditempel di bagian kop surat. Namun, untuk surat tulis tangan, logo ini seringkali ditiadakan untuk kepraktisan.
-
Tanggal Surat: Dicantumkan di bawah kop surat, biasanya di sebelah kanan. Format tanggal yang umum digunakan adalah: tanggal bulan tahun (contoh: 17 Agustus 2024). Nama bulan sebaiknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
-
Nomor Surat: Merupakan kode unik yang diberikan pada setiap surat dinas untuk keperluan pengarsipan dan penomoran. Format nomor surat bisa berbeda-beda tergantung sistem penomoran di masing-masing instansi. Umumnya terdiri dari kode instansi, nomor urut surat, dan bulan/tahun pembuatan surat. Contoh: Nomor: 045/SD/VIII/2024
-
Sifat Surat (opsional): Menunjukkan tingkat kepentingan atau urgensi surat. Contoh: SANGAT RAHASIA, RAHASIA, SEGERA, PENTING, BIASA. Ditulis di bawah nomor surat, biasanya di sebelah kiri. Jika tidak ada sifat khusus, bagian ini bisa ditiadakan.
-
Lampiran (opsional): Jika ada dokumen atau berkas lain yang disertakan bersama surat, jumlah lampiran ditulis di bagian ini. Contoh: Lampiran: 2 (dua) berkas. Jika tidak ada lampiran, bagian ini ditiadakan.
-
Perihal/Hal: Inti atau pokok masalah yang dibahas dalam surat. Ditulis secara singkat dan jelas agar penerima surat langsung memahami tujuan surat. Contoh: Perihal: Permohonan Izin Menggunakan Tempat
-
Alamat Tujuan Surat: Ditulis di bawah perihal, di sebelah kiri. Ditujukan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Formatnya:
- Yth. (Yang Terhormat)
- Jabatan atau nama orang yang dituju (jika jelas)
- Nama instansi/lembaga tujuan (jika ditujukan ke instansi)
- Alamat lengkap instansi/lembaga tujuan
Contoh:
Yth. Bapak Kepala Bagian Personalia
PT Maju Jaya Abadi
Jalan Industri Raya Kav. 8
Jakarta Pusat -
Salam Pembuka: Ungkapan pembuka surat yang sopan. Contoh: Dengan hormat, Assalamu’alaikum Wr. Wb., Salam Sejahtera, dll. Pilihan salam pembuka disesuaikan dengan konteks dan norma yang berlaku.
-
Isi Surat (Batang Tubuh Surat): Bagian terpenting dari surat dinas, berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:
- Paragraf pembuka: Mengantarkan pembaca ke pokok masalah. Bisa berisi latar belakang atau pengantar singkat.
- Paragraf isi: Uraian inti masalah atau informasi yang ingin disampaikan secara rinci dan jelas. Gunakan bahasa yang efektif dan lugas. Jika perlu, bisa dibagi menjadi beberapa sub-paragraf atau poin-poin.
- Paragraf penutup: Berisi kesimpulan, harapan, atau ajakan terkait isi surat. Bisa juga berisi ucapan terima kasih atau permohonan maaf jika ada kesalahan.
-
Salam Penutup: Ungkapan penutup surat yang sopan. Contoh: Hormat kami, Wassalamu’alaikum Wr. Wb., Salam Sejahtera, dll. Pilihan salam penutup harus konsisten dengan salam pembuka.
-
Tanda Tangan dan Nama Pejabat: Bagian ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Terdiri dari:
- Tanda tangan: Dibubuhkan oleh pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas.
- Nama lengkap pejabat: Ditulis di bawah tanda tangan.
- NIP (Nomor Induk Pegawai) atau Jabatan: Dicantumkan di bawah nama pejabat. NIP biasanya digunakan untuk pegawai negeri sipil (PNS), sedangkan jabatan digunakan untuk pejabat non-PNS atau dalam konteks organisasi swasta.
-
Stempel/Cap Instansi (opsional): Meskipun tulis tangan, stempel instansi tetap bisa dibubuhkan di sebelah tanda tangan untuk memperkuat legalitas surat. Namun, ini tidak selalu wajib, tergantung pada kebijakan instansi.
Dengan mengikuti struktur ini, surat dinas tulis tanganmu akan tetap terlihat profesional dan informatif, meskipun dibuat secara manual. Pastikan tulisan tanganmu rapi dan mudah dibaca agar pesan tersampaikan dengan efektif.
Contoh-Contoh Surat Dinas Tulis Tangan¶
Image just for illustration
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat dinas tulis tangan untuk berbagai keperluan. Ingat, format dan strukturnya tetap sama seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, hanya saja semuanya ditulis tangan.
Contoh 1: Surat Izin Tidak Masuk Kerja (Tulis Tangan)
(KOP SURAT INSTANSI/LEMBAGA)
(Alamat lengkap)
(Tempat, Tanggal pembuatan surat)
Nomor : (Nomor surat)
Sifat : Biasa
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yth. Bapak/Ibu (Nama Atasan/Kepala Bagian)
(Jabatan Atasan)
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : (Nama Lengkap)
NIP : (NIP - jika ada)
Jabatan : (Jabatan)
Unit Kerja : (Unit Kerja)
Bermaksud untuk mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari (Hari), tanggal (Tanggal) karena (Alasan izin, contoh: sakit, ada keperluan keluarga penting, dll.).
Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan (Jika ada lampiran, contoh: surat keterangan dokter).
Demikian surat permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
(Nama Lengkap)
(NIP/Jabatan - jika ada)
Contoh 2: Surat Tugas (Tulis Tangan)
(KOP SURAT INSTANSI/LEMBAGA)
(Alamat lengkap)
(Tempat, Tanggal pembuatan surat)
Nomor : (Nomor surat)
Sifat : SEGERA
Lampiran : -
Perihal : Surat Tugas
Yth. Sdr. (Nama Pegawai yang Ditugaskan)
(Jabatan Pegawai)
Di Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb./Dengan hormat,
Sehubungan dengan (Latar belakang/dasar pemberian tugas, contoh: adanya kegiatan pelatihan, rapat koordinasi, dll.) yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : (Hari, Tanggal pelaksanaan tugas)
Waktu : (Waktu pelaksanaan tugas)
Tempat : (Tempat pelaksanaan tugas)
Maka dengan ini, kami menugaskan Saudara:
Nama : (Nama Lengkap)
NIP : (NIP - jika ada)
Jabatan : (Jabatan)
Unit Kerja : (Unit Kerja)
Untuk melaksanakan tugas sebagai (Jabatan/Peran dalam tugas, contoh: peserta pelatihan, narasumber, panitia, dll.) dalam kegiatan tersebut.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb./Hormat kami,
(Tanda Tangan)
(Nama Pejabat yang Berwenang)
(NIP/Jabatan Pejabat)
Contoh 3: Surat Pemberitahuan (Tulis Tangan)
(KOP SURAT INSTANSI/LEMBAGA)
(Alamat lengkap)
(Tempat, Tanggal pembuatan surat)
Nomor : (Nomor surat)
Sifat : BIASA
Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kegiatan
Yth. Bapak/Ibu Peserta Kegiatan (Nama Kegiatan)
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan pemberitahuan mengenai perubahan jadwal pelaksanaan kegiatan (Nama Kegiatan) yang semula dijadwalkan pada:
Hari/Tanggal : (Hari, Tanggal jadwal semula)
Waktu : (Waktu jadwal semula)
Tempat : (Tempat jadwal semula)
Diubah menjadi:
Hari/Tanggal : (Hari, Tanggal jadwal baru)
Waktu : (Waktu jadwal baru)
Tempat : (Tempat jadwal baru)
Perubahan jadwal ini dikarenakan (Alasan perubahan jadwal, contoh: adanya kendala teknis, perubahan kebijakan, dll.). Kami mohon maaf atas perubahan jadwal ini dan ketidaknyamanan yang mungkin timbul.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
(Nama Pejabat yang Berwenang)
(NIP/Jabatan Pejabat)
Contoh-contoh di atas hanyalah sebagian kecil dari jenis surat dinas yang bisa ditulis tangan. Prinsipnya, semua jenis surat dinas, mulai dari surat undangan, surat keputusan, surat rekomendasi, hingga memo dinas, bisa dibuat dalam format tulis tangan. Yang penting, struktur dan kaidah penulisan surat dinas tetap diikuti dengan benar.
Tips Membuat Surat Dinas Tulis Tangan yang Efektif¶
Image just for illustration
Agar surat dinas tulis tanganmu efektif dan profesional, ada beberapa tips yang perlu kamu perhatikan:
-
Gunakan Tulisan Tangan yang Rapi dan Mudah Dibaca: Ini adalah poin paling penting. Tulisan tangan yang berantakan atau sulit dibaca akan membuat pesan surat tidak tersampaikan dengan baik. Usahakan menulis dengan jelas, rapi, dan konsisten. Jika perlu, latih tulisan tanganmu agar lebih baik.
-
Perhatikan Kebersihan dan Kerapian: Surat dinas, meskipun tulis tangan, tetap harus terlihat bersih dan rapi. Hindari coretan, noda tinta, atau lipatan yang tidak perlu. Gunakan kertas yang bersih dan berkualitas baik.
-
Gunakan Bahasa Indonesia yang Baku dan Formal: Surat dinas adalah dokumen resmi, jadi gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, bahasa slang, atau singkatan yang tidak lazim. Perhatikan juga kaidah tata bahasa dan ejaan yang benar.
-
Struktur Surat Harus Lengkap dan Benar: Pastikan semua elemen struktur surat dinas (kop surat, tanggal, nomor, perihal, isi, penutup, tanda tangan, dll.) tercantum lengkap dan ditempatkan dengan benar. Ikuti format dan urutan yang sudah dijelaskan sebelumnya.
-
Ringkas dan Jelas dalam Menyampaikan Pesan: Surat dinas harus efektif dan efisien. Sampaikan pesan secara ringkas, padat, dan langsung ke inti. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan bahasa yang lugas dan mudah dipahami.
-
Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum surat dikirim, periksa kembali seluruh isinya. Pastikan tidak ada kesalahan tulis, kesalahan informasi, atau bagian yang terlewat. Lebih baik lagi jika ada orang lain yang membaca dan memeriksa suratmu sebelum dikirim.
-
Pertimbangkan Penggunaan Tinta Hitam: Tinta hitam umumnya dianggap lebih formal dan profesional untuk surat dinas. Hindari penggunaan tinta warna-warni yang kurang sesuai untuk dokumen resmi.
-
Gunakan Kertas yang Tepat: Kertas HVS putih polos adalah pilihan yang paling umum dan aman untuk surat dinas. Hindari penggunaan kertas berwarna atau kertas bergaris, kecuali jika ada ketentuan khusus dari instansi.
Dengan menerapkan tips-tips ini, surat dinas tulis tanganmu akan tetap profesional, informatif, dan efektif dalam menyampaikan pesan kedinasan. Ingat, kualitas tulisan tangan dan kerapian surat adalah kunci utama dalam membuat surat dinas tulis tangan yang baik.
Legalitas dan Relevansi Surat Dinas Tulis Tangan di Era Digital¶
Image just for illustration
Pertanyaan yang sering muncul adalah, apakah surat dinas tulis tangan masih legal dan relevan di era digital seperti sekarang? Jawabannya adalah YA. Secara hukum, surat dinas tulis tangan tetap memiliki kekuatan hukum yang sama dengan surat dinas yang diketik, asalkan memenuhi syarat-syarat sahnya suatu surat dinas. Syarat-syarat ini antara lain:
- Dibuat oleh pihak yang berwenang: Surat harus dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang memiliki kewenangan untuk mengeluarkan surat dinas atas nama instansi atau lembaga.
- Memenuhi struktur dan format surat dinas yang berlaku: Surat harus memiliki elemen-elemen penting seperti kop surat, nomor, perihal, isi, penutup, tanda tangan, dan lain-lain.
- Isi surat jelas dan tidak bertentangan dengan hukum: Informasi yang disampaikan dalam surat harus jelas, benar, dan tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Selama syarat-syarat ini terpenuhi, surat dinas tulis tangan tetap sah dan dapat digunakan sebagai bukti tertulis yang resmi. Meskipun era digital mendorong penggunaan komunikasi elektronik, surat dinas tulis tangan masih memiliki relevansinya dalam beberapa konteks:
- Situasi tanpa akses teknologi: Di daerah terpencil, pedalaman, atau dalam kondisi darurat bencana, akses ke teknologi mungkin terbatas. Surat dinas tulis tangan menjadi solusi komunikasi resmi yang paling praktis dan efektif.
- Dokumentasi arsip fisik: Beberapa instansi masih mempertahankan sistem arsip fisik untuk dokumen-dokumen penting. Surat dinas tulis tangan lebih mudah diarsipkan secara manual dan menjadi bagian dari catatan fisik instansi.
- Sentuhan personal dalam komunikasi: Dalam situasi tertentu, surat dinas tulis tangan bisa memberikan kesan personal dan lebih ‘manusiawi’. Ini bisa berguna dalam surat-surat yang sifatnya ucapan terima kasih, permohonan maaf, atau surat yang ditujukan kepada pihak eksternal yang membutuhkan pendekatan personal.
- Proses internal yang sederhana: Untuk komunikasi internal antar unit kerja atau antar pegawai dalam satu instansi, surat dinas tulis tangan bisa menjadi cara yang lebih cepat dan sederhana untuk menyampaikan pesan singkat atau memo internal.
Meskipun demikian, perlu diakui bahwa tren umum saat ini adalah digitalisasi. Sebagian besar instansi pemerintah dan swasta sudah beralih ke sistem surat menyurat elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan komunikasi. Surat dinas elektronik tentu memiliki banyak keunggulan dalam hal kecepatan, kemudahan distribusi, dan pengarsipan digital.
Namun, surat dinas tulis tangan tidak serta merta hilang begitu saja. Ia tetap memiliki tempat dan fungsinya dalam situasi-situasi tertentu. Kemampuan untuk membuat surat dinas tulis tangan yang baik tetap menjadi keterampilan yang berguna, terutama bagi mereka yang bekerja di instansi pemerintah atau organisasi yang masih menggunakan sistem surat menyurat manual atau menghadapi situasi yang membutuhkan fleksibilitas surat dinas tulis tangan.
Jadi, jangan ragu untuk menggunakan surat dinas tulis tangan jika memang diperlukan. Yang terpenting adalah memahami struktur, format, dan kaidah penulisannya, serta menulis dengan rapi, jelas, dan profesional.
Bagaimana pendapatmu tentang surat dinas tulis tangan? Apakah kamu pernah membuatnya atau menerimanya? Yuk, berbagi pengalaman dan komentar di bawah ini!
Posting Komentar