Beranda cuti karyawan permohonan surat

Panduan Lengkap: Bikin Contoh Surat Permohonan Cuti yang Anti Ribet & Disetujui!

Diperbarui: • 0 • 12 menit membaca

Meminta cuti kerja itu hak setiap karyawan. Entah itu untuk liburan, sakit, urusan keluarga, atau alasan penting lainnya, yang penting prosesnya dilakukan dengan benar. Salah satu caranya adalah dengan membuat surat permohonan cuti. Mungkin terdengar formal, tapi sebenarnya surat ini penting banget lho! Kenapa? Karena surat permohonan cuti ini adalah bentuk komunikasi resmi antara kamu dan perusahaan. Dengan surat ini, atasan dan HRD jadi tahu kalau kamu berencana untuk tidak masuk kerja dalam periode waktu tertentu dan alasannya apa.

Kenapa Surat Permohonan Cuti Itu Penting?

Contoh surat permohonan cuti
Image just for illustration

Mungkin di beberapa kantor kecil atau startup, urusan cuti bisa diselesaikan dengan ngobrol santai sama atasan. Tapi, di perusahaan yang lebih besar atau yang punya sistem administrasi yang rapi, surat permohonan cuti itu wajib hukumnya. Surat ini bukan cuma formalitas, tapi juga punya beberapa fungsi penting:

  • Dokumentasi Resmi: Surat permohonan cuti jadi bukti tertulis kalau kamu sudah mengajukan izin tidak masuk kerja. Ini penting untuk administrasi kantor dan juga jadi pegangan kalau ada masalah di kemudian hari.
  • Perencanaan Kerja: Dengan adanya surat cuti, atasan dan tim bisa merencanakan pekerjaan selama kamu cuti. Tugas-tugas kamu bisa didelegasikan atau dijadwalkan ulang. Jadi, pekerjaan kantor tetap berjalan lancar meskipun kamu lagi nggak ada.
  • Keteraturan Administrasi: HRD menggunakan surat permohonan cuti untuk mencatat data cuti karyawan. Ini penting untuk menghitung sisa cuti tahunan, gaji, dan keperluan administrasi lainnya.
  • Komunikasi yang Jelas: Surat cuti menyampaikan informasi secara jelas dan terstruktur. Di dalamnya ada tanggal cuti, alasan cuti, dan informasi penting lainnya. Jadi, nggak ada kesalahpahaman antara kamu dan perusahaan.

Jenis-Jenis Cuti yang Umum Diajukan

Sebelum menulis surat permohonan cuti, penting untuk tahu jenis-jenis cuti yang biasanya ada di perusahaan. Setiap jenis cuti punya aturan dan ketentuan yang berbeda. Berikut beberapa jenis cuti yang umum:

Cuti Tahunan

Ini adalah jenis cuti yang paling umum. Setiap karyawan biasanya punya hak cuti tahunan setelah bekerja selama periode tertentu (misalnya 12 bulan). Jumlah hari cuti tahunan biasanya sudah diatur dalam peraturan perusahaan atau undang-undang ketenagakerjaan. Cuti tahunan ini bisa kamu gunakan untuk liburan, istirahat, atau keperluan pribadi lainnya.

Cuti Sakit

Kalau kamu sakit dan tidak bisa masuk kerja, kamu berhak mengajukan cuti sakit. Biasanya, untuk cuti sakit yang lebih dari 1-2 hari, kamu perlu menyertakan surat keterangan dokter. Surat keterangan dokter ini jadi bukti resmi kalau kamu memang benar-benar sakit dan tidak bisa bekerja.

Cuti Menikah

Kabar baik! Kalau kamu mau menikah, biasanya perusahaan memberikan cuti menikah. Durasi cuti menikah ini bervariasi, tergantung kebijakan perusahaan. Cuti menikah ini biasanya diberikan untuk keperluan persiapan pernikahan dan juga untuk menikmati masa-masa awal pernikahan.

Cuti Melahirkan (Maternity Leave) dan Cuti Ayah (Paternity Leave)

Untuk karyawan perempuan yang melahirkan, ada cuti melahirkan atau maternity leave. Durasi cuti melahirkan ini biasanya cukup panjang, sesuai dengan peraturan pemerintah. Sementara itu, untuk karyawan laki-laki yang istrinya melahirkan, ada juga cuti ayah atau paternity leave, meskipun biasanya durasinya lebih pendek dari cuti melahirkan. Cuti ini penting untuk mendampingi istri dan mengurus anak yang baru lahir.

Cuti Besar atau Cuti Panjang

Beberapa perusahaan memberikan fasilitas cuti besar atau cuti panjang setelah karyawan bekerja dalam jangka waktu tertentu, misalnya 5 tahun atau 10 tahun. Cuti besar ini biasanya durasinya lebih panjang dari cuti tahunan, bahkan bisa sampai satu bulan atau lebih. Cuti besar ini bisa jadi kesempatan untuk istirahat panjang, liburan jauh, atau melakukan hal-hal yang selama ini tertunda.

Cuti Penting Lainnya

Selain jenis-jenis cuti di atas, ada juga cuti penting lainnya yang biasanya diatur dalam peraturan perusahaan, seperti:

  • Cuti Karena Kematian Keluarga: Untuk karyawan yang anggota keluarga intinya (orang tua, suami/istri, anak) meninggal dunia.
  • Cuti Keagamaan: Untuk karyawan yang ingin menjalankan ibadah keagamaan tertentu, seperti ibadah haji atau umroh.
  • Cuti Urusan Keluarga Penting: Untuk keperluan keluarga yang mendesak dan penting, seperti mengurus orang tua sakit atau menghadiri acara keluarga yang penting.

Penting: Selalu cek peraturan perusahaan atau tanyakan ke HRD mengenai jenis-jenis cuti dan ketentuan yang berlaku di tempat kerjamu. Setiap perusahaan bisa punya kebijakan yang berbeda-beda.

Komponen Penting dalam Surat Permohonan Cuti

Surat permohonan cuti itu sebenarnya nggak ribet kok. Yang penting, kamu mencantumkan informasi-informasi penting berikut ini:

  1. Identitas Diri: Ini jelas wajib. Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan nomor induk karyawan (NIK) atau nomor pegawai kamu. Informasi ini penting supaya surat cuti kamu jelas identitas pengirimnya.
  2. Tanggal Pembuatan Surat: Tulis tanggal kamu membuat surat permohonan cuti. Ini penting untuk catatan administrasi dan urutan waktu.
  3. Tujuan Surat: Kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya ditujukan kepada atasan langsung atau HRD. Cantumkan nama jabatan dan nama lengkap penerima surat.
  4. Perihal Surat: Judul surat. Tulis “Permohonan Cuti” atau “Permohonan Cuti Tahunan” (sesuai jenis cuti yang kamu ajukan). Perihal ini membantu penerima surat langsung tahu inti dari surat kamu.
  5. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
  6. Isi Surat: Ini bagian inti dari surat permohonan cuti. Dalam isi surat, kamu perlu mencantumkan:
    • Jenis cuti yang diajukan (cuti tahunan, cuti sakit, dll.).
    • Alasan cuti (misalnya, liburan keluarga, sakit, urusan keluarga). Alasan cuti ini sebaiknya disebutkan secara singkat dan jelas. Untuk cuti sakit, biasanya perlu dijelaskan secara lebih detail atau dilampirkan surat dokter.
    • Tanggal mulai cuti dan tanggal berakhir cuti. Pastikan tanggalnya jelas dan sesuai dengan rencana cuti kamu.
    • Jumlah hari cuti yang diajukan. Hitung dengan benar jumlah hari cuti yang kamu minta.
    • Serah terima tugas (opsional, tapi sangat disarankan). Sebutkan secara singkat bagaimana kamu akan menyerahkan tugas-tugas kamu selama cuti. Misalnya, “Tugas akan saya delegasikan kepada rekan kerja [nama rekan kerja]” atau “Sebelum cuti, saya akan menyelesaikan tugas-tugas prioritas.” Ini menunjukkan profesionalisme kamu dan memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar.
    • Kontak yang bisa dihubungi (opsional). Jika kamu bersedia dihubungi untuk urusan pekerjaan yang mendesak selama cuti, kamu bisa mencantumkan nomor telepon atau email yang aktif. Tapi, ini opsional ya, kamu berhak untuk benar-benar istirahat selama cuti.
  7. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan ini saya sampaikan,”.
  8. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat permohonan cuti kamu dan cantumkan nama lengkap di bawah tanda tangan.

Langkah-Langkah Mudah Membuat Surat Permohonan Cuti

Biar nggak bingung, ini dia langkah-langkah mudah membuat surat permohonan cuti:

  1. Tentukan Jenis Cuti dan Tanggal Cuti: Pertama, tentukan dulu jenis cuti yang mau kamu ambil (tahunan, sakit, dll.) dan tanggal berapa kamu mau mulai cuti dan kapan selesai cuti. Pastikan tanggal cuti ini sudah kamu pertimbangkan matang-matang.
  2. Siapkan Informasi Diri dan Penerima Surat: Siapkan informasi diri kamu (nama, jabatan, NIK) dan informasi penerima surat (nama atasan/HRD, jabatan).
  3. Buka Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor): Buka aplikasi Microsoft Word, Google Docs, atau aplikasi pengolah kata lainnya di komputer atau smartphone kamu.
  4. Buat Format Surat Resmi: Atur format surat seperti surat resmi pada umumnya. Gunakan font yang formal (misalnya Times New Roman atau Arial), ukuran font 12, dan spacing 1.5 atau single.
  5. Tulis Kop Surat (Opsional): Beberapa perusahaan punya format kop surat sendiri. Kalau ada, gunakan kop surat perusahaan. Kalau tidak ada, kamu bisa lewati bagian ini.
  6. Tulis Tanggal Pembuatan Surat: Letakkan tanggal pembuatan surat di bagian kanan atas atau kiri atas surat.
  7. Tulis Tujuan Surat: Tulis “Yth. [Jabatan Penerima Surat], [Nama Penerima Surat]” di bawah tanggal surat.
  8. Tulis Perihal Surat: Tulis “Perihal: Permohonan Cuti [Jenis Cuti]” di bawah tujuan surat.
  9. Tulis Salam Pembuka: Mulai isi surat dengan salam pembuka “Dengan hormat,”.
  10. Tulis Isi Surat: Tuangkan isi surat sesuai dengan komponen penting yang sudah dijelaskan sebelumnya. Jelaskan jenis cuti, alasan cuti, tanggal cuti, jumlah hari cuti, dan rencana serah terima tugas (jika ada). Gunakan bahasa yang sopan dan formal, tapi tetap jelas dan mudah dipahami.
  11. Tulis Salam Penutup: Akhiri isi surat dengan salam penutup “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan ini saya sampaikan,”.
  12. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Siapkan ruang untuk tanda tangan di bawah salam penutup, lalu tulis nama lengkap kamu di bawahnya.
  13. Cek Ulang dan Koreksi: Sebelum dicetak atau dikirim, baca ulang surat permohonan cuti kamu. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, informasi sudah lengkap, dan formatnya sudah benar.
  14. Cetak atau Kirim: Cetak surat permohonan cuti jika perlu diserahkan secara fisik. Kalau perusahaan menerima surat cuti secara online, simpan surat dalam format PDF dan kirim melalui email atau platform yang digunakan perusahaan.
  15. Simpan Salinan Surat: Jangan lupa untuk menyimpan salinan surat permohonan cuti kamu. Ini penting untuk arsip pribadi dan sebagai bukti kalau kamu sudah mengajukan cuti.

Contoh-Contoh Surat Permohonan Cuti yang Bisa Kamu Jadikan Referensi

Biar lebih jelas, ini beberapa contoh surat permohonan cuti untuk berbagai situasi:

Contoh Surat Permohonan Cuti Tahunan

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
[Nama Perusahaan]

Perihal: Permohonan Cuti Tahunan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap  : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan       : [Jabatan Anda]
NIK/No. Pegawai: [NIK/No. Pegawai Anda]

Mengajukan permohonan cuti tahunan selama [Jumlah Hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Cuti].

Adapun maksud dan tujuan cuti tahunan ini adalah untuk [Alasan Cuti Tahunan, misalnya: berlibur bersama keluarga].

Selama cuti, tugas-tugas saya akan [Rencana Serah Terima Tugas, misalnya: didelegasikan kepada rekan kerja Bapak/Ibu [Nama Rekan Kerja] atau diselesaikan sebelum masa cuti].

Demikian surat permohonan cuti ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Contoh Surat Permohonan Cuti Sakit

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
[Nama Perusahaan]

Perihal: Permohonan Cuti Sakit

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap  : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan       : [Jabatan Anda]
NIK/No. Pegawai: [NIK/No. Pegawai Anda]

Mengajukan permohonan cuti sakit selama [Jumlah Hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Cuti].

Sesuai dengan surat keterangan dokter terlampir, saya tidak dapat menjalankan tugas dan pekerjaan karena sakit [Jenis Penyakit/Keluhan Sakit].

Selama masa cuti sakit, saya akan fokus pada pemulihan kesehatan. Untuk tugas-tugas mendesak, saya akan berusaha untuk tetap memantau dan berkoordinasi secara online jika memungkinkan.

Demikian surat permohonan cuti sakit ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

*Lampiran: Surat Keterangan Dokter*

Contoh Surat Permohonan Cuti Karena Urusan Keluarga Penting

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsng/HRD]
[Nama Perusahaan]

Perihal: Permohonan Cuti Urusan Keluarga Penting

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap  : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan       : [Jabatan Anda]
NIK/No. Pegawai: [NIK/No. Pegawai Anda]

Mengajukan permohonan cuti karena urusan keluarga penting selama [Jumlah Hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Cuti].

Adapun alasan cuti ini adalah untuk [Alasan Cuti Urusan Keluarga Penting, misalnya: mendampingi orang tua yang sakit dan dirawat di rumah sakit].

Selama cuti, tugas-tugas saya akan [Rencana Serah Terima Tugas, misalnya: didelegasikan kepada rekan kerja Bapak/Ibu [Nama Rekan Kerja] atau diselesaikan sebelum masa cuti].

Demikian surat permohonan cuti ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan: Contoh-contoh surat di atas bisa kamu modifikasi sesuai dengan kebutuhan dan situasi kamu. Yang penting, informasi pentingnya tetap ada dan formatnya sopan.

Tips Penting Saat Membuat Surat Permohonan Cuti

Biar surat permohonan cuti kamu makin oke dan disetujui dengan lancar, perhatikan tips-tips berikut ini:

  • Ajukan Jauh-Jauh Hari: Jangan mengajukan cuti mendadak, kecuali dalam situasi darurat. Ajukan cuti minimal beberapa hari atau minggu sebelum tanggal cuti yang diinginkan, terutama untuk cuti tahunan. Ini memberi waktu bagi atasan dan tim untuk mengatur pekerjaan selama kamu cuti.
  • Komunikasikan Secara Lisan Terlebih Dahulu: Sebelum membuat surat resmi, ada baiknya kamu komunikasikan rencana cuti kamu secara lisan kepada atasan langsung. Ini bentuk sopan santun dan koordinasi awal. Siapa tahu ada hal-hal penting yang perlu didiskusikan terkait rencana cuti kamu.
  • Perhatikan Deadline Pekerjaan: Sebelum mengajukan cuti, pastikan kamu sudah menyelesaikan tugas-tugas penting yang deadline-nya dekat. Atau, setidaknya kamu sudah punya rencana yang jelas untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut sebelum cuti atau mendelegasikannya.
  • Sertakan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Untuk jenis cuti tertentu, seperti cuti sakit atau cuti menikah, sertakan dokumen pendukung seperti surat keterangan dokter atau surat undangan pernikahan. Dokumen pendukung ini memperkuat alasan cuti kamu.
  • Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Meskipun gaya bahasa dalam artikel ini casual, tapi dalam surat permohonan cuti, tetap gunakan bahasa Indonesia yang sopan dan formal. Hindari bahasa gaul atau singkatan yang tidak resmi.
  • Koreksi Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim surat permohonan cuti, baca ulang dan koreksi dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, tata bahasa yang kurang tepat, atau informasi yang kurang lengkap. Surat yang rapi dan tanpa kesalahan menunjukkan profesionalisme kamu.
  • Simpan Bukti Pengajuan: Setelah surat permohonan cuti diserahkan (baik secara fisik maupun online), pastikan kamu punya bukti pengajuan. Misalnya, simpan salinan surat yang sudah ditandatangani atasan atau screenshot email pengajuan cuti yang sudah terkirim. Ini penting untuk jaga-jaga kalau ada masalah administrasi di kemudian hari.
  • Pahami Kebijakan Cuti Perusahaan: Setiap perusahaan punya kebijakan cuti yang berbeda-beda. Pahami dengan baik peraturan cuti di tempat kerjamu. Misalnya, berapa jumlah cuti tahunan yang kamu dapatkan, bagaimana proses pengajuan cuti, dan aturan-aturan lainnya. Informasi ini biasanya ada di buku panduan karyawan atau bisa ditanyakan ke HRD.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Seputar Surat Permohonan Cuti

1. Apakah surat permohonan cuti harus selalu formal?

Ya, surat permohonan cuti sebaiknya dibuat formal karena ini adalah dokumen resmi. Gunakan format surat resmi, bahasa yang sopan, dan cantumkan informasi penting dengan lengkap.

2. Bisakah saya mengajukan cuti secara lisan saja tanpa surat?

Tergantung kebijakan perusahaan. Di beberapa kantor kecil mungkin bisa, tapi sebaiknya tetap buat surat permohonan cuti sebagai bukti tertulis dan untuk administrasi yang lebih baik.

3. Berapa lama idealnya mengajukan cuti sebelum tanggal cuti?

Idealnya, ajukan cuti minimal 1-2 minggu sebelum tanggal cuti, terutama untuk cuti tahunan. Untuk cuti sakit atau urusan mendesak, bisa diajukan sesegera mungkin.

Baca Juga: loading

4. Apa yang harus dilakukan jika permohonan cuti ditolak?

Tanyakan alasan penolakan cuti kepada atasan atau HRD. Mungkin ada alasan yang bisa didiskusikan atau solusi alternatif yang bisa ditemukan.

5. Apakah saya tetap digaji selama cuti?

Untuk cuti tahunan, cuti menikah, cuti melahirkan/ayah, dan cuti besar, biasanya karyawan tetap mendapatkan gaji penuh. Untuk cuti sakit, tergantung kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan. Untuk cuti tanpa gaji (unpaid leave), tentu saja tidak ada gaji yang dibayarkan selama masa cuti.

6. Bagaimana jika saya harus memperpanjang cuti?

Jika ada alasan mendesak yang membuat kamu harus memperpanjang cuti, segera komunikasikan dengan atasan atau HRD. Buat surat permohonan perpanjangan cuti dan jelaskan alasannya.

7. Apakah format surat permohonan cuti harus sama persis dengan contoh di atas?

Tidak harus sama persis, tapi contoh-contoh surat di atas bisa jadi panduan. Yang penting, komponen-komponen penting dalam surat permohonan cuti tetap tercantum dan formatnya sopan.

8. Bisakah saya mengirim surat permohonan cuti melalui email?

Tergantung kebijakan perusahaan. Jika perusahaan mengizinkan pengajuan cuti secara online, kamu bisa mengirim surat permohonan cuti melalui email atau platform yang digunakan perusahaan.

9. Apa yang dimaksud dengan serah terima tugas dalam surat cuti?

Serah terima tugas adalah rencana kamu untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar selama kamu cuti. Misalnya, mendelegasikan tugas ke rekan kerja, menyelesaikan tugas prioritas sebelum cuti, atau membuat brief untuk rekan kerja yang menggantikan kamu sementara.

10. Apakah semua karyawan berhak atas cuti tahunan?

Pada umumnya, ya. Setiap karyawan yang sudah bekerja selama periode tertentu (biasanya 12 bulan) berhak atas cuti tahunan. Jumlah hari cuti tahunan dan ketentuan lainnya diatur dalam peraturan perusahaan atau undang-undang ketenagakerjaan.

Semoga panduan lengkap dan contoh surat permohonan cuti ini bermanfaat buat kamu ya! Jangan ragu untuk bertanya kalau ada hal lain yang ingin kamu tahu tentang surat permohonan cuti.

Gimana? Artikel ini membantu banget kan buat kamu yang lagi mau mengajukan cuti? Yuk, share pengalaman kamu atau pertanyaan lain seputar surat permohonan cuti di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar