Beranda administrasi contoh surat hukum panduan

Panduan Lengkap: Bikin Surat Kuasa yang Sah & Diketahui Lurah (dengan Contoh!)

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat kuasa adalah dokumen penting yang memberikan kewenangan kepada seseorang (penerima kuasa) untuk bertindak atas nama orang lain (pemberi kuasa) dalam urusan tertentu. Keberadaan surat kuasa ini sangat membantu ketika pemberi kuasa tidak bisa hadir atau mengurus sendiri suatu keperluan. Nah, dalam beberapa urusan, surat kuasa ini seringkali perlu diketahui atau disahkan oleh Lurah setempat.

Kenapa harus diketahui Lurah? Urusan apa saja yang biasanya memerlukan cap dan tanda tangan dari pejabat kelurahan ini? Yuk, kita bahas tuntas biar makin paham!

surat kuasa diketahui lurah
Image just for illustration

Memahami Esensi Surat Kuasa

Pada dasarnya, surat kuasa adalah bukti sah bahwa kamu menyerahkan sebagian atau seluruh kewenanganmu kepada orang lain. Pemberi kuasa adalah orang yang punya hak atau kewenangan awal. Sedangkan penerima kuasa adalah orang yang diberi mandat untuk menjalankan hak atau kewenangan itu.

Tujuan pembuatan surat kuasa ini bermacam-macam. Bisa untuk mengurus dokumen, mengambil uang, mengurus tanah, mewakili dalam sidang, atau bahkan mengelola bisnis. Tanpa surat ini, penerima kuasa tidak punya dasar hukum untuk bertindak mewakili pemberi kuasa.

Ada berbagai jenis surat kuasa, mulai dari yang umum (untuk banyak urusan) sampai yang khusus (hanya untuk satu urusan spesifik). Pemilihan jenis surat kuasa ini penting disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak menimbulkan salah tafsir atau penyalahgunaan.

Mengapa Perlu “Diketahui” oleh Lurah?

Pertanyaan menariknya, kenapa surat kuasa ini perlu diketahui oleh Lurah? Padahal, secara hukum perdata, surat kuasa dianggap sah selama memenuhi syarat formil dan materiil, bahkan tanpa campur tangan pejabat pemerintah.

Nah, fungsi “diketahui Lurah” ini seringkali lebih bersifat administratif daripada legalitas murni perdata. Lurah adalah pejabat pemerintah di tingkat kelurahan/desa yang punya otoritas dan pengetahuan tentang warganya serta wilayahnya. Tanda tangan dan stempel Lurah pada surat kuasa biasanya berfungsi sebagai:

  1. Verifikasi Identitas: Lurah dan stafnya mengenal warganya. Pengesahan oleh Lurah bisa jadi semacam validasi bahwa pemberi dan penerima kuasa memang benar warga di wilayah tersebut dan identitas mereka sesuai.
  2. Validasi Domisili: Ini menegaskan bahwa pihak-pihak yang terkait dalam surat kuasa tersebut berdomisili di wilayah kelurahan yang bersangkutan. Beberapa urusan administrasi sangat bergantung pada domisili ini.
  3. Pencatatan Administratif: Dalam beberapa kasus, kantor kelurahan mungkin punya catatan mengenai surat-surat penting yang dibuat warganya, termasuk surat kuasa, terutama jika terkait dengan aset di wilayah tersebut.
  4. Persyaratan Layanan Publik: Instansi lain (seperti BPN, bank, atau lembaga pemerintah daerah lain) seringkali mensyaratkan pengesahan Lurah untuk memproses surat kuasa terkait urusan tertentu, terutama yang berkaitan dengan tanah atau aset lokal. Ini adalah persyaratan prosedural untuk memastikan keabsahan awal sebelum diproses lebih lanjut.

Jadi, meskipun secara hukum perdata dasarnya surat kuasa itu sah antara para pihak, “diketahui Lurah” menambah lapis keabsahan administratif yang seringkali diperlukan oleh instansi yang akan menerima surat kuasa tersebut.

tanda tangan lurah
Image just for illustration

Kapan Surat Kuasa Umumnya Perlu “Sah” di Mata Lurah?

Ada beberapa skenario atau urusan spesifik di mana surat kuasa yang kamu buat kemungkinan besar akan diminta pengesahan oleh Lurah. Ini bukan daftar eksklusif, tapi ini yang paling sering ditemui:

  1. Urusan Pertanahan: Ini yang paling umum. Surat kuasa untuk menjual tanah, mengurus sertifikat tanah (balik nama, roya, pemecahan), mengambil warkah tanah di BPN, atau mengurus perizinan terkait tanah seringkali harus diketahui Lurah. Lurah dianggap tahu kondisi riil di lapangan dan identitas pemilik tanah di wilayahnya.
  2. Pengurusan Dokumen Administrasi Kependudukan: Kadang-kadang, untuk mengurus akta kelahiran, kematian, atau bahkan KTP/Kartu Keluarga jika pemberi kuasa tidak bisa hadir, surat kuasa bisa diperlukan. Pengesahan Lurah bisa diminta untuk memverifikasi identitas.
  3. Pengambilan Dana atau Bantuan Sosial: Jika ada dana bantuan pemerintah atau urusan keuangan lain yang pengambilannya harus dilakukan di kantor kelurahan atau posko lokal, dan si penerima bantuan berhalangan, surat kuasa diketahui Lurah seringkali jadi syarat.
  4. Urusan Waris yang Melibatkan Aset Lokal: Meskipun proses waris itu kompleks, jika ada surat kuasa yang dibuat terkait pengurusan aset warisan (terutama tanah atau rumah) yang berada di wilayah kelurahan tersebut, pengesahan Lurah bisa jadi diperlukan oleh pihak terkait.
  5. Pengurusan Perizinan Setempat: Beberapa perizinan tingkat kecamatan/kota yang terkait dengan lokasi fisik (misalnya IMB lama, izin usaha kecil) kadang memerlukan surat kuasa jika diwakilkan, dan Lurah bisa diminta untuk mengetahui surat kuasa tersebut.

Penting dicatat, tidak semua surat kuasa harus diketahui Lurah. Surat kuasa untuk mengambil ijazah di kampus, mewakili rapat pemegang saham di perusahaan swasta, atau mengurus perkara di pengadilan (ini biasanya perlu notaris atau pengacara) umumnya tidak perlu pengesahan Lurah. Jadi, pastikan kamu tahu persyaratan dari instansi yang akan menerima surat kuasa tersebut.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Kuasa

Sebelum melihat contoh, kamu perlu tahu apa saja komponen wajib dalam sebuah surat kuasa. Ini berlaku umum, namun untuk yang perlu diketahui Lurah, ada tambahan di bagian akhir.

  1. Judul: Jelas menyatakan “SURAT KUASA”. Kadang ditambahkan keterangan spesifik, misalnya “SURAT KUASA KHUSUS”.
  2. Identitas Pemberi Kuasa: Harus jelas dan lengkap. Meliputi: Nama Lengkap, Nomor KTP/NIK, Tempat & Tanggal Lahir, Pekerjaan, Alamat Lengkap (sesuai KTP, termasuk RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Provinsi). Data ini krusial untuk verifikasi oleh Lurah.
  3. Identitas Penerima Kuasa: Sama seperti pemberi kuasa, identitasnya juga harus lengkap. Nama Lengkap, Nomor KTP/NIK, Tempat & Tanggal Lahir, Pekerjaan, Alamat Lengkap (sesuai KTP).
  4. Isi / Ruang Lingkup Kuasa: Ini bagian paling penting. Jelaskan secara rinci dan spesifik tindakan apa saja yang diberi kewenangan kepada penerima kuasa. Hindari kalimat yang terlalu umum jika urusannya spesifik. Misalnya, bukan hanya “mengurus tanah”, tapi “menghadap kantor BPN Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota] untuk pengurusan peningkatan hak atas tanah Sertifikat Hak Milik Nomor [Nomor Sertifikat] atas nama [Nama Pemberi Kuasa] yang terletak di [Alamat Tanah Lengkap], termasuk namun tidak terbatas pada penyerahan dokumen, penandatanganan formulir, serta pengambilan dokumen terkait.”
  5. Klausul Pengalihan (Opsional): Sebutkan apakah penerima kuasa diperbolehkan mengalihkan kuasanya kepada orang lain (Hak Substitusi) atau tidak diperbolehkan. Jika tidak disebutkan, biasanya dianggap tidak boleh.
  6. Penutup: Kalimat penutup yang menyatakan surat kuasa dibuat dengan sebenar-benarnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
  7. Tempat dan Tanggal Pembuatan: Kota/Kabupaten tempat surat kuasa dibuat dan tanggal pembuatannya.
  8. Tanda Tangan: Tanda tangan Pemberi Kuasa di atas nama lengkap, dan Tanda tangan Penerima Kuasa di atas nama lengkap. Biasanya juga disertai meterai pada bagian tanda tangan pemberi kuasa, terutama untuk urusan yang bernilai ekonomis atau penting.
  9. Saksi (Opsional tapi Disarankan): Kadang diperlukan saksi, bisa 2 orang. Saksi ikut membubuhkan tanda tangan.
  10. Bagian Pengesahan Lurah: Ini bagian tambahan khusus. Biasanya ada kalimat pengantar seperti “Mengetahui” atau “Mengesahkan”. Kemudian diikuti dengan:
    • Tanda Tangan Lurah
    • Nama Lengkap Lurah
    • NIP (Nomor Induk Pegawai) Lurah (jika ada)
    • Stempel Jabatan Lurah
    • Tempat dan Tanggal Pengesahan (biasanya sama dengan tanggal surat dibuat atau tanggal saat menghadap Lurah).

Kelengkapan data identitas dan kejelasan ruang lingkup kuasa sangat penting agar surat kuasa ini diterima dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Proses Mendapatkan Pengesahan dari Lurah

Bagaimana cara agar surat kuasa kamu “diketahui” oleh Lurah? Prosesnya relatif mudah, tapi bisa bervariasi sedikit di setiap kelurahan. Secara umum, langkahnya begini:

  1. Siapkan Draf Surat Kuasa: Buat draf surat kuasa sesuai kebutuhan dan pastikan semua data identitas sudah benar dan lengkap. Cetak beberapa rangkap (minimal 2-3: untuk pemberi kuasa, penerima kuasa, dan arsip kelurahan/instansi tujuan).
  2. Siapkan Dokumen Pendukung: Bawa dokumen asli dan fotokopi identitas (KTP) dari Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa. Kadang juga diminta fotokopi Kartu Keluarga. Jika terkait tanah, siapkan juga fotokopi bukti kepemilikan tanah (sertifikat atau Letter C/girik).
  3. Datangi Kantor Kelurahan: Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa sebaiknya datang bersama-sama ke kantor kelurahan. Ini penting agar Lurah atau stafnya bisa memverifikasi langsung kedua belah pihak.
  4. Ajukan Permohonan Pengesahan: Sampaikan maksud kedatanganmu kepada petugas atau Lurah. Jelaskan bahwa kamu ingin surat kuasa tersebut diketahui/disahkan oleh Lurah.
  5. Verifikasi Dokumen: Petugas atau Lurah akan memeriksa draf surat kuasa dan mencocokkan data identitas dengan KTP yang kamu bawa. Mereka juga mungkin akan bertanya sedikit mengenai maksud dan tujuan surat kuasa tersebut.
  6. Pembubuhan Tanda Tangan dan Stempel: Jika semua data sudah sesuai dan tujuannya jelas, Lurah akan membubuhkan tanda tangan dan stempel jabatannya di tempat yang disediakan dalam surat kuasa. Mereka juga akan mengisi tanggal pengesahan.
  7. Administrasi (Opsional): Beberapa kelurahan mungkin memberlakukan biaya administrasi ringan untuk layanan ini. Tanyakan kepada petugas mengenai hal ini.
  8. Selesai: Surat kuasa kamu kini sudah resmi “diketahui” oleh Lurah dan siap digunakan untuk keperluanmu. Pastikan kamu dan penerima kuasa masing-masing memegang salinan aslinya.

Mendatangi kantor kelurahan bersama-sama oleh pemberi dan penerima kuasa memang paling ideal untuk kelancaran proses verifikasi. Namun, dalam kondisi tertentu (misalnya pemberi kuasa sakit atau berada di luar kota/negeri), kelurahan mungkin memiliki prosedur alternatif, tapi ini perlu dikomunikasikan langsung dengan pihak kelurahan.

dokumen penting
Image just for illustration

Tips Jitu Menyusun Surat Kuasa yang Baik

Menyusun surat kuasa itu gampang-gampang susah. Salah kata bisa fatal akibatnya. Agar surat kuasa kamu powerful dan tidak menimbulkan masalah, perhatikan tips ini:

  • Spesifik, Spesifik, Spesifik: Ulangi lagi, kejelasan ruang lingkup kuasa itu nomor satu! Jangan sampai ada multitafsir. Sebutkan urusannya apa, objeknya apa (nomor rekening, nomor sertifikat, nama instansi, dll.), dan tindakan apa saja yang boleh dilakukan.
  • Gunakan Bahasa yang Jelas dan Baku: Meskipun gaya artikel ini casual, isi surat kuasanya harus formal, jelas, dan menggunakan pilihan kata yang baku. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
  • Pastikan Data Identitas Akurat: Satu huruf atau angka salah di nama atau nomor KTP bisa membuat surat kuasa ini ditolak. Cek ulang berkali-kali! Gunakan data sesuai KTP terbaru.
  • Sertakan Klausul Hak Substitusi jika Perlu: Jika kamu memang mengizinkan penerima kuasa melimpahkan wewenangnya ke orang lain, sebutkan dengan tegas. Jika tidak, maka penerima kuasa tidak boleh melakukannya.
  • Bubuhkan Meterai: Untuk urusan yang bernilai ekonomi tinggi atau dianggap penting secara hukum (terutama terkait tanah, uang, atau pengadilan), tempelkan meterai Rp 10.000 di area tanda tangan pemberi kuasa dan bubuhkan tanda tangan di atas meterai tersebut.
  • Periksa Format Pengesahan Lurah: Pastikan ada ruang yang cukup di bagian bawah surat kuasa untuk tanda tangan, nama lengkap, NIP, dan stempel Lurah. Kamu bisa menambahkan kop “Mengetahui” atau “Disahkan Oleh” di bagian bawah.
  • Buat Salinan: Setelah ditandatangani semua pihak (termasuk Lurah), fotokopi surat kuasa tersebut. Simpan salinannya di tempat aman.

Mengikuti tips ini akan membantu kamu membuat surat kuasa yang kuat dan minim risiko penolakan atau penyalahgunaan.

Contoh Surat Kuasa Diketahui Lurah

Oke, sekarang bagian yang paling ditunggu: contoh surat kuasanya. Contoh ini kami fokuskan pada urusan tanah karena ini skenario paling umum di mana pengesahan Lurah diperlukan.

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Pemberi Kuasa:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
Nomor KTP/NIK: [Nomor KTP Pemberi Kuasa]
Tempat & Tanggal Lahir: [Tempat, DD-MM-YYYY]
Pekerjaan: [Pekerjaan Pemberi Kuasa]
Alamat: [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa, RT/RW, Kelurahan/Desa Nama Kelurahan/Desa, Kecamatan Nama Kecamatan, Kabupaten/Kota Nama Kabupaten/Kota, Provinsi Nama Provinsi]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Pemberi Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai PEMBERI KUASA.

Memberikan kuasa penuh kepada:

2. Penerima Kuasa:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
Nomor KTP/NIK: [Nomor KTP Penerima Kuasa]
Tempat & Tanggal Lahir: [Tempat, DD-MM-YYYY]
Pekerjaan: [Pekerjaan Penerima Kuasa]
Alamat: [Alamat Lengkap Penerima Kuasa, RT/RW, Kelurahan/Desa Nama Kelurahan/Desa, Kecamatan Nama Kecamatan, Kabupaten/Kota Nama Kabupaten/Kota, Provinsi Nama Provinsi]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai PENERIMA KUASA.

KHUSUS

Untuk dan atas nama PEMBERI KUASA, PENERIMA KUASA diberi kuasa khusus untuk:

  1. Menghadap Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang berwenang di wilayah [Nama Kabupaten/Kota] dan/atau instansi terkait lainnya, termasuk namun tidak terbatas pada Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota], serta pihak lain yang diperlukan.
  2. Mengurus segala administrasi terkait penjualan atas sebidang tanah dan bangunan Hak Milik yang tercantum dalam Sertifikat Hak Milik Nomor [Nomor Sertifikat] seluas [Luas Tanah dalam m2] (___________ meter persegi), yang terletak di [Alamat Lengkap Lokasi Tanah, RT/RW, Kelurahan/Desa Nama Kelurahan/Desa, Kecamatan Nama Kecamatan, Kabupaten/Kota Nama Kabupaten/Kota, Provinsi Nama Provinsi], dengan batas-batas tanah sebagai berikut:
    • Utara: Berbatasan dengan [Nama atau Objek Batas Utara]
    • Timur: Berbatasan dengan [Nama atau Objek Batas Timur]
    • Selatan: Berbatasan dengan [Nama atau Objek Batas Selatan]
    • Barat: Berbatasan dengan [Nama atau Objek Batas Barat]
      Aset tersebut selanjutnya disebut sebagai OBJEK KUASA.
  3. Menandatangani dan menyerahkan segala dokumen yang diperlukan sehubungan dengan proses penjualan dan peralihan hak atas OBJEK KUASA, termasuk Akta Jual Beli (AJB) di hadapan PPAT yang berwenang.
  4. Menerima pembayaran hasil penjualan OBJEK KUASA, menandatangani kuitansi atau bukti penerimaan lainnya.
  5. Melakukan segala tindakan lain yang dianggap perlu dan berguna sehubungan dengan pelaksanaan kuasa ini, agar tujuan pemberian kuasa ini tercapai sesuai dengan hukum yang berlaku.

Kuasa ini diberikan dengan hak untuk memindahkan atau mengalihkan kepada pihak lain (dengan/tanpa) Hak Substitusi.

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota/Kabupaten tempat pembuatan], [Tanggal Pembuatan, misal: 26 Mei 2024]
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Materai Rp 10.000
([Nama Lengkap Penerima Kuasa]) ([Nama Lengkap Pemberi Kuasa])

Mengetahui,
Lurah [Nama Kelurahan/Desa]

[Ruang untuk Tanda Tangan Lurah]

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Lurah]
NIP: [NIP Lurah, jika ada]

[Stempel Jabatan Lurah]

Catatan:
* Ganti teks dalam tanda kurung siku [] dengan informasi yang sebenarnya.
* Sesuaikan kalimat pada bagian KHUSUS dengan tujuan pemberian kuasa (misalnya: mengurus PBB, mengambil sertifikat di BPN, dll.). Pastikan spesifik.
* Pilih “dengan Hak Substitusi” atau “tanpa Hak Substitusi” sesuai kesepakatan.
* Tempelkan meterai Rp 10.000 dan bubuhkan tanda tangan PEMBERI KUASA sebagian di atas meterai.
* Bagian “Mengetahui, Lurah…” adalah bagian tambahan yang perlu ruang kosong untuk ditandatangani dan distempel oleh Lurah.

contoh surat kuasa
Image just for illustration

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Ekstra

Selain tips di atas, ada beberapa detail tambahan yang seringkali luput:

  • Kondisi Pemberi Kuasa: Pastikan pemberi kuasa dalam kondisi sadar, sehat jasmani dan rohani saat menandatangani surat kuasa. Ini penting untuk menghindari gugatan di kemudian hari bahwa surat kuasa dibuat di bawah paksaan atau ketidakmampuan.
  • Kadaluarsa Kuasa: Umumnya surat kuasa itu berlaku sampai urusan selesai atau sampai dicabut oleh pemberi kuasa. Namun, dalam beberapa kasus, mungkin ada batasan waktu yang disepakati. Jika demikian, sebutkan tanggal berakhirnya kuasa.
  • Pencabutan Kuasa: Pemberi kuasa berhak mencabut surat kuasa sewaktu-waktu, bahkan jika sudah ditandatangani. Pencabutan sebaiknya dilakukan secara tertulis dan disampaikan kepada penerima kuasa serta pihak ketiga yang terkait agar mereka tahu bahwa kuasa tersebut sudah tidak berlaku lagi.
  • Biaya Pengesahan Lurah: Seperti yang disebutkan, beberapa kelurahan mungkin menetapkan tarif administrasi. Tanyakan besaran resminya dan pastikan kamu mendapatkan kuitansi jika ada pembayaran. Hindari pungutan liar.
  • Konsultasi Profesional: Untuk urusan yang sangat kompleks, bernilai tinggi, atau berpotensi menimbulkan sengketa (misalnya waris, sengketa tanah), sangat disarankan untuk menyusun surat kuasa di hadapan Notaris atau berkonsultasi dengan pengacara. Surat kuasa yang dibuat oleh Notaris (Akta Notaris) memiliki kekuatan hukum yang jauh lebih kuat dibandingkan surat kuasa di bawah tangan yang diketahui Lurah. Lurah hanya mengesahkan aspek administratif, bukan legalitas materiil secara menyeluruh seperti Notaris.

Memahami perbedaan antara surat kuasa di bawah tangan biasa, di bawah tangan yang diketahui Lurah, dan Akta Notaris itu penting. Masing-masing punya tingkatan kekuatan hukum dan fungsi yang berbeda. Pengesahan Lurah lebih ke validasi administratif untuk urusan lokal atau persyaratan instansi tertentu.

Kesimpulan Singkat

Surat kuasa adalah alat yang sangat berguna untuk mewakilkan urusan kita kepada orang lain. Dalam konteks tertentu, terutama yang berkaitan dengan urusan pertanahan atau administrasi kependudukan di tingkat lokal, pengesahan atau “diketahui” oleh Lurah menjadi persyaratan administratif yang penting agar surat kuasa tersebut diterima oleh instansi terkait.

Membuat surat kuasa yang baik memerlukan ketelitian, terutama dalam hal identitas pihak-pihak yang terlibat dan ruang lingkup kewenangan yang diberikan. Dengan panduan dan contoh ini, semoga kamu jadi lebih percaya diri dalam menyusun surat kuasa yang perlu diketahui oleh Lurah.

Punya pengalaman mengurus surat kuasa yang diketahui Lurah? Atau ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah! Pengalamanmu bisa sangat bermanfaat bagi pembaca lainnya.

Posting Komentar