Panduan Lengkap: Bikin Surat Tugas Pelatihan Word yang Keren & Efektif

Table of Contents

Surat tugas pelatihan adalah dokumen penting yang memberikan penugasan resmi kepada seseorang untuk mengikuti sebuah pelatihan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti formal bahwa individu tersebut ditunjuk oleh instansi atau perusahaan untuk meningkatkan kompetensi melalui pelatihan tertentu. Pentingnya surat tugas ini seringkali dianggap remeh, padahal keberadaannya sangat krusial baik bagi peserta pelatihan maupun pihak penyelenggara. Yuk, kita bahas lebih dalam mengenai surat tugas pelatihan, mulai dari kenapa penting, komponennya, hingga cara membuatnya di Word!

Apa itu Surat Tugas Pelatihan?¶

Surat tugas pelatihan, atau sering juga disebut surat perintah tugas pelatihan (SPTP), adalah surat resmi yang diterbitkan oleh instansi, perusahaan, atau organisasi. Surat ini bertujuan untuk menugaskan seorang karyawan atau anggota untuk mengikuti program pelatihan tertentu. Pelatihan ini bisa beragam bentuknya, mulai dari workshop, seminar, kursus, hingga pelatihan internal yang diselenggarakan oleh perusahaan sendiri. Intinya, surat tugas ini adalah bukti bahwa keikutsertaan seseorang dalam pelatihan tersebut adalah bagian dari tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh organisasi.

Image just for illustration

Surat tugas pelatihan bukan hanya sekadar formalitas. Ia memiliki kekuatan hukum dan administratif yang penting. Dengan adanya surat tugas, peserta pelatihan memiliki dasar yang kuat untuk mengikuti pelatihan, termasuk klaim biaya pelatihan (jika ditanggung perusahaan), izin tidak masuk kerja, dan pengakuan atas partisipasi dalam pelatihan tersebut. Bagi perusahaan, surat tugas ini menjadi dokumentasi resmi bahwa mereka telah mengirimkan karyawannya untuk pengembangan kompetensi, yang bisa menjadi investasi jangka panjang bagi peningkatan kualitas sumber daya manusia.

Kenapa Surat Tugas Pelatihan Penting?¶

Surat tugas pelatihan memiliki beberapa fungsi krusial, baik bagi karyawan maupun perusahaan:

1. Legitimasi Keikutsertaan: Surat tugas adalah bukti resmi bahwa keikutsertaan karyawan dalam pelatihan bukan atas inisiatif pribadi, melainkan penugasan dari perusahaan. Ini penting terutama jika pelatihan diadakan di luar jam kerja atau di lokasi yang berbeda.
2. Klaim Biaya Pelatihan: Dalam banyak kasus, perusahaan menanggung biaya pelatihan karyawan. Surat tugas menjadi dasar untuk mengajukan klaim reimbursement (penggantian biaya) atau pembayaran langsung biaya pelatihan oleh perusahaan kepada penyelenggara.
3. Izin Kerja: Karyawan yang ditugaskan pelatihan biasanya membutuhkan izin tidak masuk kerja. Surat tugas ini menjadi dokumen pendukung untuk mengajukan izin kepada atasan atau bagian HRD. Tanpa surat tugas, proses perizinan bisa menjadi lebih rumit atau bahkan ditolak.
4. Pengakuan Kompetensi: Beberapa pelatihan memberikan sertifikat atau pengakuan kompetensi setelah selesai. Surat tugas menjadi bukti bahwa karyawan tersebut mengikuti pelatihan atas penugasan resmi, yang memperkuat nilai sertifikat tersebut di mata perusahaan.
5. Dokumentasi Perusahaan: Bagi perusahaan, surat tugas pelatihan adalah bagian dari dokumentasi pengembangan karyawan. Ini berguna untuk audit internal, pelaporan kinerja SDM, dan perencanaan pengembangan karyawan di masa depan.
6. Kejelasan Tugas dan Tanggung Jawab: Surat tugas seringkali mencantumkan tujuan pelatihan dan harapan perusahaan terhadap peserta setelah mengikuti pelatihan. Ini memberikan kejelasan mengenai tugas dan tanggung jawab karyawan terkait pelatihan tersebut.

Komponen Utama Surat Tugas Pelatihan¶

Sebuah surat tugas pelatihan yang baik dan lengkap idealnya memuat komponen-komponen berikut:

1. Kop Surat: Identitas instansi atau perusahaan yang menerbitkan surat tugas. Kop surat biasanya berisi logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini penting untuk menunjukkan keabsahan dan asal-usul surat.
2. Nomor Surat: Nomor urut surat tugas. Nomor surat ini penting untuk sistem pengarsipan dan pelacakan surat di perusahaan. Format penomoran surat bisa berbeda-beda di setiap perusahaan.
3. Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal surat tugas diterbitkan. Tanggal ini penting untuk menunjukkan kapan surat tugas tersebut berlaku dan sebagai referensi waktu.
4. Perihal: Judul surat yang menjelaskan isi surat secara ringkas. Untuk surat tugas pelatihan, perihalnya biasanya adalah “Surat Tugas Pelatihan” atau “Penugasan Mengikuti Pelatihan”.
5. Nama dan Jabatan Penerima Tugas: Identitas lengkap karyawan yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan. Sebutkan nama lengkap, jabatan, dan departemen atau unit kerja karyawan tersebut.
6. Nama Pelatihan: Nama lengkap pelatihan yang akan diikuti. Sebutkan nama pelatihan secara detail, termasuk jika ada singkatan atau kode pelatihan.
7. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Pelatihan: Informasi detail mengenai kapan dan di mana pelatihan akan dilaksanakan. Sebutkan tanggal mulai dan berakhir pelatihan, serta lokasi pelatihan (nama tempat, alamat lengkap).
8. Tujuan Pelatihan: Penjelasan singkat mengenai tujuan diadakannya pelatihan dan apa yang diharapkan perusahaan dari peserta setelah mengikuti pelatihan. Tujuan pelatihan ini penting untuk memberikan arah dan motivasi kepada peserta.
9. Biaya Pelatihan: Informasi mengenai siapa yang menanggung biaya pelatihan. Apakah biaya ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan, sebagian oleh perusahaan dan sebagian oleh karyawan, atau ada sumber pendanaan lain.
10. Ketentuan Lain (jika ada): Informasi tambahan yang relevan, seperti kewajiban membuat laporan setelah pelatihan, ketentuan penggantian biaya transportasi atau akomodasi, dan lain-lain.
11. Nama dan Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang: Nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pejabat yang berwenang menerbitkan surat tugas. Pejabat ini biasanya adalah atasan langsung, kepala departemen, atau pejabat HRD. Sertakan juga stempel perusahaan jika ada.
12. Tembusan (jika ada): Daftar pihak-pihak yang menerima tembusan surat tugas. Tembusan biasanya diberikan kepada atasan langsung peserta pelatihan, bagian keuangan, atau pihak lain yang terkait.

Cara Membuat Surat Tugas Pelatihan di Word (Langkah Demi Langkah)¶

Membuat surat tugas pelatihan di Microsoft Word sangat mudah. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Microsoft Word: Langkah pertama tentu saja membuka aplikasi Microsoft Word di komputer Anda.
2. Pilih Template atau Dokumen Kosong: Anda bisa menggunakan template surat resmi yang sudah tersedia di Word (cari template “Surat Resmi” atau “Letter”) atau memulai dari dokumen kosong (Blank Document). Menggunakan template bisa lebih cepat karena format dasar surat sudah tersedia.
3. Buat Kop Surat: Jika Anda menggunakan dokumen kosong, langkah pertama adalah membuat kop surat. Ketikkan logo perusahaan (jika ada), nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Anda bisa menggunakan fitur Header di Word untuk membuat kop surat yang muncul di setiap halaman.
4. Ketik Judul Surat: Setelah kop surat, ketikkan judul surat di bagian tengah halaman, biasanya dengan format tebal dan huruf kapital. Contohnya: SURAT TUGAS PELATIHAN. Berikan jarak beberapa baris setelah kop surat dan sebelum judul surat.

5. Ketik Nomor, Tanggal, dan Perihal: Di bawah judul surat, ketikkan nomor surat, tanggal pembuatan surat, dan perihal. Biasanya diletakkan di sisi kiri halaman. Contoh:

   Nomor         : [Nomor Surat]
   Tanggal       : [Tanggal Pembuatan Surat]
   Perihal       : Surat Tugas Pelatihan
   

   
   6. Ketik Isi Surat: Mulai ketik isi surat dengan diawali salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”. Kemudian, sampaikan maksud surat, yaitu penugasan untuk mengikuti pelatihan. Sebutkan nama karyawan yang ditugaskan, nama pelatihan, waktu dan tempat pelatihan, tujuan pelatihan, dan informasi penting lainnya. Gunakan bahasa yang formal dan jelas. Pastikan semua komponen utama surat tugas pelatihan tercantum dalam isi surat.
   7. Ketik Salam Penutup dan Tanda Tangan: Akhiri isi surat dengan salam penutup yang formal, seperti “Demikian surat tugas ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.” atau “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.”. Kemudian, berikan ruang untuk tanda tangan pejabat yang berwenang, nama lengkap, jabatan, dan stempel perusahaan (jika ada). Letakkan salam penutup dan tanda tangan di sisi kanan bawah halaman.
   8. Ketik Tembusan (jika ada): Jika ada pihak-pihak yang perlu menerima tembusan surat tugas, ketikkan kata “Tembusan:” di bagian bawah surat, diikuti daftar pihak-pihak yang menerima tembusan. Tembusan biasanya diletakkan di sisi kiri bawah halaman.
   9. Periksa Kembali dan Koreksi: Setelah selesai mengetik, periksa kembali seluruh isi surat dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan informasi, atau format yang tidak sesuai. Koreksi jika ada kesalahan.
   10. Simpan dan Cetak: Simpan dokumen surat tugas dalam format Word (.docx) atau PDF. Kemudian, cetak surat tugas di atas kertas kop surat perusahaan (jika ada). Surat tugas yang sudah dicetak siap untuk ditandatangani dan didistribusikan.

Contoh-Contoh Surat Tugas Pelatihan (Berbagai Situasi)¶

Berikut adalah beberapa contoh surat tugas pelatihan untuk berbagai situasi. Contoh-contoh ini bisa Anda jadikan referensi dan modifikasi sesuai kebutuhan.

Contoh 1: Surat Tugas Pelatihan Internal Perusahaan

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

**SURAT TUGAS PELATIHAN**
Nomor         : 001/STP/HRD/XII/2023
Tanggal       : 15 Desember 2023
Perihal       : Penugasan Mengikuti Pelatihan "Peningkatan Skill Komunikasi Efektif"

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Jabatan       : [Jabatan Karyawan]
Departemen    : [Departemen Karyawan]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program pengembangan karyawan tahun 2024, dan dalam rangka meningkatkan kompetensi komunikasi efektif seluruh karyawan, dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu untuk mengikuti pelatihan internal perusahaan dengan detail sebagai berikut:

Nama Pelatihan  : Peningkatan Skill Komunikasi Efektif
Tanggal         : 20-21 Desember 2023
Waktu           : 09.00 - 16.00 WIB
Tempat          : Ruang Meeting Lantai 3, Gedung Kantor Pusat
Fasilitator     : Tim Training Internal HRD

Tujuan Pelatihan:
1.  Meningkatkan kemampuan komunikasi verbal dan non-verbal karyawan.
2.  Meningkatkan kemampuan mendengarkan aktif dan memberikan umpan balik yang efektif.
3.  Meningkatkan kemampuan presentasi dan negosiasi.

Biaya pelatihan ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan.  Peserta pelatihan diwajibkan untuk mengikuti seluruh sesi pelatihan dan membuat laporan singkat hasil pelatihan maksimal 3 hari setelah pelatihan selesai.

Demikian surat tugas ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan]

Tembusan:
1. Kepala Departemen [Departemen Karyawan]
2. Arsip HRD

Contoh 2: Surat Tugas Pelatihan Eksternal (Seminar)

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

**SURAT TUGAS PELATIHAN**
Nomor         : 002/STP/MKT/XII/2023
Tanggal       : 16 Desember 2023
Perihal       : Penugasan Mengikuti Seminar Nasional "Strategi Pemasaran Digital Terkini"

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Jabatan       : [Jabatan Karyawan]
Departemen    : [Departemen Karyawan]

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan wawasan mengenai strategi pemasaran digital terkini, dan mendukung pengembangan tim marketing perusahaan, dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu untuk mengikuti seminar nasional dengan detail sebagai berikut:

Nama Seminar    : Seminar Nasional "Strategi Pemasaran Digital Terkini"
Penyelenggara    : [Nama Penyelenggara Seminar]
Tanggal         : 28 Desember 2023
Waktu           : 08.00 - 17.00 WIB
Tempat          : [Nama Tempat Seminar], [Alamat Lengkap Tempat Seminar]

Tujuan Pelatihan:
1.  Mendapatkan informasi terbaru mengenai tren dan strategi pemasaran digital.
2.  Meningkatkan pemahaman mengenai tools dan platform pemasaran digital.
3.  Membangun networking dengan praktisi dan profesional di bidang pemasaran digital.

Biaya pendaftaran seminar dan biaya transportasi ditanggung oleh perusahaan. Biaya akomodasi (jika diperlukan) akan dibahas lebih lanjut.  Peserta pelatihan diwajibkan untuk membuat rangkuman materi seminar dan menyampaikan hasil seminar kepada tim marketing.

Demikian surat tugas ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan]

Tembusan:
1. Kepala Departemen [Departemen Karyawan]
2. Bagian Keuangan
3. Arsip Marketing

Contoh 3: Surat Tugas Pelatihan Online (Webinar)

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

**SURAT TUGAS PELATIHAN**
Nomor         : 003/STP/IT/XII/2023
Tanggal       : 17 Desember 2023
Perihal       : Penugasan Mengikuti Webinar "Cybersecurity Awareness for Employees"

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Jabatan       : [Jabatan Karyawan]
Departemen    : [Departemen Karyawan]

Dengan hormat,

Guna meningkatkan kesadaran dan pengetahuan mengenai keamanan siber di lingkungan kerja, dan dalam rangka memperkuat sistem keamanan informasi perusahaan, dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu untuk mengikuti webinar online dengan detail sebagai berikut:

Nama Webinar    : Cybersecurity Awareness for Employees
Penyelenggara    : [Nama Penyelenggara Webinar]
Tanggal         : 22 Desember 2023
Waktu           : 10.00 - 12.00 WIB
Platform        : Zoom Meeting (Link akan diinformasikan lebih lanjut)

Tujuan Pelatihan:
1.  Meningkatkan pemahaman mengenai ancaman dan risiko keamanan siber.
2.  Meningkatkan kesadaran mengenai praktik-praktik keamanan siber yang baik.
3.  Mampu mengidentifikasi dan melaporkan potensi insiden keamanan siber.

Biaya webinar ditanggung oleh perusahaan.  Peserta pelatihan diharapkan aktif berpartisipasi dalam webinar dan menerapkan pengetahuan yang didapatkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Demikian surat tugas ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan]

Tembusan:
1. Kepala Departemen [Departemen Karyawan]
2. Bagian IT
3. Arsip IT

Tips Membuat Surat Tugas Pelatihan yang Efektif¶

Agar surat tugas pelatihan Anda efektif dan informatif, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Formal dan Jelas: Surat tugas adalah dokumen resmi, jadi gunakan bahasa yang formal, baku, dan mudah dipahami. Hindari bahasa slang atau informal. Kejelasan bahasa sangat penting agar tidak ada misinterpretasi.
2. Sertakan Informasi Lengkap dan Detail: Pastikan semua informasi penting terkait pelatihan tercantum dalam surat tugas, seperti nama pelatihan, waktu, tempat, tujuan, dan biaya. Semakin lengkap informasi, semakin baik.
3. Sesuaikan dengan Kebutuhan: Contoh-contoh surat tugas di atas adalah panduan. Sesuaikan format dan isi surat tugas dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan Anda. Setiap perusahaan mungkin memiliki format dan prosedur yang berbeda.
4. Perhatikan Format dan Tata Letak: Gunakan format surat resmi yang baik dan rapi. Perhatikan tata letak, penggunaan font, spasi, dan margin. Surat tugas yang rapi akan terlihat lebih profesional.
5. Koreksi dengan Teliti: Sebelum diterbitkan, selalu periksa kembali surat tugas untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang salah. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas surat tugas.
6. Arsipkan dengan Baik: Setelah surat tugas diterbitkan, arsipkan salinannya dengan baik. Arsip ini berguna untuk referensi di masa depan dan keperluan audit. Sistem pengarsipan yang baik akan memudahkan pencarian surat tugas jika dibutuhkan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Membuat Surat Tugas Pelatihan¶

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan surat tugas pelatihan dan sebaiknya dihindari:

1. Informasi Tidak Lengkap: Melupakan informasi penting seperti waktu pelatihan, tempat, atau tujuan pelatihan. Pastikan semua komponen utama surat tugas tercantum.
2. Bahasa yang Tidak Formal: Menggunakan bahasa informal, slang, atau tidak baku dalam surat tugas. Gunakan bahasa formal dan profesional.
3. Kesalahan Ketik dan Tata Bahasa: Adanya kesalahan ketik (typo) atau kesalahan tata bahasa yang mengganggu kejelasan surat. Lakukan proofreading dengan teliti.
4. Format yang Tidak Rapi: Format surat yang berantakan, tidak konsisten, atau sulit dibaca. Perhatikan format dan tata letak surat.
5. Tidak Ada Tanda Tangan Pejabat Berwenang: Surat tugas tidak ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan tidak ada stempel perusahaan (jika diperlukan). Surat tugas harus sah dan memiliki kekuatan hukum.
6. Tidak Ada Tembusan (jika diperlukan): Melupakan untuk mencantumkan tembusan kepada pihak-pihak terkait. Tembusan penting untuk koordinasi dan informasi.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum ini, Anda dapat membuat surat tugas pelatihan yang efektif, informatif, dan profesional.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda dalam membuat surat tugas pelatihan menggunakan Microsoft Word. Jika ada pertanyaan atau pengalaman terkait surat tugas pelatihan, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!