Beranda contoh surat pengunduran diri surat template

Panduan Lengkap Contoh Amplop Surat Pengunduran Diri: Rapi & Profesional

Diperbarui: • 0 • 9 menit membaca

Dalam proses pengunduran diri dari pekerjaan, surat pengunduran diri adalah dokumen penting. Tapi, jangan lupakan detail kecil namun krusial: amplop surat pengunduran diri. Mungkin terlihat sepele, tapi amplop yang profesional dan benar akan memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan keseriusan Anda. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh amplop surat pengunduran diri, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara membuatnya dengan benar.

Mengapa Amplop Surat Pengunduran Diri Penting?

Amplop Surat
Image just for illustration

Mungkin Anda berpikir, “Ah, amplop kan cuma amplop.” Memang benar, fungsi utama amplop adalah sebagai wadah surat. Tapi dalam konteks surat pengunduran diri, amplop memiliki peran lebih dari sekadar pembungkus. Amplop adalah representasi pertama surat Anda yang dilihat oleh pihak perusahaan, terutama oleh penerima surat tersebut.

Bayangkan jika Anda mengirimkan surat pengunduran diri dengan amplop yang lusuh, kotor, atau bahkan salah alamat. Kesan pertama yang ditangkap oleh penerima bisa jadi kurang baik. Ini bisa menimbulkan persepsi bahwa Anda kurang profesional atau tidak memperhatikan detail. Padahal, dalam proses pengunduran diri, menjaga hubungan baik dan meninggalkan kesan positif adalah hal yang penting.

Sebaliknya, amplop surat pengunduran diri yang rapi, bersih, dan tertulis dengan jelas menunjukkan bahwa Anda adalah individu yang profesional dan menghargai proses administrasi yang berlaku. Ini adalah bentuk etika profesional yang tetap perlu dijaga, bahkan ketika Anda akan meninggalkan perusahaan. Amplop yang baik juga memastikan surat Anda sampai ke tangan orang yang tepat dan tidak terselip atau hilang di kantor.

Informasi Penting yang Harus Ada di Amplop

Contoh Penulisan Amplop Surat
Image just for illustration

Ada beberapa informasi krusial yang wajib Anda cantumkan pada amplop surat pengunduran diri. Informasi ini memastikan surat Anda sampai ke tujuan yang benar dan diproses dengan cepat. Berikut adalah detail penting yang harus ada:

1. Informasi Penerima (Kepada)

Ini adalah informasi terpenting di amplop. Pastikan Anda menuliskan informasi penerima dengan lengkap dan benar. Informasi ini biasanya diletakkan di bagian tengah amplop.

  • Nama lengkap penerima: Jika Anda mengirimkan surat kepada individu tertentu (misalnya, atasan langsung atau HRD), tuliskan nama lengkap mereka. Pastikan ejaan namanya benar.
  • Jabatan penerima: Mencantumkan jabatan penerima akan membantu surat Anda sampai ke orang yang tepat, terutama di perusahaan besar dengan struktur organisasi yang kompleks. Contoh jabatan: Manajer HRD, Kepala Departemen Marketing, dsb.
  • Nama perusahaan: Tuliskan nama perusahaan dengan lengkap dan benar. Perhatikan ejaan dan penggunaan singkatan (jika ada).
  • Alamat lengkap perusahaan: Tuliskan alamat perusahaan secara lengkap, termasuk nomor jalan, nama jalan, nomor gedung (jika ada), RT/RW (jika perlu), kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, dan kode pos. Kode pos sangat penting untuk mempercepat proses pengiriman surat.

Contoh Penulisan Informasi Penerima:

Yth. Bapak Budi Santoso
Manajer Sumber Daya Manusia
PT Maju Jaya Abadi
Jalan Pahlawan No. 10
Kelurahan Merdeka, Kecamatan Jaya
Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12345

2. Informasi Pengirim (Dari)

Informasi pengirim atau pengirim surat biasanya diletakkan di sudut kiri atas amplop atau di bagian belakang amplop (pada bagian penutup amplop). Informasi ini penting jika surat Anda tidak sampai ke penerima atau perlu dikembalikan.

  • Nama lengkap pengirim: Tuliskan nama lengkap Anda sebagai pengirim surat.
  • Alamat lengkap pengirim (opsional): Mencantumkan alamat lengkap Anda sebagai pengirim memang opsional, tetapi sangat disarankan. Ini akan memudahkan proses pengembalian surat jika terjadi kesalahan pengiriman atau surat tidak dapat disampaikan.
  • Nomor telepon (opsional): Mencantumkan nomor telepon juga opsional, namun bisa berguna jika pihak perusahaan perlu menghubungi Anda terkait surat pengunduran diri Anda.

Contoh Penulisan Informasi Pengirim:

Dari:
Andi Wijaya
Jalan Kenanga No. 5
Kelurahan Damai, Kecamatan Sentosa
Bandung, Jawa Barat 40111
No. Telp: 081234567890

3. Label “Rahasia” atau “Confidential” (Opsional)

Jika Anda ingin surat pengunduran diri Anda dianggap rahasia dan hanya dibuka oleh penerima yang dituju, Anda bisa menambahkan label “Rahasia” atau “Confidential” pada amplop. Label ini biasanya ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di bagian kiri atas amplop, di bawah informasi pengirim (jika ada) atau di atas informasi penerima.

Contoh Penulisan Label Rahasia:

RAHASIA
Yth. Bapak Budi Santoso
… (dan seterusnya)

Atau:

CONFIDENTIAL
Yth. Bapak Budi Santoso
… (dan seterusnya)

Penggunaan label ini bersifat opsional dan tergantung pada kebijakan perusahaan atau preferensi pribadi Anda. Namun, jika Anda merasa perlu menekankan kerahasiaan surat Anda, menambahkan label ini bisa menjadi pilihan yang baik.

Format Penulisan Amplop Surat Pengunduran Diri yang Benar

Format Amplop Surat Resmi
Image just for illustration

Format penulisan amplop surat pengunduran diri pada dasarnya sama dengan format penulisan amplop surat resmi pada umumnya. Berikut adalah beberapa poin penting terkait format penulisan:

1. Posisi Informasi

  • Informasi Penerima (Kepada): Ditulis di bagian tengah amplop, sedikit ke kanan.
  • Informasi Pengirim (Dari): Ditulis di sudut kiri atas amplop atau di bagian belakang amplop.
  • Label Rahasia (jika ada): Ditulis di sudut kiri atas amplop, di atas informasi penerima atau di bawah informasi pengirim.
  • Perangko: Ditempel di sudut kanan atas amplop (jika dikirim melalui pos). Jika diantar langsung, tidak perlu perangko.

2. Jenis Huruf dan Ukuran

  • Jenis huruf: Gunakan jenis huruf yang jelas dan mudah dibaca. Hindari penggunaan huruf yang terlalu dekoratif atau sulit dibaca. Jenis huruf standar seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman adalah pilihan yang baik.
  • Ukuran huruf: Gunakan ukuran huruf yang cukup besar dan jelas terbaca. Jangan terlalu kecil sehingga sulit dibaca, terutama oleh petugas pos atau resepsionis kantor. Ukuran huruf 11 atau 12 poin biasanya sudah cukup baik.
  • Warna tinta: Gunakan tinta warna hitam atau biru tua untuk tulisan di amplop. Warna tinta ini memberikan kesan formal dan mudah dibaca. Hindari penggunaan warna tinta yang terlalu terang atau mencolok.

3. Tulisan Tangan atau Cetak?

  • Tulisan tangan: Jika Anda menulis amplop dengan tangan, pastikan tulisan tangan Anda rapi, jelas, dan mudah dibaca. Gunakan pulpen atau spidol dengan tinta yang tidak mudah luntur. Tulisan tangan yang rapi masih dapat diterima, terutama jika Anda memiliki tulisan tangan yang bagus.
  • Cetak: Jika memungkinkan, mencetak alamat di amplop adalah pilihan yang lebih profesional dan disarankan. Anda bisa menggunakan printer untuk mencetak alamat langsung di amplop atau mencetak label alamat yang kemudian ditempelkan di amplop. Cetak memberikan kesan lebih formal dan rapi.

Tips Tambahan:

  • Gunakan amplop berwarna putih atau warna netral lainnya. Hindari penggunaan amplop berwarna terang atau motif yang mencolok untuk surat pengunduran diri. Amplop putih atau warna netral memberikan kesan formal dan profesional.
  • Pastikan amplop dalam kondisi baik. Gunakan amplop yang bersih, tidak kusut, dan tidak rusak. Amplop yang kotor atau kusut akan memberikan kesan kurang baik.
  • Periksa kembali semua informasi sebelum mengirim. Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali semua informasi yang tertulis di amplop (nama penerima, jabatan, alamat, kode pos). Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat. Kesalahan kecil bisa menyebabkan surat Anda tidak sampai tujuan atau tertunda.

Contoh Amplop Surat Pengunduran Diri yang Benar

Berikut adalah beberapa contoh penulisan amplop surat pengunduran diri yang benar dan profesional:

Contoh 1: Ditujukan kepada Manajer HRD

Contoh Amplop HRD
Image just for illustration

[Sudut Kiri Atas]
Dari:
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon (Opsional)]

[Tengah Amplop]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Manajer HRD]
Manajer Sumber Daya Manusia
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos Perusahaan]

Contoh 2: Ditujukan kepada Atasan Langsung

Baca Juga: loading

Contoh Amplop Atasan
Image just for illustration

[Sudut Kiri Atas]
Dari:
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon (Opsional)]

[Tengah Amplop]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Nama Departemen/Divisi]
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos Perusahaan]

Contoh 3: Menggunakan Label “Rahasia”

Contoh Amplop Rahasia
Image just for illustration

[Sudut Kiri Atas]
Dari:
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon (Opsional)]

RAHASIA
Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap Manajer HRD]
Manajer Sumber Daya Manusia
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos Perusahaan]

Catatan:

  • Ganti informasi yang ada di dalam kurung siku ([…]) dengan informasi yang sesuai dengan situasi Anda.
  • Pastikan semua informasi yang Anda tuliskan benar dan lengkap.
  • Format penulisan di atas adalah contoh umum, Anda bisa menyesuaikannya sedikit sesuai dengan preferensi Anda, asalkan tetap terlihat profesional dan informatif.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menulis Amplop

Kesalahan Amplop
Image just for illustration

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis amplop surat pengunduran diri. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membantu memastikan surat Anda sampai ke tujuan dengan lancar dan memberikan kesan profesional.

  1. Salah eja nama penerima atau nama perusahaan: Kesalahan ejaan adalah kesalahan yang paling sering terjadi. Pastikan Anda mengecek kembali ejaan nama penerima dan nama perusahaan dengan teliti. Kesalahan ejaan bisa menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail.
  2. Alamat tidak lengkap atau salah: Alamat yang tidak lengkap atau salah adalah penyebab utama surat tidak sampai tujuan. Pastikan Anda menuliskan alamat lengkap, termasuk kode pos. Jika Anda tidak yakin dengan alamat yang benar, tanyakan kepada pihak perusahaan atau cari informasi di website perusahaan.
  3. Tulisan tangan tidak rapi atau sulit dibaca: Tulisan tangan yang tidak rapi atau sulit dibaca bisa mempersulit proses pengiriman dan penerimaan surat. Jika Anda menulis tangan, pastikan tulisan Anda rapi dan jelas. Jika tidak, lebih baik cetak alamat di amplop.
  4. Menggunakan amplop yang kotor atau kusut: Amplop yang kotor atau kusut memberikan kesan kurang profesional. Gunakan amplop yang bersih dan dalam kondisi baik.
  5. Lupa mencantumkan informasi pengirim: Meskipun opsional, mencantumkan informasi pengirim sangat disarankan. Jika surat tidak sampai tujuan, informasi pengirim akan memudahkan proses pengembalian surat.
  6. Tidak menggunakan kode pos: Kode pos sangat penting untuk mempercepat proses pengiriman surat, terutama di kota-kota besar. Pastikan Anda selalu mencantumkan kode pos yang benar.
  7. Menempel perangko terlalu banyak atau kurang (jika dikirim melalui pos): Jika Anda mengirim surat melalui pos, pastikan Anda menempel perangko yang cukup sesuai dengan tarif pengiriman. Perangko yang kurang bisa menyebabkan surat tidak terkirim atau tertunda. Perangko yang terlalu banyak juga kurang efisien. Jika Anda tidak yakin, tanyakan tarif pengiriman ke kantor pos. Namun, untuk surat pengunduran diri, lebih disarankan untuk mengantarkan langsung surat ke kantor atau mengirimkannya melalui kurir agar lebih aman dan cepat sampai.

Tips Tambahan untuk Presentasi Amplop yang Profesional

Amplop Profesional
Image just for illustration

Selain memastikan informasi yang tertulis benar dan formatnya tepat, ada beberapa tips tambahan untuk meningkatkan presentasi amplop surat pengunduran diri Anda agar terlihat lebih profesional:

  • Gunakan amplop berkualitas baik: Pilih amplop yang terbuat dari kertas berkualitas baik dan tidak mudah robek. Amplop yang berkualitas baik akan memberikan kesan lebih profesional dan tahan lama.
  • Pastikan amplop bersih dan tidak ada noda: Periksa amplop sebelum digunakan. Pastikan tidak ada noda tinta, lipatan yang tidak rapi, atau kotoran lainnya. Amplop yang bersih akan memberikan kesan rapi dan profesional.
  • Gunakan stiker label alamat (opsional): Jika Anda kesulitan menulis tangan dengan rapi atau ingin tampilan yang lebih konsisten, Anda bisa menggunakan stiker label alamat yang dicetak. Pastikan stiker label ditempel dengan rapi dan tidak miring.
  • Pertimbangkan untuk mengantarkan langsung atau menggunakan jasa kurir: Untuk surat pengunduran diri yang penting, pertimbangkan untuk mengantarkan langsung surat ke kantor atau menggunakan jasa kurir yang terpercaya. Ini akan memastikan surat Anda sampai dengan aman dan tepat waktu, serta menghindari risiko kehilangan atau keterlambatan pengiriman melalui pos biasa. Pengantaran langsung juga menunjukkan keseriusan Anda.
  • Simpan salinan surat dan bukti pengiriman: Selalu simpan salinan surat pengunduran diri Anda untuk arsip pribadi. Jika Anda mengirimkan surat melalui pos atau kurir, simpan juga bukti pengiriman sebagai tanda terima. Ini bisa berguna jika ada masalah atau pertanyaan di kemudian hari terkait pengunduran diri Anda.

Kesimpulan

Amplop surat pengunduran diri, meskipun sering dianggap detail kecil, sebenarnya memiliki peran penting dalam proses pengunduran diri yang profesional. Amplop yang ditulis dengan benar dan rapi menunjukkan perhatian Anda terhadap detail, etika profesional, dan keseriusan Anda dalam proses pengunduran diri. Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat memastikan amplop surat pengunduran diri Anda terlihat profesional dan surat Anda sampai ke tujuan dengan lancar.

Ingatlah, kesan pertama itu penting. Amplop surat pengunduran diri Anda adalah representasi pertama dari niat Anda untuk mengundurkan diri. Buatlah kesan pertama yang baik dengan amplop yang profesional dan benar.

Apakah Anda punya pengalaman menarik atau pertanyaan seputar amplop surat pengunduran diri? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar