Beranda bisnis hukum keuangan template

Panduan Lengkap: Contoh Surat Pernyataan Ultimate Beneficial Owner (UBO) yang Tepat

Diperbarui: • 0 • 10 menit membaca

Ultimate Beneficial Owner (UBO), atau pemilik manfaat sebenarnya, mungkin terdengar rumit. Tapi sebenarnya konsep ini cukup sederhana dan penting dalam dunia bisnis dan keuangan. Nah, kalau kamu lagi cari contoh surat pernyataan UBO, atau pengen tahu lebih dalam soal ini, kamu datang ke tempat yang tepat! Artikel ini akan membahas tuntas tentang surat pernyataan UBO, lengkap dengan contoh, tips, dan hal-hal penting lainnya. Yuk, simak sampai habis!

Apa Itu Ultimate Beneficial Owner (UBO)?

Sebelum masuk ke contoh surat pernyataan, kita pahami dulu yuk apa itu UBO. Sederhananya, Ultimate Beneficial Owner adalah orang perseorangan yang pada akhirnya memiliki atau mengendalikan suatu perusahaan atau badan hukum. Ini bukan cuma soal nama yang terdaftar di akta perusahaan, tapi siapa sebenarnya yang punya kendali dan manfaat dari bisnis tersebut.

Apa Itu Ultimate Beneficial Owner
Image just for illustration

Bayangkan sebuah perusahaan yang sahamnya dimiliki oleh perusahaan lain, dan perusahaan lain itu dimiliki lagi oleh perusahaan holding, dan seterusnya. Nah, UBO adalah orang perseorangan yang berada di puncak rantai kepemilikan ini, yang benar-benar menikmati keuntungan dari bisnis tersebut.

Kenapa UBO itu penting?

Penting banget! Pemerintah dan lembaga keuangan perlu tahu siapa UBO untuk beberapa alasan penting:

  • Mencegah Pencucian Uang dan Pendanaan Terorisme (PPATK): Dengan mengetahui UBO, jadi lebih mudah melacak aliran dana dan mencegah aktivitas ilegal.
  • Transparansi Bisnis: Memastikan bisnis berjalan secara transparan dan akuntabel.
  • Kepatuhan Regulasi: Banyak regulasi yang mewajibkan identifikasi UBO, baik di tingkat nasional maupun internasional.

Kenapa Perlu Surat Pernyataan UBO?

Surat pernyataan UBO adalah dokumen resmi yang menyatakan siapa pemilik manfaat sebenarnya dari suatu badan hukum. Dokumen ini diperlukan untuk memenuhi kewajiban pelaporan UBO kepada pihak berwenang atau lembaga keuangan. Biasanya, surat ini diminta saat:

  • Pembukaan rekening bank perusahaan.
  • Pengajuan pinjaman atau pembiayaan.
  • Proses Know Your Customer (KYC) oleh lembaga keuangan atau pihak lain.
  • Pendaftaran perusahaan atau perubahan data perusahaan.

Kenapa Perlu Surat Pernyataan UBO
Image just for illustration

Tanpa surat pernyataan UBO, proses-proses penting dalam bisnis bisa terhambat. Bahkan, bisa dianggap tidak patuh terhadap regulasi dan berpotensi terkena sanksi.

Contoh Surat Pernyataan Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Nah, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh surat pernyataan UBO. Berikut ini adalah contoh format surat pernyataan UBO yang umum digunakan. Kamu bisa modifikasi sesuai kebutuhan perusahaanmu, tapi pastikan semua informasi penting tercantum ya.

SURAT PERNYATAAN ULTIMATE BENEFICIAL OWNER (UBO)

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pejabat yang Berwenang]
Jabatan : [Jabatan Pejabat yang Berwenang, contoh: Direktur Utama]
Alamat : [Alamat Kantor Perusahaan]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Kantor Perusahaan]
Email : [Email Kantor Perusahaan]

Bertindak untuk dan atas nama:

Nama Perusahaan : [Nama Lengkap Perusahaan]
Alamat Perusahaan: [Alamat Lengkap Perusahaan]
NPWP Perusahaan : [Nomor Pokok Wajib Pajak Perusahaan]
Jenis Usaha : [Jenis Usaha Perusahaan]

Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Ultimate Beneficial Owner (UBO) dari perusahaan kami adalah sebagai berikut:

Untuk UBO Perseorangan:

  1. Nama Lengkap UBO: [Nama Lengkap UBO 1]

    • Alamat Tempat Tinggal: [Alamat Lengkap UBO 1]
    • Tempat dan Tanggal Lahir: [Tempat dan Tanggal Lahir UBO 1]
    • Kewarganegaraan: [Kewarganegaraan UBO 1]
    • Nomor Identitas (KTP/Paspor): [Nomor Identitas UBO 1]
    • Persentase Kepemilikan/Pengendalian: [Persentase Kepemilikan/Pengendalian UBO 1, contoh: 40%]
    • Dasar Kepemilikan/Pengendalian: [Dasar Kepemilikan/Pengendalian UBO 1, contoh: Pemegang Saham Langsung]

  2. Nama Lengkap UBO: [Nama Lengkap UBO 2] (Jika ada lebih dari satu UBO, ulangi poin 1 untuk setiap UBO)

    • Alamat Tempat Tinggal: [Alamat Lengkap UBO 2]
    • Tempat dan Tanggal Lahir: [Tempat dan Tanggal Lahir UBO 2]
    • Kewarganegaraan: [Kewarganegaraan UBO 2]
    • Nomor Identitas (KTP/Paspor): [Nomor Identitas UBO 2]
    • Persentase Kepemilikan/Pengendalian: [Persentase Kepemilikan/Pengendalian UBO 2, contoh: 30%]
    • Dasar Kepemilikan/Pengendalian: [Dasar Kepemilikan/Pengendalian UBO 2, contoh: Pemegang Saham Tidak Langsung melalui PT. ABC]

(Jika tidak ada UBO perseorangan, atau UBO adalah badan hukum, isi bagian di bawah ini)

Untuk UBO Badan Hukum (Jika Relevan):

  1. Nama Badan Hukum UBO: [Nama Lengkap Badan Hukum UBO 1]
    • Jenis Badan Hukum: [Jenis Badan Hukum UBO 1, contoh: Perseroan Terbatas]
    • Negara/Tempat Kedudukan Hukum: [Negara/Tempat Kedudukan Hukum Badan Hukum UBO 1]
    • Alamat Terdaftar: [Alamat Terdaftar Badan Hukum UBO 1]
    • Nomor Identifikasi Badan Hukum: [Nomor Identifikasi Badan Hukum UBO 1, contoh: Nomor Pendaftaran Perusahaan]
    • Persentase Kepemilikan/Pengendalian: [Persentase Kepemilikan/Pengendalian Badan Hukum UBO 1, contoh: 100%]
    • Dasar Kepemilikan/Pengendalian: [Dasar Kepemilikan/Pengendalian Badan Hukum UBO 1, contoh: Pemegang Saham Mayoritas]

(Ulangi poin 1 untuk setiap UBO Badan Hukum jika ada)

Kami menyatakan bahwa informasi yang diberikan dalam surat pernyataan ini adalah benar dan akurat sesuai dengan data dan dokumen yang kami miliki. Kami bersedia bertanggung jawab sepenuhnya atas kebenaran informasi ini.

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat, Tanggal Bulan Tahun]

Hormat Kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat yang Berwenang]

Baca Juga: loading
[Jabatan Pejabat yang Berwenang]
[Stempel Perusahaan (Jika Ada)]

Catatan Penting:

  • Sesuaikan dengan format yang diminta: Beberapa lembaga mungkin punya format surat pernyataan UBO sendiri. Pastikan kamu menggunakan format yang benar sesuai permintaan.
  • Informasi harus akurat: Jangan sampai ada informasi yang salah atau tidak sesuai fakta. Ini bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
  • Tanda tangan dan stempel: Pastikan surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan distempel perusahaan jika ada.

Penjelasan Detail Setiap Bagian Surat Pernyataan UBO

Biar lebih jelas, kita bedah satu per satu bagian penting dalam contoh surat pernyataan UBO di atas:

1. Identitas Pihak yang Membuat Pernyataan

Bagian ini berisi informasi tentang pejabat perusahaan yang menandatangani surat pernyataan. Informasi yang perlu dicantumkan adalah:

  • Nama Lengkap Pejabat: Nama lengkap orang yang berwenang mewakili perusahaan.
  • Jabatan: Jabatan orang tersebut di perusahaan, misalnya Direktur Utama, Direktur Keuangan, atau Manajer Legal.
  • Alamat, Nomor Telepon, dan Email Kantor: Informasi kontak perusahaan untuk keperluan verifikasi atau komunikasi lebih lanjut.

2. Identitas Perusahaan

Bagian ini menjelaskan identitas perusahaan yang UBO-nya sedang dilaporkan. Informasi yang dibutuhkan meliputi:

  • Nama Perusahaan: Nama lengkap perusahaan sesuai akta pendirian.
  • Alamat Perusahaan: Alamat lengkap kantor pusat perusahaan.
  • NPWP Perusahaan: Nomor Pokok Wajib Pajak perusahaan.
  • Jenis Usaha: Bidang usaha utama perusahaan.

3. Informasi Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Ini adalah bagian inti dari surat pernyataan. Di sini kamu menyebutkan siapa saja UBO dari perusahaan. Ada dua kemungkinan: UBO perseorangan atau UBO badan hukum.

a. UBO Perseorangan

Jika UBO adalah orang perseorangan, informasi yang perlu diisi untuk setiap UBO adalah:

  • Nama Lengkap UBO: Nama lengkap UBO sesuai KTP atau paspor.
  • Alamat Tempat Tinggal: Alamat tempat tinggal UBO saat ini.
  • Tempat dan Tanggal Lahir: Tempat dan tanggal lahir UBO.
  • Kewarganegaraan: Kewarganegaraan UBO.
  • Nomor Identitas (KTP/Paspor): Nomor KTP (untuk WNI) atau nomor paspor (untuk WNA).
  • Persentase Kepemilikan/Pengendalian: Persentase kepemilikan saham atau hak suara yang dimiliki UBO secara langsung atau tidak langsung. Atau, persentase pengendalian lain jika bukan berdasarkan kepemilikan saham (misalnya, melalui perjanjian pengendalian). Biasanya, batasan UBO adalah kepemilikan atau pengendalian lebih dari 25%.
  • Dasar Kepemilikan/Pengendalian: Menjelaskan bagaimana UBO memiliki atau mengendalikan perusahaan. Contohnya:
    • Pemegang Saham Langsung: UBO memiliki saham perusahaan secara langsung atas namanya sendiri.
    • Pemegang Saham Tidak Langsung melalui PT. ABC: UBO memiliki saham melalui perusahaan lain (PT. ABC).
    • Pengendalian melalui Perjanjian: UBO mengendalikan perusahaan melalui perjanjian tertentu, meskipun tidak memiliki saham mayoritas.

b. UBO Badan Hukum

Dalam beberapa kasus, UBO dari suatu perusahaan bisa jadi adalah badan hukum (misalnya, perusahaan holding). Jika ini terjadi, informasi yang perlu diisi untuk setiap UBO badan hukum adalah:

  • Nama Badan Hukum UBO: Nama lengkap badan hukum UBO.
  • Jenis Badan Hukum: Jenis badan hukum UBO, misalnya Perseroan Terbatas (PT), Yayasan, Koperasi, dll.
  • Negara/Tempat Kedudukan Hukum: Negara atau tempat badan hukum UBO didirikan dan terdaftar.
  • Alamat Terdaftar: Alamat kantor pusat badan hukum UBO sesuai dokumen pendaftaran.
  • Nomor Identifikasi Badan Hukum: Nomor identifikasi badan hukum UBO, misalnya Nomor Pendaftaran Perusahaan (NPP), Nomor Induk Koperasi (NIK), dll.
  • Persentase Kepemilikan/Pengendalian: Persentase kepemilikan atau pengendalian badan hukum UBO atas perusahaan yang sedang dilaporkan.
  • Dasar Kepemilikan/Pengendalian: Menjelaskan dasar kepemilikan atau pengendalian badan hukum UBO. Contohnya:
    • Pemegang Saham Mayoritas: Badan hukum UBO adalah pemegang saham mayoritas di perusahaan yang dilaporkan.
    • Perusahaan Induk: Badan hukum UBO adalah perusahaan induk dari perusahaan yang dilaporkan.

Penting: Jika UBO badan hukum yang dilaporkan juga memiliki UBO perseorangan di level atasnya, maka UBO perseorangan tersebut juga perlu diidentifikasi dan dilaporkan. Intinya, identifikasi UBO harus sampai ke orang perseorangan yang paling akhir memiliki atau mengendalikan perusahaan.

4. Pernyataan Kebenaran Informasi dan Tanggung Jawab

Bagian ini adalah pernyataan resmi dari pihak perusahaan bahwa semua informasi yang diberikan dalam surat pernyataan adalah benar dan akurat. Perusahaan juga menyatakan bersedia bertanggung jawab atas kebenaran informasi tersebut.

5. Tempat, Tanggal, Tanda Tangan, dan Stempel

Bagian terakhir ini berisi:

  • Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Kota dan tanggal surat pernyataan dibuat.
  • Salam Penutup: “Hormat Kami,” atau salam penutup lainnya.
  • Nama Perusahaan: Nama perusahaan yang membuat pernyataan.
  • Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang: Tanda tangan asli dari pejabat perusahaan yang berwenang.
  • Nama Lengkap dan Jabatan Pejabat: Nama lengkap dan jabatan pejabat yang menandatangani surat.
  • Stempel Perusahaan (Jika Ada): Stempel resmi perusahaan, jika ada.

Bagian Surat Pernyataan UBO
Image just for illustration

Dasar Hukum Kewajiban UBO di Indonesia

Kewajiban pelaporan UBO di Indonesia didasarkan pada beberapa peraturan perundang-undangan, antara lain:

  • Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang (UU TPPU). UU ini menjadi landasan utama upaya pencegahan pencucian uang dan pendanaan terorisme, termasuk melalui identifikasi UBO.
  • Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2018 tentang Penerapan Prinsip Mengenali Pemilik Manfaat (Beneficial Ownership) dari Korporasi. Perpres ini lebih detail mengatur tentang kewajiban korporasi untuk mengidentifikasi dan melaporkan UBO.
  • Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 21 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pengenaan Sanksi Administratif terhadap Pelanggaran Penerapan Prinsip Mengenali Pemilik Manfaat (Beneficial Ownership) dari Korporasi. Permenkumham ini mengatur sanksi bagi korporasi yang tidak patuh terhadap kewajiban UBO.
  • Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) terkait Penerapan Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme (APU PPT) di Sektor Jasa Keuangan. POJK-POJK ini mewajibkan lembaga keuangan untuk melakukan identifikasi UBO dalam proses KYC.

Peraturan-peraturan ini menunjukkan keseriusan pemerintah Indonesia dalam memerangi pencucian uang dan pendanaan terorisme melalui transparansi kepemilikan perusahaan.

Tips Mengisi Surat Pernyataan UBO dengan Benar

Biar surat pernyataan UBO kamu diterima dan tidak ada masalah di kemudian hari, perhatikan tips berikut:

  1. Pahami Definisi UBO dengan Baik: Pastikan kamu benar-benar mengerti siapa yang termasuk UBO dalam struktur perusahaanmu. Jangan ragu untuk konsultasi dengan ahli hukum atau konsultan jika perlu.
  2. Kumpulkan Informasi UBO dengan Lengkap dan Akurat: Minta data lengkap dari UBO, termasuk dokumen identitas, alamat, dan informasi terkait kepemilikan/pengendalian. Verifikasi kebenaran informasi tersebut.
  3. Teliti Struktur Kepemilikan Perusahaan: Jika struktur kepemilikan perusahaan rumit (misalnya, melalui beberapa lapisan perusahaan), petakan dengan jelas untuk memastikan UBO yang dilaporkan adalah UBO yang paling akhir.
  4. Gunakan Format Surat yang Benar: Ikuti format surat pernyataan UBO yang diminta oleh pihak penerima (misalnya, bank, lembaga pemerintah, dll.).
  5. Isi Semua Kolom dengan Lengkap: Jangan ada kolom yang kosong atau terlewat. Jika ada kolom yang tidak relevan, berikan penjelasan singkat (misalnya, “Tidak Relevan”).
  6. Tandatangani dan Stempel dengan Benar: Pastikan surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan distempel perusahaan jika ada.
  7. Simpan Salinan Surat: Arsipkan salinan surat pernyataan UBO untuk keperluan dokumentasi perusahaan.
  8. Update Data UBO Secara Berkala: Jika ada perubahan UBO atau struktur kepemilikan perusahaan, segera buat surat pernyataan UBO yang baru dan laporkan kepada pihak terkait.

Kesalahan Umum dalam Mengisi Surat Pernyataan UBO

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat mengisi surat pernyataan UBO adalah:

  • Tidak Memahami Definisi UBO: Salah mengidentifikasi siapa UBO yang sebenarnya. Misalnya, hanya melaporkan pemegang saham mayoritas di level pertama, padahal ada UBO lain di level atasnya.
  • Informasi UBO Tidak Lengkap atau Tidak Akurat: Data UBO yang diberikan kurang lengkap, salah ketik, atau tidak sesuai dengan dokumen identitas.
  • Tidak Mengisi Semua Kolom: Ada kolom yang terlewat atau dibiarkan kosong.
  • Tidak Ditandatangani atau Distempel: Surat tidak ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau tidak distempel perusahaan.
  • Tidak Mengupdate Data UBO: Tidak melaporkan perubahan UBO atau struktur kepemilikan perusahaan.

Kesalahan-kesalahan ini bisa menyebabkan surat pernyataan UBO ditolak, proses bisnis terhambat, atau bahkan perusahaan dianggap tidak patuh regulasi.

Konsekuensi Tidak Menyatakan UBO atau Memberikan Informasi Palsu

Konsekuensi hukum dan administratif bisa menimpa perusahaan yang tidak menyatakan UBO atau memberikan informasi UBO yang palsu. Sanksi yang mungkin dikenakan antara lain:

  • Sanksi Administratif: Peringatan tertulis, pembekuan izin usaha, pencabutan izin usaha, atau sanksi administratif lainnya sesuai peraturan yang berlaku.
  • Sanksi Pidana: Dalam kasus tertentu, terutama jika terkait dengan tindak pidana pencucian uang atau pendanaan terorisme, perusahaan dan pihak yang bertanggung jawab bisa dikenakan sanksi pidana sesuai UU TPPU.
  • Reputasi Buruk: Ketidakpatuhan terhadap kewajiban UBO bisa merusak reputasi perusahaan di mata lembaga keuangan, investor, dan masyarakat umum.
  • Kesulitan dalam Proses Bisnis: Perusahaan bisa mengalami kesulitan dalam membuka rekening bank, mengajukan pinjaman, atau menjalin kerjasama bisnis karena dianggap tidak transparan dan berisiko.

Penting untuk diingat: Kewajiban UBO bukan hanya formalitas. Ini adalah bagian penting dari upaya global untuk menciptakan bisnis yang lebih transparan, akuntabel, dan terhindar dari aktivitas ilegal.

Kesimpulan

Surat pernyataan Ultimate Beneficial Owner (UBO) adalah dokumen penting untuk menunjukkan transparansi kepemilikan dan pengendalian perusahaan. Memahami konsep UBO, mengisi surat pernyataan dengan benar, dan mematuhi regulasi terkait adalah kunci untuk kelancaran bisnis dan kepatuhan hukum.

Kesimpulan Surat Pernyataan UBO
Image just for illustration

Dengan panduan dan contoh surat pernyataan UBO di atas, semoga kamu jadi lebih paham dan bisa membuat surat pernyataan UBO yang benar dan lengkap untuk perusahaanmu. Jangan ragu untuk mencari informasi lebih lanjut atau konsultasi dengan profesional jika masih ada pertanyaan atau keraguan.

Gimana? Artikel ini cukup membantu kan? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat pernyataan UBO, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar