9 Contoh Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan PDF yang Gampang Dibuat

Table of Contents

Surat pernyataan adalah dokumen penting yang memiliki kekuatan hukum dan administrasi. Dalam konteks bisnis yang melibatkan beberapa entitas di bawah satu naungan induk, surat pernyataan “satu grup perusahaan” menjadi sangat krusial. Dokumen ini berfungsi sebagai validasi resmi mengenai status afiliasi dan hubungan antarperusahaan dalam satu kelompok. Memiliki contoh dalam format PDF seringkali menjadi kebutuhan praktis.

PDF adalah format yang disukai banyak pihak karena sifatnya yang stabil, aman, dan mudah dibagikan tanpa mengubah tata letak atau format aslinya. Menggunakan contoh surat pernyataan satu grup perusahaan dalam bentuk PDF memudahkan perusahaan dalam berbagi informasi ini secara konsisten. Format ini memastikan bahwa penerima dokumen melihat surat persis seperti yang diinginkan pengirim.

Apa Itu Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan?¶

Secara sederhana, surat pernyataan satu grup perusahaan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh entitas yang berwenang (biasanya perusahaan induk atau holding company) yang menyatakan bahwa beberapa perusahaan lain yang disebutkan dalam surat tersebut adalah bagian dari kelompok usaha yang sama. Surat ini menegaskan hubungan legal dan kepemilikan atau kontrol antara perusahaan-perusahaan yang berafiliasi. Tujuannya beragam, mulai dari kebutuhan tender hingga proses due diligence.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah di mata hukum dan pihak ketiga. Keberadaannya seringkali menjadi syarat mutlak dalam berbagai transaksi atau proses administrasi. Tanpa surat ini, pengakuan formal atas status “satu grup” mungkin sulit didapatkan.

Mengapa Surat Ini Penting dan Kapan Dibutuhkan?¶

Pentingnya surat pernyataan satu grup perusahaan muncul dalam berbagai skenario bisnis yang kompleks. Ini bukan sekadar formalitas, tetapi merupakan instrumen legal dan administratif yang memfasilitasi banyak proses. Kebutuhan atas surat ini sangat bervariasi tergantung pada konteks industri dan tujuan spesifiknya.

Beberapa situasi umum di mana surat ini dibutuhkan meliputi:

• Proses Tender atau Lelang: Banyak instansi pemerintah atau swasta yang mengadakan tender proyek besar mensyaratkan calon peserta untuk membuktikan bahwa perusahaan mereka tergabung dalam grup usaha tertentu. Hal ini bisa terkait dengan pengalaman kumulatif grup, kapasitas keuangan gabungan, atau bahkan untuk menghindari kolusi antarperusahaan dalam satu grup.
• Pengajuan Kredit atau Pembiayaan: Bank atau lembaga keuangan seringkali meminta surat pernyataan satu grup saat memberikan fasilitas pinjaman skala besar. Ini memungkinkan bank menilai kelayakan kredit berdasarkan kekuatan finansial konsolidasi seluruh grup perusahaan, bukan hanya satu entitas. Kekuatan grup menjadi jaminan tambahan.
• Konsolidasi Laporan Keuangan: Meskipun proses konsolidasi laporan keuangan diatur oleh standar akuntansi, surat pernyataan bisa menjadi dokumen pendukung yang menunjukkan status formal dari struktur grup yang dilaporkan. Dokumen ini menegaskan bahwa entitas-entitas yang dikonsolidasikan memang legal bagian dari grup tersebut.
• Persyaratan Administrasi Negara: Dalam beberapa kasus, instansi pemerintah seperti Direktorat Jenderal Pajak atau lembaga perizinan lainnya mungkin meminta bukti afiliasi antarperusahaan. Misalnya, untuk keperluan perpajakan konsolidasi (jika memungkinkan) atau perizinan yang terkait dengan skala operasi grup.
• Transaksi Antar-Perusahaan Grup (Intercompany Transactions): Meskipun transaksi internal, terkadang diperlukan formalitas untuk membuktikan bahwa transaksi tersebut terjadi antar entitas yang sah dalam satu grup, misalnya untuk keperluan audit internal atau eksternal.
• Kemitraan Strategis atau Joint Venture: Saat sebuah grup perusahaan memasuki kemitraan atau JV dengan pihak lain, surat pernyataan ini bisa digunakan untuk menampilkan struktur dan kekuatan keseluruhan grup yang menjadi mitra. Ini membangun kepercayaan dengan calon mitra.

Surat ini tidak hanya menegaskan siapa saja yang ada dalam grup, tetapi juga mengapa pernyataan ini dibuat, yaitu untuk tujuan spesifik yang disebutkan. Kejelasan tujuan dalam surat sangat penting agar dokumen ini dapat diterima oleh pihak penerima. Format PDF memastikan bahwa salinan digital yang dibagikan tetap utuh dan sulit dimanipulasi, meningkatkan keandalan dokumen ini.

Image just for illustration

Struktur dan Komponen Wajib dalam Surat Pernyataan¶

Sebuah surat pernyataan satu grup perusahaan harus memiliki struktur yang jelas dan memuat komponen-komponen penting agar dianggap sah dan informatif. Meskipun detailnya bisa sedikit bervariasi tergantung tujuan dan siapa yang mengeluarkannya, ada elemen inti yang tidak boleh terlewat. Memahami struktur ini membantu dalam menyusun atau memverifikasi keabsahan surat.

Berikut adalah komponen-komponen wajib yang umumnya ada:

Header/Kop Surat¶

Bagian paling atas surat yang mencantumkan identitas lengkap perusahaan atau holding company yang mengeluarkan pernyataan. Ini termasuk nama lengkap perusahaan, alamat kantor pusat, nomor telepon, email, dan logo (jika ada). Kop surat menunjukkan keabsahan dan sumber resmi surat tersebut.

Judul Surat¶

Harus jelas dan spesifik, misalnya “Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan”, “Surat Keterangan Grup Perusahaan”, atau judul lain yang relevan. Judul ini langsung memberitahu pembaca mengenai isi utama dokumen. Judul yang tepat menghindari kebingungan.

Nomor Surat¶

Setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan biasanya memiliki nomor registrasi atau arsip. Nomor surat ini penting untuk keperluan dokumentasi internal dan memudahkan pelacakan surat di kemudian hari. Format penomoran biasanya mengikuti sistem kearsipan perusahaan.

Identitas Pihak yang Menyatakan¶

Bagian ini menjelaskan siapa yang secara hukum mewakili perusahaan penerbit surat untuk membuat pernyataan. Biasanya mencakup:
* Nama perusahaan penerbit (ulang, jika tidak jelas di kop).
* Alamat perusahaan.
* Nama lengkap pejabat yang bertanda tangan (biasanya Direktur Utama atau pejabat yang diberi kuasa).
* Jabatan resmi pejabat tersebut.
* Nomor Induk Kependudukan (NIK) pejabat (terkadang diperlukan untuk validasi).

Identitas Pihak yang Dinyatakan¶

Ini adalah inti dari pernyataan ini. Bagian ini mendaftar perusahaan-perusahaan mana saja yang dinyatakan sebagai bagian dari satu grup. Untuk setiap perusahaan yang disebut, cantumkan:
* Nama lengkap perusahaan (sesuai akta pendirian).
* Alamat kantor.
* Nomor Akta Pendirian atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP)/Nomor Induk Berusaha (NIB) untuk identifikasi legal.
* Hubungan spesifiknya dengan perusahaan induk/grup (misalnya, “Anak Perusahaan”, “Afiliasi”, “Perusahaan Terafiliasi”).

Isi Pernyataan¶

Ini adalah paragraf atau poin-poin yang secara eksplisit menyatakan fakta mengenai afiliasi grup. Harus lugas dan tidak ambigu. Contoh isinya:
* “Dengan ini menyatakan bahwa perusahaan-perusahaan di bawah ini adalah entitas hukum yang sah dan berada di bawah kendali, kepemilikan, dan/atau manajemen yang sama dengan [Nama Perusahaan Induk/Penerbit].”
* Daftar nama perusahaan yang dinyatakan sebagai bagian dari grup.
* Penegasan status hukum masing-masing perusahaan.

Tujuan Pernyataan¶

Paragraf yang menjelaskan untuk keperluan apa surat pernyataan ini dikeluarkan. Penting untuk spesifik, misalnya:
* “Surat pernyataan ini dibuat untuk memenuhi persyaratan dalam proses tender [Nama Proyek/Tender].”
* “Surat ini diterbitkan sebagai dokumen pendukung permohonan fasilitas kredit di [Nama Bank].”
* “Dokumen ini digunakan untuk keperluan konsolidasi laporan keuangan periode [Periode Waktu].”

Menyebutkan tujuan dengan jelas membantu pihak penerima memahami konteks dan relevansi surat tersebut.

Penutup¶

Paragraf standar yang menyatakan bahwa pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab. Juga bisa menyertakan kesanggupan untuk menanggung segala risiko atau konsekuensi hukum jika pernyataan tersebut terbukti tidak benar. Ini menegaskan integritas pernyataan.

Tempat dan Tanggal¶

Menyebutkan kota/tempat di mana surat tersebut ditandatangani dan tanggal penandatanganannya. Ini penting untuk validitas waktu dokumen.

Nama Terang dan Tanda Tangan Pihak yang Menyatakan¶

Ruang untuk tanda tangan asli dari pejabat yang mewakili perusahaan penerbit, diikuti dengan nama lengkap dan jabatannya yang diketik. Stempel perusahaan harus dibubuhkan di atas tanda tangan atau di sampingnya. Stempel perusahaan adalah validasi fisik bahwa dokumen ini memang resmi dikeluarkan oleh entitas tersebut.

Memastikan semua komponen ini ada dan terisi dengan akurat adalah langkah pertama dalam membuat surat pernyataan satu grup perusahaan yang sah dan berfungsi sebagaimana mestinya. Penggunaan format PDF setelah penyusunan dalam format digital (seperti Word) menjaga keutuhan semua elemen ini.

Contoh Kasus Penggunaan Surat Pernyataan dalam Praktik¶

Mari kita ambil contoh nyata untuk menggambarkan bagaimana surat pernyataan satu grup perusahaan ini digunakan. Bayangkan sebuah holding company bernama PT Abadi Sukses Bersama (ASB). PT ASB memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang, misalnya PT Cepat Bangun (konstruksi), PT Lahan Hijau (properti), dan PT Baja Kokoh (manufaktur baja).

Contoh Kasus 1: Tender Proyek Infrastruktur
PT Cepat Bangun ingin mengikuti tender proyek pembangunan jembatan besar yang diselenggarakan oleh Kementerian PUPR. Syarat tender menyatakan bahwa peserta harus memiliki pengalaman kumulatif dalam membangun jembatan dengan nilai minimal X miliar rupiah dalam 5 tahun terakhir. PT Cepat Bangun sendiri mungkin belum memenuhi nilai tersebut hanya dari proyek-proyeknya. Namun, PT Lahan Hijau sebelumnya membangun beberapa jembatan kecil di area properti mereka, dan PT Baja Kokoh memasok baja untuk banyak proyek infrastruktur besar.

Dalam skenario ini, PT ASB (sebagai holding) akan menerbitkan Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan. Surat ini menyatakan bahwa PT Cepat Bangun, PT Lahan Hijau, dan PT Baja Kokoh adalah entitas hukum yang sah dan berada di bawah kendali PT Abadi Sukses Bersama. Surat ini kemudian dilampirkan bersama dokumen pendaftaran tender PT Cepat Bangun. Tujuannya adalah agar pengalaman proyek yang dimiliki oleh PT Lahan Hijau dan PT Baja Kokoh dapat diperhitungkan sebagai pengalaman grup PT ASB, sehingga memenuhi syarat pengalaman kumulatif tender. Surat ini memberikan dasar hukum bagi panitia tender untuk melihat kapasitas seluruh grup, bukan hanya PT Cepat Bangun.

Contoh Kasus 2: Pengajuan Kredit Investasi
PT Lahan Hijau membutuhkan dana besar untuk akuisisi lahan baru. Mereka mengajukan kredit ke bank. Bank melihat aset dan arus kas PT Lahan Hijau, tetapi untuk pinjaman skala besar, bank ingin memastikan keseluruhan kekuatan finansial grup usaha di belakangnya. PT ASB, meskipun tidak berbisnis langsung, memiliki aset yang signifikan dan arus kas yang stabil dari dividen anak perusahaan.

PT ASB menerbitkan Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan yang menyatakan PT Lahan Hijau adalah bagian dari grupnya. Surat ini dilampirkan bersama laporan keuangan konsolidasi PT ASB dan dokumen pengajuan kredit PT Lahan Hijau. Dengan surat ini, bank dapat menilai risiko berdasarkan kekuatan finansial seluruh grup, bukan hanya PT Lahan Hijau. Ini bisa meningkatkan peluang persetujuan kredit atau mendapatkan persyaratan yang lebih baik. Surat ini secara formal menghubungkan anak perusahaan dengan sumber daya dan reputasi induknya.

Dalam kedua kasus ini, surat pernyataan ini bukan hanya formalitas. Surat ini adalah jembatan legal dan administratif yang memungkinkan satu entitas anak untuk “meminjam” atau “menggunakan” kapasitas, pengalaman, atau kekuatan finansial entitas lain dalam satu grup yang sama untuk tujuan tertentu. Format PDF sangat membantu dalam proses pengiriman dokumen-dokumen ini kepada pihak ketiga (Kementerian, Bank) karena memastikan integritas dan kemudahan akses.

Aspek “PDF”: Mengapa PDF dan Bagaimana Membuatnya?¶

Dalam era digital, format dokumen memegang peran penting. Surat pernyataan satu grup perusahaan, seperti dokumen resmi lainnya, paling sering dibagikan dalam format PDF. Ada alasan kuat di balik preferensi ini, dan cara membuatnya pun sangat mudah.

Mengapa PDF?

1. Stabilitas Format: Dokumen PDF akan terlihat sama persis di perangkat apapun (komputer, tablet, smartphone) dan sistem operasi apapun (Windows, macOS, Linux, Android, iOS). Tidak peduli font apa yang terpasang atau versi software apa yang digunakan, tata letak, gambar, dan tabel akan tetap seperti aslinya. Ini krusial untuk dokumen resmi yang tidak boleh berubah tampilannya.
2. Keamanan: PDF memiliki fitur keamanan bawaan. Dokumen bisa diproteksi dengan password untuk membatasi akses cetak, salin, atau edit. Selain itu, PDF mendukung digital signatures, yang memberikan lapisan validasi keaslian dan integritas dokumen. Ini sangat penting untuk surat resmi.
3. Universal Compatibility: Hampir semua perangkat memiliki pembaca PDF gratis (Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, built-in browser readers). Penerima dokumen tidak perlu memiliki software khusus yang mahal untuk membuka surat pernyataan tersebut.
4. Ukuran File yang Efisien: Dibandingkan format lain seperti gambar resolusi tinggi, PDF seringkali memiliki ukuran file yang lebih kecil, membuatnya lebih mudah dibagikan melalui email atau diunggah ke platform online.
5. Tampilan Profesional: Dokumen PDF terlihat rapi dan profesional. Ini mencerminkan keseriusan dan kredibilitas perusahaan yang menerbitkan surat tersebut.

Bagaimana Membuat Surat Pernyataan Menjadi PDF?

Prosesnya sangat sederhana jika Anda sudah memiliki dokumen dalam format digital seperti Microsoft Word, Google Docs, atau software pengolah kata lainnya.

1. Dari Microsoft Word:

   • Setelah surat selesai diketik dan diformat sesuai keinginan.
   • Klik menu File.
   • Pilih Save As atau Export.
   • Pilih lokasi penyimpanan.
   • Di bagian “Save as type” atau “Format”, pilih PDF (*.pdf).
   • Klik Save atau Export.

2. Dari Google Docs:

   • Setelah surat selesai diketik.
   • Klik menu File.
   • Pilih Download.
   • Pilih PDF Document (.pdf).
   • File akan terunduh ke perangkat Anda dalam format PDF.

3. Menggunakan Printer Virtual (untuk dokumen non-standar):

   • Jika Anda membuat dokumen di software lain yang tidak memiliki fitur “Save As PDF”, Anda bisa menggunakan printer virtual PDF.
   • Instal software printer PDF (banyak yang gratis, seperti CutePDF, doPDF, atau fitur “Microsoft Print to PDF” yang ada di Windows).
   • Buka dokumen yang ingin diubah menjadi PDF.
   • Klik menu File > Print.
   • Pilih printer virtual PDF yang sudah terpasang (misalnya, “Microsoft Print to PDF” atau “CutePDF Writer”) sebagai printer.
   • Klik Print.
   • Software printer virtual akan meminta Anda menentukan lokasi penyimpanan dan nama file PDF.

4. Menggunakan Konverter Online:

   • Jika dokumen Anda dalam format lain (misalnya gambar JPG, file Excel, dll.) dan Anda ingin mengubahnya menjadi PDF (meskipun ini kurang umum untuk surat pernyataan yang biasanya teks), Anda bisa menggunakan layanan konverter online (seperti Smallpdf, iLovePDF).
   • Catatan: Hati-hati menggunakan konverter online untuk dokumen sangat rahasia karena Anda mengunggah file ke server pihak ketiga. Untuk surat resmi seperti ini, disarankan menggunakan cara offline (dari Word/Docs atau printer virtual).

Setelah surat pernyataan Anda dalam format PDF, pastikan untuk meninjau kembali tampilannya untuk memastikan semuanya terlihat benar sebelum mengirimkannya. PDF adalah pilihan de facto untuk berbagi dokumen resmi secara digital karena semua keuntungan yang ditawarkannya.

Tips Menulis Surat Pernyataan yang Efektif dan Legal¶

Menyusun surat pernyataan satu grup perusahaan memerlukan ketelitian. Agar dokumen ini benar-benar efektif dan memiliki kekuatan legal yang kuat, perhatikan tips berikut:

1. Jelas dan Lugas: Gunakan bahasa yang formal, jelas, dan langsung ke intinya. Hindari kalimat yang ambigu atau multitafsir. Pernyataan afiliasi harus eksplisit dan tidak menyisakan keraguan.
2. Akurasi Data: Pastikan semua informasi yang dicantumkan (nama perusahaan, alamat, nomor identifikasi legal, nama dan jabatan pejabat yang bertanda tangan) adalah 100% akurat sesuai dengan dokumen resmi perusahaan (seperti akta pendirian atau NIB). Kesalahan data sekecil apapun bisa mengurangi kekuatan surat.
3. Sesuaikan dengan Tujuan: Selalu sebutkan tujuan spesifik dibuatnya surat pernyataan ini. Jangan gunakan template umum tanpa menyesuaikannya dengan keperluan saat itu (misalnya, untuk tender A, pengajuan kredit B, dll.). Penyesuaian ini menunjukkan relevansi dokumen.
4. Otorisasi yang Tepat: Pastikan pejabat yang menandatangani surat memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan dalam membuat pernyataan tersebut. Biasanya adalah Direktur Utama atau pejabat yang diberi kuasa berdasarkan Anggaran Dasar atau Surat Kuasa Direksi. Surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang bisa dianggap tidak sah.
5. Stempel Perusahaan: Jangan lupakan stempel perusahaan. Ini adalah elemen validasi fisik yang sangat penting dalam surat resmi di Indonesia. Stempel menunjukkan bahwa dokumen ini memang dikeluarkan oleh entitas hukum yang bersangkutan.
6. Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Terkadang, untuk memperkuat pernyataan, perlu dilampirkan dokumen pendukung. Contoh: salinan akta pendirian perusahaan induk/anak perusahaan yang menunjukkan struktur kepemilikan, bagan struktur organisasi grup, atau surat kuasa direksi jika yang menandatangani bukan Direktur Utama.
7. Tinjau Ulang Secara Hukum: Untuk surat pernyataan yang akan digunakan dalam proses penting (tender bernilai besar, pengajuan kredit signifikan, atau terkait litigasi), sangat disarankan untuk meminta peninjauan ulang oleh konsultan hukum perusahaan. Ahli hukum dapat memastikan bahwa redaksi surat sudah benar, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, dan melindungi kepentingan perusahaan.
8. Gunakan Kop Surat Resmi: Selalu gunakan kop surat resmi perusahaan penerbit. Ini memberikan kesan profesional dan langsung mengidentifikasi sumber dokumen.

Mengikuti tips ini akan membantu Anda menghasilkan surat pernyataan satu grup perusahaan yang tidak hanya memenuhi persyaratan format, tetapi juga memiliki validitas dan kredibilitas yang tinggi di mata pihak penerima. Mengubahnya ke format PDF setelah finalisasi menjamin keutuhan dokumen yang telah disusun dengan teliti ini.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan (Common Pitfalls)¶

Meskipun terlihat standar, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menyusun surat pernyataan satu grup perusahaan. Menghindari pitfalls ini penting agar surat Anda tidak ditolak atau menimbulkan masalah di kemudian hari.

• Informasi Tidak Akurat/Terbaru: Menggunakan nama perusahaan lama, alamat yang sudah pindah, atau NIB yang tidak berlaku adalah kesalahan fatal. Selalu periksa kembali data perusahaan yang akan dicantumkan.
• Ketidakjelasan Status Afiliasi: Hanya menyebutkan nama perusahaan tanpa menjelaskan hubungan spesifiknya dengan grup (misalnya, “Anak Perusahaan yang dimiliki 99%”) bisa membingungkan pihak penerima. Jelaskan statusnya dengan jelas.
• Pejabat yang Menandatangani Tidak Berwenang: Seperti yang sudah disebut, ini adalah kesalahan serius. Pastikan yang tanda tangan memang orang yang secara hukum berhak mewakili perusahaan untuk membuat pernyataan semacam itu.
• Tidak Ada Stempel Perusahaan: Stempel adalah penanda keaslian fisik. Surat tanpa stempel seringkali dianggap kurang sah dalam transaksi bisnis di Indonesia.
• Redaksi Ambigu: Menggunakan kalimat yang terlalu umum atau bisa ditafsirkan berbeda oleh pihak penerima. Isi pernyataan harus spesifik mengenai fakta afiliasi dan tujuannya.
• Tidak Menyebutkan Tujuan Secara Jelas: Jika surat digunakan untuk tender X, tetapi hanya menyebutkan “untuk keperluan tender” tanpa nama tender spesifik, ini bisa menimbulkan pertanyaan atau membuat panitia tender ragu relevansinya.
• Menggunakan Template Mentah Tanpa Adaptasi: Setiap kebutuhan mungkin punya sedikit perbedaan persyaratan. Jangan hanya mengisi bagian kosong pada template, tetapi baca dan pahami setiap kalimat, sesuaikan jika perlu.
• File PDF Terlalu Besar atau Terproteksi Berlebihan: Saat mengubah ke PDF, pastikan ukurannya tidak terlalu besar sehingga sulit dikirim/diunggah. Jika menggunakan password, pastikan memberitahukannya kepada penerima. Hindari proteksi yang mencegah printing atau copying jika memang tujuannya untuk dibagikan dan diverifikasi.
• Tidak Ada Nomor dan Tanggal Surat: Elemen-elemen ini krusial untuk identifikasi dan pengarsipan.

Memeriksa ulang surat pernyataan sebelum finalisasi (dan sebelum mengubahnya ke PDF) adalah langkah preventif terbaik untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini. Libatkan setidaknya satu orang lain di perusahaan untuk melakukan proofreading dan verifikasi data.

Implikasi Hukum Surat Pernyataan¶

Perlu dipahami bahwa surat pernyataan, termasuk surat pernyataan satu grup perusahaan, bukanlah dokumen remeh. Ini adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum. Ketika pejabat perusahaan menandatanganinya dan membubuhkan stempel perusahaan, mereka secara resmi mewakili perusahaan dan mengikat perusahaan pada isi pernyataan tersebut.

• Pernyataan yang Mengikat: Isi pernyataan mengenai status afiliasi dan kebenaran data dalam surat tersebut dianggap sebagai fakta yang dinyatakan dan dijamin kebenarannya oleh perusahaan yang menerbitkan. Pihak penerima surat berhak mengandalkan kebenaran isi surat tersebut dalam membuat keputusan (misalnya, menerima partisipasi tender, menyetujui kredit, dll.).
• Konsekuensi Hukum Atas Kebohongan/Ketidakbenaran: Jika di kemudian hari terbukti bahwa isi surat pernyataan tersebut tidak benar (misalnya, salah satu perusahaan yang disebut ternyata sudah tidak berafiliasi, atau data perusahaan yang dicantumkan salah), maka perusahaan yang menerbitkan surat dapat menghadapi konsekuensi hukum. Ini bisa berupa pembatalan kontrak (misalnya tender yang dimenangkan dibatalkan), penarikan fasilitas kredit, denda, tuntutan ganti rugi, atau bahkan implikasi pidana jika ada unsur penipuan yang disengaja.
• Tanggung Jawab Pejabat Penanda Tangan: Pejabat yang menandatangani surat juga memiliki tanggung jawab. Meskipun mereka mewakili perusahaan, mereka harus memastikan bahwa pernyataan yang mereka tanda tangani adalah benar. Menandatangani surat pernyataan yang diketahui isinya tidak benar bisa memiliki implikasi pada integritas profesional pejabat tersebut.

Oleh karena itu, pembuatan surat pernyataan satu grup perusahaan harus dilakukan dengan sangat serius dan berdasarkan fakta yang akurat. Dokumen ini adalah bentuk akuntabilitas perusahaan. Format PDF membantu memastikan bahwa versi yang dibagikan adalah versi final yang tidak diubah, sehingga mengurangi risiko perselisihan mengenai isi dokumen yang asli.

Dokumen Pendukung Terkait¶

Tergantung pada tujuan dan persyaratan dari pihak penerima, surat pernyataan satu grup perusahaan seringkali perlu dilampiri dengan dokumen pendukung lain untuk memperkuat validitasnya. Dokumen-dokumen ini memberikan bukti tambahan atas apa yang dinyatakan dalam surat.

Beberapa dokumen pendukung yang relevan antara lain:

• Salinan Akta Pendirian dan/atau Anggaran Dasar Perusahaan Induk: Dokumen ini membuktikan keberadaan perusahaan induk dan struktur modalnya.
• Salinan Akta Pendirian dan/atau Anggaran Dasar Perusahaan Anak/Afiliasi: Untuk membuktikan keberadaan legal perusahaan-perusahaan yang dinyatakan sebagai bagian dari grup.
• Salinan Akta Perubahan Terakhir (jika ada): Jika ada perubahan nama perusahaan, struktur kepemilikan, atau susunan direksi/komisaris yang relevan dengan pernyataan.
• Struktur Organisasi Grup (Bagan): Diagram visual yang menunjukkan hubungan antara perusahaan induk dan anak-anak perusahaannya. Ini membantu pihak penerima memahami struktur grup dengan cepat.
• Laporan Keuangan Konsolidasi Grup: Untuk tujuan pengajuan kredit atau penilaian finansial, laporan keuangan yang menggabungkan posisi dan kinerja seluruh grup bisa menjadi lampiran penting.
• Salinan Surat Kuasa Direksi: Jika surat pernyataan ditandatangani oleh pejabat lain selain Direktur Utama, diperlukan surat kuasa resmi dari Direksi yang memberikan wewenang kepada pejabat tersebut untuk menandatangani dokumen atas nama perusahaan.
• Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP): Salinan NIB atau TDP dari perusahaan-perusahaan yang relevan bisa diminta sebagai bukti pendaftaran usaha yang sah.

Tidak semua dokumen ini selalu dibutuhkan, tetapi bersiap dengan salinan digital (dan jika perlu, fisik yang dilegalisir) dari dokumen-dokumen ini sangat membantu saat diminta. Melampirkan dokumen pendukung yang relevan dapat mempercepat proses verifikasi oleh pihak penerima surat pernyataan. Saat mengirimkan ini dalam format digital, menggabungkan semua dokumen (surat pernyataan dan lampiran) ke dalam satu file PDF seringkali menjadi cara yang rapi dan efisien.

Membuat Contoh Surat Pernyataan Sendiri¶

Meskipun Anda mencari “contoh surat pernyataan satu grup perusahaan pdf”, penting untuk diingat bahwa menggunakan template secara mentah bisa berbahaya. Setiap perusahaan memiliki struktur unik, dan setiap kebutuhan (tender, kredit, dll.) memiliki persyaratan spesifik. Contoh format PDF memang berguna sebagai panduan struktur dan bahasa, tetapi isinya harus disesuaikan 100% dengan kondisi faktual perusahaan Anda saat ini dan tujuan surat tersebut.

Langkah-langkah Membuat Surat Pernyataan Sendiri:

1. Kumpulkan Data Akurat: Siapkan data lengkap semua perusahaan yang akan disebutkan (nama resmi, alamat, NIB/TDP). Identifikasi pejabat yang berwenang menandatangani (Nama, Jabatan).
2. Identifikasi Tujuan Spesifik: Untuk keperluan apa surat ini dibuat? Rumuskan kalimat tujuan dengan sangat jelas.
3. Gunakan Template Sebagai Kerangka: Ambil contoh template (bisa dari dokumen perusahaan Anda sebelumnya, dari internet, atau dari panduan ini). Gunakan strukturnya (Kop, Judul, Yang Menyatakan, Yang Dinyatakan, Isi, Tujuan, Penutup, Tanda Tangan).
4. Isi dan Sesuaikan Redaksi: Masukkan data perusahaan Anda ke dalam kerangka. Tulis isi pernyataan dan tujuan surat dengan kalimat yang sesuai kondisi aktual dan spesifik untuk kebutuhan saat itu. Jangan ragu mengubah redaksi template jika ada kalimat yang kurang pas. Pastikan kalimat pernyataan afiliasi sangat eksplisit.
5. Verifikasi Internal: Mintalah staf legal atau bagian terkait lainnya di perusahaan untuk meninjau draf surat. Pastikan semua data akurat dan redaksinya sudah benar secara hukum dan tata bahasa.
6. Proses Penandatanganan: Siapkan draf final untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dibubuhkan stempel perusahaan.
7. Ubah ke PDF: Setelah mendapatkan tanda tangan dan stempel fisik pada salinan cetak, Anda bisa scan dokumen tersebut menjadi file gambar, lalu mengubahnya menjadi PDF. Atau, jika Anda memiliki digital signature yang sah, Anda bisa menandatangani file PDF yang dihasilkan dari versi digital (Word/Docs). Cara paling umum adalah men-scan yang sudah bertanda tangan fisik.

Meskipun memiliki contoh PDF membantu Anda melihat format standar, proses penyusunan isi yang akurat dan relevan adalah kunci utama. Surat yang dibuat dengan cermat mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda.

Pentingnya Penyimpanan Arsip¶

Setelah surat pernyataan satu grup perusahaan selesai dibuat dan digunakan, jangan lupakan langkah terakhir yang krusial: pengarsipan. Dokumen ini mungkin akan dibutuhkan lagi di masa mendatang, baik untuk referensi internal, audit, atau sebagai bukti dalam kasus hukum.

• Penyimpanan Fisik: Simpan salinan asli yang bertanda tangan dan berstempel di tempat yang aman dalam sistem arsip perusahaan Anda. Pastikan mudah ditemukan kembali berdasarkan nomor surat atau tanggal.
• Penyimpanan Digital (PDF): File PDF dari surat pernyataan ini (idealnya yang merupakan hasil scan dari dokumen asli bertanda tangan/stempel) harus disimpan secara digital di lokasi yang aman dan terorganisir. Gunakan sistem penamaan file yang konsisten dan mudah dicari (misalnya, “Surat Pernyataan Grup_PT_ASB_Utk_Tender_ProyekX_20231027.pdf”).
• Backup Rutin: Pastikan file arsip digital Anda termasuk dalam sistem backup perusahaan. Kehilangan dokumen penting bisa sangat merugikan.

Memiliki sistem pengarsipan yang baik memastikan bahwa surat pernyataan ini dapat diakses dengan cepat kapanpun dibutuhkan. Mengingat pentingnya dokumen ini, arsipnya adalah aset berharga bagi perusahaan.

Penutup dan Ajakan Berinteraksi¶

Memahami fungsi, struktur, dan pentingnya surat pernyataan satu grup perusahaan sangat membantu dalam kelancaran berbagai proses bisnis. Kehadiran contoh dalam format PDF memberikan gambaran visual yang jelas, namun proses penyusunan isinya harus selalu teliti dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Ingatlah bahwa ini adalah dokumen legal yang memiliki konsekuensi jika informasinya tidak akurat.

Bagaimana pengalaman Anda dalam menggunakan atau menyusun surat pernyataan semacam ini? Adakah tantangan khusus yang pernah Anda hadapi terkait validitas atau penerimaan dokumen ini oleh pihak ketiga?

Jangan ragu bagikan pendapat Anda, pengalaman, atau pertanyaan di kolom komentar di bawah. Mari berdiskusi!