Begini Cara Bikin Surat Resmi Yth yang Benar

Table of Contents

Surat resmi itu bagian penting dari komunikasi formal, baik di kantor, sekolah, organisasi, atau instansi pemerintahan. Salah satu bagian yang paling sering kita lihat dan gunakan adalah sapaan awal, khususnya yang memakai singkatan “Yth”. Pasti sering kan lihat surat yang dimulai dengan “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan…” atau “Yth. Kepala Bagian…”? Nah, “Yth” ini singkatan dari “Yang Terhormat”.

Penggunaan “Yth” dalam surat resmi menunjukkan rasa hormat kita kepada penerima surat. Ini adalah etiket dasar dalam korespondensi formal di Indonesia. Memahami cara menempatkan dan menggunakan “Yth” dengan benar adalah langkah awal untuk membuat surat resmi yang terlihat profesional dan beretika. Makanya, penting banget tahu detailnya.

Image just for illustration

Kenapa “Yth” Itu Penting dalam Surat Resmi?¶

“Yth” bukan sekadar singkatan biasa, lho. Di budaya kita, menghormati orang lain itu nilai yang dijunjung tinggi, apalagi dalam komunikasi formal. Mencantumkan “Yth” di awal alamat penerima surat menunjukkan bahwa kita mengakui kedudukan, jabatan, atau status penerima. Ini menciptakan kesan pertama yang baik dan menunjukkan bahwa pengirim surat paham aturan main komunikasi formal.

Bayangkan kalau surat resmi tiba-tiba langsung masuk ke isi tanpa sapaan hormat. Rasanya pasti kurang pas, kan? “Yth” ini jembatan awal untuk membangun komunikasi yang santun dan profesional. Jadi, jangan pernah remehkan peran kecil tapi penting dari singkatan tiga huruf ini.

Struktur Umum Surat Resmi dan Posisi “Yth”¶

Sebelum masuk ke contoh, kita bedah dulu struktur umum surat resmi. Posisi “Yth” itu ada di bagian Alamat Tujuan. Nah, apa saja sih bagian-bagian surat resmi yang biasa kita temui?

Secara umum, surat resmi punya elemen-elemen standar yang harus ada. Mulai dari kop surat sampai tanda tangan pengirim. Memahami setiap bagian ini akan membantu kita menyusun surat dengan rapi dan sesuai kaidah yang berlaku.

Bagian-bagian Surat Resmi¶

1. Kepala Surat (Kop Surat): Ini identitas pengirim, biasanya berupa logo, nama instansi/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kadang website. Letaknya di paling atas. Kop surat menunjukkan dari mana surat itu berasal, jadi nggak bisa sembarangan bikin.
2. Nomor Surat: Kode unik untuk setiap surat keluar. Penting untuk pengarsipan. Formatnya biasanya mencakup nomor urut, kode unit/departemen, bulan (angka Romawi), dan tahun.
3. Lampiran: Menunjukkan jumlah dokumen lain yang disertakan bersama surat utama. Kalau nggak ada lampiran, cukup tulis “—” atau “Nihil”.
4. Hal (Perihal): Inti atau ringkasan singkat dari isi surat. Harus jelas dan singkat agar penerima langsung tahu maksud surat ini. Contoh: “Permohonan Izin”, “Undangan Rapat”, “Pemberitahuan Kenaikan Harga”.
5. Tanggal Surat: Kapan surat itu dibuat. Ditulis lengkap dengan kota, tanggal, bulan, dan tahun. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023.
6. Alamat Tujuan: Nah, di sinilah “Yth” biasanya muncul. Bagian ini berisi kepada siapa surat itu ditujukan, lengkap dengan alamatnya kalau perlu.
7. Salam Pembuka: Sapaan awal sebelum masuk ke isi surat. Paling umum adalah “Dengan hormat,”.
8. Isi Surat: Bagian utama yang menjelaskan maksud dan tujuan surat. Ditulis dengan bahasa formal, jelas, padat, dan tidak bertele-tele. Gunakan paragraf yang terstruktur.
9. Salam Penutup: Ungkapan penutup sebelum tanda tangan. Contoh yang umum adalah “Hormat kami,”, “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”, dll.
10. Nama dan Jabatan Pengirim: Identitas lengkap orang yang bertanggung jawab atau mengirim surat. Termasuk tanda tangan di atas nama jelas.
11. Tembusan (Cc/Copy Carbon): Bagian ini opsional, digunakan jika surat tersebut perlu diketahui atau dikirimkan juga kepada pihak lain selain penerima utama.

Image just for illustration

Fokus ke Bagian Alamat Tujuan dengan “Yth”¶

Sekarang kita perjelas bagian Alamat Tujuan. Formatnya biasanya seperti ini:

Yth. [Nama Orang/Jabatan Penerima]
[Alamat Penerima, jika perlu]
[Kota Tujuan]

Mari kita bedah lebih detail:

• Yth.: Singkatan dari Yang Terhormat. Selalu diikuti titik (.).
• [Nama Orang/Jabatan Penerima]: Ini bisa nama spesifik (misal: Yth. Bapak Budi Santoso) atau jabatan (misal: Yth. Manajer Pemasaran, Yth. Kepala Sekolah, Yth. Pimpinan PT Jaya Abadi). Kalau ditujukan ke jabatan, biasanya tidak perlu nama orangnya, kecuali kalau memang spesifik ke orang tersebut.
• [Alamat Penerima]: Alamat lengkap instansi atau rumah penerima. Kadang juga menyertakan nama jalan, nomor, RT/RW, kelurahan, kecamatan, dan kode pos. Bagian ini penting kalau surat dikirim via pos atau kurir.
• [Kota Tujuan]: Kota tempat penerima berada. Contoh: Jakarta, Surabaya, Bandung. Bagian ini diletakkan di bawah alamat atau di baris terpisah.

Contoh Penulisan Alamat Tujuan yang Benar:

Yth. Direktur PT Maju Bersama
Jalan Sudirman No. 12
Jakarta Pusat

Atau

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas X SMA Negeri 1
Di tempat

Penggunaan “Bapak/Ibu” sangat umum jika kita tidak tahu pasti siapa nama penerima atau jika surat ditujukan kepada jabatan yang bisa diisi oleh pria atau wanita. Menulis “Di tempat” juga umum digunakan jika alamat detail tidak perlu disebutkan, tapi penerima tahu di mana lokasi mereka menerima surat (misal: undangan rapat di dalam lingkungan kantor sendiri).

Kesalahan Umum Penggunaan “Yth”¶

Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat menggunakan “Yth”. Biar suratmu makin sempurna, hindari ini ya:

• Menggabungkan Yth dengan Kepada: Jangan pernah menulis “Kepada Yth.” Cukup pilih salah satu. Kalau pakai “Kepada”, berarti formatnya: “Kepada Direktur PT Maju Bersama”. Kalau pakai “Yth”, formatnya seperti yang sudah dijelaskan di atas: “Yth. Direktur PT Maju Bersama”. “Yth” sudah mengandung makna “ditujukan kepada yang terhormat”, jadi “Kepada” lagi itu mubazir.
• Mengulang Sapaan: Menulis “Yth. Bapak Budi Santoso Yth.” juga salah. Cukup sekali saja “Yth.” di awal.
• Tidak Menggunakan Titik: “Yth” itu singkatan, jadi wajib diikuti titik: “Yth.”.
• Penempatan yang Salah: “Yth.” itu bagian dari Alamat Tujuan, bukan Salam Pembuka. Salam Pembuka itu setelah Alamat Tujuan (biasanya “Dengan hormat,”).

Memperhatikan detail kecil seperti ini menunjukkan ketelitian dan profesionalisme kita dalam berkomunikasi. Surat yang rapi dan benar secara kaidah akan lebih dihargai oleh penerimanya.

Beragam Contoh Surat Resmi Menggunakan “Yth”¶

Supaya lebih jelas, mari kita lihat beberapa contoh penggalan surat resmi dari berbagai jenis yang menggunakan “Yth” di bagian Alamat Tujuan. Contoh-contoh ini akan menunjukkan variasi penggunaannya sesuai dengan konteks suratnya.

Contoh 1: Surat Undangan Rapat¶

Surat undangan biasanya ditujukan kepada individu atau kelompok spesifik yang diharapkan hadir dalam suatu acara. Penggunaan “Yth” di sini untuk menghormati orang yang diundang.

(Kop Surat Instansi/Organisasi)

Nomor: …
Lampiran: -
Hal: Undangan Rapat Koordinasi

… (Tanggal Surat)

Yth. Kepala Bagian Keuangan
PT Sukses Jaya
Jalan Merdeka No. 45
Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pelaksanaan proyek baru, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : …
Waktu : …
Tempat : …
Acara : …

Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu.

… (Isi surat selanjutnya)

Hormat kami,

(Nama Jelas)
(Jabatan)

Dalam contoh ini, “Yth” ditujukan kepada jabatan spesifik di instansi lain. Alamat lengkap dicantumkan karena surat mungkin dikirim dari luar instansi. Penggunaan “Bapak/Ibu” di isi surat (mengingat kehadiran Bapak/Ibu) adalah sapaan lanjutan yang sopan merujuk pada penerima.

Contoh 2: Surat Permohonan Izin¶

Surat ini biasanya diajukan oleh seseorang atau satu unit kepada pimpinan atau pihak berwenang untuk meminta izin melakukan sesuatu.

(Kop Surat Pengirim, jika ada, atau langsung identitas pengirim)

Nomor: …
Lampiran: … (jika ada dokumen pendukung)
Hal: Permohonan Izin Mengikuti Pelatihan

… (Tanggal Surat)

Yth. Direktur Sumber Daya Manusia
PT Sejahtera Abadi
Di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : …
NIP/Nomor Karyawan : …
Jabatan : …
Unit Kerja : …

Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk mengikuti pelatihan “Manajemen Proyek Tingkat Lanjut” yang diselenggarakan oleh [Nama Penyelenggara] pada tanggal [Tanggal Pelatihan].

Pelatihan ini sangat relevan dengan tugas dan tanggung jawab saya saat ini serta diharapkan dapat meningkatkan kompetensi saya dalam pekerjaan. Bersama surat ini, saya lampirkan jadwal dan silabus pelatihan sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu.

… (Isi surat selanjutnya, misal: pernyataan akan menyelesaikan tugas sebelum berangkat/meninggalkan instruksi)

Atas perhatian dan kebijakan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Jelas)
(Jabatan)

Di contoh ini, “Yth” ditujukan kepada jabatan Direktur di instansi yang sama (“Di tempat” menunjukkan lokasinya sudah diketahui internal). Surat ini menunjukkan bagaimana “Yth” digunakan dalam konteks internal organisasi.

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Resmi¶

Surat pemberitahuan digunakan untuk menginformasikan sesuatu kepada pihak lain, bisa internal maupun eksternal.

(Kop Surat Instansi/Organisasi)

Nomor: …
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal

… (Tanggal Surat)

Yth. Seluruh Karyawan
PT Berkah Utama
Di tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami beritahukan bahwa terjadi perubahan jadwal terkait acara [Nama Acara] yang semula akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : [Jadwal Lama]
Waktu : [Waktu Lama]

Menjadi:

Hari, tanggal : [Jadwal Baru]
Waktu : [Waktu Baru]

Perubahan ini dilakukan karena [Alasan Perubahan, jika perlu]. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh perubahan jadwal ini.

… (Isi surat selanjutnya, misal: informasi tambahan atau penegasan)

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama Jelas)
(Jabatan)

Contoh ini menarik karena “Yth” ditujukan kepada sekelompok orang (“Seluruh Karyawan”). Ini menunjukkan bahwa “Yth” juga bisa digunakan untuk menyapa sekelompok penerima secara umum, bukan hanya individu atau satu jabatan spesifik.

Contoh 4: Surat Balasan Permohonan¶

Ketika membalas surat resmi yang masuk, format dan sapaan “Yth” tetap penting.

(Kop Surat Instansi/Organisasi yang membalas)

Nomor: …
Lampiran: …
Hal: Balasan Permohonan Kerjasama

… (Tanggal Surat)

Yth. Pimpinan
[Nama Instansi/Perusahaan Pengirim Surat Awal]
[Alamat Instansi Pengirim]
[Kota Instansi Pengirim]

Dengan hormat,

Menunjuk surat Bapak/Ibu Nomor: [Nomor Surat yang dibalas] tanggal [Tanggal Surat yang dibalas] perihal Permohonan Kerjasama [Jelaskan secara singkat], dengan ini kami sampaikan bahwa [Isi balasan, misal: permohonan Anda disetujui/belum dapat dipenuhi/membutuhkan informasi tambahan].

… (Isi balasan secara detail)

Kami berharap balasan ini dapat memberikan kejelasan terkait permohonan yang diajukan.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama Jelas)
(Jabatan)

Dalam balasan surat, “Yth” ditujukan kepada pimpinan atau penanggung jawab dari instansi yang mengirim surat sebelumnya. Referensi nomor dan tanggal surat yang dibalas adalah elemen penting dalam surat balasan untuk kejelasan administrasi.

Image just for illustration

Tips Menulis Surat Resmi yang Baik¶

Selain penggunaan “Yth” yang tepat, ada beberapa tips lain yang bikin surat resmi buatanmu makin oke:

1. Gunakan Bahasa Baku dan Formal: Hindari singkatan gaul, bahasa sehari-hari, atau jargon yang tidak umum. Gunakan kata-kata yang sopan dan formal. Ejaan dan tata bahasa harus benar sesuai EYD (Ejaan yang Disempurnakan).
2. Struktur Jelas: Pastikan semua bagian surat resmi ada di tempatnya dan berurutan. Ini memudahkan penerima untuk membaca dan memahami isi surat.
3. Isi Padat dan Jelas: Langsung ke inti permasalahan. Hindari basa-basi yang terlalu panjang di bagian isi surat. Satu paragraf fokus pada satu ide.
4. Ringkas tapi Lengkap: Surat resmi harus ringkas, tapi semua informasi yang relevan harus tercakup. Penerima tidak perlu menebak-nebak maksud suratmu.
5. Perhatikan Kerapian Pengetikan: Gunakan font standar yang mudah dibaca (misal: Times New Roman, Arial, Calibri) dengan ukuran yang pas (misal: 11 atau 12). Perataan teks (alignment) yang rapi juga penting.
6. Proofread: Selalu baca ulang suratmu sebelum dikirim. Cek typo, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang salah. Lebih baik lagi kalau minta orang lain untuk membacanya juga.
7. Pastikan Nama dan Jabatan Benar: Jika surat ditujukan ke orang atau jabatan spesifik, pastikan ejaan nama dan gelar/jabatan sudah benar. Kesalahan di sini bisa dianggap tidak menghargai.

Tabel Rangkuman Bagian Penting Surat Resmi¶

Untuk memudahkan, ini dia tabel yang merangkum bagian-bagian utama surat resmi:

Bagian Surat Resmi	Fungsi	Posisi “Yth”
Kepala Surat (Kop)	Identitas pengirim	Tidak relevan
Nomor, Lampiran, Hal	Kode administrasi, jumlah dokumen, inti surat	Tidak relevan
Tanggal Surat	Kapan surat dibuat	Tidak relevan
Alamat Tujuan	Kepada siapa surat ditujukan	Di sini, di awal.
Salam Pembuka	Sapaan awal sebelum isi	Setelah Alamat Tujuan
Isi Surat	Maksud dan tujuan surat	Tidak relevan
Salam Penutup	Penutup surat	Tidak relevan
Nama & Jabatan Pengirim	Identitas penanggung jawab surat	Tidak relevan
Tembusan (Cc)	Pihak lain yang perlu tahu	Tidak relevan

Tabel ini bisa jadi panduan singkat saat kamu menyusun surat resmi. Ingat, setiap bagian punya perannya masing-masing untuk membuat suratmu efektif.

Fakta Menarik Seputar Penggunaan Sapaan Hormat di Indonesia¶

Tahukah kamu, penggunaan sapaan hormat seperti “Yth” atau gelar-gelar kehormatan lainnya sangat kental di budaya Indonesia? Ini mencerminkan pentingnya unggah-ungguh atau etiket dalam berinteraksi, terutama dengan orang yang lebih tua, berkedudukan, atau dalam konteks formal.

Di masa lalu, penggunaan gelar kebangsawanan, keagamaan, atau adat dalam sapaan lisan maupun tulisan sangat lazim. Tradisi ini berlanjut dalam bentuk sapaan modern seperti “Bapak”, “Ibu”, “Saudara”, dan penggunaan “Yth” dalam surat resmi. Ini menunjukkan bahwa komunikasi formal kita punya akar budaya yang kuat dalam menghargai orang lain. Bahkan dalam era digital ini, di email formal pun kita masih sering melihat penggunaan sapaan “Yth”. Ini membuktikan bahwa nilai-nilai kesopanan dalam berkomunikasi secara tertulis masih sangat dijaga.

Kesimpulan¶

Menulis surat resmi dengan benar, termasuk penggunaan “Yth” di bagian Alamat Tujuan, adalah keterampilan dasar yang penting di dunia profesional maupun akademis. “Yth” bukan sekadar kebiasaan, melainkan cerminan etika dan rasa hormat pengirim kepada penerima surat. Dengan memahami struktur surat resmi dan detail penggunaan “Yth” beserta tips-tipsnya, kamu bisa membuat surat yang tidak hanya informatif tapi juga berkesan profesional.

Ingat, surat resmi adalah representasi dirimu atau instansimu. Jadi, membuatnya serapi dan seprofesional mungkin adalah investasi citra yang bagus. Jangan ragu untuk melihat kembali contoh-contoh di atas saat kamu perlu menyusun surat resmi.

Semoga panduan ini bermanfaat buat kamu yang sering berurusan dengan surat-menyurat resmi!

Nah, setelah baca panduan lengkap ini, gimana nih menurutmu? Ada pengalaman lucu atau tips lain seputar surat resmi yang mau kamu bagikan? Yuk, tulis di kolom komentar di bawah!