Begini Contoh Surat Izin Ikut CPNS dari Kantor Biar Cepat Disetujui

Daftar Isi

Contoh Surat Izin Mengikuti Seleksi CPNS
Image just for illustration

Mau ikut seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tapi sekarang kamu masih aktif bekerja di instansi swasta, BUMN, atau bahkan mungkin sebagai pegawai kontrak di instansi pemerintah? Nah, salah satu hal penting yang perlu kamu siapkan adalah surat izin dari atasan atau perusahaan tempatmu bekerja saat ini. Kenapa penting? Karena seleksi CPNS itu biasanya butuh waktu dan kehadiran fisik (atau online yang terjadwal ketat) untuk tes seperti Seleksi Kompetensi Dasar (SKD) dan Seleksi Kompetensi Bidang (SKB). Kamu nggak bisa main izin mendadak atau bolos kerja gitu aja kan?

Surat izin ini bukan sekadar formalitas lho. Ini menunjukkan profesionalisme kamu sebagai karyawan yang menghargai peraturan perusahaan dan atasan. Dengan memberitahukan niatmu secara resmi, kamu memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengatur jadwal kerja atau mencari pengganti sementara selama kamu mengikuti proses seleksi. Lagipula, beberapa instansi atau perusahaan punya kebijakan khusus terkait karyawannya yang ikut seleksi pegawai negara.

Kenapa Kamu Butuh Surat Izin Ini?

Secara umum, ada beberapa alasan kuat kenapa kamu butuh surat izin untuk ikut seleksi CPNS:

  • Mematuhi Peraturan Perusahaan: Setiap perusahaan punya aturan mainnya sendiri soal karyawan yang ingin mengambil cuti atau izin untuk urusan pribadi. Mengajukan izin secara resmi adalah bentuk ketaatanmu terhadap peraturan internal.
  • Menjaga Hubungan Baik: Memberi tahu atasan atau HRD dari jauh-jauh hari menunjukkan sikap terbuka dan menghargai. Ini penting buat menjaga hubungan profesional yang baik, apapun hasil seleksi CPNS-mu nanti.
  • Kepastian Jadwal: Dengan izin resmi, kamu punya dasar yang kuat untuk tidak masuk kerja atau meminta dispensasi waktu di tanggal-tanggal penting seleksi CPNS. Kamu jadi lebih tenang saat mengikuti tes.
  • Syarat Administratif (Kadang Diperlukan): Walaupun tidak selalu jadi syarat wajib saat pendaftaran online CPNS di portal SSCASN, beberapa instansi pemerintah atau instansi asalmu mungkin mensyaratkan ini untuk proses administrasi internal atau bahkan sebagai salah satu dokumen kelengkapan jika kamu lolos. Lebih baik siap daripada repot nanti.
  • Menghindari Masalah Disiplin: Ikut tes CPNS tanpa izin bisa dianggap bolos kerja. Ini bisa berujung pada teguran, sanksi, atau bahkan pemutusan hubungan kerja, tergantung kebijakan perusahaan. Tentu kamu tidak mau ini terjadi kan?

Siapa Saja yang Biasanya Perlu Mengajukan Surat Izin?

Siapa saja yang perlu repot-repot bikin surat izin ini?

  • Karyawan Swasta: Ini yang paling umum. Jika kamu bekerja di perusahaan swasta, kamu wajib mengajukan izin ke atasan langsung atau HRD untuk mengikuti seleksi CPNS.
  • Karyawan BUMN/BUMD: Sama seperti karyawan swasta, pegawai di Badan Usaha Milik Negara atau Daerah juga biasanya perlu izin dari atasan/manajemen. Prosedurnya mungkin sedikit berbeda tergantung BUMN/BUMD-nya.
  • Pegawai Pemerintah Non-PNS (Kontrak/Honor/PPPK yang ingin jadi PNS): Meskipun sudah bekerja untuk instansi pemerintah, status kepegawaianmu mungkin belum PNS. Jika ingin mengikuti seleksi CPNS murni, kamu tetap perlu memberitahu atasanmu di instansi tersebut dan meminta izin. Ini penting agar kinerjamu saat ini tidak terganggu dan atasanmu tahu rencanamu.

PNS aktif yang ingin pindah formasi (misalnya dari satu kementerian ke kementerian lain atau antar daerah) punya mekanisme yang berbeda, biasanya melalui mutasi atau penyesuaian ijazah, bukan ikut seleksi CPNS jalur umum dengan surat izin seperti ini. Jadi, surat izin ini paling relevan buat kamu yang statusnya non-PNS dan sedang aktif bekerja.

Komponen Penting dalam Surat Izin Mengikuti CPNS

Surat izin yang baik itu harus jelas, lugas, dan informatif. Ada beberapa bagian penting yang wajib ada dalam suratmu:

1. Kepala Surat (Opsional, Tergantung Kebiasaan Perusahaan)

Beberapa perusahaan punya format baku untuk surat internal. Jika ada, gunakan format tersebut. Kalau tidak, cukup mulai dengan tempat dan tanggal surat dibuat.

2. Nomor Surat (Opsional, Tergantung Kebutuhan)

Biasanya surat pribadi tidak punya nomor, tapi kalau perusahaanmu punya sistem penomoran surat keluar/masuk internal, kamu bisa tanyakan ke HRD. Untuk surat pribadi ke atasan, biasanya tidak perlu nomor surat.

3. Lampiran (Jika Ada)

Sebutkan dokumen pendukung yang kamu lampirkan, misalnya bukti pendaftaran CPNS, jadwal tes SKD/SKB, atau detail formasi yang dilamar.

4. Hal/Perihal

Buat subjek yang jelas dan singkat. Contoh: “Permohonan Izin Mengikuti Seleksi CPNS Tahun [Tahun Seleksi]” atau “Pemberitahuan dan Permohonan Izin Kegiatan Seleksi CPNS”.

5. Penerima Surat

Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya kepada:
* Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
* Yth. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (HRD)
* Yth. Pimpinan [Nama Perusahaan/Departemen]

Sertakan juga nama perusahaan/instansi tempat kamu bekerja.

6. Isi Surat

Ini bagian intinya. Harus memuat:
* Identitas Diri: Nama lengkap, jabatan/posisi, departemen, dan nomor induk karyawan (jika ada).
* Tujuan Surat: Jelaskan bahwa kamu menulis surat ini untuk memberitahukan dan memohon izin mengikuti seleksi CPNS.
* Detail Seleksi: Sebutkan formasi yang dilamar (misalnya: CPNS Kementerian A, Formasi Analis Kebijakan), instansi yang dituju, dan jika sudah tahu, sebutkan tahapan seleksi (misalnya: Seleksi Kompetensi Dasar - SKD) beserta jadwal dan lokasinya (jika sudah ada pengumuman pasti). Menyebutkan detail formasi dan instansi yang dilamar sifatnya opsional, tapi bisa memberikan gambaran lebih jelas ke atasan.
* Permohonan Izin: Minta izin untuk tidak masuk kerja atau meminta dispensasi waktu pada tanggal-tanggal yang dibutuhkan untuk mengikuti tahapan seleksi tersebut. Sebutkan tanggal spesifik jika memungkinkan.
* Jaminan Kinerja (Opsional tapi Direkomendasikan): Sampaikan komitmenmu untuk tetap menyelesaikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan sebaik mungkin sebelum/sesudah jadwal seleksi, atau sampaikan rencana untuk mendelegasikan tugas jika memungkinkan. Ini menunjukkan kamu tetap profesional.

7. Penutup

Sampaikan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan atasan/perusahaanmu. Harapkan agar permohonanmu dapat dikabulkan.

8. Hormat Saya / Tanda Tangan

Gunakan salam penutup formal seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat”. Sertakan tanda tangan dan nama lengkapmu.

9. Tembusan (Opsional)

Jika diperlukan, sebutkan pihak lain yang perlu menerima salinan surat ini, misalnya HRD jika surat ditujukan ke atasan langsung, atau sebaliknya.

Tips Menulis Surat Izin yang Efektif

Menulis surat izin ini sebenarnya gampang-gampang susah. Biar suratmu efektif dan diterima dengan baik, perhatikan tips ini:

  • Gunakan Bahasa Formal tapi Jelas: Walaupun gaya artikel ini santai, suratmu harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan sopan. Hindari singkatan atau bahasa gaul di dalam surat resminya ya.
  • Langsung ke Inti: Jangan bertele-tele. Jelaskan maksud dan tujuan suratmu di awal paragraf isi.
  • Sebutkan Detail yang Relevan: Semakin detail informasi yang kamu berikan (misalnya jadwal tes kalau sudah keluar), semakin mudah bagi perusahaan untuk mempertimbangkan permohonanmu dan membuat pengaturan kerja.
  • Ajukan Jauh-Jauh Hari: Jangan menunggu mepet jadwal tes baru bikin surat. Ajukan surat izin secepatnya setelah kamu yakin akan ikut seleksi CPNS dan/atau setelah pengumuman jadwal tes keluar. Memberi waktu lebih bagi perusahaan untuk merespons.
  • Pahami Kebijakan Perusahaan: Kalau memungkinkan, cari tahu dulu apakah perusahaanmu punya kebijakan khusus terkait izin untuk urusan seperti ini. Ini bisa membantumu menyesuaikan isi surat atau prosedur pengajuannya.
  • Sertakan Bukti Pendukung: Lampirkan dokumen yang relevan seperti kartu peserta ujian atau pengumuman jadwal tes. Ini menguatkan permohonanmu.
  • Jaga Sikap Profesional: Apapun respon dari perusahaan, tetap tunjukkan sikap profesional. Jika diizinkan, ucapkan terima kasih. Jika ada diskusi lebih lanjut, hadapi dengan tenang.

Contoh Surat Izin Mengikuti Seleksi CPNS

Berikut adalah beberapa contoh template yang bisa kamu adaptasi sesuai kondisimu. Ingat, ini hanya contoh, sesuaikan dengan data pribadi dan format yang mungkin berlaku di kantormu.

Contoh 1: Untuk Karyawan Swasta (Umum)

[Kota], [Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau Manajer Departemen Anda]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
di Tempat

Hal: Permohonan Izin Mengikuti Seleksi CPNS Tahun [Tahun Seleksi]
Lampiran: 1 (satu) berkas

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
Nomor Karyawan/NIP: [Nomor Karyawan/NIP Anda]
Jabatan/Posisi: [Jabatan/Posisi Anda]
Departemen: [Departemen Anda]

Dengan ini saya memberitahukan bahwa saya berencana untuk mengikuti seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) untuk formasi [Sebutkan Formasi, contoh: Analis Kebijakan Ahli Pertama] di lingkungan [Sebutkan Instansi, contoh: Kementerian Keuangan Republik Indonesia].

Sehubungan dengan hal tersebut, saya bermaksud mengajukan permohonan izin untuk dapat meninggalkan pekerjaan guna mengikuti tahapan seleksi yang telah ditetapkan oleh panitia. Saat ini, tahapan seleksi yang akan saya ikuti adalah Seleksi Kompetensi Dasar (SKD) yang dijadwalkan pada tanggal [Tanggal Tes SKD] di [Lokasi Tes SKD, jika sudah tahu]. Mohon izin agar saya dapat diberikan dispensasi/izin tidak masuk kerja pada tanggal tersebut.

Saya menjamin bahwa keikutsertaan saya dalam proses seleksi ini tidak akan mengganggu tugas dan tanggung jawab pekerjaan saya secara signifikan. Saya akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan pekerjaan yang mendesak sebelum tanggal tersebut atau berkoordinasi dengan rekan kerja terkait delegasi tugas.

Demikian surat permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]

Tembusan:
- Bagian Sumber Daya Manusia (HRD) [Nama Perusahaan] (Jika perlu)

Penjelasan Contoh 1:
* Ini template standar yang bisa dipakai banyak karyawan swasta.
* Sebutkan jabatan/posisi dan departemen dengan jelas agar atasan mudah mengidentifikasi.
* Jika jadwal tes sudah pasti, langsung sebutkan tanggalnya. Ini sangat membantu HRD/atasan dalam perencanaan.
* Lampiran opsional, tapi disarankan melampirkan bukti/jadwal jika ada.
* Bagian jaminan kinerja menunjukkan tanggung jawabmu.

Contoh 2: Untuk Pegawai Non-PNS di Instansi Pemerintah

Jika kamu pegawai kontrak, honorer, atau PPNPN (Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri) di sebuah instansi pemerintah dan ingin ikut CPNS, formatnya mirip tapi sesuaikan penyebutan posisi dan atasan.

[Kota], [Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau Kepala Bagian/Unit Kerja Anda]
[Jabatan Atasan]
[Nama Instansi Tempat Anda Bekerja Sekarang]
di Tempat

Hal: Pemberitahuan dan Permohonan Izin Mengikuti Seleksi CPNS Tahun [Tahun Seleksi]
Lampiran: -

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
Nomor Induk Pegawai Non-PNS (jika ada): [Nomor Anda]
Jabatan/Posisi Saat Ini: [Contoh: Tenaga Teknis/Staf Pendukung/Pegawai Kontrak]
Unit Kerja: [Unit Kerja Anda]

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa saya telah mendaftar sebagai peserta seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Tahun [Tahun Seleksi] untuk formasi [Sebutkan Formasi, contoh: Pranata Komputer Ahli Pertama] pada [Sebutkan Instansi Tujuan, contoh: Badan Pusat Statistik Kabupaten X].

Berkaitan dengan proses seleksi tersebut, saya bermaksud memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk dapat meninggalkan tugas pekerjaan sementara guna mengikuti tahapan seleksi. Berdasarkan informasi yang saya terima, Seleksi Kompetensi Dasar (SKD) akan dilaksanakan pada tanggal [Tanggal Tes SKD]. Oleh karena itu, saya mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada tanggal [Tanggal Tes SKD] tersebut.

Saya berkomitmen untuk memastikan bahwa tugas-tugas rutin saya telah terselesaikan atau terkoordinasi dengan baik sebelum dan sesudah jadwal seleksi, agar tidak mengganggu kelancaran operasional unit kerja.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Contoh 2:
* Penyebutan jabatan disesuaikan dengan statusmu saat ini (tenaga kontrak, honorer, PPNPN, dll).
* Ditujukan kepada atasan langsung atau kepala unit kerja.
* Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “-” atau dihilangkan saja bagian lampiran.
* Penekanannya adalah memberitahukan dan memohon izin.

Contoh 3: Dengan Detail Jadwal yang Lebih Spesifik

Kadang, tahapan seleksi CPNS tidak hanya satu hari, atau lokasinya cukup jauh sehingga butuh waktu perjalanan. Kamu bisa berikan detail lebih spesifik.

[Kota], [Tanggal]

Yth. [Nama Atasan/HRD]
[Jabatan Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
di Tempat

Hal: Permohonan Izin Mengikuti Seleksi CPNS Tahap SKB
Lampiran: 1 (satu) berkas (Jadwal Tes SKB)

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan: [Nomor Karyawan]
Posisi: [Posisi Anda]
Departemen: [Departemen Anda]

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan dan memohon izin sehubungan dengan keikutsertaan saya dalam seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Tahun [Tahun Seleksi] pada [Nama Instansi Tujuan].

Setelah berhasil melewati tahap Seleksi Kompetensi Dasar (SKD), saya dinyatakan lulus dan berhak mengikuti tahapan Seleksi Kompetensi Bidang (SKB). Berdasarkan pengumuman resmi dari panitia seleksi, jadwal pelaksanaan SKB yang saya ikuti adalah sebagai berikut:
- **Tes [Nama Tes 1, contoh: Psikotest]**: Tanggal [Tanggal], Pukul [Jam]
- **Tes [Nama Tes 2, contoh: Wawancara]**: Tanggal [Tanggal], Pukul [Jam]
- **Lokasi Pelaksanaan**: [Sebutkan lokasi tes]

Mengingat lokasi tes yang berada di [Sebutkan lokasi, jika berbeda kota/perlu waktu tempuh], saya memperkirakan membutuhkan waktu izin selama [Jumlah Hari, contoh: 2 (dua)] hari, yaitu pada tanggal [Tanggal Mulai Izin] hingga [Tanggal Selesai Izin].

Saya telah berkoordinasi dengan rekan kerja/tim untuk memastikan bahwa semua tugas dan proyek yang menjadi tanggung jawab saya tetap berjalan lancar selama saya tidak masuk kerja. Saya juga siap menyelesaikan pekerjaan mendesak sebelum tanggal tersebut.

Besar harapan saya kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan dispensasi waktu bagi saya untuk mengikuti tahapan penting dalam proses seleksi CPNS ini.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]

Tembusan:
- Bagian Sumber Daya Manusia (HRD) (jika perlu)

Penjelasan Contoh 3:
* Contoh ini spesifik untuk tahapan SKB, menunjukkan bahwa kamu sudah melewati tahap SKD.
* Sangat penting menyebutkan jadwal spesifik dan perkiraan waktu izin yang dibutuhkan, termasuk mempertimbangkan waktu tempuh jika lokasi jauh.
* Menunjukkan inisiatif untuk mengkoordinasikan pekerjaan selama izin.

Proses Setelah Mengajukan Surat Izin

Setelah suratmu jadi dan siap, langkah selanjutnya adalah mengajukannya.

  1. Ajukan ke Atasan Langsung: Biasanya, surat izin pertama kali diajukan ke atasan langsung (manajer, kepala bagian, atau supervisor). Diskusikan secara langsung (setelah mengajukan surat) jika memungkinkan.
  2. Teruskan ke HRD: Setelah disetujui oleh atasan langsung, surat biasanya diteruskan ke bagian Sumber Daya Manusia (HRD) untuk diproses secara administrasi. Pastikan kamu tahu prosedur ini di perusahaanmu.
  3. Tunggu Respon: Beri waktu bagi perusahaan untuk memproses suratmu. Jangan ragu untuk follow up secara sopan jika belum ada kabar setelah beberapa hari.
  4. Simpan Bukti Persetujuan: Jika permohonanmu disetujui, pastikan kamu mendapatkan bukti persetujuan tertulis (misalnya surat balasan, email persetujuan, atau tanda tangan di suratmu). Ini penting sebagai bukti di kemudian hari.

Diagram Alur Pengajuan Surat Izin (Contoh Sederhana)

mermaid graph TD A[Karyawan] --> B{Tulis Surat Izin}; B --> C[Ajukan ke Atasan Langsung]; C --> D{Disetujui Atasan?}; D -- Ya --> E[Diteruskan ke HRD]; D -- Tidak --> F[Diskusi/Revisi Surat]; F --> C; E --> G{Diproses HRD}; G --> H{Disetujui Perusahaan?}; H -- Ya --> I[Terima Surat Persetujuan]; H -- Tidak --> J[Terima Surat Penolakan/Diskusi Lebih Lanjut]; I --> K[Ikut Seleksi CPNS Sesuai Jadwal]; J --> K; K --> L[Kembali Bekerja];

Diagram ini hanya ilustrasi alur umum dan bisa berbeda di setiap perusahaan.

Tabel: Hal-Hal Penting dalam Surat Izin

Komponen Sifat Keterangan
Identitas Pengirim Wajib Nama, Posisi, Departemen, NIK (jika ada)
Penerima Wajib Atasan Langsung/HRD, Nama Perusahaan/Instansi
Hal/Perihal Wajib Jelas, singkat: Permohonan Izin Ikut CPNS
Isi Surat Wajib Tujuan (ikut CPNS), Formasi (opsional), Instansi Tujuan (opsional), Jadwal Tes (jika ada), Permohonan Izin Tanggal Tertentu
Penutup Wajib Terima kasih, Hormat Saya
Tanda Tangan Wajib Tanda Tangan & Nama Lengkap
Lampiran Opsional Bukti daftar, jadwal tes, dll.
Nomor Surat Opsional Ikuti format perusahaan/kebutuhan
Tembusan Opsional Jika perlu disampaikan ke pihak lain

Fakta Menarik Seputar CPNS dan Surat Izin Kerja

Tahukah kamu, di beberapa negara, izin untuk mengikuti tes atau wawancara kerja di tempat lain itu sudah jadi hal yang lumrah dan diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan? Di Indonesia, belum ada undang-undang spesifik yang mewajibkan perusahaan swasta memberikan izin bagi karyawan yang ingin ikut seleksi CPNS. Jadi, kebijakan ini sangat bergantung pada perusahaan masing-masing.

Kompetisi CPNS itu super ketat. Setiap tahun, jutaan orang mendaftar untuk memperebutkan ratusan ribu formasi. Ini menunjukkan betapa banyaknya masyarakat yang tertarik berkarier sebagai abdi negara. Keinginan karyawanmu untuk ikut seleksi ini bisa jadi indikasi growth mindset dan keinginan untuk berkontribusi di sektor publik.

Bagi karyawan swasta yang diterima CPNS, proses transisi biasanya melibatkan resign dari perusahaan lama. Surat izin yang kamu ajukan di awal proses seleksi juga bisa jadi langkah awal komunikasi tentang potensi transisi ini. Ini membantu perusahaan bersiap mencari penggantimu.

Pentingnya Komunikasi Terbuka

Selain surat resmi, komunikasi lisan dengan atasan juga sangat penting. Setelah mengajukan surat, coba ajak bicara atasanmu baik-baik. Jelaskan situasimu, sampaikan komitmenmu pada pekerjaan saat ini, dan diskusikan kemungkinan pengaturan kerja selama kamu mengikuti seleksi. Sikap terbuka dan proaktif biasanya akan dinilai positif.

Jika perusahaanmu ternyata tidak mengizinkan atau memberikan syarat yang sulit, kamu perlu mempertimbangkan pilihanmu dengan matang. Apakah kamu akan tetap ikut CPNS dengan risiko tertentu, atau menundanya? Keputusan ada di tanganmu, tapi pastikan kamu sudah mempertimbangkan semua aspek, termasuk konsekuensinya terhadap pekerjaanmu saat ini.

Penutup

Mengikuti seleksi CPNS adalah langkah besar dalam karier banyak orang. Bagi kamu yang saat ini berstatus karyawan, mempersiapkan surat izin kerja adalah bagian penting dari proses ini. Ini menunjukkan sikap profesional, menghargai perusahaan tempatmu bekerja, dan membantumu menjalani proses seleksi dengan lebih tenang. Gunakan contoh-contoh di atas sebagai panduan, tapi jangan lupa sesuaikan dengan kondisi dan kebijakan perusahaanmu ya.

Gimana, sudah siap bikin surat izinnya? Atau mungkin ada pengalaman lain soal ini? Yuk, bagi cerita atau tanyamu di kolom komentar di bawah! Siapa tahu pengalamanmu bisa membantu teman-teman yang lain.

Posting Komentar