Contoh Surat Izin Cuti Urusan Keluarga: Panduan Lengkap & Mudah Dibuat!
Setiap orang pasti pernah atau akan mengalami momen penting dalam hidupnya yang terkait dengan keluarga. Kadang, momen-momen ini datang mendadak atau memang sudah terjadwal dan mengharuskan Anda untuk meninggalkan pekerjaan sejenak. Nah, di sinilah pentingnya mengajukan surat izin cuti, khususnya untuk urusan keluarga. Surat ini bukan sekadar formalitas, tapi bukti profesionalisme Anda dalam memberitahukan ketidakhadiran.
Kenapa Surat Izin Cuti Urusan Keluarga Itu Penting?¶
Mengajukan cuti secara resmi, terutama untuk urusan keluarga, menunjukkan bahwa Anda menghargai perusahaan dan rekan kerja. Dengan adanya surat ini, atasan dan tim Anda bisa merencanakan pekerjaan agar operasional tetap berjalan lancar selama Anda tidak ada. Ini juga menjadi catatan resmi di bagian Sumber Daya Manusia (HRD) perusahaan terkait absensi Anda.
Surat izin ini juga melindungi hak Anda sebagai karyawan untuk mendapatkan waktu istirahat atau mengurus keperluan mendesak. Bayangkan jika Anda tiba-tiba tidak masuk tanpa pemberitahuan tertulis, tentu bisa menimbulkan kesalahpahaman atau bahkan sanksi disiplin. Jadi, mengurus surat izin cuti adalah langkah yang bijak dan bertanggung jawab.
Image just for illustration
Kapan Biasanya Kita Butuh Cuti Urusan Keluarga?¶
Alasan cuti urusan keluarga itu beragam, tergantung situasi yang sedang dihadapi. Paling umum, cuti ini diajukan karena ada anggota keluarga inti yang sakit parah atau bahkan meninggal dunia, yang memerlukan kehadiran dan dukungan Anda. Ini adalah momen sensitif yang biasanya diakomodasi oleh perusahaan.
Selain itu, cuti urusan keluarga bisa juga dibutuhkan untuk mendampingi orang tua yang sakit, mengurus anak yang sakit, atau menghadiri acara penting keluarga yang sifatnya wajib dan tidak bisa diwakilkan. Acara seperti pernikahan saudara kandung, khitanan anak, atau wisuda anggota keluarga dekat kadang juga memerlukan kehadiran Anda. Yang penting, pastikan alasan Anda memang legitimate dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Mengurus masalah darurat di rumah, seperti musibah banjir, kebakaran, atau kerusakan besar yang butuh penanganan segera, juga bisa masuk dalam kategori cuti urusan keluarga mendesak. Intinya, cuti ini diajukan ketika ada situasi mendesak atau penting terkait keluarga yang tidak memungkinkan Anda untuk masuk kerja seperti biasa.
Komponen Penting dalam Surat Izin Cuti Urusan Keluarga¶
Sebuah surat izin cuti yang baik dan profesional harus memuat beberapa elemen kunci agar informasinya jelas dan lengkap. Bagian-bagian ini standar dan umumnya berlaku di berbagai jenis surat resmi, termasuk surat izin cuti. Memastikan semua komponen ini ada akan membuat surat Anda mudah diproses.
Pertama, ada bagian Kepala Surat atau Kop Surat jika perusahaan Anda menyediakan template. Jika tidak, Anda bisa memulai dengan informasi pengirim. Lalu, jangan lupa tanggal pembuatan surat, perihal (jelaskan singkat tujuannya, misal: Permohonan Izin Cuti), dan nama penerima surat beserta jabatannya (biasanya atasan langsung atau HRD).
Setelah itu, gunakan salam pembuka yang sopan, misalnya “Dengan Hormat,”. Isi surat adalah bagian paling krusial. Di sini Anda harus mencantumkan identitas lengkap Anda (Nama, Jabatan, Departemen, NIK jika ada), maksud pengajuan cuti, alasan spesifik mengapa Anda membutuhkan cuti (jelaskan sejelas mungkin tapi tetap ringkas), dan tanggal mulai serta tanggal selesai cuti yang Anda ajukan.
Terakhir, tutup surat dengan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.” Di bawahnya, bubuhkan tanda tangan Anda dan tulis nama lengkap Anda. Beberapa perusahaan mungkin juga meminta tanda tangan persetujuan dari atasan langsung di surat yang sama.
Image just for illustration
Langkah-Langkah Mudah Menulis Surat Izin Cuti¶
Menulis surat izin cuti sebenarnya tidak sulit jika Anda tahu komponen apa saja yang perlu dimasukkan. Langkah pertama adalah memastikan Anda memahami kebijakan cuti di perusahaan Anda. Setiap perusahaan punya aturan berbeda terkait jenis cuti, durasi, dan prosedur pengajuannya.
Setelah tahu aturannya, siapkan detail informasi yang dibutuhkan: tanggal cuti yang Anda inginkan (pastikan sudah memperhitungkan durasi yang diperlukan), alasan cuti yang spesifik, dan informasi kontak Anda jika sewaktu-waktu perlu dihubungi. Buka dokumen baru di komputer atau siapkan kertas dan pena jika ditulis tangan (meskipun format digital lebih umum sekarang).
Mulailah dengan menulis tanggal pembuatan surat, diikuti dengan nama penerima (atasan/HRD) dan alamat perusahaan. Tulis perihal yang jelas. Kemudian, di isi surat, sebutkan identitas Anda, sampaikan maksud permohonan cuti, jelaskan alasan cuti dengan singkat dan jelas, serta sebutkan tanggal mulai dan selesai cuti. Akhiri dengan kalimat penutup yang sopan, tanda tangan, dan nama jelas Anda. Jangan lupa cek kembali semua detailnya sebelum diserahkan.
Contoh Surat Izin Cuti Urusan Keluarga¶
Nah, biar makin kebayang, yuk kita lihat beberapa contoh surat izin cuti urusan keluarga untuk berbagai skenario umum. Contoh-contoh ini bisa Anda jadikan referensi, tinggal sesuaikan saja dengan data pribadi Anda dan kondisi spesifik yang dihadapi. Ingat, kejujuran dalam menyampaikan alasan itu penting.
Format dasar ini bisa Anda gunakan sebagai patokan. Perhatikan bagaimana setiap bagian dari komponen penting yang sudah dibahas sebelumnya dimasukkan ke dalam surat.
[Kota], [Tanggal Pengajuan]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau Jabatan Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen : [Departemen Anda]
Nomor Induk Karyawan (NIK) : [NIK Anda, jika ada]
Alamat Rumah : [Alamat Rumah Anda]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Aktif Anda]
Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti kerja selama [Jumlah Hari] ([Sebutkan jumlah hari dalam huruf]) hari kerja, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai Cuti].
Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah untuk [Jelaskan alasan cuti Anda secara singkat dan jelas].
Saya akan kembali masuk kerja pada hari [Hari Kembali Masuk Kerja], tanggal [Tanggal Kembali Masuk Kerja]. Selama masa cuti, saya akan berusaha memastikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya tetap berjalan atau sudah didelegasikan kepada rekan kerja sesuai arahan.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Anda]
Sekarang, mari kita modifikasi contoh dasar ini untuk beberapa skenario spesifik.
Contoh 1: Cuti karena Orang Tua Sakit Keras¶
Situasi ini sering terjadi dan biasanya memerlukan kehadiran Anda di sisi orang tua. Penting untuk menyebutkan kondisi yang memerlukan perhatian Anda.
Jakarta, 26 Oktober 2023
Kepada Yth.
Bapak Rian Santoso
Manajer Departemen Marketing
PT Makmur Abadi
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga (Orang Tua Sakit)
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Siti Aminah
Jabatan : Staf Marketing
Departemen : Marketing
Nomor Induk Karyawan (NIK) : 123456
Alamat Rumah : Jl. Mawar No. 45, Jakarta Timur
Nomor Telepon : 0812xxxxxxx
Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti kerja selama 3 (tiga) hari kerja, terhitung mulai tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan tanggal 29 Oktober 2023.
Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah untuk mendampingi dan merawat orang tua saya (Ibu) yang sedang sakit keras di rumah sakit. Kondisi beliau membutuhkan perhatian dan pendampingan intensif dari keluarga.
Saya akan kembali masuk kerja pada hari Senin, tanggal 30 Oktober 2023. Selama masa cuti, pekerjaan dan tugas yang menjadi tanggung jawab saya sudah saya serahkan dan jelaskan kepada rekan kerja saya, Bapak Budi, sesuai arahan.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan persetujuan Bapak Rian, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
Siti Aminah
Dalam contoh ini, alasannya sangat spesifik (“mendampingi dan merawat orang tua saya (Ibu) yang sedang sakit keras”). Durasi cutinya juga jelas.
Contoh 2: Cuti karena Anggota Keluarga Inti Meninggal Dunia¶
Kehilangan anggota keluarga inti seperti orang tua, pasangan, atau anak adalah momen yang sangat berat dan biasanya perusahaan memberikan kebijakan khusus untuk cuti duka.
Surabaya, 26 Oktober 2023
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan]
di Tempat
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga (Cuti Duka)
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Budi Setiawan
Jabatan : Staf Admin
Departemen : Umum
Nomor Induk Karyawan (NIK) : 654321
Alamat Rumah : Jl. Melati No. 67, Surabaya
Nomor Telepon : 0856xxxxxxx
Dengan berat hati, saya memberitahukan bahwa ayah saya telah meninggal dunia pada hari ini, 26 Oktober 2023. Sehubungan dengan hal tersebut, saya mengajukan permohonan izin cuti kerja selama 2 (dua) hari kerja, terhitung mulai tanggal 26 Oktober 2023 sampai dengan tanggal 27 Oktober 2023.
Cuti ini saya perlukan untuk mengurus proses pemakaman dan bersama keluarga dalam suasana duka. Saya akan kembali masuk kerja pada hari Sabtu, tanggal 28 Oktober 2023.
Saya telah menginformasikan kepada rekan kerja saya mengenai tugas-tugas yang perlu dilanjutkan selama ketidakhadiran saya.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
Budi Setiawan
Untuk cuti duka, waktu pengajuan mungkin mendadak. Jadi, suratnya dibuat sesegera mungkin atau bahkan menyusul setelah pemberitahuan lisan. Alasan “mengurus proses pemakaman dan bersama keluarga dalam suasana duka” sudah cukup jelas.
Contoh 3: Cuti Menghadiri Acara Penting Keluarga di Luar Kota¶
Misalnya, menghadiri pernikahan saudara kandung atau acara keluarga besar yang membutuhkan perjalanan jauh.
Bandung, 26 Oktober 2023
Kepada Yth.
Ibu Tania Dewi
Supervisor Departemen Keuangan
PT Cipta Solusi
Jl. Asia Afrika No. 45
Bandung
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga (Menghadiri Pernikahan Keluarga)
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Clara Indah
Jabatan : Staf Akuntansi
Departemen : Keuangan
Nomor Induk Karyawan (NIK) : 987654
Alamat Rumah : Jl. Anggrek No. 89, Bandung
Nomor Telepon : 0878xxxxxxx
Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti kerja selama 2 (dua) hari kerja, terhitung mulai tanggal 9 November 2023 sampai dengan tanggal 10 November 2023.
Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah untuk menghadiri pernikahan saudara kandung saya yang diselenggarakan di [Kota Acara, misal: Yogyakarta]. Acara tersebut merupakan momen penting bagi keluarga kami yang mengharuskan kehadiran saya.
Saya akan kembali masuk kerja pada hari Senin, tanggal 13 November 2023. Saya sudah berkoordinasi dengan rekan kerja saya mengenai tugas-tugas yang perlu di-handle selama cuti saya.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan persetujuan Ibu Tania, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
Clara Indah
Menyebutkan kota tempat acara diadakan bisa memberikan gambaran mengapa durasi cuti diperlukan, terutama jika butuh waktu perjalanan.
Contoh 4: Cuti karena Anak Sakit¶
Orang tua karyawan berhak mendapatkan izin untuk merawat anaknya yang sakit.
Yogyakarta, 26 Oktober 2023
Kepada Yth.
Bapak Joko Susilo
Manajer Departemen IT
PT Inovasi Digital
Jl. Malioboro No. 10
Yogyakarta
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga (Anak Sakit)
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Ardi Pramono
Jabatan : IT Support
Departemen : IT
Nomor Induk Karyawan (NIK) : 112233
Alamat Rumah : Jl. Damai No. 12, Yogyakarta
Nomor Telepon : 0896xxxxxxx
Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti kerja selama 1 (satu) hari kerja, yaitu pada tanggal 27 Oktober 2023.
Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah untuk merawat dan mendampingi anak saya yang sedang sakit dan memerlukan perhatian ekstra di rumah.
Saya akan kembali masuk kerja pada hari Sabtu, tanggal 28 Oktober 2023. Saya sudah memastikan tugas-tugas penting hari ini sudah diselesaikan dan menginformasikan kepada tim mengenai ketidakhadiran saya besok.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan persetujuan Bapak Joko, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
Ardi Pramono
Cuti untuk anak sakit bisa jadi hanya sehari dua hari, tapi tetap butuh formalitas surat. Ini menunjukkan sikap profesionalisme Anda.
Contoh 5: Cuti karena Musibah di Rumah (Banjir/Kebakaran)¶
Musibah di rumah bisa memaksa Anda mengambil cuti untuk mengurus dampak dan pemulihan.
Semarang, 26 Oktober 2023
Kepada Yth.
Ibu Maya Sari
Manajer HRD
PT Bangun Negeri
Jl. Pahlawan No. 5
Semarang
Perihal: Permohonan Izin Cuti Urusan Keluarga (Musibah di Rumah)
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Dewi Kusumawati
Jabatan : Staf Administrasi
Departemen : HRD
Nomor Induk Karyawan (NIK) : 334455
Alamat Rumah : Jl. Kenangan No. 78, Semarang
Nomor Telepon : 0813xxxxxxx
Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti kerja selama 2 (dua) hari kerja, terhitung mulai tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan tanggal 28 Oktober 2023.
Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah karena rumah saya mengalami musibah banjir semalam yang menyebabkan beberapa kerusakan dan memerlukan penanganan segera serta pembersihan. Saya perlu berada di rumah untuk mengurus hal tersebut dan memastikan kondisi kembali aman.
Saya akan kembali masuk kerja pada hari Senin, tanggal 30 Oktober 2023. Saya sudah berkoordinasi dengan Ibu Sinta di departemen yang sama mengenai tugas-tugas mendesak selama cuti saya.
Demikian surat permohonan izin cuti ini saya buat. Atas perhatian dan pengertian Ibu Maya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
Dewi Kusumawati
Musibah seperti ini bisa datang kapan saja, jadi pengajuannya mungkin mendadak. Kejujuran dan penjelasan singkat mengenai kondisi rumah sangat membantu.
Image just for illustration
Tips Tambahan Saat Mengajukan Cuti Urusan Keluarga¶
Mengajukan surat saja belum cukup lho. Ada beberapa tips tambahan yang bisa membuat proses cuti Anda berjalan lebih lancar. Pertama dan paling penting, komunikasikan rencana cuti Anda (jika tidak mendadak) atau kondisi Anda (jika mendadak) kepada atasan langsung sesegera mungkin, idealnya sebelum atau bersamaan dengan penyerahan surat formal. Komunikasi lisan ini menunjukkan rasa hormat dan memfasilitasi diskusi jika ada halangan.
Pastikan Anda juga berkoordinasi dengan rekan kerja, terutama yang akan ‘menjaga gawang’ selama Anda cuti. Beri mereka informasi yang dibutuhkan mengenai tugas-tugas Anda, deadline penting, atau kontak darurat jika ada hal mendesak terkait pekerjaan. Meringankan beban mereka akan membuat suasana kerja tetap kondusif.
Selain itu, cek kembali kebijakan perusahaan mengenai cuti urusan keluarga atau cuti darurat. Beberapa perusahaan mungkin memiliki jatah cuti khusus untuk alasan tertentu (misal: cuti duka), sementara yang lain mungkin meminta Anda menggunakan jatah cuti tahunan. Mengetahui aturan mainnya akan menghindari kebingungan.
Terakhir, usahakan untuk tidak menunda pengajuan surat. Semakin cepat Anda mengajukan, semakin banyak waktu bagi atasan dan tim untuk mengatur pekerjaan. Jika cuti Anda mendadak, ajukan surat secepatnya setelah Anda bisa, atau berikan surat menyusul setelah pemberitahuan awal.
Hak Cuti Karyawan Menurut Undang-Undang dan Kebijakan Perusahaan¶
Penting untuk diingat bahwa hak cuti karyawan itu diatur, lho. Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia (UU No. 13 Tahun 2003, meskipun ada perubahan di UU Cipta Kerja) mengatur beberapa jenis cuti yang menjadi hak karyawan, termasuk cuti tahunan. Selain cuti tahunan, ada juga cuti-cuti khusus yang terkait dengan urusan keluarga inti.
Misalnya, UU mengatur hak cuti untuk menikah, menikahkan anak, mengkhitankan anak, membaptis anak, istri melahirkan/keguguran, serta suami/istri/orang tua/mertua/anak/menantu meninggal dunia. Durasi cuti untuk alasan-alasan ini biasanya spesifik dan diatur dalam UU serta Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.
Namun, perlu dicatat bahwa “urusan keluarga” itu bisa sangat luas dan tidak semuanya secara eksplisit diatur dalam UU dengan jatah cuti terpisah di luar cuti tahunan. Untuk situasi seperti orang tua sakit yang tidak sampai meninggal, anak sakit, atau musibah di rumah, perusahaan biasanya akan mengizinkan Anda menggunakan jatah cuti tahunan Anda. Jadi, memahami kebijakan internal perusahaan sangat krusial karena mereka bisa memberikan jatah cuti yang lebih banyak atau alasan yang lebih luas dari minimum UU.
Proses Pengajuan dan Persetujuan Surat Izin Cuti¶
Setelah surat ditulis dan semua detail dipastikan benar, langkah selanjutnya adalah mengajukannya. Umumnya, surat izin cuti pertama kali diajukan kepada atasan langsung Anda. Dialah yang paling tahu beban kerja tim dan bisa menilai apakah ketidakhadiran Anda akan mengganggu operasional atau tidak.
Atasan langsung akan meninjau permohonan Anda, mempertimbangkan dampaknya terhadap pekerjaan, dan jika setuju, beliau akan memberikan persetujuan (biasanya dengan paraf atau tanda tangan di surat Anda). Setelah disetujui atasan langsung, surat biasanya diteruskan ke bagian HRD.
HRD akan memproses permohonan cuti secara administrasi, mencatatnya dalam database cuti karyawan, dan mengeluarkan dokumen persetujuan resmi jika diperlukan oleh kebijakan perusahaan. Pastikan Anda mendapatkan konfirmasi tertulis atau digital bahwa cuti Anda sudah disetujui sebelum benar-benar mengambil cuti, terutama untuk cuti yang sudah direncanakan. Untuk cuti mendadak, komunikasi lisan darurat tetap yang pertama, surat menyusul.
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari Saat Menulis Surat Izin Cuti¶
Ada beberapa kesalahan yang sering dilakukan saat menulis atau mengajukan surat izin cuti. Menghindarinya bisa membantu kelancaran proses Anda. Pertama, jangan ajukan surat secara mendadak jika situasinya tidak benar-benar darurat. Memberi waktu yang cukup untuk atasan memproses dan tim beradaptasi sangat penting.
Kedua, jangan memberikan alasan yang tidak jelas atau terkesan dibuat-buat. Kejujuran adalah kunci. Anda tidak perlu menceritakan semua detail medis atau masalah keluarga Anda secara mendalam, tapi berikan informasi yang cukup spesifik agar perusahaan memahami urgensi situasi Anda.
Ketiga, abaikan format atau komponen penting surat. Surat yang tidak lengkap atau formatnya berantakan terkesan tidak profesional. Pastikan semua detail seperti tanggal, nama, jabatan, durasi, dan alasan sudah tercantum dengan benar.
Terakhir, tidak menginformasikan atau berkoordinasi dengan tim. Ini bisa menyebabkan kebingungan dan beban kerja menumpuk pada rekan kerja Anda. Selalu luangkan waktu untuk menjelaskan situasi (jika memungkinkan) dan serahkan tugas yang bisa di-handle.
Image just for illustration
Membuat surat izin cuti urusan keluarga adalah bagian penting dari profesionalisme kerja. Dengan memahami tujuannya, komponen yang dibutuhkan, dan proses pengajuannya, Anda bisa memastikan hak cuti Anda terpenuhi dan kewajiban Anda sebagai karyawan tetap berjalan lancar. Semoga panduan dan contoh-contoh di atas membantu Anda ya!
Ada pengalaman atau tips lain soal cuti urusan keluarga? Share di kolom komentar ya, biar kita bisa belajar bareng!
Posting Komentar