Contoh Surat Undangan Lomba: Panduan Lengkap Bikin yang Menarik
Membuat surat undangan lomba mungkin terdengar sepele, tapi tahukah kamu bahwa surat yang baik bisa sangat mempengaruhi jumlah partisipasi dan kesuksesan acara lho? Surat undangan bukan cuma formalitas, tapi juga cara pertama panitia berkomunikasi secara resmi dengan calon peserta. Isinya harus jelas, lengkap, dan pastinya menarik agar orang termotivasi untuk ikut berkompetisi.
Bayangkan kalau suratnya asal-asalan, informasinya nggak lengkap, atau malah terkesan nggak serius. Calon peserta bisa jadi malas atau bahkan nggak percaya dengan acara yang kamu selenggarakan. Oleh karena itu, penting banget buat kita memahami cara menyusun surat undangan lomba yang profesional sekaligus persuasif.
Pentingnya Surat Undangan Lomba yang Baik¶
Surat undangan resmi berfungsi sebagai bukti otentik adanya suatu kegiatan. Khusus untuk lomba, surat ini punya beberapa peran krusial. Pertama, sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak yang dituju, baik itu individu, sekolah, komunitas, atau instansi lain. Kedua, surat ini memuat semua informasi penting yang dibutuhkan calon peserta, mulai dari jenis lomba, waktu, tempat, sampai persyaratan dan cara pendaftaran.
Selain itu, surat undangan yang formatnya benar dan isinya lengkap menunjukkan bahwa panitia atau penyelenggara acara itu serius dan profesional. Ini bisa meningkatkan kredibilitas acara dan membangun kepercayaan calon peserta. Dalam beberapa kasus, surat undangan juga bisa menjadi “izin” bagi peserta (terutama pelajar/karyawan) untuk mengikuti lomba jika kegiatannya diadakan di luar jam belajar atau jam kerja mereka. Jadi, jangan remehkan kekuatan selembar kertas (atau file digital) ini ya!
Image just for illustration
Bagian-bagian Penting dalam Surat Undangan Lomba¶
Seperti surat resmi pada umumnya, surat undangan lomba punya struktur standar yang harus diikuti. Setiap bagian punya fungsi masing-masing yang nggak bisa dilewatkan. Memastikan semua bagian ini ada dan terisi dengan benar adalah langkah awal membuat surat undangan yang efektif. Yuk, kita bedah satu per satu:
Kop Surat (Letterhead)¶
Ini adalah bagian paling atas surat yang menunjukkan identitas pengirim. Biasanya berisi nama lembaga/organisasi/sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan kadang logo. Kop surat ini penting banget untuk menunjukkan keaslian dan asal surat. Kalau suratnya dari sekolah, ya pakai kop sekolah. Kalau dari komunitas, pakai kop komunitasmu.
Nomor Surat¶
Setiap surat resmi yang keluar dari suatu lembaga biasanya punya nomor unik. Tujuannya untuk dokumentasi dan pengarsipan. Format nomor surat biasanya terdiri dari kode nomor urut, kode internal organisasi, bulan, dan tahun. Contoh: 001/PAN-LOMBA/X/2023.
Lampiran¶
Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat undangan, misalnya TOR (Term of Reference), panduan lomba, formulir pendaftaran, atau jadwal acara rinci. Tulis jumlah lampiran di sini, misalnya “Satu berkas” atau “Satu ekslemplar”. Kalau nggak ada lampiran, bisa ditulis “—” atau dikosongkan.
Hal (Subject)¶
Ini inti sari atau perihal dari suratmu. Tujuannya agar penerima surat langsung tahu isi surat tanpa harus membacanya sampai selesai. Untuk surat undangan lomba, halnya bisa ditulis “Undangan Mengikuti Lomba [Nama Lomba]” atau “Pemberitahuan dan Undangan Lomba [Nama Acara]”. Buat sejelas mungkin ya.
Tanggal Surat¶
Tulis tanggal pembuatan surat undangan tersebut. Penulisannya biasanya di sebelah kanan atas atau sejajar dengan nomor surat di kiri. Contoh: Yogyakarta, 25 September 2023.
Penerima¶
Sebutkan kepada siapa surat ini ditujukan. Bisa spesifik ke individu (Yth. Bapak/Ibu [Nama]), kepala sekolah (Yth. Kepala SMA Negeri 1 Jakarta), ketua komunitas (Yth. Ketua Komunitas [Nama Komunitas]), atau umum (Yth. Seluruh Peserta Potensial Lomba [Nama Lomba]). Pastikan penulisan nama/jabatan/alamat sudah benar.
Salam Pembuka¶
Gunakan salam pembuka yang umum dalam surat resmi, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika konteksnya relevan). Salam pembuka ini menunjukkan sopan santun dan memulai komunikasi secara formal.
Isi Surat¶
Nah, ini bagian paling panjang dan krusial. Di sini kamu harus menjelaskan semua detail lomba dengan lengkap dan jelas.
- Paragraf Pembuka: Sampaikan maksud pengiriman surat, yaitu memberitahukan tentang akan diselenggarakannya suatu lomba.
- Penjelasan Lomba: Jelaskan jenis lomba apa yang diadakan, dalam rangka acara apa (kalau ada), tema lomba (jika ada), serta tujuan diadakan lomba tersebut.
- Detail Teknis: Informasikan kapan (tanggal dan jam), di mana (alamat lengkap tempat acara, atau platform online jika lomba daring), siapa yang boleh ikut (persyaratan peserta), dan bagaimana cara mendaftar (prosedur dan batas waktu pendaftaran).
- Informasi Pendukung: Sebutkan hadiah apa saja yang diperebutkan, biaya pendaftaran (jika ada), technical meeting (jika diperlukan), dan informasi penting lainnya seperti link panduan lengkap atau kontak person yang bisa dihubungi.
- Paragraf Penutup Isi: Sampaikan harapan agar pihak yang diundang dapat berpartisipasi dalam lomba. Gunakan kalimat yang mengajak dan persuasif.
Penutup¶
Berisi kalimat penutup yang umum dalam surat resmi, seperti “Demikian surat undangan ini kami sampaikan,” atau “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.”
Salam Penutup¶
Contoh: “Hormat kami,” atau “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.”
Nama Pengirim/Panitia¶
Tulis nama jelas pihak yang mengirim surat, bisa nama panitia pelaksana, ketua panitia, atau atas nama lembaga penyelenggara.
Tanda Tangan¶
Bubuhkan tanda tangan penanggung jawab atau ketua panitia di atas nama jelas.
Stempel¶
Stempel resmi lembaga/organisasi/sekolah biasanya dibubuhkan di atas tanda tangan untuk memberikan kekuatan hukum dan keabsahan surat.
Mengatur bagian-bagian ini dengan rapi dan jelas akan membuat surat undanganmu mudah dibaca dan dipahami oleh calon peserta. Pastikan informasi penting seperti tanggal, waktu, dan tempat stand out atau mudah ditemukan.
Tips Menulis Surat Undangan yang Persuasif¶
Sekadar formal saja nggak cukup lho. Surat undangan lomba yang bagus juga harus bisa mengundang, alias membuat orang tertarik untuk ikutan. Gimana caranya?
- Kenali Audiens Kamu: Surat undangan untuk siswa SMP pasti beda gayanya dengan surat untuk profesional atau komunitas hobi. Sesuaikan bahasa dan nadanya agar nyambung dengan calon peserta. Gunakan bahasa yang mudah dipahami target audiensmu.
- Tonjolkan Keunggulan Lomba: Apa yang bikin lomba ini menarik? Hadiahnya besar? Juri-nya terkenal? Temanya relevan? Kesempatan untuk menunjukkan bakat? Sebutkan hal-hal ini di dalam surat untuk menarik perhatian.
- Informasi Harus 5W+1H dan Jelas: Pastikan What (apa lombanya), Who (siapa yang boleh ikut), When (kapan), Where (di mana), Why (kenapa harus ikut), dan How (bagaimana cara daftar) semuanya terjawab tuntas di suratmu. Jangan sampai calon peserta bingung atau harus menebak-nebak informasinya.
- Perjelas Cara Pendaftaran: Ini salah satu bagian paling penting. Buat langkah-langkah pendaftaran sejelas mungkin. Kalau pendaftarannya online, sertakan link yang bisa diklik. Kalau manual, jelaskan tempat dan waktu pendaftaran.
- Sertakan Kontak Person: Sangat penting untuk mencantumkan nomor telepon atau alamat email panitia yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan. Respon yang cepat terhadap pertanyaan calon peserta akan meningkatkan niat mereka untuk mendaftar.
- Desain Menarik (Jika Undangan Digital): Kalau kamu mengirim undangan digital, pertimbangkan desainnya. Undangan yang visualnya menarik lebih eye-catching dan meninggalkan kesan baik. Tapi kalaupun cuma surat teks biasa, pastikan formatnya rapi.
- Baca Ulang Berkali-kali: Setelah selesai menulis, jangan langsung kirim. Baca ulang dengan teliti. Minta orang lain juga membacanya. Kesalahan ketik atau informasi yang salah bisa fatal lho! Pastikan semua detail seperti tanggal, waktu, tempat, dan link sudah 100% benar.
Mengikuti tips ini akan membantu kamu membuat surat undangan lomba yang tidak hanya memenuhi standar formal, tapi juga efektif dalam menjaring peserta sebanyak mungkin.
Contoh-Contoh Surat Undangan Lomba¶
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, yuk kita lihat beberapa contoh surat undangan lomba untuk berbagai skenario. Kamu bisa menyesuaikan contoh-contoh ini dengan kebutuhan acaramu.
Contoh 1: Surat Undangan Lomba Tingkat Sekolah¶
Surat ini ditujukan untuk mengundang siswa-siswi di sekolah yang sama untuk mengikuti lomba. Bahasa yang digunakan bisa sedikit lebih santai namun tetap formal.
[Kop Surat Sekolah]
Nomor : [Nomor Surat]/OSIS-[Nama Sekolah]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : Satu Berkas
Hal : Undangan Mengikuti Lomba [Nama Lomba]
Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas
dan Siswa-siswi [Nama Sekolah]
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional yang jatuh pada tanggal 2 Mei 2024, OSIS [Nama Sekolah] akan mengadakan berbagai kegiatan dan perlombaan yang menarik. Kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan bakat dan kreativitas siswa serta mempererat tali persaudaraan antar warga sekolah. Kami ingin mengajak seluruh siswa-siswi [Nama Sekolah] untuk ikut berpartisipasi aktif dalam acara ini.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku Panitia Pelaksana Lomba [Nama Acara Sekolah] mengundang seluruh siswa-siswi [Nama Sekolah] untuk mengikuti perlombaan yang akan kami selenggarakan. Detail mengenai jenis lomba dan jadwal pelaksanaannya dapat dilihat pada tabel berikut:
| Detail Lomba | Keterangan |
|-----------------|------------------------------------------|
| Nama Acara | Pekan Kreativitas Siswa 2024 |
| Jenis Lomba | Lomba Debat Bahasa Indonesia |
| | Lomba Baca Puisi |
| | Lomba Desain Poster Digital |
| Tema Acara | "Membangun Generasi Cerdas Berkarakter" |
| Tanggal Pelaksanaan| 2 - 4 Mei 2024 |
| Waktu Pelaksanaan| 08:00 - Selesai |
| Tempat Pelaksanaan| Aula Serbaguna, Perpustakaan, Lab Komputer [Nama Sekolah] |
| Persyaratan Peserta| Siswa/i SMA Kelas X-XII [Nama Sekolah] |
| Biaya Pendaftaran| Gratis |
Informasi lebih lanjut mengenai panduan lengkap setiap lomba, kriteria penilaian, serta teknis pelaksanaan akan disampaikan saat Technical Meeting. Technical Meeting akan dilaksanakan pada tanggal 29 April 2024, pukul 14:00 WIB di Ruang OSIS. Mohon perwakilan setiap kelas atau peserta yang berminat dapat hadir.
Pendaftaran dapat dilakukan melalui Ketua Kelas masing-masing atau langsung ke Sekretariat OSIS paling lambat tanggal 28 April 2024. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk menunjukkan bakatmu dan raih hadiah menarik!
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu Guru Wali Kelas serta siswa-siswi sekalian, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Pelaksana Pekan Kreativitas Siswa 2024
OSIS [Nama Sekolah]
[Tanda Tangan Ketua OSIS]
[Nama Jelas Ketua OSIS]
Ketua OSIS
Mengetahui,
[Tanda Tangan Kepala Sekolah/Pembina OSIS]
[Nama Jelas Kepala Sekolah/Pembina OSIS]
[Jabatan]
[Stempel Sekolah/OSIS]
Surat ini jelas, mencakup semua detail penting, dan formatnya sesuai standar sekolah. Penggunaan tabel membantu menyajikan informasi lomba dengan rapi dan mudah dibaca.
Contoh 2: Surat Undangan Lomba Tingkat Umum/Komunitas¶
Contoh ini cocok untuk mengundang masyarakat umum atau anggota komunitas untuk mengikuti lomba yang diselenggarakan oleh organisasi atau komunitas tertentu.
[Kop Surat Organisasi/Komunitas]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Organisasi]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : Satu Berkas (Panduan Lomba)
Hal : Undangan Mengikuti Lomba [Nama Lomba] Tingkat [Kota/Wilayah]
Yth. Bapak/Ibu/Sdr/i
Peserta Potensial Lomba [Nama Lomba]
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka [Tujuan Acara, contoh: memperingati Hari Kemerdekaan RI / meningkatkan kesadaran lingkungan], kami dari [Nama Organisasi/Komunitas] akan mengadakan sebuah acara [Nama Acara Utama, contoh: Festival Lingkungan Asri] yang di dalamnya terdapat kegiatan perlombaan yang menarik dan edukatif. Kegiatan ini kami harapkan dapat menjadi wadah bagi masyarakat untuk menyalurkan bakat dan kreativitasnya serta memberikan kontribusi positif bagi [sesuai tema acara].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami dengan bangga mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk berpartisipasi aktif sebagai peserta dalam Lomba [Nama Lomba Utama]. Lomba ini terbuka untuk umum dengan detail sebagai berikut:
| Detail Lomba | Keterangan |
|-------------------|------------------------------------------------|
| Nama Lomba | Lomba Fotografi "Pesona Alam Lokal" |
| Tema Lomba | Keindahan Lingkungan Sekitar Kita |
| Tanggal Pelaksanaan| Periode Pengumpulan Karya: 1 - 20 Oktober 2024 |
| Penilaian & Pengumuman| 25 Oktober 2024 |
| Tempat Pelaksanaan| Online (Pengumpulan via email/form online) |
| Persyaratan Peserta| Terbuka untuk umum, WNI |
| Biaya Pendaftaran | Rp [Jumlah] (atau Gratis jika tidak ada biaya) |
Hadiah menarik menanti para pemenang, antara lain:
* Juara 1: Uang Tunai Rp [Jumlah] + Sertifikat + Plakat
* Juara 2: Uang Tunai Rp [Jumlah] + Sertifikat
* Juara 3: Uang Tunai Rp [Jumlah] + Sertifikat
Detail lengkap mengenai persyaratan khusus lomba, kriteria penilaian, format pengumpulan karya, serta prosedur pendaftaran dapat diunduh pada link berikut: [Link Google Drive/Website] (terlampir dalam surat elektronik ini). Pendaftaran peserta dapat dilakukan melalui link online: [Link Formulir Pendaftaran] paling lambat tanggal 18 Oktober 2024.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi Contact Person kami:
[Nama Contact Person] : [Nomor Telepon] ([WhatsApp])
Email : [Alamat Email Panitia]
Kami sangat berharap partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i untuk memeriahkan dan menyukseskan Lomba Fotografi "Pesona Alam Lokal" ini. Mari bersama abadikan keindahan alam sekitar kita!
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Pelaksana [Nama Lomba]
[Nama Organisasi/Komunitas]
[Tanda Tangan Ketua Panitia]
[Nama Jelas Ketua Panitia]
Ketua Panitia
[Stempel Organisasi/Komunitas]
Contoh ini lebih terbuka dan menggunakan bahasa yang mengajak audiens yang lebih luas. Penekanan pada link online sangat penting untuk lomba yang diselenggarakan secara daring atau pendaftarannya online.
Contoh 3: Surat Undangan Lomba Online (e.g., Menulis/Desain)¶
Fokus pada platform online, persyaratan teknis, dan cara pengiriman karya.
[Kop Surat Penyelenggara - bisa perusahaan, komunitas online, dll.]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Organisasi]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : Satu Berkas (Ketentuan Lomba)
Hal : Undangan Partisipasi Lomba [Jenis Lomba] Online
Yth. Rekan-rekan Pegiat [Bidang Lomba, contoh: Literasi / Desain Grafis]
dan Seluruh Calon Peserta
di Tempat
Dengan hormat,
Perkembangan era digital membuka banyak peluang bagi kita untuk terus berkarya dan menunjukkan potensi terbaik. Melihat antusiasme yang tinggi dalam bidang [Bidang Lomba], kami dari [Nama Penyelenggara, contoh: Komunitas Penulis Online] merasa tergerak untuk mengadakan sebuah kompetisi yang dapat menjadi wadah bagi talenta-talenta [Bidang Lomba] di seluruh Indonesia.
Melalui surat ini, kami mengundang Anda sekalian untuk ikut berpartisipasi dalam Lomba [Nama Lomba] Online [Tahun Pelaksanaan]. Lomba ini diselenggarakan secara daring penuh, memungkinkan siapa saja dari Sabang sampai Merauke untuk ikut unjuk gigi. Tujuan kami adalah untuk [Tujuan Lomba, contoh: mendorong budaya membaca dan menulis / mengapresiasi karya desain anak bangsa].
Detail pelaksanaan lomba sebagai berikut:
| Detail Lomba | Keterangan |
|-------------------|----------------------------------------------------|
| Nama Lomba | Lomba Menulis Cerpen Singkat Digital 2024 |
| Tema Lomba | "Cinta dan Perjuangan di Tengah Kota" |
| Periode Pengumpulan Karya| 10 Oktober - 10 November 2024 |
| Pengumuman Pemenang| 25 November 2024 (via Website/Medsos Panitia) |
| Persyaratan Peserta| Terbuka untuk umum, WNI, usia minimal [Usia] tahun |
| Biaya Pendaftaran | Gratis (atau sebutkan nominal jika berbayar) |
| Platform Informasi| Website: [Alamat Website], Instagram: @[Akun Instagram] |
Karya cerpen dikirimkan dalam format [Format File, contoh: .docx] sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam panduan lomba. Panduan lengkap dapat diakses dan diunduh melalui link berikut: [Link Google Drive/Website Panduan]. Pastikan kamu membaca panduan ini baik-baik sebelum mengirimkan karyamu ya!
Pendaftaran dan pengumpulan karya dilakukan serentak melalui form online pada link: [Link Google Form/Website Pendaftaran]. Batas akhir pendaftaran dan pengumpulan karya adalah tanggal 10 November 2024, pukul 23:59 WIB.
Akan ada hadiah menarik untuk [Jumlah] pemenang terbaik, serta e-sertifikat untuk seluruh peserta yang mengirimkan karya sesuai ketentuan. Untuk pertanyaan atau informasi lebih lanjut, silakan hubungi admin kami melalui email: [Alamat Email Panitia] atau Direct Message (DM) Instagram kami.
Kami nantikan karya-karya terbaikmu! Mari bersama semarakkan dunia [Bidang Lomba] di ranah digital!
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Anda untuk berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Penyelenggara Lomba [Nama Lomba]
[Nama Organisasi/Komunitas Penyelenggara]
[Tanda Tangan Ketua Panitia/Perwakilan]
[Nama Jelas Ketua Panitia/Perwakilan]
[Jabatan]
[Stempel (Jika Ada)]
Dalam surat undangan lomba online, detail tentang platform, format file, dan link pendaftaran/panduan sangat vital. Pastikan link-link tersebut aktif dan mudah diakses. Gaya bahasanya bisa sedikit lebih santai, apalagi jika targetnya adalah anak muda atau komunitas kreatif digital.
Contoh 4: Surat Undangan Lomba Olahraga¶
Surat ini biasanya ditujukan kepada klub, tim, atau institusi yang punya tim olahraga.
[Kop Surat Penyelenggara - bisa klub olahraga, sekolah, instansi]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Organisasi]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : Satu Berkas (Juknis dan Jadwal Pertandingan)
Hal : Undangan Mengikuti Lomba [Jenis Olahraga] [Nama Turnamen/Kompetisi]
Yth. Pengurus / Manajer Tim
[Nama Klub/Sekolah/Institusi yang Diundang]
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka [Tujuan Acara, contoh: membina bibit unggul olahraga / merayakan HUT Kota], kami dari [Nama Penyelenggara, contoh: Persatuan Bola Basket Seluruh Kota X] akan menyelenggarakan sebuah kompetisi olahraga [Jenis Olahraga] tingkat [tingkat kompetisi: pelajar/umum/profesional] yang bertajuk [Nama Turnamen/Kompetisi]. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan prestasi olahraga [Jenis Olahraga] di [Wilayah], serta menjalin silaturahmi antar pegiat olahraga.
Sehubungan dengan itu, dengan segala kerendahan hati kami mengundang tim [Jenis Olahraga] dari [Nama Klub/Sekolah/Institusi yang Diundang] untuk turut serta dalam kompetisi ini. Kami percaya tim Anda memiliki potensi yang luar biasa dan kehadiran Anda akan sangat memeriahkan acara ini.
Adapun detail mengenai pelaksanaan turnamen/kompetisi adalah sebagai berikut:
| Detail Kompetisi | Keterangan |
|--------------------|-----------------------------------------------------|
| Nama Kompetisi | Turnamen Bola Voli Putra U-18 Piala [Nama Tokoh/Instansi] |
| Kategori Usia | Putra U-18 (Dibuktikan dengan Akta Lahir/Kartu Pelajar)|
| Tanggal Pelaksanaan| 15 - 20 November 2024 |
| Waktu Pertandingan | Menyesuaikan Jadwal (terlampir) |
| Tempat Pelaksanaan | GOR [Nama GOR], Alamat: [Alamat Lengkap GOR] |
| Biaya Pendaftaran | Rp [Jumlah] per tim |
Technical Meeting (TM) wajib diikuti oleh perwakilan tim (manajer/pelatih) untuk penjelasan peraturan dan drawing grup.
* Tanggal TM : 13 November 2024
* Waktu TM : Pukul 14:00 WIB
* Tempat TM : [Tempat Pelaksanaan TM, contoh: Ruang Rapat GOR]
Total hadiah untuk pemenang mencapai Rp [Jumlah Total Hadiah], beserta trofi dan sertifikat. Sistem pertandingan dan peraturan lengkap dapat dilihat dalam Juknis (Petunjuk Teknis) yang terlampir.
Pendaftaran tim peserta dibuka mulai tanggal [Tanggal Buka] sampai dengan [Tanggal Tutup Pendaftaran]. Formulir pendaftaran dapat diperoleh di Sekretariat Panitia di [Alamat Sekretariat] atau diunduh melalui link: [Link Formulir Online]. Pendaftaran dianggap sah setelah tim melengkapi formulir dan melakukan pembayaran biaya pendaftaran.
Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Contact Person kami:
[Nama CP 1] : [Nomor Telepon 1]
[Nama CP 2] : [Nomor Telepon 2]
Kami sangat menantikan partisipasi dan semangat juang tim Anda dalam Turnamen Bola Voli Putra U-18 Piala [Nama Tokoh/Instansi] ini. Junjung tinggi sportivitas dan raih prestasi terbaik!
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Tim [Nama Klub/Sekolah/Institusi] untuk berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Penyelenggara Turnamen [Nama Turnamen/Kompetisi]
[Nama Organisasi Penyelenggara]
[Tanda Tangan Ketua Panitia]
[Nama Jelas Ketua Panitia]
Ketua Panitia
[Stempel Organisasi]
Surat undangan lomba olahraga seringkali membutuhkan detail tambahan seperti kategori usia, biaya pendaftaran tim, informasi Technical Meeting, dan lampiran berupa jadwal pertandingan serta peraturan teknis (Juknis).
Contoh 5: Surat Undangan Lomba Seni/Kreativitas¶
Mengundang individu atau kelompok yang bergerak di bidang seni atau kreativitas.
[Kop Surat Penyelenggara - bisa institusi seni, komunitas, event organizer]
Nomor : [Nomor Surat]/[Kode Organisasi]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : Satu Berkas (Panduan Lomba dan Formulir)
Hal : Undangan Mengikuti Lomba [Jenis Seni/Kreativitas]
Yth. Bapak/Ibu/Sdr/i
Seniman / Kreator [Bidang Seni/Kreativitas]
dan Seluruh Peminat Lomba
di Tempat
Dengan hormat,
[Nama Penyelenggara, contoh: Galeri Seni Kota] bekerjasama dengan [Nama Mitra, jika ada] akan menyelenggarakan sebuah acara pameran dan kompetisi yang bertujuan untuk [Tujuan Acara, contoh: mengapresiasi karya seni rupa kontemporer / mendorong ekspresi kreatif melalui musik]. Kami percaya bahwa setiap individu memiliki potensi kreatif yang luar biasa dan layak untuk diperlihatkan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Anda sekalian, para seniman dan pegiat kreativitas, untuk turut serta dalam Lomba [Nama Lomba Seni/Kreativitas]. Lomba ini akan menjadi platform berharga untuk menunjukkan bakat Anda kepada publik yang lebih luas dan mendapatkan pengakuan atas karya Anda.
Detail pelaksanaan lomba sebagai berikut:
| Detail Lomba | Keterangan |
|-------------------|------------------------------------------------|
| Nama Lomba | Lomba Melukis Kontemporer "Harmoni Kota" |
| Tema Lomba | Representasi Harmoni dan Dinamika Kehidupan Kota |
| Periode Pengumpulan Karya| 1 - 25 November 2024 |
| Pameran & Penjurian| 1 - 5 Desember 2024 (di Galeri) |
| Pengumuman Pemenang| 5 Desember 2024 (Acara Puncak) |
| Tempat Pelaksanaan| Pengumpulan Karya (Alamat Galeri atau Online), Pameran & Penjurian (Galeri Seni [Nama Galeri]) |
| Persyaratan Peserta| Terbuka untuk umum, WNI, karya orisinal, belum pernah dipamerkan/dilombakan |
| Biaya Pendaftaran | Rp [Jumlah] per karya (atau per peserta) |
Hadiah menarik telah kami siapkan untuk para pemenang, termasuk uang tunai, sertifikat penghargaan, kesempatan pameran tunggal, dan publikasi karya. Panduan lengkap lomba, termasuk kriteria penilaian, spesifikasi karya, dan prosedur pengiriman, dapat diunduh di sini: [Link Google Drive/Website Panduan]. Mohon dibaca dengan seksama ya.
Pendaftaran peserta dan pengumpulan karya dapat dilakukan melalui formulir yang terlampir (atau form online di [Link Formulir Online]) beserta karya Anda sesuai petunjuk dalam panduan. Batas akhir pendaftaran dan pengumpulan karya adalah tanggal 25 November 2024, pukul [Jam].
Untuk informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi Contact Person kami:
[Nama CP] : [Nomor Telepon/WhatsApp]
Email : [Alamat Email Panitia]
Kami sangat antusias menantikan karya-karya terbaik dari Anda. Mari warnai dunia dengan kreativitas tanpa batas!
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Penyelenggara Lomba [Nama Lomba]
[Nama Penyelenggara]
[Tanda Tangan Ketua Panitia]
[Nama Jelas Ketua Panitia]
Ketua Panitia
[Stempel Penyelenggara]
Lomba seni/kreativitas seringkali memerlukan detail tentang format karya, persyaratan orisinalitas, dan proses penjurian/pameran. Menekankan pada kesempatan menampilkan karya bisa menjadi daya tarik tersendiri.
Fakta Menarik Seputar Undangan dan Lomba¶
Tau nggak sih, tradisi undangan resmi itu udah ada sejak zaman kuno lho? Dulu, pesan-pesan penting, termasuk undangan untuk acara atau pertemuan, sering disampaikan melalui utusan khusus atau ditulis di gulungan papirus atau perkamen. Baru setelah penemuan mesin cetak, undangan dalam jumlah besar jadi lebih mudah dibuat dan disebarkan.
Di era digital seperti sekarang, undangan fisik mungkin terasa lebih personal dan formal untuk acara-acara tertentu, sementara undangan digital dipilih karena kecepatan, efisiensi biaya, dan kemudahan pelacakan (siapa yang sudah buka, siapa yang daftar). Fenomena lomba sendiri juga bukan hal baru. Sejak zaman kuno, seperti Olimpiade di Yunani kuno, kompetisi sudah jadi bagian dari peradaban manusia untuk menguji kemampuan dan merayakan prestasi. Jadi, surat undangan lomba ini adalah gabungan dari dua tradisi panjang: komunikasi formal tertulis dan semangat kompetisi!
Undangan Digital: Alternatif Modern¶
Selain surat fisik, undangan digital kini semakin populer, terutama untuk lomba online atau yang target pesertanya adalah anak muda. Undangan digital bisa berupa email, poster digital yang disebar di media sosial, atau bahkan website khusus acara. Kelebihannya jelas: cepat, hemat biaya, mudah disebar ke banyak orang sekaligus, dan interaktif (bisa langsung klik link pendaftaran).
Meskipun formatnya digital, prinsip membuat undangan yang efektif tetap sama. Informasi harus lengkap, jelas, menarik, dan ada call to action yang gampang diikuti. Jangan lupa desain yang menarik kalau memang disebar dalam bentuk visual seperti poster atau infografis.
Image just for illustration
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶
Saat membuat surat undangan lomba, ada beberapa jebakan yang seringkali nggak disadari panitia. Menghindari kesalahan-kesalahan ini bisa menyelamatkanmu dari kebingungan calon peserta atau bahkan kegagalan acara.
- Informasi Tidak Lengkap: Paling fatal! Lupa mencantumkan jam, tanggal, tempat, atau kontak person. Ini bikin calon peserta malas mencari info tambahan.
- Bahasa Tidak Jelas/Bertele-tele: Gunakan kalimat yang lugas dan mudah dipahami. Hindari jargon yang hanya dimengerti segelintir orang, kecuali jika target audiensmu memang spesifik.
- Kesalahan Pengetikan (Typo): Terlihat tidak profesional dan bisa menimbulkan salah paham, apalagi kalau yang typo adalah tanggal atau nama orang penting.
- Format Berantakan: Meskipun isinya lengkap, kalau formatnya tidak rapi, susah dibaca. Gunakan paragraf, bullet points, atau tabel untuk menyajikan informasi penting agar terlihat terstruktur.
- Dikirim Terlalu Mepet: Berikan cukup waktu bagi calon peserta untuk mendaftar dan mempersiapkan diri. Mengirim undangan terlalu dekat dengan hari H akan mengurangi jumlah pendaftar.
- Link atau Kontak Tidak Aktif: Kalau menyertakan link pendaftaran/panduan atau nomor kontak, pastikan semuanya berfungsi dan ada orang yang siap merespon.
Teliti sebelum mengirim adalah kunci utama untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini. Mintalah beberapa orang lain untuk membaca surat undanganmu sebelum disebarluaskan.
Mempelajari contoh surat undangan lomba dan memahami elemen pentingnya akan sangat membantu kamu dalam menyelenggarakan acara. Ingat, surat undangan adalah “jendela” pertama acaramu di mata calon peserta. Buatlah kesan yang baik dari awal!
Punya pengalaman membuat surat undangan lomba? Atau ada contoh surat undangan lomba lain yang menarik? Yuk, bagikan pendapat atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah ini!
Posting Komentar