Begini Cara Bikin Surat Penarikan Naskah + Contohnya
Menarik naskah yang sudah terkirim ke penerbit atau jurnal adalah situasi yang mungkin dihadapi oleh penulis, baik penulis buku maupun artikel ilmiah. Ini bukan hal yang aneh atau tabu, tetapi perlu dilakukan dengan prosedur yang tepat. Penarikan naskah, atau dalam bahasa Inggris dikenal sebagai manuscript withdrawal, adalah proses formal di mana penulis secara resmi meminta untuk menarik kembali naskah yang sebelumnya telah diajukan untuk diterbitkan atau dipublikasikan.
Image just for illustration
Proses ini penting dilakukan secara benar untuk menjaga profesionalisme dan menghindari masalah di kemudian hari. Mengabaikan proses formal ini bisa berujung pada kesalahpahaman, pemborosan waktu bagi editor dan reviewer, bahkan pelanggaran etika publikasi, terutama dalam konteks jurnal ilmiah. Oleh karena itu, memahami kapan dan bagaimana menulis surat penarikan naskah adalah keterampilan yang perlu dikuasai oleh setiap penulis serius.
Mengapa Penulis Menarik Naskah?¶
Ada berbagai alasan yang bisa mendorong seorang penulis untuk menarik naskahnya. Keputusan ini sering kali tidak mudah, tetapi kadang memang perlu diambil. Menarik naskah yang sedang dalam proses review atau bahkan yang sudah diterima (meskipun ini lebih jarang terjadi) adalah hak penulis, asalkan dilakukan sesuai prosedur.
Alasan Umum Penarikan Naskah¶
Beberapa alasan paling umum meliputi:
- Diterima di Tempat Lain: Ini sangat sering terjadi di dunia penerbitan buku. Penulis mungkin mengirimkan naskahnya ke beberapa penerbit secara simultan (jika diperbolehkan oleh kebijakan penerbit) dan salah satunya memberikan tawaran penerbitan lebih dulu atau dengan syarat yang lebih baik. Untuk jurnal ilmiah, ini bisa berarti naskah yang sama atau serupa diterima di jurnal lain (ini melanggar etika publikasi jika diajukan simultan ke jurnal tanpa pemberitahuan dan penarikan resmi).
- Menemukan Kesalahan Fatal: Setelah pengiriman, penulis mungkin menyadari ada kesalahan data, metodologi, atau argumen yang signifikan dalam naskahnya yang memerlukan revisi mayor atau bahkan pengerjaan ulang dari awal. Melanjutkan proses dengan naskah yang salah tentu tidak etis dan merugikan semua pihak.
- Proses Review Terlalu Lama: Terkadang, proses review naskah memakan waktu yang sangat lama tanpa ada kejelasan atau kabar terbaru dari penerbit/jurnal. Jika penulis merasa prosesnya tidak profesional atau menghambat rencana publikasi lainnya, mereka mungkin memutuskan untuk menarik naskah. Namun, penting untuk bersabar sampai batas waktu yang wajar atau yang disepakati.
- Perubahan Fokus atau Rencana: Rencana penulis bisa berubah. Mungkin topik naskah tidak lagi relevan, penulis beralih ke proyek lain, atau adanya perubahan prioritas pribadi maupun profesional yang membuat naskah tersebut tidak lagi ingin diterbitkan.
- Ketidakcocokan dengan Penerbit/Jurnal: Setelah berinteraksi atau mendapatkan feedback awal, penulis mungkin merasa ada ketidakcocokan visi, gaya editorial, atau persyaratan lain yang membuat mereka merasa lebih baik menarik naskah dan mencoba tempat lain.
- Masalah Etika atau Hukum: Dalam kasus yang jarang terjadi, mungkin muncul isu etika atau hukum terkait naskah, seperti potensi plagiarisme (tidak disengaja), masalah hak cipta, atau konflik kepentingan yang tidak diungkapkan. Menarik naskah bisa menjadi langkah awal untuk mengatasi masalah ini.
Apapun alasannya, penarikan naskah harus dilakukan secara resmi melalui komunikasi tertulis.
Pentingnya Surat Penarikan Naskah¶
Mengirimkan surat penarikan naskah bukan sekadar formalitas, melainkan langkah penting dengan beberapa fungsi krusial:
- Bukti Resmi: Surat menjadi bukti tertulis bahwa Anda telah secara resmi memberitahukan niat penarikan Anda kepada pihak penerbit atau jurnal pada tanggal tertentu. Ini penting untuk record-keeping kedua belah pihak.
- Menjaga Profesionalisme: Menarik naskah tanpa pemberitahuan atau hanya melalui email singkat yang tidak formal dapat dianggap tidak profesional. Surat resmi menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan proses yang telah dijalani oleh editor dan reviewer.
- Menghindari Misunderstanding: Komunikasi formal meminimalkan risiko kesalahpahaman mengenai status naskah. Ini memastikan bahwa penerbit/jurnal tahu bahwa naskah tersebut tidak lagi dalam pertimbangan mereka.
- Etika Publikasi (Khususnya Jurnal Ilmiah): Dalam dunia jurnal ilmiah, penarikan naskah yang sedang direview atau bahkan sudah diterima tetapi belum terbit adalah wajib dilakukan secara formal sebelum naskah tersebut diajukan ke jurnal lain. Mengajukan naskah yang sama atau sangat mirip ke lebih dari satu jurnal secara bersamaan (disebut simultaneous submission) tanpa pemberitahuan eksplisit adalah pelanggaran etika publikasi serius. Surat penarikan menjadi bukti bahwa Anda telah mengakhiri proses di satu tempat sebelum memulai di tempat lain.
- Membebaskan Naskah: Dengan penarikan resmi, hak eksklusif penerbit/jurnal (jika ada) atas naskah tersebut akan berakhir, memungkinkan penulis untuk mengajukan naskah tersebut ke tempat lain (dengan syarat dan revisi yang mungkin diperlukan).
Image just for illustration
Bayangkan jika Anda tidak mengirimkan surat penarikan formal, lalu naskah Anda tiba-tiba diterima di tempat lain. Anda akan kesulitan menjelaskan kepada penerbit/jurnal pertama mengapa Anda tidak bisa melanjutkan proses, padahal mereka telah mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk naskah Anda. Surat penarikan adalah cara fair untuk mengakhiri proses.
Komponen Wajib dalam Surat Penarikan Naskah¶
Surat penarikan naskah harus jelas, ringkas, dan memuat semua informasi yang relevan agar penerbit atau jurnal dapat mengidentifikasi naskah Anda dengan cepat dan memproses permintaan Anda. Berikut adalah komponen-komponen penting yang harus ada:
- Kop Surat (Opsional tapi Direkomendasikan): Terutama jika Anda berafiliasi dengan institusi (universitas, perusahaan, dll.). Jika tidak, nama dan alamat Anda sudah cukup.
- Tanggal Surat: Tanggal saat surat dibuat.
- Pihak yang Dituju: Nama dan gelar editor yang menangani naskah Anda (jika diketahui), atau cukup jabatan (misalnya, Yth. Redaktur Pelaksana Jurnal [Nama Jurnal], Yth. Tim Editorial Penerbit [Nama Penerbit]). Sertakan alamat penerbit/jurnal.
- Data Penulis: Nama Lengkap Anda (atau nama semua penulis jika naskah ditulis bersama), Alamat Pos, Nomor Telepon, dan Alamat Email. Ini memastikan penerbit/jurnal tahu siapa yang mengirim surat.
- Nomor Surat (Opsional): Jika Anda punya sistem penomoran surat pribadi atau institusi.
- Perihal: Tulis dengan jelas dan ringkas, misalnya: “Permohonan Penarikan Naskah” atau “Pemberitahuan Penarikan Manuskrip”.
- Salam Pembuka: Gunakan salam formal seperti “Dengan Hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Editor],”
- Identifikasi Naskah: Ini adalah bagian paling krusial di badan surat. Sebutkan detail naskah yang ingin ditarik, meliputi:
- Judul Lengkap Naskah
- Nomor ID Naskah (jika ada, ini sangat membantu identifikasi)
- Tanggal Pengiriman Awal Naskah
- Pernyataan Penarikan: Nyatakan dengan jelas bahwa Anda ingin menarik naskah tersebut dari pertimbangan penerbit/jurnal untuk dipublikasikan.
- Alasan Penarikan (Opsional tetapi Direkomendasikan): Secara ringkas, sebutkan alasan penarikan. Tidak perlu detail berlebihan, cukup poin utamanya. Misalnya, “naskah tersebut telah diterima untuk publikasi di tempat lain,” atau “saya perlu melakukan revisi ekstensif yang memerlukan waktu,” atau “terjadi perubahan prioritas publikasi saya.” Bersikap jujur (tapi profesional) akan lebih baik.
- Konfirmasi Status (Opsional): Anda bisa menambahkan permintaan untuk konfirmasi bahwa penarikan ini telah diterima dan naskah Anda secara resmi ditarik dari proses.
- Salam Penutup: Gunakan salam formal seperti “Hormat Saya,” atau “Terima Kasih,”
- Tanda Tangan: Tanda tangan fisik atau tanda tangan digital (jika dikirim via email yang memerlukan scan).
- Nama Lengkap: Nama lengkap Anda di bawah tanda tangan.
- Lampiran (Opsional): Jika ada dokumen pendukung, sebutkan di sini. Namun, untuk surat penarikan biasanya tidak ada lampiran.
Image just for illustration
Memastikan semua komponen ini ada akan membuat surat Anda efektif dan proses penarikan berjalan lancar.
Tips Menulis Surat Penarikan Naskah¶
Menulis surat penarikan naskah memerlukan skill komunikasi yang baik, meskipun situasinya mungkin sedikit canggung. Berikut beberapa tips agar surat Anda efektif dan profesional:
- Bersikap Profesional dan Sopan: Apapun alasan penarikan Anda, hindari nada menuntut, marah, atau menyalahkan. Ingat, penerbit/jurnal telah menginvestasikan waktu untuk naskah Anda. Ungkapkan rasa terima kasih atas waktu dan pertimbangan mereka.
- Langsung pada Inti: Jangan bertele-tele. Langsung sebutkan tujuan surat Anda di awal badan surat. “Dengan hormat, melalui surat ini saya bermaksud untuk menarik naskah…”
- Jelas Mengidentifikasi Naskah: Pastikan judul, nomor ID (jika ada), dan tanggal pengiriman disebutkan dengan akurat. Ini akan sangat membantu editor menemukan data naskah Anda dalam sistem mereka.
- Alasan Singkat dan Jujur (Jika Disebutkan): Jika Anda memilih untuk memberi alasan, sampaikan secara ringkas dan jujur. Tidak perlu menulis esai tentang mengapa Anda menarik naskah tersebut.
- Periksa Kebijakan Penerbit/Jurnal: Sebelum mengirim surat, pastikan Anda memahami kebijakan penerbit atau jurnal terkait penarikan naskah. Beberapa mungkin memiliki formulir khusus, prosedur daring, atau bahkan mengenakan biaya penarikan (meskipun ini jarang dan biasanya untuk kasus review yang sudah sangat lanjut dan penulis menarik tanpa alasan kuat).
- Kirim ke Alamat yang Tepat: Kirim surat (via email atau pos) ke kontak yang relevan, biasanya editor yang menangani naskah Anda atau alamat email/pos umum untuk korespondensi editorial.
- Simpan Salinan: Selalu simpan salinan surat yang Anda kirim dan bukti pengirimannya (jika via pos tercatat) atau email terkirim sebagai arsip pribadi.
- Minta Konfirmasi Penerimaan: Dalam surat, mintalah agar penerbit/jurnal mengkonfirmasi penerimaan surat penarikan Anda dan status penarikan naskah. Ini penting untuk memastikan prosesnya selesai.
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat memastikan bahwa proses penarikan naskah Anda berjalan dengan lancar dan tetap menjaga reputasi profesional Anda sebagai penulis.
Prosedur Setelah Mengirim Surat Penarikan¶
Mengirim surat adalah langkah pertama. Setelah itu, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dan lakukan:
- Tunggu Konfirmasi: Beri waktu penerbit/jurnal untuk memproses surat Anda. Lamanya waktu konfirmasi bisa bervariasi. Jika dalam waktu wajar (misalnya 1-2 minggu) Anda belum menerima balasan, Anda bisa mengirim email tindak lanjut secara sopan untuk menanyakan statusnya.
- Pastikan Status Resmi Ditarik: Jangan berasumsi bahwa naskah Anda sudah ditarik hanya karena Anda sudah mengirim surat. Tunggu konfirmasi resmi dari penerbit/jurnal. Konfirmasi ini bisa berupa email balasan atau perubahan status naskah di sistem online mereka.
- Jangan Mengajukan ke Tempat Lain Terlalu Cepat: Khusus untuk jurnal ilmiah, jangan mengajukan naskah yang sama atau sangat mirip ke jurnal lain sebelum Anda menerima konfirmasi resmi bahwa naskah tersebut telah ditarik dari jurnal pertama. Melakukan simultaneous submission sebelum penarikan resmi terkonfirmasi adalah pelanggaran etika publikasi dan dapat berujung pada penolakan permanen dari kedua jurnal atau sanksi lainnya.
- Arsipkan Dokumen: Simpan semua korespondensi terkait penarikan naskah (surat yang Anda kirim, email balasan konfirmasi) dalam arsip Anda. Ini penting jika di kemudian hari muncul pertanyaan mengenai status naskah tersebut.
Proses setelah pengiriman surat ini sama pentingnya dengan penulisan surat itu sendiri. Kesabaran dan ketelitian dalam menindaklanjuti akan memastikan proses penarikan berjalan tuntas.
Contoh Surat Penarikan Naskah¶
Berikut adalah dua contoh surat penarikan naskah, satu untuk penerbit buku dan satu untuk jurnal ilmiah. Keduanya mengikuti struktur yang telah dibahas dan bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Contoh 1: Penarikan Naskah dari Penerbit Buku¶
Surat ini biasanya lebih fleksibel dalam hal alasan, karena penerbitan buku seringkali memungkinkan pengiriman simultan (meskipun kebijakan ini bervariasi).
[Kop Surat Anda/Institusi - Opsional]
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]
[Tanggal Surat]
[Contoh: 26 Oktober 2023]
Kepada Yth.
Tim Editorial
Penerbit [Nama Penerbit]
[Alamat Lengkap Penerbit]
Perihal: Permohonan Penarikan Naskah
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], penulis naskah dengan detail sebagai berikut:
* Judul Naskah: [Judul Lengkap Naskah Anda]
* Tanggal Pengiriman Awal: [Tanggal Anda Mengirim Naskah]
Saya memberitahukan bahwa dengan berat hati saya bermaksud untuk menarik naskah tersebut dari pertimbangan penerbitan oleh Penerbit [Nama Penerbit].
[Pilih salah satu atau sesuaikan alasan:]
[Opsi 1: Jika diterima di tempat lain]
Keputusan ini saya ambil karena naskah tersebut telah diterima untuk diterbitkan oleh pihak penerbit lain.
[Opsi 2: Jika butuh revisi mayor/perubahan rencana]
Saya perlu melakukan revisi yang signifikan pada naskah ini atau terdapat perubahan rencana publikasi di pihak saya, sehingga naskah ini tidak dapat lagi melanjutkan proses di Penerbit [Nama Penerbit].
[Opsi 3: Jika proses terlalu lama - gunakan dengan sopan]
Mengingat perkembangan lain terkait publikasi saya, saya memutuskan untuk menarik naskah ini dari proses peninjauan.
Saya sangat menghargai waktu dan upaya yang telah diberikan oleh Tim Editorial Penerbit [Nama Penerbit] dalam meninjau naskah saya selama ini. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat penarikan ini.
Saya berharap dapat menerima konfirmasi resmi dari pihak Penerbit [Nama Penerbit] mengenai status penarikan naskah ini.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Image just for illustration
Contoh 2: Penarikan Naskah dari Jurnal Ilmiah¶
Surat ini cenderung lebih ringkas, tetapi detail identifikasi naskah (terutama nomor ID) menjadi sangat krusial. Alasan penarikan biasanya lebih terkait dengan proses ilmiah atau etika.
[Nama Lengkap Anda]
[Afiliasi Institusi Anda (jika ada)]
[Alamat Email Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Tanggal Surat]
[Contoh: 26 Oktober 2023]
Kepada Yth.
Editor-in-Chief
Jurnal [Nama Lengkap Jurnal]
[Alamat Email Jurnal yang Dituju untuk Korespondensi Editorial]
Perihal: Permohonan Penarikan Naskah - [Nomor ID Naskah, jika ada]
Dengan Hormat,
Saya menulis surat ini untuk memberitahukan niat saya untuk menarik naskah yang berjudul "[Judul Lengkap Naskah Anda]".
Naskah ini diajukan pada tanggal [Tanggal Pengiriman Awal Naskah] dan memiliki nomor identifikasi naskah [Nomor ID Naskah, SANGAT PENTING jika ada].
[Pilih salah satu atau sesuaikan alasan - singkat dan profesional:]
[Opsi 1: Diterima di tempat lain - harus disebutkan jika diajukan ke dua tempat, meskipun melanggar etika jika tanpa pemberitahuan sebelumnya]
Alasan penarikan ini adalah karena naskah tersebut telah diterima untuk diterbitkan di jurnal lain. [Catatan: Jika ini kasusnya, Anda *harus* jujur dan siap menghadapi konsekuensi jika jurnal memiliki kebijakan anti-simultan submission ketat.]
[Opsi 2: Menemukan kesalahan atau perlu revisi mayor]
Setelah peninjauan lebih lanjut, kami (atau saya, jika penulis tunggal) menemukan bahwa naskah memerlukan revisi yang signifikan terkait [sebutkan area, misal: data/metodologi/analisis] yang tidak dapat diselesaikan dalam kerangka waktu proses *review* saat ini.
[Opsi 3: Perubahan fokus penelitian/prioritas]
Terdapat perubahan fokus dalam program penelitian kami, sehingga kami memutuskan untuk menarik naskah ini dan mengajukannya ke tempat lain yang lebih sesuai di masa mendatang setelah revisi yang diperlukan.
[Opsi 4: Proses review terlalu lama - gunakan dengan sangat hati-hati dan sopan]
Meskipun kami menghargai proses *review*, kami merasa perlu menarik naskah ini karena lamanya waktu yang dibutuhkan dan kami perlu mengejar jadwal publikasi lainnya.
Kami (atau saya) sangat menghargai waktu dan upaya yang telah diberikan oleh Editor dan para *Reviewer* dalam meninjau naskah ini. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh permintaan penarikan ini.
Kami mohon agar Jurnal [Nama Lengkap Jurnal] dapat mengkonfirmasi bahwa naskah ini secara resmi telah ditarik dari pertimbangan publikasi Anda.
Terima kasih atas perhatian dan pemahaman Anda.
Hormat Kami,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
[Nama-nama Penulis Lain, jika ada, opsional disebutkan di sini atau di bagian identifikasi naskah di awal]
Kedua contoh ini memberikan kerangka kerja. Anda bisa menyesuaikannya dengan situasi spesifik Anda, tetapi pastikan elemen-elemen kunci seperti identifikasi naskah, pernyataan penarikan yang jelas, dan kontak informasi Anda tercantum lengkap.
Fakta Menarik Seputar Proses Publikasi (dan Penarikan)¶
- Tingkat penolakan naskah (sebelum penarikan atau penerimaan) oleh jurnal ilmiah top-tier bisa mencapai 90-95%. Penarikan naskah merupakan bagian kecil dari proses eliminasi ini.
- Alasan penarikan naskah yang paling sering dilaporkan ke Komite Etika Publikasi (COPE) adalah simultaneous submission, di mana penulis mengajukan naskah yang sama ke lebih dari satu jurnal secara bersamaan. Ini dianggap pelanggaran serius.
- Beberapa penerbit besar memiliki portal online khusus untuk pengelolaan naskah. Proses penarikan kadang bisa dilakukan langsung melalui sistem tersebut, namun tetap disarankan mengirim email atau surat formal sebagai dokumentasi tambahan.
- Ada kasus di mana naskah ditarik setelah diterbitkan (retraction), biasanya karena ditemukan kesalahan fatal, data palsu, atau masalah etika yang signifikan. Ini berbeda dengan penarikan sebelum terbit, dan memiliki implikasi yang jauh lebih serius terhadap reputasi penulis.
- Bagi penulis buku fiksi, menarik naskah dari satu penerbit untuk diajukan ke penerbit lain yang menawarkan kontrak lebih baik adalah praktik yang cukup umum dan dianggap wajar, asalkan dilakukan secara profesional.
Memahami seluk-beluk proses publikasi, termasuk penarikan naskah, membantu penulis menavigasi dunia penerbitan dengan lebih percaya diri dan etis.
Kesimpulan¶
Menarik naskah adalah langkah yang sah dalam perjalanan seorang penulis. Entah karena alasan diterima di tempat lain, perlu revisi, atau perubahan rencana, melakukan proses penarikan secara formal dengan mengirim surat adalah kunci untuk menjaga profesionalisme dan menghindari masalah etika. Surat penarikan naskah yang baik harus jelas, ringkas, memuat identifikasi naskah yang akurat, dan dikirimkan kepada pihak yang tepat. Selalu simpan salinan surat dan tunggu konfirmasi resmi sebelum mengambil langkah selanjutnya terkait naskah tersebut. Dengan demikian, Anda menghargai waktu orang lain dan menjaga reputasi baik Anda di komunitas penulis dan penerbit.
Apakah Anda pernah punya pengalaman menarik naskah? Atau mungkin ada pertanyaan lain seputar proses ini? Jangan ragu bagikan di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar