Begini Cara Mudah Bikin Surat Tugas Membuat Buku Ajar, Plus Contohnya!

Daftar Isi

Surat tugas adalah dokumen penting yang seringkali jadi ‘lampu hijau’ resmi buat kamu yang akan mengerjakan proyek spesifik, termasuk dalam dunia akademis atau profesional. Nah, kalau kamu seorang dosen, peneliti, atau bahkan praktisi yang diminta membuat buku ajar atau modul, surat tugas ini biasanya jadi langkah awal yang krusial. Fungsinya bukan cuma formalitas lho, tapi juga sebagai payung hukum dan pengakuan dari institusi atau pihak yang memberi tugas.

Image just for illustration

Pentingnya Surat Tugas dalam Pembuatan Buku Ajar¶

Kenapa sih surat tugas ini penting banget saat kamu mau nulis buku ajar? Pertama, surat ini adalah bukti resmi bahwa kamu memang ditugaskan untuk pekerjaan itu. Ini penting banget, apalagi kalau buku ajar yang kamu buat nanti mau diakui sebagai salah satu kinerja (misalnya di kampus untuk kenaikan jabatan fungsional) atau diarsipkan secara resmi oleh institusi. Tanpa surat ini, kerja kerasmu nulis buku bisa dianggap inisiatif pribadi aja, yang kadang kurang bobot formalnya.

Kedua, surat tugas biasanya memberikan kejelasan tentang apa yang diharapkan darimu. Judul bukunya apa, buat mata kuliah apa, target pembacanya siapa, sampai deadline penyelesaiannya kadang dicantumkan di situ. Kejelasan ini penting biar kamu punya panduan yang pasti dan nggak ‘ngawang-ngawang’ saat proses penulisan. Bayangin kalau tiba-tiba disuruh bikin buku tapi nggak jelas buat siapa dan kapan selesainya? Bisa pusing kan.

Ketiga, surat tugas juga bisa jadi dasar untuk dukungan atau fasilitas dari institusi. Misalnya, surat tugas ini bisa kamu pakai untuk mengajukan permohonan akses ke perpustakaan khusus, data penelitian, dana penulisan, atau bahkan tim pendukung (seperti editor atau desainer tata letak jika disediakan). Dukungan ini tentu sangat membantu proses penulisan yang kadang butuh sumber daya nggak sedikit. Jadi, surat tugas ini semacam ‘mandat’ yang membuka pintu-pintu dukungan.

Terakhir, buat kamu yang berprofesi sebagai dosen atau peneliti, pembuatan buku ajar yang didasari surat tugas resmi ini akan lebih mudah diakui sebagai salah satu luaran (output) tridharma atau kinerja yang relevan. Ini penting untuk laporan kinerja, akreditasi program studi, atau bahkan pertimbangan untuk pengembangan karirmu ke depan. Surat tugas memberikan validasi atas kontribusi akademis atau profesionalmu.

Komponen Kunci dalam Surat Tugas Pembuatan Buku Ajar¶

Sebuah surat tugas yang baik, apalagi untuk tugas penting seperti membuat buku ajar, harus mencakup beberapa komponen esensial agar informasinya lengkap dan tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari. Ibarat resep masakan, ada bahan-bahan wajibnya biar hasilnya pas. Apa saja sih komponen itu?

Kop Surat Instansi¶

Ini bagian paling atas surat. Isinya nama lengkap instansi atau lembaga yang memberikan tugas (misalnya universitas, fakultas, pusat penelitian, perusahaan, atau lembaga pemerintah), lengkap dengan alamat dan kontak mereka (telepon, email, website). Kop surat ini penting banget untuk menunjukkan bahwa surat ini bersifat resmi dan dikeluarkan oleh institusi yang berwenang. Biasanya ada logo instansi juga di sini.

Image just for illustration

Nomor Surat¶

Setiap surat resmi pasti punya nomor unik. Nomor surat ini fungsinya sebagai identitas surat, memudahkan pengarsipan, dan bisa dipakai sebagai rujukan jika suatu saat surat ini perlu dicari atau diverifikasi. Format nomor surat biasanya mengikuti standar tata persuratan instansi terkait, seringkali mencakup kode unit kerja, nomor urut surat, bulan, dan tahun.

Tanggal Surat¶

Jelas banget, tanggal surat adalah kapan surat itu diterbitkan. Penting untuk dicantumkan agar ada kejelasan waktu dikeluarkannya tugas tersebut. Ini juga membantu dalam pelacakan dan pengarsipan dokumen.

Perihal¶

Bagian ini menjelaskan secara singkat isi atau maksud dari surat tersebut. Untuk kasus ini, perihalnya bisa “Surat Tugas Pembuatan Buku Ajar”, “Penugasan Penulisan Buku Ajar [Nama Mata Kuliah]”, atau frasa lain yang senada dan jelas menggambarkan tujuan surat. Ini membantu pembaca langsung tahu inti surat tanpa harus membaca keseluruhan isinya.

Pihak yang Memberi Tugas¶

Di bagian ini dicantumkan identitas pejabat atau pihak yang berwenang memberikan tugas. Biasanya ini adalah pimpinan instansi atau unit kerja terkait (misalnya Dekan, Ketua Departemen, Direktur, Manager). Informasi yang dicantumkan meliputi nama lengkap, jabatan, dan NIP/NRK atau identitas lain jika relevan. Ini menunjukkan siapa yang mengeluarkan perintah tugas tersebut.

Pihak yang Diberi Tugas¶

Nah, ini dia identitas kamu atau tim yang menerima tugas membuat buku ajar. Cantumkan nama lengkap, NIP/NRK (jika ada), jabatan/unit kerja, dan informasi lain yang relevan untuk identifikasi penerima tugas. Jika tugas ini bersifat tim, cantumkan nama semua anggota tim. Kejelasan identitas penerima tugas ini krusial.

Rincian Tugas¶

Ini adalah inti dari surat tugas! Bagian ini menjelaskan secara detail apa yang harus kamu kerjakan. Untuk tugas membuat buku ajar, rincian ini setidaknya mencakup:
* Judul Buku Ajar: Judul tentatif atau judul pasti buku yang akan dibuat.
* Mata Kuliah/Bidang: Untuk mata kuliah apa atau bidang ilmu apa buku ini ditujukan.
* Target Pembaca: Siapa yang akan menggunakan buku ini (misalnya mahasiswa S1 Prodi A, Praktisi Bidang B, Tingkat Dasar/Lanjut).
* Ruang Lingkup Materi: Garis besar bab atau topik yang harus dicakup dalam buku ajar tersebut.
* Batas Waktu Penyelesaian: Kapan buku ajar ini diharapkan selesai dan diserahkan. Ini bisa berupa tanggal spesifik atau periode waktu.
* Format Output: Apakah buku ajar harus dalam bentuk manuskrip siap cetak, e-book, atau format lain.

Semakin detail rincian tugas ini, semakin baik, karena mengurangi potensi salah paham.

Kewajiban dan Hak Penerima Tugas (Opsional tapi Penting)¶

Kadang, surat tugas juga mencantumkan kewajiban spesifik yang harus dipenuhi penerima tugas (misalnya, wajib mengikuti peer review, wajib menggunakan template tertentu) atau hak yang akan diterima (misalnya, dana penulisan, fasilitas riset, hak cipta sebagian/seluruhnya). Bagian ini perlu dicantumkan jika memang ada hal-hal spesifik terkait kewajiban dan hak yang perlu diperjelas sejak awal.

Penutup¶

Bagian standar surat dinas yang berisi harapan agar tugas dilaksanakan dengan baik, ucapan terima kasih, atau kalimat penutup lainnya.

Tanda Tangan dan Nama Jelas Pihak yang Memberi Tugas¶

Surat tugas dianggap sah jika sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dicantumkan nama jelas serta jabatannya. Kadang juga dilengkapi stempel instansi.

Tembusan (Opsional)¶

Jika surat tugas ini perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima tugas dan pemberi tugas (misalnya Dekan, Kepala Pusat Studi, Bagian Keuangan, Arsip), maka bagian tembusan ini dicantumkan.

Memahami komponen-komponen ini penting banget, biar kamu bisa memastikan surat tugas yang kamu terima (atau kamu buat kalau posisimu yang memberi tugas) sudah lengkap dan informatif.

Contoh Format Surat Tugas Membuat Buku Ajar¶

Oke, sekarang kita masuk ke contoh formatnya. Ingat, ini hanya contoh ya. Format spesifik bisa beda-beda tergantung kebijakan dan standar persuratan di instansi masing-masing. Tapi, komponen utamanya biasanya nggak jauh beda dari yang kita bahas tadi.

Anggap saja surat tugas ini dikeluarkan oleh sebuah Fakultas di sebuah Universitas.

[KOP SURAT INSTANSI/FAKULTAS]
Nama Instansi/Fakultas
Alamat Lengkap
Telepon: (xxx) xxxx xxxx | Email: [email protected] | Website: www.instansi.ac.id
------------------------------------------------------------------------------

Nomor     : [Nomor Surat, contoh: 123/UN.XY.Z/KP/2023]
Lampiran  : -
Perihal   : Surat Tugas Pembuatan Buku Ajar

Yth. [Nama Lengkap Dosen/Peneliti yang Ditugaskan]
     [Jabatan/Unit Kerja]
     [Nama Fakultas/Universitas]

Di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka peningkatan mutu pembelajaran dan penyediaan referensi ajar yang relevan bagi mahasiswa, bersama ini kami menugaskan Saudara untuk menyusun buku ajar dengan rincian sebagai berikut:

1.  Judul Buku Ajar      : **Pengantar Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence)**
2.  Mata Kuliah           : Kecerdasan Buatan
3.  Program Studi         : Teknik Informatika
4.  Target Pembaca        : Mahasiswa S1 Program Studi Teknik Informatika, Semester 5
5.  Ruang Lingkup Materi  : Meliputi konsep dasar AI, agen cerdas, metode pencarian, representasi pengetahuan, pembelajaran mesin dasar, dan aplikasi AI terkini. Materi harus sesuai dengan silabus Mata Kuliah Kecerdasan Buatan Program Studi Teknik Informatika.
6.  Batas Waktu           : Naskah lengkap diserahkan paling lambat tanggal **31 Desember 2024**.
7.  Output                : Naskah final dalam format digital (.docx/.pdf) siap untuk proses *review* internal dan eksternal serta pengajuan ISBN.

Kami harapkan Saudara dapat melaksanakan tugas ini dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kaidah penulisan buku ajar yang berlaku dan silabus mata kuliah terkait. Segala hal terkait penulisan dan penyelesaian buku ajar dapat dikoordinasikan dengan Ketua Program Studi Teknik Informatika.

Atas perhatian dan kesediaan Saudara dalam melaksanakan tugas ini, kami sampaikan terima kasih.

[Kota], [Tanggal Surat]

[Pejabat yang Memberi Tugas]

**[Nama Lengkap Pejabat]**
[Jabatan Pejabat]
NIP. [Nomor Induk Pegawai jika ada]

Tembusan:
1. Ketua Program Studi Teknik Informatika
2. Arsip

Nah, itu dia contoh format kasarnya. Kamu bisa lihat kan, semua komponen kunci yang kita bahas di atas ada di situ. Rincian tugasnya dibuat cukup detail biar penerima tugas punya gambaran jelas tentang apa yang diharapkan. Batas waktu juga dicantumkan biar ada target penyelesaian. Bagian output juga penting untuk memperjelas wujud akhir dari tugas ini.

Image just for illustration

Tips Menyusun Surat Tugas yang Efektif¶

Bagi kamu yang mungkin berada di posisi mengeluarkan surat tugas, ada beberapa tips nih biar surat tugas yang kamu buat jadi efektif dan nggak miss informasinya:

• Pastikan Rincian Tugas Jelas dan Terukur: Jangan cuma bilang “bikin buku ajar”. Perjelas judulnya, ruang lingkup materinya (kalau bisa berdasarkan silabus mata kuliah), dan target audiensnya. Batas waktu juga harus realistis. Surat tugas yang spesifik itu lebih mudah dilaksanakan.
• Gunakan Bahasa yang Lugas dan Resmi: Meskipun gaya artikel ini casual, surat tugas tetaplah dokumen resmi. Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan lugas, hindari penggunaan singkatan atau istilah gaul. Struktur kalimatnya juga harus jelas dan nggak bertele-tele.
• Cantumkan Informasi Kontak yang Relevan: Jika penerima tugas butuh koordinasi atau dukungan, cantumkan siapa yang harus dihubungi (misalnya Ketua Prodi, Kepala Pusat Penelitian, atau staf administrasi terkait).
• Sebutkan Hak dan Kewajiban (Jika Ada): Kalau ada bantuan dana, fasilitas, atau ekspektasi khusus (misalnya harus dipublikasikan di penerbit tertentu), cantumkan dengan jelas. Ini menghindari potensi konflik di kemudian hari.
• Verifikasi Data Penerima Tugas: Pastikan nama, NIP (jika ada), dan jabatan penerima tugas sudah benar dan sesuai data kepegawaian.
• Simpan Salinan untuk Arsip: Penting banget bagi instansi maupun penerima tugas untuk menyimpan salinan fisik atau digital dari surat tugas ini sebagai bukti dan referensi.
• Ikuti Format Standar Instansi: Setiap instansi biasanya punya template atau standar format surat tugas mereka sendiri. Pastikan kamu mengikuti standar tersebut agar surat tugasmu valid secara administrasi.

Dengan mengikuti tips ini, surat tugas yang kamu buat atau terima akan jadi dokumen yang kuat, informatif, dan membantu kelancaran proses pembuatan buku ajar.

Fakta Menarik Seputar Buku Ajar dan Penulisannya¶

Menulis buku ajar itu bukan pekerjaan main-main lho. Ada beberapa fakta menarik terkait buku ajar yang mungkin bikin kamu makin termotivasi (atau malah jiper):

• Bukan Sekadar Modul: Buku ajar itu beda dengan modul atau diktat biasa. Buku ajar biasanya lebih komprehensif, mengikuti kaidah penulisan buku (ada ISBN, kata pengantar, daftar isi, glosarium, indeks), dan strukturnya lebih rapi layaknya buku referensi, meski ditujukan untuk bahan kuliah. Modul atau diktat seringkali lebih ringkas dan spesifik untuk satu atau beberapa pertemuan saja.
• Penting untuk Akreditasi: Ketersediaan buku ajar yang ditulis oleh dosen pengampu mata kuliah adalah salah satu indikator penting dalam akreditasi program studi di perguruan tinggi. Buku ajar yang berkualitas menunjukkan kemandirian dan kontribusi staf pengajar dalam penyediaan materi pembelajaran.
• Pengakuan Kinerja Akademik: Di dunia akademis, menulis buku ajar yang ber-ISBN dan diterbitkan oleh penerbit (baik internal maupun eksternal) seringkali diakui sebagai salah satu poin penting untuk kenaikan jabatan fungsional dosen atau penilaian kinerja lainnya.
• Proses Review yang Ketat: Buku ajar yang bagus biasanya melalui proses review yang ketat, baik oleh sesama dosen pengampu mata kuliah, pakar di bidang terkait (peer reviewer), maupun editor dari penerbit. Ini untuk memastikan isi buku ajar akurat, relevan, dan mudah dipahami.
• Hak Cipta: Buku ajar yang kamu tulis punya hak cipta. Biasanya hak cipta ini terdaftar atas nama penulis atau kadang atas nama institusi jika penulisan buku ajar ini didanai atau memang merupakan tugas khusus dari instansi. Surat tugas bisa jadi salah satu dokumen yang mengatur hal ini.
• Dampak Luas: Buku ajar yang berkualitas tidak hanya bermanfaat bagi mahasiswa di institusimu, tetapi bisa juga diadopsi oleh perguruan tinggi lain, menjadi referensi bagi praktisi, atau bahkan diterjemahkan ke bahasa lain jika materinya sangat relevan secara global. Dampaknya bisa sangat luas!

Image just for illustration

Melihat fakta-fakta ini, jelas kan kalau surat tugas untuk membuat buku ajar itu adalah langkah awal menuju kontribusi yang signifikan, bukan cuma sekadar tugas administratif.

Kewajiban Penulis Buku Ajar Setelah Menerima Surat Tugas¶

Setelah surat tugas mendarat di mejamu (atau di emailmu), bukan berarti tugas selesai lho. Justru, ini adalah starting point dari sebuah perjalanan panjang. Ada beberapa kewajiban utama yang biasanya melekat pada penerima surat tugas ini:

1. Menyusun Rencana Kerja Detail: Meskipun surat tugas sudah memberi rincian, kamu perlu menyusun rencana kerja yang lebih detail. Misalnya, target penyelesaian setiap bab, kapan perlu mengumpulkan referensi, kapan konsultasi dengan tim, dll. Ini membantu kamu tetap terorganisir dan on track.
2. Melaksanakan Proses Penulisan: Ini inti tugasnya. Mulai dari mengumpulkan bahan, membaca referensi, menyusun outline, menulis draf per bab, sampai menyelesaikan seluruh naskah. Butuh disiplin dan konsistensi tinggi di sini.
3. Melakukan Review Mandiri: Sebelum diserahkan, baca kembali naskahmu dengan teliti. Perbaiki tata bahasa, ejaan, konsistensi istilah, dan pastikan alur materi logis serta mudah dipahami.
4. Mengikuti Proses Review Institusi/Penerbit: Sesuai surat tugas atau kebijakan yang berlaku, naskahmu mungkin akan di-review oleh pihak internal atau eksternal. Kamu wajib menindaklanjuti masukan dan melakukan revisi yang diperlukan. Proses ini kadang butuh beberapa putaran.
5. Menyerahkan Naskah Tepat Waktu: Ini kewajiban paling jelas. Usahakan menyerahkan naskah final sesuai batas waktu yang tertera di surat tugas. Kalaupun ada kendala yang menyebabkan keterlambatan, segera komunikasikan dengan pemberi tugas dan ajukan permohonan perpanjangan waktu jika memungkinkan.
6. Berkas Pendukung: Kadang kamu juga diminta menyiapkan berkas pendukung, seperti biodata penulis, surat pernyataan keaslian karya, atau lampiran lain yang dibutuhkan untuk proses penerbitan.

Melaksanakan kewajiban-kewajiban ini dengan baik akan memastikan buku ajar yang kamu hasilkan berkualitas dan prosesnya berjalan lancar.

Bagaimana Surat Tugas Mempengaruhi Proses Publikasi¶

Surat tugas nggak berhenti perannya saat naskah buku ajar selesai ditulis. Surat ini bisa punya pengaruh besar terhadap proses publikasi buku ajar tersebut:

• Dukungan Finansial: Beberapa instansi atau hibah penelitian mewajibkan adanya surat tugas resmi sebagai dasar pencairan dana penulisan atau dana publikasi. Surat tugas ini jadi bukti bahwa kegiatan penulisan buku ajar adalah bagian dari program kerja resmi.
• Penerbit Internal: Jika instansimu punya penerbit sendiri (misalnya university press), surat tugas seringkali jadi salah satu dokumen prasyarat untuk mengajukan naskah ke penerbit tersebut. Ini menunjukkan bahwa buku ajar ini memang proyek institusi.
• Negosiasi dengan Penerbit Eksternal: Saat mengajukan naskah ke penerbit komersial, adanya surat tugas dari institusi bisa meningkatkan kredibilitas naskahmu. Penerbit akan melihat bahwa naskah ini memiliki dukungan formal dari lembaga pendidikan atau riset.
• Pengurusan ISBN dan Hak Cipta: Proses pengurusan ISBN (International Standard Book Number) dan pendaftaran hak cipta seringkali membutuhkan dokumen pendukung yang menunjukkan status resmi karya tersebut. Surat tugas bisa jadi salah satu dokumen yang diperlukan, terutama jika hak cipta sebagian atau seluruhnya atas nama institusi.
• Promosi dan Distribusi: Instansi yang mengeluarkan surat tugas mungkin memiliki program promosi atau distribusi buku ajar karyanya. Adanya surat tugas memastikan bahwa buku ajar kamu termasuk dalam program tersebut, sehingga jangkauannya bisa lebih luas.

Jadi, surat tugas ini ibarat “restu” resmi yang nggak cuma penting di awal, tapi juga memuluskan jalanmu sampai buku ajarmu benar-benar diterbitkan dan sampai ke tangan pembaca.

Potensi Masalah dan Solusinya (Jika Tidak Ada Surat Tugas)¶

Menulis buku ajar tanpa surat tugas resmi itu ibarat berlayar tanpa kompas. Bukannya nggak bisa sampai tujuan, tapi risikonya lebih besar dan jalannya bisa nggak jelas. Apa saja sih potensi masalahnya?

• Kurangnya Pengakuan Formal: Kerja kerasmu nulis buku ajar bisa jadi kurang diakui secara resmi sebagai kinerja oleh instansi. Ini berdampak pada penilaian, laporan kegiatan, atau bahkan karir akademis/profesionalmu.
• Kesulitan Akses Sumber Daya: Tanpa surat tugas, kamu mungkin kesulitan mengakses fasilitas atau dana yang seharusnya bisa kamu dapatkan jika tugas ini bersifat resmi dari institusi.
• Ekspektasi yang Tidak Jelas: Karena tidak ada dokumen formal, ekspektasi antara kamu sebagai penulis dan pihak yang “menginginkan” buku itu bisa tidak jelas. Kualitas yang diharapkan, ruang lingkup materi, atau batas waktu bisa jadi abu-abu.
• Masalah Hak Cipta dan Kepemilikan: Jika tidak ada kejelasan di awal, bisa timbul masalah terkait hak cipta atau kepemilikan buku ajar, terutama jika materi buku ajar berasal dari hasil penelitian yang didanai instansi atau menggunakan fasilitas kampus secara signifikan.
• Kendala Publikasi: Proses publikasi, terutama melalui penerbit internal atau pengurusan ISBN, bisa jadi lebih rumit jika tidak ada surat tugas yang mendasari penulisan buku ajar tersebut.

Solusinya?

Kalau kamu punya inisiatif menulis buku ajar atau diminta secara lisan, segera ajukan permohonan surat tugas resmi kepada pimpinan atau unit kerja yang berwenang sebelum memulai proses penulisan secara serius. Jelaskan tujuan, ruang lingkup, dan manfaat buku ajar yang akan kamu tulis. Proposal singkat yang memuat poin-poin rincian tugas (seperti judul, target pembaca, dll.) bisa membantu pimpinan dalam membuat surat tugas. Jangan tunda-tunda, karena surat tugas ini penting banget buat perlindungan dan kelancaran kerjamu.

Intinya, surat tugas membuat buku ajar itu bukan sekadar selembar kertas. Dia adalah mandat resmi, panduan, pengakuan, dan fondasi untuk memastikan buku ajar yang kamu hasilkan punya bobot, diakui, dan memberikan manfaat maksimal.

Gimana nih, sudah punya gambaran kan soal surat tugas membuat buku ajar? Apakah kamu pernah dapat surat tugas serupa atau justru sedang berencana meminta dibuatkan surat tugas? Yuk, share pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!