Beranda contoh surat plh surat surat tugas

Cara Gampang Buat Contoh Surat Tugas PLH Resmi

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Ketika seorang pejabat atau pimpinan dihadapkan pada situasi harus meninggalkan tugasnya sementara, baik karena dinas luar, cuti, atau hal mendesak lainnya, roda organisasi tetap harus berputar. Untuk memastikan kelancaran operasional harian, seringkali ditunjuklah seorang Pelaksana Harian (PLH). Penunjukan ini tidak bisa sembarangan, lho. Perlu ada dasar hukum yang jelas, dan itu biasanya dituangkan dalam bentuk Surat Tugas PLH.

Memahami dan Membuat Contoh Surat Tugas PLH yang Benar
Image just for illustration

Surat Tugas PLH ini punya peran krusial. Ibaratnya, surat ini adalah “tongkat estafet” sementara yang diberikan kepada seseorang untuk menjalankan tugas-tugas rutin yang tidak bisa ditunda. Tanpa surat ini, bisa jadi ada keraguan soal kewenangan atau legalitas tindakan yang diambil oleh si PLH selama masa penugasan. Makanya, bikin surat tugas PLH itu nggak cuma asal tulis, ada komponen dan format yang harus dipenuhi supaya sah dan jelas.

Apa Sih Sebenarnya PLH Itu?

PLH adalah singkatan dari Pelaksana Harian. Istilah ini merujuk pada seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas rutin sehari-hari dari posisi atau jabatan tertentu yang sedang kosong atau pejabatnya sedang tidak berada di tempat untuk sementara waktu. Penunjukan PLH ini biasanya bersifat mendadak atau terjadwal untuk jangka waktu yang relatif singkat.

Kenapa singkat? Karena PLH ini beda dengan Pelaksana Tugas (Plt) atau Penjabat (Pj). PLH itu benar-benar hanya fokus pada pelaksanaan tugas-tugas rutin yang sifatnya harian dan mendesak. Mereka biasanya tidak punya kewenangan untuk mengambil keputusan strategis, membuat kebijakan baru, atau tindakan lain yang punya dampak jangka panjang. Jadi, PLH itu “menjaga gawang” supaya operasional harian tetap berjalan lancar sampai pejabat definitifnya kembali.

Misalnya nih, Kepala Bagian Keuangan sedang cuti seminggu. Agar pembayaran gaji dan tagihan rutin tetap jalan, ditunjuklah seorang staf senior atau kasubbag sebagai PLH Kepala Bagian Keuangan. Tugasnya ya mencairkan dana untuk gaji, menandatangani cek untuk pembayaran rutin, atau memastikan laporan harian tetap dibuat. Dia nggak punya wewenang buat mengubah sistem penggajian atau menyetujui anggaran proyek baru.

Pentingnya Surat Tugas PLH

Nah, kenapa penunjukan PLH ini harus pakai surat tugas resmi? Ada beberapa alasan kuat:

  1. Legalitas: Surat tugas memberikan dasar hukum yang jelas bahwa seseorang sah ditunjuk untuk melaksanakan tugas tertentu. Ini penting banget terutama di instansi pemerintahan atau organisasi formal. Tanpa surat ini, tindakan yang diambil PLH bisa dianggap tidak sah.
  2. Kewenangan: Surat tugas merinci tugas atau ruang lingkup kewenangan yang diberikan kepada PLH. Ini mencegah terjadinya overstepping (mengambil kewenangan di luar batas) atau underperforming (tidak melakukan tugas yang seharusnya).
  3. Kejelasan: Surat ini memberikan kejelasan kepada semua pihak, baik si PLH itu sendiri, bawahan, rekan kerja, maupun pihak eksternal yang berinteraksi. Semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab sementara.
  4. Akuntabilitas: Dengan adanya surat tugas, PLH jadi punya tanggung jawab atas tugas yang diembannya selama periode penugasan. Ini juga menjadi catatan resmi dalam administrasi organisasi.

Bayangin deh kalau nggak ada surat tugas, cuma lisan aja. Pasti bakal banyak kebingungan kan? “Ini beneran Bapak/Ibu A yang gantiin sementara?” “Sampai kapan ya?” “Dia boleh tandatangan ini nggak ya?” Surat tugas ini menghilangkan keraguan-keraguan itu.

Komponen Wajib dalam Surat Tugas PLH

Untuk bisa menjalankan fungsinya dengan baik, sebuah Surat Tugas PLH harus memuat beberapa komponen penting. Ini dia daftarnya:

  1. Kop Surat: Ini menunjukkan identitas resmi organisasi atau instansi yang menerbitkan surat. Biasanya mencakup logo, nama instansi/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Ini penanda suratnya sah dari organisasi tersebut.
  2. Judul Surat: Harus jelas menyatakan bahwa surat ini adalah surat tugas. Contohnya: “SURAT TUGAS” atau “SURAT PENUGASAN PELAKSANA HARIAN”.
  3. Nomor Surat: Setiap surat resmi biasanya punya nomor urut sesuai sistem penomoran di organisasi. Ini penting untuk administrasi, pengarsipan, dan pelacakan.
  4. Dasar Penugasan: Bagian ini menjelaskan alasan atau dasar hukum mengapa penunjukan PLH ini dilakukan. Bisa merujuk pada:
    • Absennya pejabat definitif (cuti, dinas luar, sakit).
    • Peraturan internal organisasi yang memperbolehkan penunjukan PLH.
    • Surat pemberitahuan cuti/dinas dari pejabat definitif.
    • Keputusan pimpinan yang lebih tinggi.
    • Untuk instansi pemerintah, bisa merujuk pada peraturan kepegawaian yang berlaku (misalnya PP, Permen, atau surat edaran BKN terkait PLH/Plt).
  5. Pihak yang Memberi Tugas: Jelas disebutkan siapa pimpinan atau pejabat yang berwenang menunjuk PLH. Lengkap dengan nama, jabatan, dan unit kerja.
  6. Pihak yang Diberi Tugas (PLH): Ini adalah identitas lengkap orang yang ditunjuk sebagai PLH. Mencakup:
    • Nama Lengkap
    • Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Induk Karyawan (NIK) jika ada
    • Jabatan/Pangkat/Golongan (saat ini)
    • Unit Kerja (saat ini)
  7. Jabatan yang Dilaksanakan (Sebagai PLH): Disebutkan dengan jelas jabatan apa yang akan diemban sementara sebagai PLH. Misalnya: “Sebagai Pelaksana Harian Kepala Bagian Tata Usaha”.
  8. Jangka Waktu Penugasan: Kapan penugasan ini dimulai dan kapan berakhir. Harus jelas tanggalnya. Contoh: “Terhitung mulai tanggal 18 Oktober 2023 sampai dengan tanggal 25 Oktober 2023.” Ingat, PLH biasanya sangat singkat.
  9. Ruang Lingkup Tugas: Ini bagian krusial. Dijelaskan secara spesifik tugas-tugas apa saja yang boleh dan harus dilakukan oleh PLH. Hindari kata-kata umum. Sebutkan tugas rutin harian yang memang tidak bisa ditunda. Contoh: “Menandatangani surat-surat rutin yang bersifat kedinasan, memverifikasi laporan harian, memimpin rapat koordinasi harian, mewakili Kepala Bagian dalam forum internal yang bersifat rutin.” Bisa juga disebutkan tugas yang tidak boleh dilakukan, misalnya “Tidak berwenang mengambil keputusan strategis, melakukan mutasi pegawai, atau menandatangani kontrak baru yang bersifat jangka panjang.”
  10. Penutup: Kalimat standar yang menyatakan bahwa surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
  11. Tempat dan Tanggal Dikeluarkan Surat: Menunjukkan di mana dan kapan surat ini dibuat.
  12. Tanda Tangan dan Nama Terang Pemberi Tugas: Pimpinan atau pejabat yang menerbitkan surat ini harus menandatangani dan mencantumkan nama lengkapnya.
  13. Tembusan (Jika Perlu): Kepada siapa saja surat ini disampaikan salinannya (misalnya ke atasan yang lebih tinggi, bagian kepegawaian, unit kerja terkait, atau kepada yang bersangkutan sebagai arsip).

Kelengkapan komponen-komponen ini memastikan surat tugas PLH itu informatif, legal, dan jelas.

Panduan Langkah demi Langkah Membuat Surat Tugas PLH

Oke, sekarang kita coba praktik bikin surat tugas PLH. Ikuti langkah-langkah ini:

  • Langkah 1: Siapkan Kop Surat. Buka dokumen baru, ketik atau sisipkan kop surat resmi organisasi Anda. Pastikan informasinya akurat dan sesuai standar.
  • Langkah 2: Tentukan Judul dan Nomor Surat. Ketik judul surat seperti “SURAT TUGAS” atau “SURAT PENUGASAN PELAKSANA HARIAN”. Di bawahnya, cantumkan nomor surat sesuai sistem penomoran organisasi. Jangan lupa tambahkan tempat dan tanggal surat dibuat di bagian kanan atas atau bawah kop surat.
  • Langkah 3: Tulis Dasar Penugasan. Jelaskan kenapa penunjukan PLH ini dilakukan. Gunakan format poin-poin atau paragraf singkat. Misalnya: “Berdasarkan surat cuti Kepala [Nama Jabatan] Nomor […], tanggal […], perihal Permohonan Cuti Tahunan.”
  • Langkah 4: Identifikasi Pemberi Tugas. Cantumkan data lengkap pejabat yang memberikan tugas. Gunakan format standar seperti:
    Nama : [Nama Lengkap]
    NIP/NIK : [Nomor Induk]
    Jabatan : [Jabatan Resmi Pemberi Tugas]
    Unit Kerja : [Unit Kerja Pemberi Tugas]
  • Langkah 5: Identifikasi Penerima Tugas (PLH). Cantumkan data lengkap orang yang ditunjuk sebagai PLH dengan format yang sama seperti di atas.
  • Langkah 6: Tentukan Jabatan PLH dan Jangka Waktu. Nyatakan dengan jelas posisi apa yang akan diemban sementara dan kapan penugasan ini dimulai serta berakhir. Contoh: “Sebagai Pelaksana Harian [Nama Jabatan yang Di-PLH-kan] pada [Nama Unit Kerja] terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai].”
  • Langkah 7: Rinci Ruang Lingkup Tugas. Ini bagian paling penting. Buat daftar tugas-tugas spesifik yang harus dilakukan oleh PLH selama periode penugasan. Gunakan poin-poin agar mudah dibaca. Hindari tugas yang bersifat strategis atau pengambilan keputusan jangka panjang unless explicitly delegated with clear limits. Jika ada batasan kewenangan, sebutkan juga di sini.
  • Langkah 8: Buat Penutup. Tambahkan kalimat penutup standar. Contoh: “Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.”
  • Langkah 9: Cantumkan Tanda Tangan. Beri ruang untuk tanda tangan pejabat yang memberikan tugas, lengkap dengan nama terang, NIP/NIK, dan jabatannya.
  • Langkah 10: Tembusan (Opsional tapi disarankan). Di bagian kiri bawah, tambahkan daftar pihak-pihak yang perlu mendapatkan salinan surat ini.
  • Langkah 11: Periksa Kembali. Baca ulang seluruh isi surat. Pastikan tidak ada typo, tanggal sudah benar, nama dan jabatan sudah tepat, serta ruang lingkup tugas sudah jelas dan spesifik.

Ingat, bahasa yang digunakan dalam surat resmi seperti ini biasanya formal dan lugas, meskipun gaya penulisan artikel ini casual. Tapi untuk contoh suratnya, kita akan gunakan gaya formal sesuai kaidah surat dinas.

Contoh Surat Tugas PLH

Baik, sekarang kita akan membuat contoh surat tugas PLH. Ini hanyalah contoh, detailnya tentu harus disesuaikan dengan kondisi dan kebijakan di organisasi Anda.

[Kop Surat Resmi Organisasi/Instansi]

Logo Organisasi/Instansi

[NAMA ORGANISASI/INSTANSI]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon] | [Email] | [Website (jika ada)]

____________________________________________________________________________________

SURAT TUGAS
Nomor: [Nomor Surat]/ST/PLH/[Bulan Romawi]/[Tahun]

DASAR PENUGASAN:

  1. Bahwa [Nama Jabatan Pimpinan yang Memberi Tugas] pada [Nama Unit Kerja Pimpinan] berhalangan hadir/melaksanakan tugas mulai tanggal [Tanggal Mulai Absen] s.d. tanggal [Tanggal Selesai Absen] dikarenakan [Sebutkan Alasan Singkat, contoh: Cuti Tahunan].
  2. Untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas-tugas kedinasan rutin dan harian di lingkungan [Nama Unit Kerja yang Pejabatnya Absen].
  3. Keputusan Pimpinan [Nama Jabatan Pimpinan Tertinggi di Organisasi/Unit Kerja] tanggal [Tanggal Keputusan].

Dengan ini menugaskan:

Kepada :
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pegawai yang Ditunjuk sebagai PLH]
NIP/NIK : [Nomor Induk Pegawai/Karyawan PLH]
Pangkat/Golongan : [Pangkat/Golongan Pegawai PLH (jika relevan)]
Jabatan Saat Ini : [Jabatan Resmi Pegawai PLH saat ini]
Unit Kerja : [Unit Kerja Pegawai PLH saat ini]

Untuk :
Melaksanakan tugas sebagai Pelaksana Harian (PLH) [Nama Jabatan yang Di-PLH-kan] pada [Nama Unit Kerja yang Di-PLH-kan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Penugasan PLH] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai Penugasan PLH].

Dengan ruang lingkup tugas meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas-tugas administrasi dan operasional harian pada [Nama Unit Kerja yang Di-PLH-kan] yang bersifat rutin dan mendesak.
2. Menandatangani surat-surat dinas, dokumen, atau laporan yang bersifat rutin dan tidak bersifat penetapan kebijakan atau strategi jangka panjang.
3. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas staf di bawah koordinasi [Nama Jabatan yang Di-PLH-kan] untuk kegiatan rutin harian.
4. Mewakili [Nama Jabatan yang Di-PLH-kan] dalam rapat atau forum internal/eksternal yang bersifat koordinasi harian atau pelaksanaan tugas rutin, sesuai disposisi/petunjuk.
5. Memastikan kelancaran pelayanan dan fungsi harian [Nama Unit Kerja yang Di-PLH-kan] selama masa penugasan.
6. Menjaga dan mengamankan aset serta dokumen penting di lingkungan [Nama Unit Kerja yang Di-PLH-kan].

Batasan Kewenangan:
* Tidak berwenang mengambil keputusan yang bersifat strategis, merubah struktur organisasi, melakukan mutasi/promosi/demosi pegawai, menandatangani kontrak pengadaan barang/jasa yang bernilai besar, atau tindakan lain yang berdampak jangka panjang, kecuali secara spesifik didelegasikan dan dicantumkan dalam surat tugas ini dengan batasan yang jelas.

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan melaporkan hasilnya kepada pemberi tugas.

Dikeluarkan di : [Tempat Surat Dikeluarkan, contoh: Jakarta]
Pada tanggal : [Tanggal Surat Dikeluarkan]

[Jabatan Pejabat Pemberi Tugas]

Ttd.

[Nama Lengkap Pejabat Pemberi Tugas]
[NIP/NIK Pejabat Pemberi Tugas]

Tembusan:
1. [Jabatan Pimpinan yang lebih tinggi, jika perlu]
2. Bagian Kepegawaian/SDM
3. Arsip

Catatan:

  • Tanggal mulai dan selesai penugasan PLH harus jelas. Periode PLH biasanya sangat singkat, umumnya tidak lebih dari 15 hari kerja.
  • Ruang lingkup tugas harus spesifik dan sesuai dengan tugas harian yang memang butuh dijalankan.
  • Bagian Batasan Kewenangan itu penting untuk menghindari abuse of power atau kekeliruan dalam menjalankan tugas.

Perbedaan Mendasar Antara PLH dan Plt

Ini fakta menarik yang sering bikin bingung! PLH itu beda lho sama Plt. Apa bedanya?

Fitur Pelaksana Harian (PLH) Pelaksana Tugas (Plt)
Dasar Pejabat definitif berhalangan (cuti, DL, dll.) Posisi/jabatan definitif sedang kosong
Jangka Waktu Sangat singkat (biasanya maks 15 hari kerja) Cukup lama (sampai pejabat definitif ditetapkan)
Tugas Melaksanakan tugas rutin harian Melaksanakan tugas jabatan (termasuk sebagian strategis, tapi terbatas)
Kewenangan Sangat terbatas pada hal rutin/administrasi Lebih luas dari PLH, tapi tetap terbatas (tidak penuh seperti pejabat definitif)
Gaji/Tunjangan Tidak ada tambahan gaji/tunjangan Plh/Plt Biasanya ada tunjangan khusus Plt
Contoh Menggantikan saat pejabat cuti seminggu Mengisi kekosongan jabatan Kepala Dinas yang pensiun sampai ada lelang jabatan

Perbedaan ini penting dipahami karena kewenangan yang diberikan dalam surat tugas PLH sangat berbeda dengan surat penunjukan Plt. Surat tugas PLH fokus pada kelancaran operasional harian, bukan pada pengelolaan jabatan secara penuh.

Tips Tambahan

  • Komunikasi: Pastikan PLH yang ditunjuk benar-benar paham tugas dan batas kewenangannya. Berikan briefing sebelum pejabat definitif pergi.
  • Koordinasi: Dorong PLH untuk tetap berkoordinasi dengan atasan atau unit terkait jika ada hal-hal di luar ruang lingkup tugasnya.
  • Arsip: Simpan surat tugas PLH ini dengan baik sebagai dokumen resmi organisasi.
  • Jangan Tunda: Surat tugas sebaiknya sudah diterbitkan sebelum pejabat definitif berhalangan, agar PLH bisa langsung bekerja saat diperlukan.

Membuat surat tugas PLH mungkin terlihat sepele, tapi dampaknya besar untuk menjaga stabilitas dan legalitas operasional organisasi saat pimpinan berhalangan. Contoh di atas bisa jadi acuan awal, jangan ragu menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik di tempat Anda bekerja ya!

Semoga artikel ini membantu Anda memahami dan membuat surat tugas PLH dengan benar. Punya pengalaman bikin atau menerima surat tugas PLH? Atau ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar