Mau Outsourcing Security? Ini Contoh Surat Perjanjian Kerjasamanya

Daftar Isi

Image just for illustration

Apa Itu Perjanjian Kerjasama Outsourcing Security?¶

Dalam dunia bisnis yang dinamis, keamanan menjadi salah satu aspek yang nggak bisa ditawar. Banyak perusahaan memilih untuk menyerahkan urusan keamanan ini kepada pihak ketiga yang profesional, yaitu melalui skema outsourcing. Nah, proses penyerahan tugas keamanan ini nggak bisa cuma ngomong doang, butuh landasan hukum yang kuat berupa surat perjanjian.

Surat perjanjian kerjasama outsourcing security adalah dokumen legal yang mengatur hubungan antara perusahaan (pengguna jasa) dan penyedia jasa keamanan (vendor security). Dokumen ini merinci hak, kewajiban, ruang lingkup kerja, biaya, dan berbagai ketentuan lain agar kerjasama berjalan lancar dan terhindar dari masalah di kemudian hari. Ini adalah pondasi biar kedua belah pihak sama-sama happy dan tahu batasan masing-masing.

Kenapa Perjanjian Ini Penting?¶

Mengapa harus pakai surat perjanjian yang detail? Pertama, perjanjian ini memberikan kepastian hukum. Jelas siapa bertanggung jawab atas apa, berapa biayanya, dan bagaimana jika terjadi masalah. Kedua, perjanjian ini melindungi kedua belah pihak. Perusahaan tahu standar layanan yang akan diterima, sementara vendor tahu ekspektasi dan kompensasi yang akan didapat.

Tanpa perjanjian yang jelas, potensi missunderstanding atau salah paham itu besar banget. Bisa jadi ada sengketa soal jam kerja, kualifikasi personel, sampai tanggung jawab jika terjadi insiden. Makanya, bikin surat perjanjian yang komprehensif itu penting banget sebagai panduan selama kerjasama berlangsung.

Komponen Utama dalam Surat Perjanjian Kerjasama Outsourcing Security¶

Surat perjanjian yang baik biasanya mencakup beberapa bagian penting. Setiap bagian punya fungsinya sendiri untuk memastikan semua aspek kerjasama terakomodasi. Berikut ini adalah komponen-komponen yang umumnya ada dalam surat perjanjian kerjasama outsourcing security, sekaligus penjelasannya biar kamu punya gambaran lengkap.

Judul dan Para Pihak¶

Bagian paling awal tentu saja adalah judul dokumen yang jelas, misalnya “Surat Perjanjian Kerjasama Penyediaan Jasa Keamanan (Outsourcing Security)”. Setelah itu, dicantumkan identitas lengkap para pihak yang terlibat. Siapa nama perusahaan pengguna jasa dan siapa nama perusahaan penyedia jasa, beserta alamat lengkap dan nama perwakilan yang berhak menandatangani perjanjian ini.

Pencantuman identitas yang valid ini penting sebagai bukti bahwa perjanjian ini mengikat entitas hukum yang jelas. Pastikan nama perusahaan dan alamat sesuai dengan akta pendirian dan data legal lainnya. Serta pastikan juga orang yang tanda tangan itu memang punya wewenang ya.

Latar Belakang¶

Di bagian ini, biasanya dijelaskan secara singkat alasan atau konteks dibuatnya perjanjian ini. Misalnya, Perusahaan A membutuhkan jasa keamanan profesional untuk menjaga asetnya, dan Perusahaan B adalah penyedia jasa keamanan yang memiliki kapabilitas tersebut. Bagian ini berfungsi sebagai pengantar dan menjelaskan kenapa kedua pihak sepakat untuk bekerjasama.

Meski sering dianggap formalitas, latar belakang bisa membantu memberikan gambaran umum tentang tujuan perjanjian. Ini membantu pembaca memahami konteks keseluruhan sebelum masuk ke detail-detail pasal. Jadi, jangan disepelekan ya.

Ruang Lingkup Pekerjaan¶

Ini adalah jantung dari perjanjian! Di sini dijelaskan secara spesifik tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh pihak penyedia jasa keamanan. Rinciannya harus sejelas mungkin, mencakup lokasi penempatan personel, jam kerja, jenis pengamanan (misalnya pengamanan aset, pengamanan area, pengaturan lalu lintas internal), serta prosedur standar operasional (SOP) yang harus diikuti.

Contoh ruang lingkup bisa meliputi: patroli rutin area, penjagaan pos masuk/keluar, pemeriksaan tamu/barang, pelaporan insiden, penanganan situasi darurat ringan, dan ketaatan pada peraturan internal perusahaan pengguna jasa. Semakin detail, semakin kecil potensi salah paham terkait apa saja yang termasuk dalam layanan.

Jangka Waktu Perjanjian¶

Pasal ini mengatur berapa lama perjanjian kerjasama ini akan berlaku. Dicantumkan tanggal mulai berlaku dan tanggal berakhirnya perjanjian. Biasanya ada juga klausul mengenai opsi perpanjangan. Apakah perjanjian akan otomatis diperpanjang jika tidak ada pemberitahuan pemutusan, atau perpanjangan harus dilakukan melalui kesepakatan baru.

Menentukan jangka waktu memberikan kepastian bagi kedua belah pihak mengenai durasi komitmen kerjasama. Opsi perpanjangan juga penting untuk menjaga keberlanjutan kerjasama jika kedua pihak merasa puas. Jangan lupa atur bagaimana mekanisme perpanjangan atau pengakhiran di akhir masa berlaku.

Hak dan Kewajiban Para Pihak¶

Nah, ini adalah bagian yang paling panjang dan krusial karena merinci apa saja yang menjadi hak dan kewajiban masing-masing pihak. Pemisahan antara hak dan kewajiban pengguna jasa dan penyedia jasa membuat perjanjian lebih terstruktur dan mudah dipahami. Mari kita bedah lebih lanjut.

Hak dan Kewajiban Pihak Pengguna Jasa¶

Sebagai pihak yang menggunakan layanan, perusahaan punya beberapa hak dan kewajiban. Haknya antara lain: berhak mendapatkan layanan keamanan sesuai standar yang disepakati, berhak mendapatkan personel yang memenuhi kualifikasi, berhak melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas, dan berhak mendapatkan laporan berkala.

Kewajibannya meliputi: membayar biaya jasa tepat waktu sesuai kesepakatan, menyediakan akses dan fasilitas kerja yang memadai bagi personel keamanan (seperti pos jaga, toilet, sumber listrik jika diperlukan), memberikan informasi yang relevan terkait area yang diamankan, dan mematuhi ketentuan dalam perjanjian. Penting bagi pengguna jasa untuk memenuhi kewajibannya agar vendor bisa menjalankan tugas dengan baik.

Hak dan Kewajiban Pihak Penyedia Jasa¶

Pihak penyedia jasa juga punya hak dan kewajiban yang spesifik. Haknya antara lain: berhak menerima pembayaran biaya jasa sesuai jadwal, berhak mendapatkan informasi dan fasilitas kerja dari pengguna jasa, dan berhak menarik personel jika terjadi pelanggaran berat terhadap perjanjian oleh pengguna jasa (tentunya dengan prosedur yang disepakati).

Kewajibannya antara lain: menyediakan personel keamanan yang terlatih dan memenuhi kualifikasi, memastikan personel menaati SOP dan peraturan yang berlaku di lokasi pengguna jasa, melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap personelnya, menyediakan perlengkapan kerja yang dibutuhkan personel (seragam, tongkat, dll.), dan bertanggung jawab atas pembinaan serta penggajian personelnya sesuai undang-undang ketenagakerjaan. Ini adalah tanggung jawab inti vendor sebagai majikan personel keamanan.

Biaya Jasa dan Cara Pembayaran¶

Bagian ini merinci berapa biaya yang harus dibayarkan oleh pengguna jasa kepada penyedia jasa. Dijelaskan secara detail, apakah biaya tersebut meliputi gaji personel, tunjangan, seragam, pelatihan, pengawasan, atau ada komponen lain. Penting juga untuk mencantumkan periode pembayaran (bulanan, triwulanan) dan mekanisme pembayarannya (transfer bank, tanggal jatuh tempo).

Biasanya juga dibahas mengenai penyesuaian biaya jika ada perubahan upah minimum regional (UMR) atau perubahan peraturan ketenagakerjaan. Pastikan semua komponen biaya dan proses pembayaran tertulis jelas biar nggak ada kebingungan soal duit di kemudian hari.

Personel Keamanan¶

Klausul ini khusus mengatur mengenai personel yang akan ditempatkan. Termasuk jumlah personel, kualifikasi minimum (pendidikan, pengalaman, sertifikasi Gada Pratama/Madya jika ada), proses seleksi dan penempatan, serta prosedur penggantian personel jika ada yang tidak cocok atau bermasalah. Pengguna jasa biasanya punya hak untuk meminta penggantian personel dengan alasan yang jelas dan valid.

Selain itu, bisa juga dibahas mengenai pelatihan tambahan yang mungkin diperlukan sesuai kebutuhan lokasi, serta aturan disiplin yang berlaku bagi personel saat bertugas di area pengguna jasa. Ini memastikan personel yang ditempatkan benar-benar qualified dan sesuai dengan kebutuhan keamanan perusahaan.

Kerahasiaan¶

Dalam menjalankan tugas keamanan, personel outsourcing bisa saja mendapatkan akses ke informasi sensitif atau rahasia perusahaan. Oleh karena itu, penting ada klausul kerahasiaan. Klausul ini mewajibkan pihak penyedia jasa dan seluruh personelnya untuk menjaga kerahasiaan semua informasi yang mereka peroleh selama bertugas dan tidak menyebarkannya kepada pihak ketiga.

Klausul ini melindungi data dan informasi penting perusahaan dari potensi kebocoran yang bisa merugikan. Durasi kewajiban kerahasiaan ini juga bisa diatur, apakah berlaku selama masa perjanjian saja atau berlanjut sampai batas waktu tertentu setelah perjanjian berakhir.

Force Majeure (Keadaan Kahar)¶

Pasal ini mengatur bagaimana jika terjadi peristiwa di luar kendali kedua belah pihak yang menghambat pelaksanaan perjanjian, seperti bencana alam, perang, huru-hara, atau kebijakan pemerintah yang mendadak. Dijelaskan apakah dalam kondisi force majeure perjanjian bisa ditangguhkan sementara atau dibatalkan tanpa sanksi bagi salah satu pihak.

Adanya klausul ini memberikan pegangan jika terjadi hal-hal tak terduga yang benar-benar di luar kemampuan para pihak untuk mengendalikannya. Ini penting untuk menghindari tuntutan yang tidak adil dalam situasi darurat.

Penyelesaian Perselisihan¶

Bagian ini menjelaskan mekanisme yang akan ditempuh jika di kemudian hari timbul perselisihan atau sengketa antara kedua belah pihak terkait pelaksanaan perjanjian. Biasanya dimulai dengan musyawarah untuk mufakat. Jika musyawarah tidak mencapai hasil, bisa disepakati untuk menggunakan jalur mediasi, arbitrase, atau membawa kasus ke pengadilan negeri yang berwenang (dicantumkan nama pengadilan negerinya).

Menentukan mekanisme penyelesaian sengketa di awal itu penting biar kedua pihak tahu langkah apa yang harus diambil jika terjadi konflik. Ini membantu menghindari proses yang berlarut-larut dan tidak jelas.

Hukum yang Berlaku¶

Pasal ini menentukan hukum negara mana yang akan digunakan sebagai acuan dalam menafsirkan dan melaksanakan perjanjian ini, serta menyelesaikan sengketa jika ada. Karena di Indonesia, maka dicantumkan bahwa perjanjian ini tunduk dan ditafsirkan berdasarkan hukum Negara Republik Indonesia.

Ini standar dalam perjanjian internasional maupun nasional, memastikan ada dasar hukum yang jelas yang menjadi payung hukum perjanjian.

Pengakhiran Perjanjian¶

Selain berakhir karena habis masa berlakunya, perjanjian juga bisa berakhir di tengah jalan. Pasal pengakhiran ini mengatur kondisi-kondisi apa saja yang memungkinkan salah satu atau kedua belah pihak mengakhiri perjanjian sebelum masa berlakunya habis. Misalnya, karena salah satu pihak melakukan pelanggaran berat terhadap perjanjian dan tidak memperbaikinya setelah diberikan peringatan tertulis.

Juga diatur mengenai prosedur pengakhiran, seperti kewajiban memberikan pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu tertentu. Adanya pasal ini memberikan kejelasan mengenai “pintu keluar” dari perjanjian jika memang sudah tidak bisa dilanjutkan.

Lain-lain¶

Bagian ini biasanya berisi ketentuan tambahan yang belum tercakup di pasal-pasal sebelumnya. Contohnya bisa meliputi: pemberitahuan (notice), yaitu bagaimana cara para pihak saling mengirimkan pemberitahuan resmi; keterpisahan pasal (severability), yang menyatakan bahwa jika ada satu pasal yang dinyatakan tidak sah oleh pengadilan, pasal lain dalam perjanjian tetap sah; atau pengalihan hak dan kewajiban.

Pasal “Lain-lain” ini berfungsi sebagai wadah untuk mengatur hal-hal minor namun tetap penting demi kelancaran administrasi dan hukum perjanjian secara keseluruhan.

Penutup dan Tanda Tangan¶

Bagian paling akhir adalah penutup yang menyatakan bahwa perjanjian ini dibuat dengan itikad baik, dalam rangkap dua (atau lebih) yang punya kekuatan hukum yang sama, serta ditandatangani oleh perwakilan sah dari masing-masing pihak. Di bawahnya disediakan tempat untuk tanda tangan, nama jelas, jabatan, dan stempel perusahaan dari kedua belah pihak.

Penandatanganan ini menjadi bukti formal bahwa kedua belah pihak sepakat dan terikat pada semua ketentuan dalam perjanjian. Pastikan yang tanda tangan adalah orang yang benar-benar berwenang ya.

Tips Penting Saat Menyusun Perjanjian¶

Menyusun perjanjian kerjasama outsourcing security butuh ketelitian. Berikut beberapa tips biar hasilnya optimal:

• Spesifik: Jangan gunakan bahasa yang terlalu umum. Rinci persis apa yang diharapkan dan apa yang akan diberikan.
• Konsultasi Hukum: Jika memungkinkan, libatkan profesional hukum (pengacara) untuk meninjau atau menyusun draf perjanjian. Mereka bisa melihat celah atau risiko yang mungkin nggak kamu sadari.
• Negosiasi: Jangan ragu negosiasi pasal-pasal yang dirasa memberatkan atau kurang jelas. Perjanjian ini harus fair untuk kedua belah pihak.
• Perbarui: Jika ada perubahan signifikan dalam operasional atau peraturan, pertimbangkan untuk membuat amandemen (perubahan) perjanjian yang disepakati bersama.
• Simpan Baik-baik: Dokumen perjanjian yang asli itu penting banget. Simpan di tempat yang aman dan mudah diakses jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Contoh Struktur Isi (Outline)¶

Sebagai gambaran, kira-kira begini outline dari surat perjanjian kerjasama outsourcing security:

1. Judul Perjanjian
2. Identitas Para Pihak (Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa)
3. Latar Belakang / Pertimbangan
4. Ruang Lingkup Pekerjaan / Lingkup Jasa
5. Jangka Waktu Perjanjian
6. Hak dan Kewajiban Pengguna Jasa
7. Hak dan Kewajiban Penyedia Jasa
8. Biaya Jasa dan Cara Pembayaran
9. Ketentuan Personel Keamanan
10. Kerahasiaan
11. Keadaan Kahar (Force Majeure)
12. Penyelesaian Perselisihan
13. Hukum yang Berlaku
14. Pengakhiran Perjanjian
15. Ketentuan Lain-lain (Pemberitahuan, Pengalihan, dll.)
16. Penutup dan Tanda Tangan

Struktur ini bisa jadi panduan awal saat kamu atau tim kamu mulai merancang draf perjanjian. Setiap poin di atas kemudian diisi dengan pasal-pasal yang spesifik dan detail sesuai kesepakatan.

Fakta Menarik Seputar Outsourcing Security¶

Tahukah kamu? Sektor jasa keamanan outsourcing di Indonesia itu terus berkembang lho. Ini seiring dengan meningkatnya kesadaran perusahaan akan pentingnya keamanan profesional. Payung hukum untuk outsourcing sendiri diatur dalam Undang-Undang Cipta Kerja (yang mengubah UU Ketenagakerjaan), meski ada beberapa pro-kontra terkait perlindungan pekerja.

Penyedia jasa keamanan profesional (BUJP - Badan Usaha Jasa Pengamanan) itu nggak cuma asal rekrut orang lho. Mereka punya standar pelatihan yang diatur oleh Polri, mulai dari Gada Pratama, Gada Madya, sampai Gada Utama. Jadi, personel yang bertugas itu diharapkan punya kualifikasi dan keterampilan yang memadai.

Kesimpulan Singkat¶

Surat perjanjian kerjasama outsourcing security bukanlah sekadar dokumen formalitas. Ini adalah fondasi hukum yang penting banget untuk memastikan kerjasama penyediaan jasa keamanan berjalan sesuai harapan, melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta menjadi acuan jika timbul permasalahan. Menyusunnya dengan detail dan hati-hati adalah investasi untuk keberlangsungan kerjasama yang lancar dan aman.

Nah, itu dia penjelasan lengkap tentang contoh surat perjanjian kerjasama outsourcing security beserta komponen dan tipsnya. Semoga artikel ini bermanfaat buat kamu yang sedang atau akan menjalin kerjasama semacam ini ya.

Ada pengalaman atau pertanyaan soal perjanjian outsourcing security? Jangan sungkan tulis di kolom komentar di bawah ya!