Panduan Lengkap Bikin Surat Resmi Tulis Tangan Sendiri, Gampang Kok!

Table of Contents

Meskipun era digital sudah sangat canggih, ternyata masih ada lho kebutuhan untuk menulis surat resmi tapi pakai tangan. Mungkin terdengar agak kuno, tapi dalam beberapa situasi, surat resmi yang ditulis tangan justru punya nilai dan kekuatan tersendiri. Yuk, kita bedah lebih dalam soal surat resmi tulis tangan ini!

Kapan Sih Kita Butuh Surat Resmi Tulis Tangan?¶

Anda mungkin bertanya-tanya, di zaman email dan pesan instan gini, kapan sih orang masih menulis surat resmi pakai tangan? Ternyata ada beberapa skenario di mana surat tulis tangan masih relevan, bahkan kadang diwajibkan:

• Lamaran Kerja: Beberapa perusahaan atau institusi, terutama yang bergerak di bidang kreatif, pendidikan, atau yang ingin melihat personal touch dari pelamar, kadang meminta surat lamaran ditulis tangan. Mereka ingin menilai kerapihan, ketelitian, dan keseriusan calon karyawan.
• Surat Pernyataan: Dalam urusan hukum, perjanjian pribadi, atau pernyataan penting lainnya, surat pernyataan seringkali harus ditulis tangan agar dianggap lebih kuat dan otentik. Ini untuk menghindari dugaan pemalsuan atau tekanan dari pihak lain.
• Surat Permohonan Personal: Jika Anda mengajukan permohonan khusus kepada atasan, guru, atau pihak yang Anda kenal secara personal namun dalam konteks formal, surat permohonan tulis tangan bisa terasa lebih tulus dan sungguh-sungguh.
• Tugas Sekolah/Kuliah: Beberapa mata pelajaran, terutama Bahasa Indonesia atau Sastra, mungkin meminta tugas berupa surat resmi yang ditulis tangan sebagai latihan format dan kerapihan.
• Kondisi Khusus/Darurat: Dalam situasi di mana akses ke komputer atau printer terbatas, menulis surat resmi penting secara mendadak dengan tangan bisa jadi satu-satunya solusi.

Image just for illustration

Intinya, surat resmi tulis tangan seringkali dipilih atau diwajibkan karena memberikan kesan personal, otentik, dan menunjukkan usaha lebih dari si pengirim.

Bagian-bagian Penting dalam Surat Resmi Tulis Tangan¶

Sama seperti surat resmi yang diketik, surat resmi tulis tangan juga punya struktur dan bagian-bagian yang harus ada. Bedanya, semua (atau sebagian besar) elemen ini ditulis dengan tangan.

1. Kepala Surat (Kop Surat)¶

Nah, ini bagian yang unik. Kalau surat resmi perusahaan atau instansi biasanya pakai kop surat yang dicetak lengkap dengan logo dan alamat, surat resmi pribadi yang ditulis tangan tentu tidak punya kop seperti itu.

Namun, Anda tetap harus mencantumkan identitas Anda sebagai pengirim di bagian atas surat. Formatnya bisa:

• Nama Lengkap Anda
• Alamat Lengkap Anda
• Nomor Telepon
• Alamat Email

Tulis detail ini di pojok kanan atas kertas dengan rapi. Untuk surat pernyataan atau permohonan yang sifatnya sangat pribadi, terkadang identitas pengirim cukup dicantumkan di bagian penutup, tapi mencantumkannya di awal lebih sesuai dengan format surat resmi pada umumnya.

2. Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal¶

Bagian ini adalah ciri khas surat resmi. Fungsinya untuk memudahkan pengarsipan dan memberikan ringkasan singkat tentang isi surat.

• Nomor Surat: Biasa digunakan oleh instansi atau organisasi. Jika Anda menulis surat pribadi yang bersifat formal (misalnya lamaran kerja atau permohonan pribadi), bagian nomor surat ini tidak perlu ada. Namun, jika Anda mewakili suatu organisasi kecil yang belum punya sistem cetak, Anda bisa menuliskannya secara manual dengan format yang benar (misalnya: No: 001/SP/XII/2023).
• Lampiran: Sebutkan jumlah dokumen lain yang Anda sertakan bersama surat ini. Tulis dengan angka dan kurung buka/tutup, misalnya: Lampiran: 1 (Satu) Berkas. Jika tidak ada lampiran, cukup tulis Lampiran: - atau Lampiran: Nihil.
• Perihal: Ini adalah ringkasan singkat tujuan surat. Tulis dengan jelas, misalnya: Perihal: Lamaran Kerja atau Perihal: Permohonan Bantuan Dana.

Letakkan bagian ini di bawah identitas pengirim (jika ada di atas) atau di bawah tanggal surat.

3. Tanggal Surat¶

Tanggal pembuatan surat harus ditulis dengan jelas. Biasanya diletakkan di pojok kanan atas, sejajar atau di bawah identitas pengirim. Tulis nama kota tempat surat itu ditulis diikuti tanggal, bulan (dalam huruf), dan tahun. Contoh: Jakarta, 18 Desember 2023.

4. Alamat Tujuan¶

Tulis alamat lengkap pihak yang Anda tuju. Gunakan sapaan formal seperti “Yth.” (Yang terhormat) atau “Kepada Yth.”. Jangan lupa sebutkan jabatan atau nama orang yang dituju (jika spesifik).

Contoh:
* Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
HRD PT Maju Bersama
Jl. Merdeka No. 10
Jakarta Pusat

Pastikan alamat tujuan ini ditulis dengan rapi dan lengkap agar surat sampai ke tangan yang tepat.

5. Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan umum, seperti “Dengan hormat,”. Tulis tanda koma di akhir salam pembuka. Salam pembuka ini menjadi jembatan antara alamat tujuan dan isi surat.

6. Isi Surat¶

Nah, inilah bagian inti dari surat Anda yang sepenuhnya ditulis tangan. Isi surat harus jelas, padat, dan langsung pada intinya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menulis isi surat resmi secara tangan:

• Paragraf Pembuka: Sampaikan maksud dan tujuan Anda menulis surat ini. Mulai dengan sopan dan sebutkan referensi jika ada (misalnya, Anda mendapat informasi lowongan dari mana atau merujuk pada pembicaraan sebelumnya).
• Paragraf Isi: Jelaskan detail dari maksud atau permohonan Anda. Jika lamaran kerja, jelaskan kualifikasi dan pengalaman Anda. Jika surat pernyataan, tuliskan pernyataan yang ingin Anda buat dengan detail dan tanpa ambigu. Susun dalam beberapa paragraf agar mudah dibaca. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, lugas, dan formal. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
• Paragraf Penutup: Sampaikan harapan Anda, ucapan terima kasih, dan salam penutup. Tunjukkan sikap kooperatif dan menunggu respons dari pihak yang dituju.

Karena ditulis tangan, pastikan setiap kata terbaca dengan jelas, tidak ada coretan berlebihan, dan antar kata/baris/paragraf punya jarak yang cukup.

Image just for illustration

7. Salam Penutup¶

Akhiri surat dengan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.” diikuti tanda koma.

8. Nama Terang dan Tanda Tangan¶

Ini adalah bagian yang sangat penting untuk otentifikasi surat Anda.

• Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama terang Anda. Tanda tangan ini membuktikan bahwa Anda adalah pengirim yang sah dan bertanggung jawab atas isi surat.
• Nama Terang: Tulis nama lengkap Anda (tanpa gelar) di dalam kurung atau di bawah tanda tangan. Ini memudahkan penerima untuk mengetahui siapa pengirim surat tersebut.

Letakkan salam penutup, tanda tangan, dan nama terang di bagian kanan bawah surat.

Contoh Struktur Surat Resmi Tulis Tangan¶

Berikut adalah contoh struktur umum yang bisa Anda ikuti untuk surat resmi tulis tangan:

[IDENTITAS PENGIRIM] (Nama, Alamat, Telp, Email - di pojok kanan atas)

[Kota], [Tanggal Bulan Tahun] (di bawah identitas pengirim, rata kanan)

[NOMOR SURAT] (Jika ada, rata kiri)
[LAMPIRAN] (Jika ada, rata kiri)
[PERIHAL] (Rata kiri, digarisbawahi atau ditebalkan jika bisa)

Yth. [Nama/Jabatan Penerima]
[Nama Institusi/Perusahaan]
[Alamat Lengkap Penerima]

Dengan hormat,

[Paragraf Pembuka: Maksud dan tujuan surat]
(Tulis dengan rapi, mulai menjorok ke dalam)

[Paragraf Isi 1: Detail atau penjelasan pertama]
(Tulis dengan rapi)

[Paragraf Isi 2: Detail atau penjelasan kedua, dst.]
(Tulis dengan rapi)

[Paragraf Penutup: Harapan, ucapan terima kasih]
(Tulis dengan rapi)

Hormat saya, (atau salam penutup lainnya, rata kanan)

[Tanda Tangan Anda]

(Nama Lengkap Anda - dalam kurung atau di bawah tanda tangan)

Ini adalah panduan umum. Format spesifik bisa sedikit berbeda tergantung kebutuhan, terutama untuk surat pernyataan yang kadang lebih fokus pada judul “SURAT PERNYATAAN” di bagian tengah atas.

Contoh Kasus: Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan¶

Mari kita lihat bagaimana struktur di atas diterapkan dalam contoh yang paling umum: surat lamaran kerja tulis tangan.

Misalnya, Anda ingin melamar sebagai Staf Administrasi di sebuah perusahaan.

Budi Santoso
Jl. Melati No. 5
Kota Harapan
0812-3456-7890
budi.s@email.com

Kota Harapan, 18 Desember 2023

Perihal: Lamaran Kerja Staf Administrasi

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
PT Anugerah Jaya
Jl. Utama No. 20
Kota Harapan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi Santoso
Tempat, Tanggal Lahir : Harapan, 10 Februari 1995
Pendidikan Terakhir : S1 Administrasi
Alamat : Jl. Melati No. 5, Kota Harapan
Telepon : 0812-3456-7890

Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan yang saya peroleh dari situs [Sebutkan Sumber Informasi, misalnya: website perusahaan/koran], saya bermaksud untuk mengajukan lamaran kerja pada posisi Staf Administrasi di PT Anugerah Jaya.

Saya memiliki latar belakang pendidikan yang relevan serta berpengalaman dalam melakukan tugas-tugas administrasi seperti pengelolaan dokumen, pengarsipan, serta korespondensi dasar selama 1 tahun di perusahaan sebelumnya. Saya terbiasa bekerja dengan teliti dan rapi, serta mampu beradaptasi dengan cepat. Untuk melengkapi surat lamaran ini, saya lampirkan beberapa dokumen sebagai bahan pertimbangan.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama surat ini saya lampirkan:
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Fotokopi Transkrip Nilai
4. Fotokopi KTP
5. Pas Foto Terbaru

Saya sangat berharap dapat diberikan kesempatan untuk mengikuti tahapan seleksi lebih lanjut, termasuk wawancara, agar saya dapat menjelaskan potensi diri saya secara lebih rinci. Saya siap memberikan kontribusi terbaik untuk kemajuan PT Anugerah Jaya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Budi Santoso]

(Budi Santoso)

Catatan: Dalam praktiknya, lampiran (Daftar Riwayat Hidup, ijazah, dll.) biasanya tetap dicetak. Yang ditulis tangan hanyalah surat pengantarnya (Surat Lamaran Kerja) itu sendiri.

Contoh Kasus: Surat Pernyataan Tulis Tangan¶

Surat pernyataan seringkali diminta untuk ditulis tangan secara keseluruhan untuk memastikan keotentikan.

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : Siti Aminah
Nomor KTP : 3273xxxxxxxxxxxx
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 5 April 1990
Alamat : Jl. Anggrek No. 15, Bandung

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. Saya tidak sedang terikat kontrak kerja dengan institusi atau perusahaan lain saat ini.
2. Saya bersedia ditempatkan di cabang manapun sesuai dengan kebutuhan perusahaan jika diterima.
3. Semua data dan informasi yang saya berikan dalam dokumen lamaran kerja adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

Apabila di kemudian hari ternyata pernyataan saya ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk pembatalan kelulusan atau pemutusan hubungan kerja tanpa pesangon.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 18 Desember 2023

Yang membuat pernyataan,

[Tanda Tangan Siti Aminah]

(Siti Aminah)

[Saksi 1]                 [Saksi 2]
(Nama Saksi 1)            (Nama Saksi 2)
(Tanda Tangan Saksi 1)    (Tanda Tangan Saksi 2)

Catatan: Bagian saksi seringkali ada dalam surat pernyataan yang berkaitan dengan hal-hal legal atau penting.

Tips Penting Saat Menulis Surat Resmi Tulis Tangan¶

Menulis surat resmi dengan tangan memerlukan perhatian ekstra agar hasilnya rapi, terbaca, dan tetap profesional.

1. Pastikan Tulisan Anda Rapi dan Terbaca Jelas¶

Ini adalah kunci utama. Apapun isinya, jika tulisan Anda sulit dibaca, penerima akan kesulitan dan bahkan mungkin mengabaikan surat Anda.

• Gunakan pena bertinta hitam atau biru yang tidak mudah luntur dan lancar saat digunakan. Hindari tinta warna-warni.
• Gunakan kertas berkualitas baik, sebaiknya berwarna putih polos atau bergaris halus. Kertas folio atau A4 adalah pilihan standar.
• Jika tulisan Anda cenderung kurang rapi, gunakan kertas bergaris sebagai panduan atau letakkan kertas bergaris di bawah kertas putih polos saat menulis.
• Jaga jarak antar baris agar tulisan tidak terlalu rapat dan saling tumpang tindih.
• Tulis dengan kecepatan yang membuat Anda nyaman dan tetap rapi. Jangan terburu-buru.

Image just for illustration

2. Gunakan Bahasa Indonesia yang Baku dan Formal¶

Meskipun ditulis tangan, ini tetap surat resmi. Patuhi kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

• Gunakan kata-kata baku dan hindari bahasa sehari-hari atau singkatan.
• Susun kalimat secara efektif, jelas, dan tidak bertele-tele.
• Perhatikan ejaan dan tanda baca. Kesalahan penulisan atau ejaan bisa mengurangi kredibilitas surat Anda.

3. Susun Struktur Surat dengan Benar¶

Ikuti format surat resmi yang standar seperti yang sudah dijelaskan di atas. Setiap bagian punya fungsinya masing-masing. Struktur yang benar menunjukkan bahwa Anda memahami tata krama korespondensi formal.

4. Jangan Ada Coretan atau Tip-Ex¶

Idealnya, surat resmi tulis tangan harus bersih dari coretan atau penggunaan tip-ex/penghapus cair. Jika Anda melakukan kesalahan, lebih baik ulangi menulis surat dari awal di lembar kertas baru. Ini menunjukkan ketelitian dan keseriusan Anda. Jadi, pastikan Anda sudah menyusun draf atau setidaknya kerangka surat sebelum menulis di kertas final.

5. Periksa Ulang (Proofread)¶

Setelah selesai menulis, baca kembali seluruh isi surat dengan teliti. Periksa:
* Kelengkapan bagian surat (tanggal, alamat, perihal, dll.)
* Kebenaran nama dan alamat tujuan
* Ejaan dan tata bahasa
* Kejelasan tulisan
* Apakah ada kata yang terlewat atau tertulis ganda

Meminta orang lain untuk membacanya juga bisa membantu menemukan kesalahan yang mungkin terlewat oleh Anda.

6. Latihan Sebelum Menulis di Kertas Final¶

Jika Anda merasa tidak percaya diri dengan kerapihan tulisan atau formatnya, latihlah dulu di kertas buram. Tulis beberapa kali sampai Anda yakin dengan hasilnya sebelum menulis di kertas yang sebenarnya akan dikirim.

Fakta Menarik Seputar Tulisan Tangan¶

Menulis dengan tangan itu ternyata punya efek menarik lho:

• Melatih Otak: Proses menulis tangan melibatkan area otak yang lebih banyak dibandingkan mengetik, termasuk area yang berhubungan dengan berpikir, berbahasa, dan memori.
• Dianggap Lebih Personal: Surat atau catatan tulis tangan seringkali dianggap lebih personal dan tulus oleh penerimanya. Ini karena ada sentuhan “manusia” yang terlihat dari goresan pena.
• Setiap Tulisan Unik: Tulisan tangan setiap orang itu unik seperti sidik jari. Itulah mengapa tulisan tangan sering digunakan dalam analisis forensik.
• Sejarah Panjang: Sebelum mesin tik dan komputer, semua dokumen penting dan formal ditulis tangan. Ada profesi khusus seperti scribe atau juru tulis.
• Pengaruh Pada Memori: Beberapa penelitian menunjukkan bahwa mencatat sesuatu dengan tangan dapat membantu daya ingat dan pemahaman materi lebih baik daripada mengetik.

Keunggulan dan Kekurangan Surat Resmi Tulis Tangan¶

Seperti dua sisi mata uang, surat resmi tulis tangan punya plus minusnya:

Keunggulan:¶

• Kesan Personal dan Tulus: Memberikan sentuhan pribadi yang sulit didapatkan dari surat ketikan.
• Menunjukkan Usaha: Membutuhkan waktu dan ketelitian ekstra, menunjukkan keseriusan pengirim.
• Otentikasi: Lebih kuat sebagai bukti otentik, terutama untuk surat pernyataan atau perjanjian pribadi.
• Unik dan Berbeda: Di tengah banjirnya surat digital, surat tulis tangan bisa jadi stand out dan lebih diperhatikan.

Kekurangan:¶

• Membutuhkan Waktu Lebih: Proses menulis dan memastikan kerapihan jauh lebih lama daripada mengetik.
• Sulit Diperbaiki: Kesalahan kecil bisa berakibat harus mengulang dari awal.
• Masalah Keterbacaan: Jika tulisan tidak rapi, surat bisa sulit dibaca dan dipahami.
• Tidak Mudah Diduplikasi/Disebarkan: Sulit untuk membuat salinan persis atau mengirimkannya via email (kecuali discan, tapi esensinya beda).
• Tidak Umum untuk Komunikasi Massal: Tidak praktis untuk mengirim ke banyak penerima atau untuk komunikasi rutin perusahaan besar.

Berikut perbandingan sederhana antara surat resmi tulis tangan dan ketikan:

Aspek	Surat Resmi Tulis Tangan	Surat Resmi Ketikan
Waktu Pengerjaan	Lebih Lama	Cepat
Kerapihan	Tergantung Penulis, Rentan Coretan	Sangat Rapi, Mudah Diedit
Kesan	Personal, Tulus, Serius (jika rapi)	Profesional, Standar, Efisien
Kemudahan Koreksi	Sulit, Cenderung Ulang	Sangat Mudah
Kemudahan Duplikasi	Sulit (harus fotokopi/scan)	Sangat Mudah (copy-paste, print)
Otentikasi	Dianggap Kuat (terutama pernyataan)	Standar, Butuh Tanda Tangan Basah/Digital
Penggunaan Umum	Niche (lamaran, pernyataan, personal formal)	Sangat Luas (perusahaan, pemerintahan, dll.)

Kesimpulan¶

Meskipun era digital sudah menggeser banyak bentuk komunikasi, surat resmi tulis tangan ternyata masih memiliki tempatnya tersendiri. Biasanya dibutuhkan dalam situasi yang mengutamakan keotentikan, personalisasi, dan bukti kesungguhan. Menulis surat resmi dengan tangan memang membutuhkan ketelitian dan kesabaran ekstra, terutama dalam menjaga kerapihan dan memastikan semua bagian surat sesuai dengan format standar.

Dengan memahami struktur yang benar, memperhatikan setiap detail penulisan, dan mengikuti tips-tips di atas, Anda bisa membuat surat resmi tulis tangan yang tidak hanya memenuhi persyaratan formal, tetapi juga memberikan kesan positif bagi penerimanya. Ini adalah keterampilan klasik yang tetap berharga di dunia modern.

Punya pengalaman atau cerita menarik seputar menulis atau menerima surat resmi tulis tangan? Atau mungkin ada pertanyaan seputar formatnya? Jangan ragu berbagi di kolom komentar di bawah ya!