Panduan Lengkap Mengurus Surat Izin Nikah di Kedutaan Jepang

Daftar Isi

Saat merencanakan pernikahan dengan pasangan berkewarganegaraan Jepang, ada satu dokumen krusial yang seringkali menjadi syarat utama dari pihak berwenang di Indonesia, yaitu Certificate of Eligibility for Marriage atau dalam bahasa Jepang disebut Kon-in Yōken Gubi Shōmei-sho (婚姻要件具備証明書). Dokumen ini seringkali disalahartikan sebagai “surat izin menikah,” padahal fungsinya lebih tepat sebagai bukti kelayakan atau keterangan bahwa warga negara Jepang tersebut secara hukum Jepang memenuhi syarat untuk melangsungkan pernikahan dan tidak terikat perkawinan lain. Mengurusnya memerlukan ketelitian dan pemahaman prosesnya di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Jepang.

Dokumen ini dikeluarkan oleh Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Jepang di negara tempat pernikahan akan dilangsungkan. Jadi, jika warga negara Jepang akan menikah di Indonesia, mereka harus mengurusnya di Kedutaan Besar Jepang di Jakarta atau Konsulat Jenderal Jepang di kota lain seperti Surabaya, Medan, Denpasar, atau Makassar, tergantung domisili atau lokasi terdekat. Fungsinya adalah memberikan jaminan kepada pihak berwenang Indonesia (baik Kantor Urusan Agama/KUA untuk Muslim maupun Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil/Catatan Sipil untuk non-Muslim) bahwa tidak ada halangan hukum menurut undang-undang Jepang bagi calon mempelai Jepang untuk menikah. Ini penting karena Indonesia mengharuskan kedua belah pihak memenuhi syarat hukum negara masing-masing sebelum pernikahan dapat dicatat secara sah.

Image just for illustration

Apa Itu Certificate of Eligibility for Marriage (CELI)?¶

Certificate of Eligibility for Marriage (CELI) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah Jepang (dalam hal ini Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal di luar negeri) yang menyatakan bahwa seseorang warga negara Jepang memenuhi semua persyaratan hukum untuk menikah sesuai dengan Undang-Undang Keluarga Jepang. Persyaratan ini meliputi usia minimum, ketiadaan ikatan perkawinan yang sah dengan orang lain (belum menikah atau sudah bercerai/pasangannya meninggal), dan tidak ada hubungan keluarga yang dilarang untuk menikah. Jadi, intinya, ini adalah pernyataan resmi dari negara Jepang bahwa warganya eligible atau layak untuk menikah.

Penting untuk dipahami bahwa CELI bukanlah surat izin dari orang tua atau keluarga, melainkan izin dalam konteks hukum dari negara Jepang. Dokumen ini menjadi bukti sah yang diakui oleh otoritas negara lain, seperti Indonesia, untuk memproses pendaftaran pernikahan. Tanpa dokumen ini, pihak berwenang di Indonesia tidak memiliki dasar hukum untuk yakin bahwa calon mempelai Jepang tersebut sah secara hukum negaranya untuk menikah, sehingga pendaftaran pernikahan tidak bisa dilakukan.

Siapa yang Membutuhkan Dokumen Ini?¶

Secara umum, dokumen CELI ini dibutuhkan oleh warga negara Jepang yang akan melangsungkan pernikahan di luar wilayah Jepang. Dalam konteks pernikahan campuran antara warga negara Indonesia dan warga negara Jepang yang dilaksanakan di Indonesia, pihak yang wajib mengurus dan menyerahkan dokumen CELI adalah calon mempelai yang berkewarganegaraan Jepang. Calon mempelai berkewarganegaraan Indonesia akan mengurus persyaratan sesuai dengan ketentuan hukum di Indonesia (seperti Surat Keterangan Belum Menikah dari kelurahan, akta cerai jika janda/duda, dll.) dan persyaratan agama jika menikah secara agama.

Meskipun artikel ini fokus pada pengurusan di Kedutaan Jepang, perlu diketahui bahwa jika pernikahan dilangsungkan di Jepang, calon mempelai warga negara Indonesia juga perlu mengurus dokumen serupa (surat keterangan yang menyatakan bebas menikah) dari Kedutaan Besar Republik Indonesia di Tokyo atau Konsulat Jenderal RI di kota lain di Jepang. Namun, karena keyword kita adalah “kedutaan Jepang,” kita akan fokus pada kebutuhan warga Jepang yang menikah di Indonesia. Jadi, jika pasangan Anda adalah warga negara Jepang dan Anda akan menikah di Indonesia, pasangan Anda yang akan mengurus CELI ini di Kedutaan Jepang di Indonesia.

Mengapa CELI Penting untuk Pendaftaran Nikah di Indonesia?¶

Sistem hukum pernikahan di Indonesia, sebagaimana di banyak negara lain, mengharuskan kedua calon mempelai memenuhi persyaratan hukum baik berdasarkan hukum Indonesia maupun hukum negara asal masing-masing, terutama dalam kasus pernikahan campuran. Bagi warga negara Jepang, persyaratan hukum mereka diatur oleh Undang-Undang Keluarga Jepang. Otoritas pencatatan sipil di Indonesia (KUA atau Catatan Sipil) tidak memiliki wewenang atau cara untuk memeriksa apakah calon mempelai Jepang tersebut memenuhi persyaratan hukum Jepang atau tidak.

Oleh karena itu, mereka memerlukan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perwakilan pemerintah Jepang (Kedutaan/Konsulat) yang menyatakan status kelayakan calon mempelai Jepang tersebut. CELI berfungsi persis sebagai bukti kelayakan ini. Dokumen ini membuktikan bahwa calon mempelai Jepang sudah berusia cukup untuk menikah (minimum 18 tahun untuk laki-laki dan perempuan), tidak sedang dalam ikatan perkawinan lain yang sah, dan tidak memiliki hubungan darah atau adopsi yang dilarang menurut hukum Jepang. Dengan adanya CELI, otoritas Indonesia dapat melanjutkan proses pendaftaran pernikahan dengan keyakinan bahwa salah satu calon mempelai (yang berkewarganegaraan Jepang) telah memenuhi syarat hukum negaranya.

Langkah-langkah Mengurus CELI di Kedutaan Jepang di Indonesia¶

Mengurus CELI di Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang di Indonesia memerlukan beberapa langkah yang perlu diikuti secara teliti. Prosesnya mungkin sedikit berbeda antara Kedutaan Besar di Jakarta dan Konsulat Jenderal di kota-kota lain, jadi selalu penting untuk memeriksa informasi terbaru di situs web resmi perwakilan Jepang yang akan Anda kunjungi. Secara umum, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Pertama, kumpulkan semua dokumen yang diperlukan. Ini adalah langkah paling krusial karena kelengkapan dokumen akan sangat memengaruhi kelancaran proses. Calon mempelai Jepang biasanya perlu menyiapkan dokumen pribadi dan dokumen pendukung lainnya. Pastikan semua dokumen masih berlaku dan bukan fotokopi yang tidak dilegalisir jika diminta aslinya.

Kedua, buat janji temu jika diperlukan. Banyak Kedutaan atau Konsulat yang memberlakukan sistem janji temu untuk layanan konsuler, termasuk pengurusan CELI. Periksa situs web mereka atau hubungi mereka untuk menanyakan apakah perlu membuat janji temu dan bagaimana caranya. Datang tanpa janji temu jika sistemnya mengharuskan janji temu bisa berujung pada penolakan pelayanan pada hari itu.

Ketiga, datang ke Kedutaan/Konsulat pada waktu yang ditentukan (jika dengan janji temu) atau pada jam operasional pelayanan konsuler. Bawa semua dokumen asli dan salinannya sesuai kebutuhan. Di sana, Anda akan diminta mengisi formulir aplikasi untuk CELI. Formulir ini biasanya juga bisa diunduh dari situs web Kedutaan/Konsulat.

Keempat, serahkan formulir aplikasi yang sudah diisi lengkap beserta seluruh dokumen pendukung kepada petugas loket konsuler. Petugas akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen Anda. Mungkin akan ada beberapa pertanyaan terkait data diri atau rencana pernikahan Anda. Bersiaplah untuk menjawabnya dengan jelas dan jujur. Setelah penyerahan, petugas akan memberitahukan estimasi waktu pemrosesan dan cara pengambilan CELI.

Kelima, tunggu proses verifikasi dan penerbitan CELI. Waktu pemrosesan dapat bervariasi tergantung volume aplikasi dan kebijakan masing-masing perwakilan, biasanya memakan waktu beberapa hari kerja. Setelah CELI selesai diproses dan diterbitkan, Anda akan dihubungi atau diminta datang kembali untuk mengambilnya. Saat pengambilan, Anda mungkin akan diminta menunjukkan identitas diri. Pastikan semua data pada CELI yang diterima sudah benar.

Dokumen yang Umumnya Diperlukan¶

Dokumen yang dibutuhkan untuk mengurus CELI biasanya meliputi, namun tidak terbatas pada, yang berikut untuk calon mempelai berkewarganegaraan Jepang:

• Paspor Jepang: Asli dan fotokopi. Pastikan masa berlakunya masih panjang.
• *Koseki Tōhon* (家庭謄本) atau Koseki Shōhon (戸籍抄本):** Ini adalah salinan lengkap atau sebagian dari Japanese Family Register (Daftar Keluarga Jepang). Koseki Tōhon adalah salinan lengkap seluruh anggota keluarga, sedangkan Koseki Shōhon adalah salinan hanya untuk individu yang bersangkutan. Dokumen ini adalah bukti paling penting dari status sipil seseorang di Jepang, termasuk status perkawinan saat ini, riwayat perkawinan (jika ada), dan hubungan keluarga. *Koseki Tōhon* atau Shōhon ini harus yang terbaru** (biasanya diterbitkan dalam 3 bulan terakhir). Mengurus dokumen ini biasanya dilakukan di kantor pemerintah kota/prefektur di Jepang tempat Koseki didaftarkan, yang bisa dilakukan oleh perwakilan keluarga di Jepang atau dikirimkan dari Jepang.
• Dokumen Tambahan (jika relevan): Jika calon mempelai Jepang pernah menikah sebelumnya, diperlukan Akta Cerai (jika bercerai) atau Akta Kematian pasangan sebelumnya (jika janda/duda). Terkadang juga diperlukan dokumen lain seperti Surat Keterangan Domisili atau bukti tempat tinggal di Indonesia.

Selain dokumen untuk calon mempelai Jepang, terkadang Kedutaan/Konsulat juga meminta dokumen terkait calon mempelai Indonesia dan rencana pernikahan, seperti:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP) calon mempelai Indonesia: Asli dan fotokopi.
• Surat Keterangan Belum Menikah calon mempelai Indonesia: Dari Kelurahan/Desa.
• Akta Cerai (jika janda/duda) atau Akta Kematian pasangan sebelumnya (jika duda/janda) calon mempelai Indonesia: Jika relevan.
• Informasi mengenai calon suami/istri Indonesia: Nama lengkap, tanggal lahir, alamat, pekerjaan, dll.
• Informasi mengenai rencana lokasi pernikahan: Misalnya, akan dicatat di KUA atau Catatan Sipil mana.

Selalu konfirmasi daftar dokumen terbaru dan spesifik melalui situs web resmi Kedutaan/Konsulat Jepang di Indonesia yang bersangkutan, karena persyaratan dapat berubah atau bervariasi.

Memahami Isi “Contoh Surat Izin” (CELI)¶

Sebagai “contoh surat izin menikah,” CELI sebenarnya adalah dokumen resmi dengan format standar dari pemerintah Jepang. Meskipun kita tidak bisa memberikan format kosong untuk diisi, penting untuk memahami apa saja informasi yang biasanya tercantum dalam dokumen ini. Ini akan memberikan gambaran mengenai “contoh” dari segi isinya.

CELI biasanya ditulis dalam bahasa Jepang dan dilengkapi dengan terjemahan resmi dalam bahasa Inggris. Isinya mencakup:

1. Identitas Penuh Calon Mempelai Jepang: Nama lengkap (sesuai paspor dan Koseki), tanggal lahir, dan jenis kelamin.
2. Kewarganegaraan: Dinyatakan secara jelas sebagai “Warga Negara Jepang”.
3. Pernyataan Kelayakan Menikah: Bagian paling penting yang menyatakan bahwa, berdasarkan Undang-Undang Keluarga Jepang, individu yang disebutkan memenuhi semua persyaratan hukum untuk melangsungkan pernikahan dan tidak memiliki hambatan hukum untuk melakukannya. Ini secara implisit menyatakan bahwa mereka belum menikah (jika statusnya bujangan/gadis) atau ikatan perkawinan sebelumnya sudah putus secara sah (jika janda/duda).
4. Nama Calon Pasangan: Terkadang, CELI juga mencantumkan nama calon pasangan yang berkewarganegaraan asing (dalam hal ini, nama calon mempelai Indonesia).
5. Tanggal Penerbitan: Tanggal kapan CELI dikeluarkan oleh Kedutaan/Konsulat.
6. Nama dan Stempel Resmi Kedutaan/Konsulat: Menyatakan bahwa dokumen ini diterbitkan secara sah oleh perwakilan pemerintah Jepang.

Dokumen ini biasanya dicetak di atas kertas resmi Kedutaan/Konsulat dan memiliki stempel basah yang menunjukkan keasliannya. CELI ini adalah bukti formal kepada otoritas Indonesia bahwa Jepang mengizinkan (dalam arti tidak melarang secara hukum) warganya untuk menikah. Otoritas Indonesia tidak perlu lagi meragukan status perkawinan atau kelayakan hukum calon mempelai Jepang berdasarkan hukum negaranya.

Menggunakan CELI untuk Pendaftaran Nikah di Indonesia¶

Setelah mendapatkan CELI dari Kedutaan/Konsulat Jepang, proses selanjutnya adalah menggunakannya untuk pendaftaran pernikahan di Indonesia. Ada satu langkah penting yang harus dilakukan terlebih dahulu: menerjemahkan CELI ke dalam Bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah.

Mengapa harus diterjemahkan? Karena dokumen ini akan diserahkan kepada KUA atau Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Indonesia, yang operasionalnya menggunakan Bahasa Indonesia. Otoritas ini perlu memahami sepenuhnya isi dokumen tersebut, terutama pernyataan mengenai kelayakan menikah. Terjemahan oleh penerjemah tersumpah menjamin keakuratan dan legalitas terjemahan tersebut. Setelah diterjemahkan, pastikan terjemahan tersebut juga distempel dan ditandatangani oleh penerjemah tersumpah.

Beberapa kantor catatan sipil atau KUA mungkin juga meminta agar terjemahan tersebut dilegalisir kembali, misalnya di Kementerian Hukum dan HAM atau Kementerian Luar Negeri, meskipun ini tidak selalu wajib tergantung kebijakan daerah. Selalu konfirmasikan persyaratan spesifik terkait legalisir terjemahan ini dengan kantor pencatatan nikah tempat Anda akan mendaftar.

Setelah CELI asli, terjemahan tersumpahnya, dan semua dokumen persyaratan lainnya (untuk kedua calon mempelai) lengkap, Anda bisa melanjutkan ke proses pendaftaran pernikahan di KUA (untuk Muslim) atau Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (untuk non-Muslim) sesuai tempat tinggal atau lokasi yang dipilih untuk menikah. Serahkan semua dokumen tersebut kepada petugas. Mereka akan memverifikasi kelengkapan dan keabsahannya sebelum menjadwalkan akad nikah atau pemberkatan dan pencatatan sipil. CELI adalah salah satu dokumen kunci dalam berkas pendaftaran Anda, yang membuktikan bahwa calon mempelai Jepang memenuhi syarat hukum untuk menikah.

Fakta Menarik Seputar Pernikahan Campuran dan CELI¶

Pernikahan campuran selalu memiliki dimensi unik, menggabungkan dua budaya dan sistem hukum yang berbeda. Pengurusan CELI adalah salah satu contoh nyata bagaimana perbedaan sistem hukum ini berinteraksi. Faktanya, persyaratan seperti CELI ini adalah prosedur standar di banyak negara di dunia ketika seorang warga Jepang ingin menikah di luar negeri. Ini menunjukkan betapa pentingnya harmonisasi hukum internasional dalam urusan pribadi seperti pernikahan.

Dokumen Koseki Tōhon atau Koseki Shōhon, yang menjadi dasar penerbitan CELI, adalah inti dari sistem pencatatan sipil di Jepang yang sudah ada sejak lama. Dokumen ini mencatat semua peristiwa penting dalam kehidupan seseorang, dari kelahiran, adopsi, perkawinan, hingga kematian. Keberadaan Koseki membuat verifikasi status sipil warga Jepang menjadi sangat terstruktur dan akurat, sehingga memudahkan perwakilan mereka di luar negeri untuk mengeluarkan dokumen seperti CELI. Mendapatkan salinan Koseki yang terbaru seringkali menjadi langkah pertama dan paling krusial bagi warga Jepang yang tinggal di luar negeri dan perlu mengurus urusan sipil mereka.

Proses mengurus CELI dan dokumen lainnya untuk pernikahan campuran juga seringkali menjadi momen bagi pasangan untuk belajar lebih banyak tentang budaya dan birokrasi negara masing-masing. Kesabaran, ketelitian, dan komunikasi yang baik antara pasangan sangat diperlukan selama proses ini. Setiap dokumen yang diurus, termasuk CELI, adalah bagian dari perjalanan panjang menuju kehidupan bersama yang sah secara hukum di kedua negara.

Tips dan Hal Penting Lainnya¶

Mengurus dokumen untuk pernikahan campuran memang bisa terasa rumit, tetapi dengan persiapan yang matang, prosesnya bisa berjalan lancar. Berikut beberapa tips penting:

• Mulai Jauh-jauh Hari: Jangan menunda mengurus CELI dan dokumen lainnya. Proses di Kedutaan/Konsulat maupun proses pendaftaran di Indonesia memerlukan waktu. Mulai setidaknya 3-4 bulan sebelum tanggal pernikahan yang direncanakan untuk menghindari stres.
• Periksa Website Resmi: Selalu jadikan website resmi Kedutaan Besar Jepang di Jakarta atau Konsulat Jenderal Jepang di kota lain sebagai sumber informasi utama mengenai persyaratan dokumen dan prosedur terbaru. Informasi di website biasanya paling akurat dan up-to-date.
• Hubungi Kedutaan/Konsulat Jika Ragu: Jika ada pertanyaan spesifik atau kebingungan mengenai dokumen atau prosedur, jangan ragu untuk menghubungi bagian konsuler Kedutaan/Konsulat Jepang. Mereka adalah sumber informasi terbaik.
• Siapkan Salinan Dokumen: Bawa salinan dokumen dalam jumlah cukup selain dokumen asli. Terkadang diperlukan beberapa set salinan untuk berbagai keperluan.
• Pastikan Koseki Terbaru: Seperti disebutkan sebelumnya, Koseki Tōhon atau Shōhon harus yang terbaru. Periksa masa berlakunya yang disyaratkan oleh Kedutaan/Konsulat (biasanya tidak lebih dari 3 bulan). Mengurus Koseki dari Jepang mungkin memerlukan waktu tambahan.
• Koordinasi dengan Calon Pasangan: Pastikan kedua belah pihak (Indonesia dan Jepang) saling menginformasikan mengenai persyaratan dan progres pengurusan dokumen di negara masing-masing.
• Konfirmasi Persyaratan KUA/Catatan Sipil: Setelah mendapatkan CELI, segera konfirmasikan kembali dengan kantor KUA atau Catatan Sipil tempat Anda akan mendaftar mengenai dokumen apa saja yang masih diperlukan dari kedua belah pihak, termasuk detail mengenai penerjemah tersumpah dan legalisir terjemahan.

Dengan mengikuti panduan ini dan bersikap proaktif, diharapkan proses pengurusan Certificate of Eligibility for Marriage (CELI) dari Kedutaan Jepang dapat berjalan lancar, mendekatkan Anda dan pasangan pada momen bahagia pernikahan.

Estimasi Biaya dan Waktu Pemrosesan¶

Biaya pengurusan Certificate of Eligibility for Marriage (CELI) di Kedutaan/Konsulat Jepang biasanya tidak terlalu besar, seringkali hanya biaya administrasi yang nominal. Namun, biaya ini bisa berubah sewaktu-waktu, jadi pastikan untuk mengecek tarif terbaru di situs web resmi mereka atau bertanya langsung. Selain itu, akan ada biaya terpisah untuk mengurus dokumen pendukung seperti Koseki Tōhon/Shōhon dari Jepang (jika perlu diurus dari sana atau dikirimkan), serta biaya penerjemah tersumpah untuk menerjemahkan CELI ke Bahasa Indonesia. Biaya penerjemahan bervariasi tergantung panjang dokumen dan tarif penerjemah.

Waktu pemrosesan CELI di Kedutaan/Konsulat Jepang di Indonesia biasanya memakan waktu beberapa hari kerja, misalnya 2-5 hari kerja. Namun, ini hanya estimasi dan bisa lebih lama tergantung pada antrean permohonan, kelengkapan dokumen, dan ada tidaknya hari libur. Ini belum termasuk waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dokumen dari Jepang (Koseki, dll.) dan waktu yang dibutuhkan untuk menerjemahkan serta melegalisir dokumen setelah CELI didapat. Jadi, total waktu yang dibutuhkan dari awal persiapan hingga semua dokumen siap untuk diserahkan ke KUA/Catatan Sipil bisa memakan waktu beberapa minggu. Ini reinforces pentingnya memulai proses jauh-jauh hari.

Proses mengurus CELI dan dokumen pernikahan campuran lainnya memang memerlukan effort dan waktu, tetapi ini adalah bagian penting dalam membangun fondasi hukum yang kuat untuk pernikahan Anda di Indonesia dan pengakuannya di Jepang. Setiap langkah yang Anda ambil membawa Anda lebih dekat pada tujuan akhir.

Apakah Anda punya pengalaman mengurus Certificate of Eligibility for Marriage (CELI) dari Kedutaan Jepang? Dokumen apa saja yang paling menantang untuk didapatkan? Bagikan pengalaman atau pertanyaan Anda di kolom komentar di bawah!