Begini Cara Bikin Surat Kuasa Ambil SHM di Notaris yang Benar

Table of Contents

Sertifikat Hak Milik (SHM) adalah bukti kepemilikan properti yang paling kuat di Indonesia. Memiliki SHM atas nama Anda memberikan kepastian hukum atas tanah atau bangunan yang Anda miliki. Setelah proses jual beli, hibah, atau waris selesai melalui Notaris/PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah), SHM Anda biasanya akan diproses pendaftarannya ke Badan Pertanahan Nasional (BPN) oleh Notaris/PPAT tersebut. Setelah proses di BPN selesai, SHM yang sudah balik nama atau terbit baru akan kembali ke kantor Notaris/PPAT dan siap diambil oleh pemiliknya.

Namun, seringkali pemilik SHM tidak bisa mengambil sertifikat tersebut secara langsung karena berbagai alasan, seperti kesibukan, berada di luar kota, kondisi kesehatan, atau alasan lainnya. Dalam situasi seperti ini, Anda perlu mendelegasikan pengambilan SHM kepada orang lain yang Anda percaya. Cara legal untuk melakukan delegasi ini adalah dengan membuat Surat Kuasa Pengambilan SHM di Notaris.

Pentingnya Surat Kuasa dalam Pengambilan SHM¶

Surat kuasa adalah dokumen hukum yang memberikan wewenang atau kuasa kepada seseorang (Penerima Kuasa) untuk melakukan tindakan hukum atas nama orang lain (Pemberi Kuasa). Dalam konteks pengambilan SHM di notaris, surat kuasa ini menjadi bukti sah bahwa Penerima Kuasa berhak mewakili Pemberi Kuasa untuk mengambil sertifikat penting tersebut. Tanpa surat kuasa yang sah, pihak notaris tidak akan menyerahkan SHM kepada sembarang orang, demi menjaga keamanan dan kepastian hukum bagi pemilik SHM yang sebenarnya.

Image just for illustration

Surat kuasa ini memastikan bahwa proses pengambilan SHM dilakukan oleh orang yang ditunjuk dan bertanggung jawab, serta membebaskan notaris dari potensi masalah di kemudian hari terkait penyerahan dokumen penting ini. Oleh karena itu, membuat surat kuasa dengan benar dan lengkap adalah langkah krusial jika Anda tidak bisa mengambil SHM sendiri. Keakuratan data dan kejelasan tujuan dalam surat kuasa sangat penting agar tidak terjadi penolakan di kantor notaris.

Komponen Penting dalam Surat Kuasa Pengambilan SHM¶

Sebuah surat kuasa yang sah dan bisa diterima oleh notaris harus memuat beberapa informasi kunci yang jelas dan lengkap. Berikut adalah komponen-komponen penting yang wajib ada dalam surat kuasa pengambilan SHM:

Judul Surat¶

Surat harus diawali dengan judul yang jelas, misalnya “SURAT KUASA” atau “SURAT KUASA PENGAMBILAN SERTIFIKAT HAK MILIK”. Judul ini langsung menunjukkan tujuan utama dari dokumen tersebut. Penulisan judul biasanya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di bagian tengah atas dokumen. Kejelasan judul membantu notaris atau stafnya mengidentifikasi tujuan surat ini dengan cepat.

Identitas Pemberi Kuasa (Pemilik SHM)¶

Bagian ini harus mencantumkan identitas lengkap dari pemilik SHM yang memberikan kuasa. Informasi yang diperlukan meliputi:
* Nama lengkap sesuai KTP
* Nomor Induk Kependudukan (NIK)
* Alamat lengkap sesuai KTP
* Nomor telepon yang bisa dihubungi
* Pekerjaan (opsional, namun sering disertakan)

Pastikan semua data ini akurat dan sesuai dengan identitas resmi yang dimiliki Pemberi Kuasa, karena notaris akan memverifikasi data ini.

Identitas Penerima Kuasa¶

Sertakan juga identitas lengkap dari orang yang diberi kuasa untuk mengambil SHM. Informasi yang dibutuhkan sama dengan Pemberi Kuasa:
* Nama lengkap sesuai KTP
* Nomor Induk Kependudukan (NIK)
* Alamat lengkap sesuai KTP
* Nomor telepon yang bisa dihubungi
* Pekerjaan (opsional)
* Hubungan dengan Pemberi Kuasa (opsional, misalnya: saudara kandung, istri/suami, teman) - ini bisa membantu notaris dalam konteks verifikasi, meskipun bukan syarat mutlak.

Memilih Penerima Kuasa adalah hal penting. Pastikan orang tersebut adalah seseorang yang sangat Anda percaya karena mereka akan memegang SHM asli milik Anda.

Pernyataan Pemberian Kuasa¶

Jelaskan secara tegas bahwa Pemberi Kuasa dengan ini memberikan kuasa kepada Penerima Kuasa. Gunakan frasa yang jelas seperti “dengan ini memberikan kuasa penuh kepada…” atau “saya yang bertanda tangan di bawah ini, memberikan kuasa kepada…”. Pernyataan ini adalah inti dari surat kuasa itu sendiri, yang melegitimasi tindakan Penerima Kuasa.

Objek Kuasa (Tindakan yang Diberikan Kuasa)¶

Ini adalah bagian paling krusial. Jelaskan secara spesifik tindakan apa yang boleh dilakukan oleh Penerima Kuasa. Dalam kasus ini, tindakannya adalah “mengambil Sertifikat Hak Milik (SHM)”. Jangan gunakan frasa umum seperti “mengurus segala sesuatu” kecuali memang itu tujuannya (meskipun sangat tidak disarankan untuk urusan SHM). Notaris memerlukan kuasa yang khusus untuk tindakan pengambilan SHM.

Sebutkan secara jelas tujuan pengambilan SHM, yaitu di kantor Notaris/PPAT tempat SHM tersebut berada. Cantumkan nama lengkap Notaris/PPAT dan alamat kantornya.

Detail SHM/Properti¶

Agar notaris tidak salah menyerahkan SHM, sertakan detail identifikasi properti yang terkait dengan SHM yang akan diambil. Detail ini bisa meliputi:
* Nomor SHM (jika sudah diketahui nomornya)
* Nomor Surat Ukur (SU) dan tanggalnya
* Luas tanah (dan/atau bangunan)
* Lokasi properti (alamat lengkap)
* Nama pemilik sebelumnya atau berdasarkan akta apa SHM tersebut diproses (misalnya: berdasarkan Akta Jual Beli Nomor [Nomor Akta] tanggal [Tanggal Akta] yang dibuat oleh Notaris/PPAT [Nama Notaris/PPAT]).

Semakin detail informasi mengenai SHM atau properti, semakin mudah bagi notaris untuk melakukan verifikasi dan semakin kecil risiko terjadinya kesalahan penyerahan.

Masa Berlaku Kuasa (Opsional tapi Direkomendasikan)¶

Meskipun untuk pengambilan SHM biasanya kuasanya bersifat tunggal dan selesai setelah SHM diambil, Anda bisa mencantumkan masa berlaku kuasa jika diperlukan. Namun, umumnya untuk pengambilan SHM, kuasa tersebut berakhir secara otomatis setelah SHM berhasil diambil oleh Penerima Kuasa dan diserahkan kepada Pemberi Kuasa.

Klausa Penggantian Biaya (Opsional)¶

Anda bisa mencantumkan bahwa biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan pelaksanaan kuasa (misalnya: biaya transport, biaya legalisasi jika diperlukan) akan ditanggung oleh Pemberi Kuasa.

Penutup¶

Akhiri surat dengan menyatakan bahwa kuasa ini diberikan untuk tujuan yang telah disebutkan dan tidak bisa dicabut tanpa persetujuan kedua belah pihak (atau sesuai kesepakatan). Nyatakan bahwa surat kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tempat, Tanggal Pembuatan Surat, dan Tanda Tangan¶

Cantumkan tempat dan tanggal surat kuasa dibuat. Di bagian bawah, sediakan tempat untuk tanda tangan Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa. Penting untuk meletakkan materai tempel di bagian tanda tangan Pemberi Kuasa sesuai ketentuan yang berlaku saat ini. Tanda tangan harus menempel pada materai tersebut.

Saksi (Opsional tapi Sangat Disarankan)¶

Menyertakan tanda tangan saksi dapat menambah kekuatan hukum surat kuasa. Biasanya dibutuhkan 2 (dua) orang saksi yang identitasnya juga dicantumkan. Beberapa notaris mungkin mensyaratkan adanya saksi dalam surat kuasa pengambilan SHM.

Memastikan semua komponen ini ada dan terisi dengan benar akan sangat membantu kelancaran proses pengambilan SHM di notaris.

Contoh Surat Kuasa Pengambilan SHM di Notaris¶

Berikut adalah contoh format Surat Kuasa Pengambilan SHM yang bisa Anda jadikan referensi. Ingatlah untuk mengganti data dalam kurung siku [...] dengan data yang sebenarnya.

**SURAT KUASA**

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
NIK           : [Nomor NIK Pemberi Kuasa]
Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat/Tanggal Lahir Pemberi Kuasa]
Alamat Lengkap: [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa sesuai KTP]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Pemberi Kuasa]
Pekerjaan     : [Pekerjaan Pemberi Kuasa]
Selanjutnya disebut sebagai **PEMBERI KUASA**.

Dengan ini memberikan kuasa penuh dengan hak substitusi* kepada:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
NIK           : [Nomor NIK Penerima Kuasa]
Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat/Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap: [Alamat Lengkap Penerima Kuasa sesuai KTP]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]
Pekerjaan     : [Pekerjaan Penerima Kuasa]
Hubungan (opsional): [Misalnya: Anak Kandung / Istri / Saudara]
Selanjutnya disebut sebagai **PENERIMA KUASA**.

---------- KHUSUS ----------

Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa berhak dan berwenang untuk melakukan tindakan:

**Mengambil Sertifikat Hak Milik (SHM) atas nama [Nama Lengkap Pemilik SHM sesuai Sertifikat] dengan Nomor Sertifikat [Nomor SHM, jika diketahui atau kosongkan jika belum tahu nomornya] yang terkait dengan sebidang tanah (dan bangunan di atasnya, jika ada) yang terletak di [Alamat Lengkap Properti, termasuk Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota], dengan Luas Tanah [Luas Tanah] m² (dan Luas Bangunan [Luas Bangunan] m², jika ada bangunan) berdasarkan Akta [Jenis Akta, contoh: Jual Beli / Hibah / Waris] Nomor [Nomor Akta] tanggal [Tanggal Akta] yang dibuat di hadapan Notaris/PPAT [Nama Lengkap Notaris/PPAT] yang beralamat di [Alamat Lengkap Kantor Notaris/PPAT].**

Segala biaya yang timbul sehubungan dengan pelaksanaan kuasa ini ditanggung oleh Pemberi Kuasa.

Kuasa ini diberikan dengan hak substitusi, kecuali dinyatakan lain oleh Pemberi Kuasa.* *coret jika hak substitusi tidak diberikan*

Kuasa ini berlaku sejak tanggal ditandatanganinya surat kuasa ini sampai dengan selesainya urusan pengambilan SHM tersebut.

Demikian Surat Kuasa ini dibuat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota Tempat Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

| PEMBERI KUASA             | PENERIMA KUASA            |
| :------------------------ | :------------------------ |
| Materai Rp. 10.000,-      |                           |
| Ttd di atas Materai       | Ttd                       |
| ( [Nama Lengkap Pemberi Kuasa] ) | ( [Nama Lengkap Penerima Kuasa] ) |

| SAKSI-SAKSI               |                           |
| :------------------------ | :------------------------ |
| Ttd                       | Ttd                       |
| ( [Nama Lengkap Saksi 1] ) | ( [Nama Lengkap Saksi 2] ) |
| NIK: [NIK Saksi 1]        | NIK: [NIK Saksi 2]        |

Catatan: Hak substitusi berarti Penerima Kuasa bisa memberikan kuasa ini kepada orang lain lagi. Untuk pengambilan SHM, sebaiknya hak substitusi dihilangkan (dicoret) agar Penerima Kuasa tidak bisa mendelegasikan lagi ke orang yang mungkin kurang Anda percaya.

Proses Pengambilan SHM di Kantor Notaris dengan Surat Kuasa¶

Setelah surat kuasa selesai dibuat dan ditandatangani dengan lengkap beserta materai, Penerima Kuasa dapat mendatangi kantor Notaris/PPAT yang bersangkutan untuk mengambil SHM. Berikut adalah alur prosesnya:

1. Penerima Kuasa Mendatangi Kantor Notaris: Penerima Kuasa datang ke kantor Notaris/PPAT pada jam kerja dengan membawa dokumen-dokumen yang diperlukan.
2. Penyerahan Dokumen: Penerima Kuasa menyerahkan Surat Kuasa asli yang telah ditandatangani dan bermaterai, beserta dokumen identitas diri Penerima Kuasa (KTP asli) dan salinan KTP Pemberi Kuasa.
3. Verifikasi oleh Staf Notaris: Staf notaris akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan surat kuasa, membandingkan data diri Penerima Kuasa dengan KTP asli, dan memverifikasi identitas Pemberi Kuasa melalui salinan KTP yang dilampirkan serta data yang ada di sistem mereka. Mereka juga akan memeriksa apakah surat kuasa tersebut khusus untuk pengambilan SHM.
4. Pencocokan Data SHM: Staf notaris akan mencocokkan detail SHM/properti yang disebutkan dalam surat kuasa dengan data SHM yang siap diambil di kantor mereka.
5. Penyerahan SHM: Jika semua dokumen lengkap dan valid, serta verifikasi berhasil, staf notaris akan menyerahkan SHM asli kepada Penerima Kuasa.
6. Penandatanganan Bukti Pengambilan: Penerima Kuasa biasanya akan diminta menandatangani bukti pengambilan SHM dalam buku register atau formulir serah terima di kantor notaris sebagai bukti bahwa SHM telah diambil.

Penting untuk Penerima Kuasa bersikap kooperatif dan menjawab pertanyaan yang diajukan oleh staf notaris selama proses verifikasi.

Persyaratan Tambahan dan Hal Penting Lainnya¶

Selain surat kuasa dan identitas diri, ada beberapa hal lain yang mungkin diperlukan atau perlu diperhatikan:

• KTP Asli Penerima Kuasa: Ini wajib dibawa untuk verifikasi langsung.
• Salinan KTP Pemberi Kuasa: Sebagai bukti identitas Pemberi Kuasa.
• Bukti Transaksi/Pengurusan: Beberapa notaris mungkin meminta fotokopi Akta Jual Beli (AJB) atau bukti pengurusan lainnya sebagai tambahan untuk verifikasi.
• Kuitansi Pembayaran (Opsional): Jika ada sisa pembayaran jasa notaris yang belum dilunasi, pelunasan mungkin diperlukan sebelum SHM diserahkan. Pastikan Penerima Kuasa membawa bukti pembayaran jika Pemberi Kuasa sudah melunasi.
• Legalisasi atau Pendaftaran Surat Kuasa: Untuk surat kuasa yang dibuat di bawah tangan (tanpa notaris), ada opsi untuk melakukan legalisasi (memverifikasi tanda tangan) atau pendaftaran (mencatat surat kuasa) di hadapan Notaris. Ini memberikan kekuatan pembuktian yang lebih kuat, meskipun untuk pengambilan SHM di notaris yang sama yang memproses SHM, surat kuasa “di bawah tangan” dengan materai seringkali sudah diterima asalkan format dan isinya benar serta identitas jelas. Tanyakan kepada notaris yang bersangkutan apakah legalisasi/pendaftaran diperlukan. Biaya legalisasi/pendaftaran ini berbeda dengan biaya pembuatan surat kuasa itu sendiri.
• Spesifik vs Umum: Selalu pastikan surat kuasa yang Anda buat adalah surat kuasa khusus untuk pengambilan SHM. Surat kuasa umum yang memberikan wewenang luas sangat berbahaya dan tidak akan diterima oleh notaris untuk penyerahan dokumen sepenting SHM.
• Kepercayaan: Penerima Kuasa akan memegang SHM Anda yang berharga. Pilih orang yang benar-benar Anda percaya penuh.
• Kondisi SHM: Saat menerima SHM, Penerima Kuasa sebaiknya memeriksa kondisi fisik sertifikat.

Memahami persyaratan ini dan menyiapkan dokumen dengan cermat akan memperlancar proses pengambilan SHM Anda.

Mengapa SHM Ada di Notaris Setelah Transaksi?¶

Setelah proses peralihan hak atas tanah (seperti jual beli) atau pemecahan/penggabungan sertifikat melalui PPAT (yang biasanya juga Notaris), dokumen-dokumen terkait (termasuk sertifikat lama jika ada) akan didaftarkan ke Kantor Pertanahan (BPN) oleh Notaris/PPAT tersebut. Proses di BPN ini meliputi verifikasi data, pengukuran ulang jika perlu, pencatatan di buku tanah, dan penerbitan atau pengesahan sertifikat yang baru atas nama pemilik yang baru.

Setelah proses di BPN selesai, sertifikat yang sudah diproses tersebut akan dikembalikan ke kantor Notaris/PPAT tempat pengurusan dilakukan. Notaris/PPAT bertugas menyimpan sertifikat tersebut dengan aman sampai pemiliknya datang untuk mengambilnya. Proses ini bisa memakan waktu bervariasi, mulai dari hitungan minggu hingga beberapa bulan, tergantung antrean dan kebijakan di BPN setempat. Notaris akan menginformasikan kepada kliennya (pemilik SHM) jika sertifikat sudah siap diambil.

Fakta Menarik Terkait Surat Kuasa di Indonesia¶

• Dasar hukum surat kuasa diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), khususnya Pasal 1792 hingga Pasal 1819. Pasal 1792 mendefinisikan kuasa sebagai suatu persetujuan dengan mana seorang memberikan kekuasaan kepada seorang lain, yang menerimanya, untuk atas namanya menyelenggarakan suatu urusan.
• Surat kuasa dapat berbentuk di bawah tangan (seperti contoh di atas, ditandatangani para pihak dan bermaterai) atau akta notaris (dibuat di hadapan notaris). Akta notaris memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna. Untuk pengambilan SHM, surat kuasa di bawah tangan seringkali cukup, tetapi akta notaris memberikan keamanan tambahan.
• Surat kuasa khusus harus menyebutkan secara jelas objek dan tujuan pemberian kuasa, seperti contoh di atas yang secara spesifik menyebutkan “mengambil Sertifikat Hak Milik… di kantor Notaris…”.
• Surat kuasa umumnya berakhir jika urusan yang dikuasakan telah selesai, Penerima Kuasa meninggal dunia, Pemberi Kuasa meninggal dunia, salah satu pihak di bawah pengampuan, atau kuasa ditarik kembali oleh Pemberi Kuasa atau dilepas oleh Penerima Kuasa.

Memahami aspek hukum ini memberikan gambaran mengapa notaris bersikap hati-hati dalam menyerahkan dokumen berharga seperti SHM berdasarkan surat kuasa.

Menjaga Keamanan saat Menggunakan Surat Kuasa¶

Meskipun surat kuasa sangat membantu, penggunaannya juga memiliki risiko jika tidak hati-hati. Berikut beberapa tips untuk menjaga keamanan:

• Pilih Penerima Kuasa yang Sangat Terpercaya: Ini adalah langkah terpenting. Pilihlah anggota keluarga inti atau kerabat terdekat yang integritasnya tidak diragukan.
• Buat Kuasa yang Spesifik (Kuasa Khusus): Seperti ditekankan sebelumnya, pastikan kuasa hanya untuk tindakan mengambil SHM, bukan untuk menjual, menggadaikan, atau tindakan hukum lainnya yang lebih luas.
• Batasi Masa Berlaku (Opsional): Jika memungkinkan atau diperlukan, cantumkan masa berlaku yang singkat, cukup sampai SHM diambil.
• Simpan Salinan Surat Kuasa: Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa sebaiknya menyimpan salinan surat kuasa yang telah ditandatangani dan bermaterai.
• Komunikasi dengan Notaris: Beritahukan notaris bahwa Anda akan mengirim perwakilan untuk mengambil SHM dan tanyakan persyaratan spesifik mereka terkait surat kuasa.
• Segera Ambil SHM: Setelah Penerima Kuasa berhasil mengambil SHM, mintalah agar sertifikat tersebut segera diserahkan kembali kepada Anda sebagai pemilik yang sah.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meminimalkan risiko penyalahgunaan surat kuasa dan memastikan SHM Anda aman.

Penutup¶

Surat kuasa pengambilan SHM di notaris adalah solusi praktis ketika pemilik sertifikat tidak bisa datang langsung. Dengan format yang tepat, detail yang lengkap, dan diberikan kepada orang yang tepat, proses pengambilan SHM dapat berjalan lancar dan aman. Pastikan setiap detail dalam surat kuasa sudah benar dan sesuai dengan dokumen identitas serta data properti Anda. Jangan ragu untuk berkomunikasi dengan pihak notaris jika ada hal yang kurang jelas mengenai persyaratan surat kuasa mereka.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi Anda yang memerlukan informasi mengenai surat kuasa untuk pengambilan SHM.

Apakah Anda pernah menggunakan surat kuasa untuk mengambil dokumen penting seperti SHM? Bagikan pengalaman Anda di kolom komentar di bawah! Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya.