Begini Cara Bikin Surat Undangan Dinas Plus Contohnya

Daftar Isi

Surat undangan dinas adalah salah satu elemen vital dalam komunikasi resmi di dunia kerja, baik di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Surat ini digunakan untuk mengundang pihak lain (baik internal maupun eksternal) untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan yang bersifat formal atau terkait dengan urusan kedinasan. Memahami cara membuatnya dengan benar itu penting banget, biar komunikasi kita jadi lebih efektif dan profesional.

Surat undangan dinas bukan cuma selembar kertas berisi ajakan. Di dalamnya terkandung informasi penting, validasi acara, dan menunjukkan keseriusan instansi yang mengundang. Kesalahan kecil dalam format atau isi bisa berdampak besar pada kesan profesionalisme atau bahkan menyebabkan kesalahpahaman lho. Makanya, yuk kita bedah tuntas soal surat undangan dinas ini.

Pengertian Surat Undangan Dinas¶

Secara sederhana, surat undangan dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga, instansi pemerintah, atau perusahaan untuk mengundang pihak lain agar menghadiri suatu acara, rapat, pertemuan, seminar, lokakarya, atau kegiatan resmi lainnya yang berkaitan dengan tugas dan fungsi instansi tersebut. Surat ini memiliki kekuatan hukum dan bersifat mengikat secara administrasi.

Surat ini berbeda dengan surat undangan pribadi, karena diterbitkan atas nama lembaga, bukan perorangan. Bahasa yang digunakan pun harus formal, baku, dan sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi yang berlaku. Setiap detail dalam surat ini harus jelas dan tidak menimbulkan multitafsir.

Fungsi dan Tujuan Surat Undangan Dinas¶

Kenapa sih surat undangan dinas ini penting dan sering dipakai? Ada beberapa fungsi utamanya:

• Sebagai Pemberitahuan Resmi: Ini adalah cara paling formal untuk memberi tahu seseorang atau sekelompok orang tentang adanya suatu acara atau kegiatan.
• Sebagai Bukti Undangan: Surat ini menjadi arsip dan bukti bahwa undangan telah disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. Ini penting untuk akuntabilitas.
• Memberikan Informasi Detail: Surat ini berisi semua detail penting mengenai acara, seperti nama acara, tujuan, waktu (hari, tanggal, jam), tempat, dan siapa yang diundang.
• Menunjukkan Keseriusan dan Legalitas: Penggunaan kop surat resmi, nomor surat, dan tanda tangan pejabat berwenang menunjukkan bahwa acara tersebut diselenggarakan secara resmi dan memiliki dasar hukum atau administrasi.
• Membangun Kepatuhan dan Koordinasi: Dengan undangan resmi, diharapkan pihak yang diundang dapat hadir dan berpartisipasi sesuai dengan yang diharapkan, demi kelancaran acara atau koordinasi kerja.

Tujuan utama surat undangan dinas tentu saja untuk memastikan kehadiran pihak yang diundang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan untuk tujuan spesifik kedinasan.

Struktur Baku Surat Undangan Dinas¶

Seperti surat resmi pada umumnya, surat undangan dinas punya struktur atau bagian-bagian standar yang wajib ada. Memahami struktur ini krusial agar surat yang kita buat lengkap dan benar.

Berikut adalah bagian-bagiannya:

Kepala Surat (Kop Surat)¶

Ini bagian paling atas surat. Kop surat berisi identitas lengkap instansi atau lembaga yang mengirim surat. Biasanya mencakup:

• Logo instansi.
• Nama instansi/lembaga secara lengkap.
• Alamat lengkap instansi (jalan, nomor, kota, kode pos).
• Nomor telepon, faksimile (jika ada).
• Alamat email dan website (jika ada).

Kop surat dicetak atau diketik dengan rapi dan jelas. Penggunaannya menunjukkan keabsahan surat tersebut dikeluarkan oleh instansi yang bersangkutan.

Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal¶

Ketiga elemen ini diletakkan di bawah kop surat.

• Nomor Surat: Kode unik yang menunjukkan nomor urut surat keluar, kode instansi, bulan, dan tahun. Formatnya mengikuti aturan tata naskah dinas masing-masing instansi. Misalnya: 123/UND/IV/2024. Nomor surat penting untuk pengarsipan dan pelacakan.
• Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen tambahan yang dilampirkan bersama surat undangan, jika ada. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “–” atau “Nihil”. Contoh: Satu berkas atau –.
• Perihal: Pokok atau inti dari isi surat. Perihal ditulis singkat, padat, dan jelas. Contoh: Undangan Rapat Koordinasi atau Undangan Pembukaan Acara.

Ketiga elemen ini membantu penerima surat mengidentifikasi surat secara cepat dan mengetahui isinya sekilas sebelum membacanya secara detail.

Tanggal Surat¶

Tanggal ditulis di bawah nomor, lampiran, dan perihal, biasanya di sebelah kanan. Tanggal ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisannya meliputi tanggal, bulan (ditulis lengkap), dan tahun. Contoh: Jakarta, 23 April 2024.

Alamat Tujuan¶

Bagian ini berisi kepada siapa surat tersebut ditujukan. Ditulis setelah tanggal surat, biasanya diawali dengan kata “Yth.” (Yang Terhormat). Alamat tujuan bisa ditujukan kepada individu dengan menyebutkan nama dan jabatannya, atau langsung ke nama jabatan atau unit kerja. Contoh:

• Yth. Bapak Kepala Bagian Umum
  Sekretariat Daerah Provinsi ABC
• Yth. Seluruh Peserta Workshop
  [Nama Instansi]

Penulisan alamat tujuan harus tepat agar surat sampai ke orang yang benar.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka digunakan untuk mengawali isi surat dengan sapaan hormat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat dinas adalah “Dengan hormat,”. Tanda koma di akhir salam pembuka wajib ada.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian paling krusial dari surat undangan. Isi surat menjelaskan secara detail maksud pengiriman surat. Bagian ini biasanya mencakup:

• Latar Belakang Singkat (Opsional): Pengantar singkat mengenai konteks atau dasar dilaksanakannya kegiatan.
• Maksud Undangan: Menyatakan secara jelas bahwa surat ini adalah undangan untuk menghadiri acara atau kegiatan.
• Detail Acara: Informasi lengkap mengenai:
  • Hari/Tanggal: Ditulis lengkap.
  • Waktu: Mencakup jam mulai dan (jika perlu) jam selesai.
  • Tempat: Alamat lengkap lokasi acara.
  • Acara: Nama kegiatan atau agenda utama.
• Harapan/Penegasan: Menyatakan harapan atas kehadiran pihak yang diundang dan/atau instruksi tambahan jika ada (misalnya membawa dokumen tertentu).

Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan tidak bertele-tele. Pastikan semua informasi penting termuat dengan akurat.

Salam Penutup¶

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat dengan ucapan penghormatan. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” diikuti tanda koma.

Nama Jabatan, Tanda Tangan, dan Nama Terang¶

Di bawah salam penutup, bubuhkan nama jabatan pejabat yang menandatangani surat. Diikuti dengan ruang untuk tanda tangan. Di bawah tanda tangan, ketik nama lengkap pejabat tersebut (nama terang). Ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dan mengesahkan surat tersebut. Biasanya juga disertai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) atau identitas resmi lainnya.

Tembusan (Jika Ada)¶

Bagian ini opsional. Tembusan ditulis di bagian paling bawah surat, biasanya di sebelah kiri. Tembusan menunjukkan kepada siapa saja salinan surat ini dikirimkan, selain penerima utama. Ini penting untuk tujuan informasi atau pelaporan kepada pihak terkait dalam struktur organisasi. Contoh:

• Tembusan:
  1. Yth. Bapak/Ibu Sekretaris [Nama Instansi]
  2. Arsip

Berikut visualisasi struktur surat undangan dinas menggunakan diagram Mermaid:

mermaid graph TD A[Kepala Surat / Kop Surat] --> B(Nomor, Lampiran, Perihal) B --> C(Tanggal Surat) C --> D(Alamat Tujuan) D --> E(Salam Pembuka) E --> F(Isi Surat) F --> G(Salam Penutup) G --> H(Nama Jabatan, Tanda Tangan, Nama Terang) H --> I(Tembusan <br/> (Jika Ada))
Diagram di atas menunjukkan alur standar penulisan surat undangan dinas dari bagian paling atas hingga bawah.

Tips Membuat Surat Undangan Dinas yang Profesional¶

Membuat surat undangan dinas yang baik bukan cuma soal memenuhi struktur, tapi juga memperhatikan detail lain agar terlihat profesional dan efektif.

Bahasa yang Jelas dan Baku¶

Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau bahasa gaul. Kalimat harus efektif, lugas, dan mudah dipahami. Pastikan terminologi yang digunakan sesuai dengan konteks kedinasan.

Format yang Rapi¶

Perhatikan tata letak surat. Gunakan margin yang wajar, jenis dan ukuran font yang standar (misalnya Times New Roman atau Arial, ukuran 11 atau 12), dan spasi yang nyaman dibaca. Pastikan tidak ada kesalahan ketik (typo) atau tata bahasa.

Pastikan Semua Informasi Penting Ada¶

Sebelum mengirim, cek ulang apakah semua detail krusial seperti hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara sudah tercantum dengan benar dan jelas. Kurangnya satu informasi saja bisa bikin penerima kebingungan.

Teliti Sebelum Dikirim¶

Ini penting banget. Setelah surat selesai dibuat, baca kembali dari awal sampai akhir. Periksa ejaan, tata bahasa, angka, tanggal, waktu, dan nama. Idealnya, minta orang lain untuk membaca juga, kadang kita luput melihat kesalahan pada tulisan sendiri.

Perhatikan Etika dan Hierarki¶

Saat menentukan alamat tujuan dan siapa yang menandatangani surat, perhatikan hierarki dalam organisasi. Surat dari pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada pejabat yang setingkat atau lebih rendah. Pastikan penggunaan sapaan (Bapak/Ibu) dan gelar (jika ada) sudah benar.

Image just for illustration

Contoh Surat Undangan Dinas¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut beberapa contoh surat undangan dinas untuk berbagai keperluan. Ingat, contoh ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik instansi Anda.

Contoh 1: Undangan Rapat Dinas¶

[Kop Surat Instansi]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi Persiapan Acara [Nama Acara]

Yth.
[Nama Pejabat/Unit Kerja yang Diundang]
[Jabatan/Unit Kerja]
Di –
    Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan pelaksanaan acara [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan Acara], kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk menghadiri rapat koordinasi.

Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Rapat]
Waktu : [Waktu Rapat, misal: Pukul 09.00 WIB s.d. selesai]
Tempat : [Ruang Rapat, misal: Ruang Rapat Utama Lt. 3 Gedung A]
Acara : Pembahasan Teknis dan Pembagian Tugas Pelaksanaan Acara [Nama Acara]

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu/Saudara(i) sangat kami harapkan. Mohon hadir tepat waktu.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara(i), kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[NIP/Identitas Lainnya]

Tembusan:
1.  Yth. [Pejabat Terkait Lainnya, jika perlu]
2.  Arsip

Contoh ini adalah format paling umum untuk undangan rapat internal atau antar instansi terkait persiapan suatu kegiatan. Isi suratnya langsung fokus pada informasi detail rapat.

Contoh 2: Undangan Menghadiri Acara Resmi¶

[Kop Surat Instansi]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : Satu berkas (jika ada rundown acara/leaflet)
Perihal : Undangan Menghadiri Acara [Nama Acara Resmi]

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Pejabat/Tokoh yang Diundang]
[Jabatan/Instansi]
Di –
    Tempat

Dengan hormat,

Kami sampaikan bahwa [Nama Instansi Penyelenggara] akan menyelenggarakan acara [Nama Acara Resmi, misal: Peresmian Gedung Baru/Upacara Hari Jadi Instansi]. Acara ini merupakan momentum penting bagi kami untuk [jelaskan tujuan acara singkat].

Sehubungan dengan itu, kami dengan hormat mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara tersebut, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : [Waktu Acara, misal: Pukul 10.00 WIB s.d. selesai]
Tempat : [Lokasi Acara Lengkap]
Acara : [Agenda Singkat Acara, misal: Prosesi Peresmian dan Sambutan]

Kehadiran Bapak/Ibu akan menjadi suatu kehormatan dan dukungan bagi kami. Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu kepada [Nama Petugas Konfirmasi] di nomor [Nomor Telepon Petugas] paling lambat tanggal [Tanggal Konfirmasi].

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Tertinggi/Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[NIP/Identitas Lainnya]

Tembusan:
1.  Yth. [Pejabat Terkait Lainnya]
2.  Arsip

Undangan seperti ini biasanya dikirimkan kepada pejabat, tokoh masyarakat, atau perwakilan instansi lain untuk menghadiri acara seremonial atau penting yang diselenggarakan instansi pengundang. Kata-kata yang digunakan cenderung lebih formal dan menghormati.

Contoh 3: Undangan Workshop/Pelatihan¶

[Kop Surat Instansi]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : Satu berkas (jika ada TOR/Jadwal)
Perihal : Undangan Mengikuti Workshop [Nama Workshop]

Yth.
[Nama Peserta yang Diundang / Kepala Unit Kerja untuk Menugaskan Staff]
[Jabatan/Unit Kerja/Instansi]
Di –
    Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kapasitas dan pengetahuan [Tujuan Workshop, misal: sumber daya manusia dalam bidang X], [Nama Instansi Penyelenggara] akan mengadakan Workshop [Nama Workshop].

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara(i) [atau: menugaskan perwakilan dari unit kerja Bapak/Ibu sebanyak ... orang] untuk berpartisipasi aktif dalam workshop yang akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Pelaksanaan Workshop]
Waktu : [Waktu Pelaksanaan, misal: Pukul 08.30 s.d. 16.00 WIB]
Tempat : [Lokasi Workshop]
Narasumber : [Nama/Asal Narasumber, jika relevan]
Materi : [Topik-topik Workshop, bisa lihat Lampiran]

Biaya partisipasi [jika ada, sebutkan: ditanggung oleh peserta / ditanggung oleh panitia]. Fasilitas yang disediakan [sebutkan fasilitas, misal: materi, konsumsi, sertifikat].

Untuk konfirmasi kehadiran dan pendaftaran, mohon menghubungi [Nama Panitia] di nomor [Nomor Kontak] paling lambat tanggal [Tanggal Batas Pendaftaran]. Jadwal lengkap workshop terlampir.

Mengingat pentingnya workshop ini, kami sangat mengharapkan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara(i).

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara(i), kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[NIP/Identitas Lainnya]

Tembusan:
1.  Yth. [Pejabat Terkait Lainnya]
2.  Arsip

Contoh ini lebih detail karena menyangkut kegiatan yang memerlukan persiapan lebih dari peserta (misalnya alokasi waktu, biaya, atau penugasan). Informasi narasumber atau materi bisa dicantumkan singkat atau dilampirkan Tor (Term of Reference).

Contoh 4: Undangan Sosialisasi Program¶

[Kop Surat Instansi]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : Satu berkas (jika ada materi sosialisasi awal)
Perihal : Undangan Sosialisasi Program [Nama Program]

Yth.
[Peserta Sosialisasi, misal: Seluruh Kepala Subbagian / Perwakilan Unit Kerja]
[Nama Instansi/Unit Kerja]
Di –
    Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka memperkenalkan dan menjelaskan lebih detail mengenai Program [Nama Program] yang baru diluncurkan oleh [Nama Instansi], kami akan mengadakan kegiatan sosialisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk menghadiri sosialisasi tersebut yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Sosialisasi]
Waktu : [Waktu Sosialisasi]
Tempat : [Lokasi Sosialisasi]
Agenda : Penjelasan Teknis Program [Nama Program] dan Sesi Tanya Jawab

Kehadiran Bapak/Ibu/Saudara(i) sangat penting untuk menjamin kelancaran implementasi Program [Nama Program] di unit kerja masing-masing.

Mohon konfirmasi kehadiran kepada [Nama Petugas] di nomor [Nomor Kontak] paling lambat tanggal [Tanggal Batas Konfirmasi]. Materi pendahuluan dapat diunduh melalui [Link, jika ada] atau akan dibagikan saat acara.

Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara(i), kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[NIP/Identitas Lainnya]

Tembusan:
1.  Yth. [Pejabat Terkait Lainnya]
2.  Arsip

Undangan sosialisasi fokus pada penyampaian informasi program baru. Penting untuk menyebutkan tujuan sosialisasi dan harapan dari penyelenggara.

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas¶

Tahu nggak sih, praktik penulisan surat dinas itu sudah ada sejak lama banget, bahkan sebelum era digital. Dulu, surat dinas jadi satu-satunya cara komunikasi resmi antar instansi atau departemen. Keakuratan dan kerahasiaan surat sangat dijaga.

Di beberapa instansi pemerintah, ada bagian khusus yang mengurus persuratan, mulai dari penerimaan, pencatatan, pengiriman, hingga pengarsipan. Sistem penomoran surat juga punya sejarah panjang dan aturan yang baku banget, yang kadang berbeda antar instansi tapi tujuannya sama: keteraturan dan kemudahan pelacakan.

Bahkan di era digital sekarang, surat undangan dinas dalam bentuk fisik atau hardcopy masih sering digunakan, terutama untuk acara yang sangat formal atau ditujukan kepada pejabat tinggi. Namun, pengiriman via email atau platform digital lainnya juga semakin umum, seringkali dengan melampirkan file PDF dari surat resmi yang sudah ditandatangani. Ini kombinasi antara tradisi dan efisiensi modern.

Perbedaan Surat Undangan Dinas vs. Surat Undangan Pribadi¶

Biar makin jelas, apa sih bedanya surat undangan dinas sama surat undangan pribadi?

Fitur	Surat Undangan Dinas	Surat Undangan Pribadi
Penerbit	Instansi/Lembaga/Perusahaan	Perorangan
Kop Surat	Wajib ada (menggunakan kop resmi)	Tidak ada
Nomor Surat	Wajib ada	Tidak ada
Bahasa	Formal, baku, sesuai PUEBI	Non-formal, santai, sesuai hubungan pengundang
Tujuan	Urusan kedinasan/resmi (rapat, acara kantor)	Urusan pribadi (ulang tahun, pernikahan)
Tanda Tangan	Pejabat yang berwenang (disertai jabatan/NIP)	Nama pengundang
Stempel	Biasanya ada stempel/cap instansi	Tidak ada
Sifat	Resmi, mengikat secara administrasi	Pribadi, non-mengikat
Format	Mengikuti kaidah surat resmi	Lebih bebas, bisa kreatif

Jelas ya bedanya? Surat undangan dinas punya ciri khas formalitas yang ketat karena mewakili nama lembaga, bukan perorangan.

Membuat surat undangan dinas memang butuh ketelitian dan pemahaman akan struktur serta aturan yang berlaku. Tapi begitu kita paham polanya, akan terasa lebih mudah kok. Intinya adalah memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan jelas, formatnya rapi, dan menggunakan bahasa yang tepat sesuai konteks kedinasan.

Gimana, udah makin tercerahkan kan soal surat undangan dinas? Atau mungkin kamu punya pengalaman menarik pas bikin atau menerima surat undangan dinas?

Share dong pengalaman atau pertanyaan kamu di kolom komentar di bawah! Siapa tahu pengalaman kamu bisa membantu orang lain, atau pertanyaan kamu bisa kita bahas bareng-bareng. Yuk, diskusi!