Begini Contoh Surat Penawaran Non Formal yang Gampang Ditiru

Table of Contents

Dalam dunia bisnis atau kerja sama, komunikasi sering kali identik dengan gaya yang formal, kaku, dan penuh tata bahasa baku. Tapi tunggu dulu, nggak semua situasi menuntut begitu kok! Kadang, pendekatan yang lebih santai dan personal justru bisa lebih efektif, terutama saat berinteraksi dengan orang yang sudah kita kenal, kolega dekat, atau dalam konteks bisnis yang skalanya lebih kecil dan fleksibel. Di sinilah peran surat penawaran non formal jadi penting.

Image just for illustration

Surat penawaran non formal pada dasarnya adalah cara untuk menyampaikan niat atau proposal Anda kepada seseorang atau pihak lain dengan gaya bahasa yang lebih rileks. Tujuannya tetap sama: mengajukan penawaran atas suatu produk, jasa, ide, atau kerja sama. Bedanya, format dan pilihan katanya jauh lebih luwes dibandingkan surat penawaran formal yang biasa Anda lihat di perusahaan besar.

Kenapa Pilih Gaya Non Formal?¶

Mungkin Anda bertanya, kalau tujuannya sama, kenapa repot-repot pakai gaya non formal? Ada beberapa keuntungan lho dari pendekatan yang lebih santai ini:

Membangun Kedekatan dan Kepercayaan¶

Gaya bahasa yang santai seringkali lebih mudah diterima. Penerima akan merasa Anda berbicara langsung kepadanya, bukan sekadar mengirim dokumen kaku. Ini bisa membantu membangun rapport atau hubungan baik, yang krusial dalam banyak kesepakatan. Saat orang merasa nyaman dengan Anda, mereka cenderung lebih terbuka terhadap tawaran Anda. Ini seperti ngobrol santai sambil minum kopi, idenya tersampaikan tanpa terasa seperti negosiasi yang berat.

Lebih Fleksibel dan Cepat¶

Menyusun surat penawaran formal butuh waktu dan perhatian ekstra pada detail format, kop surat, nomor surat, perihal, lampiran, dan segudang aturan lainnya. Surat penawaran non formal? Anda bisa langsung fokus pada intinya. Nggak perlu pusing mikirin nomor surat atau tata letak yang super kaku. Cukup sampaikan maksud Anda dengan jelas dan ramah. Prosesnya jadi lebih cepat dan efisien.

Cocok untuk Konteks Tertentu¶

Ada situasi-situasi spesifik di mana surat formal justru terasa berlebihan. Misalnya, Anda menawarkan jasa desain grafis kepada teman SMA yang baru merintis bisnis, mengajak kolaborasi proyek kreatif bareng komunitas, atau menjual barang pre-loved ke kenalan. Mengirim surat formal berseri-seri untuk urusan seperti ini malah bisa terlihat aneh dan lebay. Pendekatan non formal terasa lebih natural dan sesuai dengan konteks hubungannya.

Image just for illustration

Lebih Personal¶

Setiap orang punya gaya komunikasi unik. Dengan pendekatan non formal, Anda bisa memasukkan sentuhan personal yang nggak mungkin ada di surat formal. Anda bisa menyapa dengan nama panggilan, merujuk pada percakapan sebelumnya, atau menggunakan kalimat pembuka yang hangat. Ini menunjukkan bahwa Anda meluangkan waktu untuk memikirkan penerima secara individu, bukan sekadar mengirim blast email massal.

Fakta menarik: Riset menunjukkan bahwa personalisasi dalam komunikasi, bahkan yang sederhana, bisa meningkatkan engagement dan respons positif. Orang suka merasa istimewa, dan surat non formal yang dipersonalisasi bisa memberikan feeling itu.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Surat Penawaran Non Formal?¶

Oke, gaya santai itu menarik, tapi bukan berarti bisa dipakai kapan saja ya. Ada waktu dan tempat yang tepat untuk surat penawaran non formal:

• Penawaran ke Teman atau Kenalan: Menawarkan jasa atau produk ke lingkaran pertemanan atau kenalan dekat yang sudah ada dasar kepercayaannya.
• Kolaborasi Proyek Kecil: Mengajak kerja sama untuk proyek yang skalanya nggak terlalu besar atau bersifat lebih personal/komunitas.
• Penawaran dalam Lingkup Internal (Jika Budaya Perusahaan Mendukung): Di beberapa startup atau perusahaan dengan budaya santai, proposal atau penawaran antar divisi/individu bisa disampaikan dengan gaya non formal.
• Penjualan Produk/Jasa Skala Kecil: Menjual hasil karya seni, jasa konsultasi singkat, atau barang pribadi.
• Diskusi Awal yang Santai: Memulai obrolan tentang potensi kerja sama sebelum masuk ke tahap yang lebih serius dan formal.

Penting: Hindari gaya non formal untuk hal-hal yang membutuhkan kekuatan hukum kuat, tender besar, atau komunikasi resmi dengan instansi pemerintah/perusahaan yang sangat formal. Untuk urusan seperti itu, surat penawaran formal adalah mutlak diperlukan.

Elemen Penting dalam Surat Penawaran Non Formal¶

Meski santai, surat penawaran non formal bukan berarti asal-asalan ya. Ada beberapa elemen krusial yang tetap harus ada agar pesan Anda tersampaikan dengan jelas dan profesional (dalam konteks santai):

• Penerima yang Jelas: Siapa yang Anda tuju? Sebutkan namanya (atau sapaan akrab) di awal.
• Pembukaan yang Hangat: Mulai dengan sapaan yang ramah atau menanyakan kabar.
• Konteks Singkat (Opsional tapi Bagus): Ingatkan kembali kapan atau di mana kalian terakhir berinteraksi atau dari mana ide penawaran ini muncul.
• Inti Penawaran: Jelaskan apa yang Anda tawarkan dengan gamblang. Hindari basa-basi bertele-tele di bagian ini.
• Manfaat (Bagi Penerima): Kenapa penawaran Anda menarik baginya? Fokus pada solusi atau keuntungan yang akan didapat penerima.
• Detail Penting (Harga, Jangka Waktu, dll.): Sampaikan informasi krusial seperti biaya, durasi, atau batasan lainnya. Jelaskan dengan bahasa yang mudah dicerna.
• Ajakan Bertindak (Call to Action): Jelaskan apa yang Anda harapkan penerima lakukan selanjutnya (misal: “kabari kalau tertarik”, “ayo diskusi lebih lanjut”, “silakan balas email ini”).
• Penutup yang Ramah: Akhiri dengan kalimat penutup yang hangat dan ekspresi terima kasih.
• Identitas Anda: Nama dan cara menghubungi Anda.

Struktur Surat Penawaran Non Formal (Contoh Kerangka)¶

Bingung mau mulai dari mana? Coba pakai kerangka sederhana ini:

[Sapaan Hangat, sebut nama]!
[Menanyakan kabar / Merujuk obrolan sebelumnya]

Aku/Saya mau [langsung ke intinya] ngajuin penawaran buat [apa yang ditawarkan].
[Jelaskan detail penawaran: apa aja isinya, keunggulannya apa].

Benefitnya buat kamu/Anda nanti [sebutkan manfaatnya].

Soal [harga/biaya/durasi], aku/saya [sebutkan angkanya/detailnya, jelaskan sistemnya].
[Jika ada, sebutkan syarat/ketentuan simple, misal: pembayaran bisa dicicil, pengerjaan sekian hari setelah deal, dll].

Gimana menurutmu/Anda?
Kalau tertarik atau mau tanya-tanya lagi/diskusi, langsung balas email ini/WhatsApp aku/telpon aja ya.
Seneng banget kalau kita bisa kerja bareng di [nama proyek/bisnisnya].

Makasih banyak ya udah luangin waktu baca ini.
Ditunggu banget kabarnya!

[Salam Penutup Ramah],

[Nama Anda]
[Kontak Anda (opsional, kalau nggak di platform chat)]

Ini cuma kerangka lho ya. Anda bisa banget modifikasi sesuai gaya bahasa dan hubungan Anda dengan si penerima. Kuncinya adalah tetap sopan, jelas, dan on point, meski dalam balutan bahasa santai.

Contoh Surat Penawaran Non Formal¶

Oke, biar kebayang, mari kita buat satu contoh spesifik. Anggaplah Anda adalah seorang freelancer penulis lepas dan ingin menawarkan jasa pembuatan konten blog kepada teman Anda yang baru membuka toko online.

Contoh 1: Menawarkan Jasa ke Teman¶

Subjek: Tawaran seru: Bantu blog tokomu biar makin hits!

Hai [Nama Teman]! Apa kabar?

Gimana nih bisnis barunya, [Nama Toko Teman]? Semoga lancar dan makin rame ya!

Aku inget obrolan kita minggu lalu soal kamu yang lagi pusing mikirin konten buat blog tokomu. Nah, aku kepikiran nih, aku kan nulis ya kerjanya, gimana kalau aku bantu kamu aja buat nulis artikel-artikel berkualitas buat blog itu?

Aku bisa bantu riset kata kunci yang relevan sama produk-produkmu, terus nulis artikel yang nggak cuma informatif tapi juga menarik dibaca sama calon pelangganmu. Tujuannya biar tokomu makin gampang dicari di Google dan orang makin percaya sama produk yang kamu jual. Bisa juga bikin konten yang bikin orang makin yakin buat belanja di tokomu.

Untuk penawarannya, aku bisa bantu kamu nulis [jumlah] artikel per bulan. Panjang artikelnya sekitar [jumlah] kata per artikel. Nanti sebelum publish, kamu bisa review dulu kok kalau ada yang mau direvisi.

Soal investasinya, aku tawarkan harga teman deh buat kamu, cuma [jumlah] per artikel. Pembayaran bisa kita atur aja, misal per [jumlah] artikel selesai atau di akhir bulan, yang penting gampang buat kamu. Kalau mau nambah artikel atau ada kebutuhan lain, kita ngobrol aja ya.

Gimana menurutmu? Semoga ini bisa bantu kamu biar fokus sama ngurusin produk dan jualan, urusan konten biar aku yang pegang, hehe.

Kalau tertarik atau mau diskusi lebih detail, kabari aja ya! Bisa langsung bales email ini atau WhatsApp aku.

Makasih banyak ya [Nama Teman]! Sukses terus buat tokomu!

Salam hangat,

[Nama Anda]
[Nomor WA Anda (opsional)]

Image just for illustration

Contoh di atas menunjukkan penggunaan sapaan akrab (“Hai”, “kamu”), merujuk pada obrolan sebelumnya, menawarkan solusi spesifik, menjelaskan manfaat, memberikan detail harga dan sistem pembayaran yang fleksibel (“harga teman”, “bisa kita atur”), dan ajakan bertindak yang jelas namun santai (“kabari aja ya”, “diskusi lebih detail”).

Contoh 2: Menawarkan Kolaborasi Proyek¶

Anggap Anda adalah seorang desainer dan ingin mengajak seorang fotografer kenalan Anda untuk berkolaborasi dalam proyek portofolio pribadi Anda.

Subjek: Yuk, bikin proyek keren bareng!

Hai [Nama Fotografer Teman]!

Semoga kamu baik-baik aja ya! Lagi sibuk apa nih sekarang?

Aku lagi kepikiran ide buat bikin proyek kolaborasi seru. Aku lagi pengen develop portofolio desain [jelaskan jenis desainnya], dan aku ngerasa hasil desainnya bakal makin maksimal kalau pakai foto-foto yang kece. Aku langsung kepikiran kamu karena aku suka banget sama gaya foto-fotomu yang [puji sedikit karyanya, misal: natural/unik/kuat karakternya].

Gimana kalau kita bikin proyek bareng? Aku desain [jelaskan apa yang akan Anda desain, misal: poster/layout website/sampul buku] pakai foto-foto hasil jepretanmu. Jadi nanti hasilnya itu kombinasi skill kita berdua. Ini lebih ke proyek personal buat nambah portofolio kita masing-masing sih, jadi nggak ada klien bayar di awal.

Benefitnya buat kita berdua: kita bisa explore ide-ide yang mungkin nggak bisa kita lakuin di proyek klien, hasilnya bisa buat nambah portofolio biar makin variatif, dan siapa tau dari proyek ini malah ada klien potensial yang ngelihat dan tertarik pakai jasa kita berdua barengan! Plus, seru aja kan kalau bisa kreasi bareng.

Karena ini proyek personal dan kolaborasi, nggak ada budget khusus buat fee ya. Tapi nanti hasil akhirnya (dalam bentuk file digital atau cetak kalau mau) bisa kita pakai berdua sebebasnya buat portofolio/promosi. Untuk detail foto apa yang dibutuhkan (misal: temanya apa, butuh berapa foto), nanti kita bisa diskusiin bareng sambil ngopi/online meeting santai.

Gimana, tertarik nggak buat seru-seruan bareng di proyek ini? Kalau ada ide lain atau mau tanya-tanya dulu, langsung reply email ini atau WhatsApp aku ya!

Makasih banyak ya [Nama Fotografer Teman]. Semoga kita bisa bikin sesuatu yang keren bareng!

Cheers,

[Nama Anda]

Dalam contoh ini, gaya bahasa tetap santai (“Seru-seruan bareng”, “sambil ngopi”), tujuan kolaborasi jelas (portofolio), benefit bagi kedua belah pihak dijelaskan, dan poin soal tidak adanya fee komersial disebutkan dengan jujur karena ini proyek personal.

Tips Menulis Surat Penawaran Non Formal yang Efektif¶

Menulis surat penawaran non formal itu seni. Nggak ada aturan kaku, tapi ada beberapa tips biar hasilnya maksimal:

1. Kenali Penerima Anda: Seberapa dekat hubungan Anda? Seberapa santai ia biasanya berkomunikasi? Sesuaikan gaya bahasa Anda dengan kepribadian dan kebiasaan komunikasi penerima. Jangan lebay santainya kalau dia sebenarnya lebih suka sedikit formal.
2. Tetap Jelas dan Terstruktur: Meskipun santai, jangan sampai pesannya nggak jelas. Gunakan paragraf pendek, poin-poin (kalau perlu), dan bahasa yang mudah dipahami. Penerima nggak perlu nebak-nebak apa sih sebenarnya yang Anda tawarkan.
3. Fokus pada “Mereka”: Jangan cuma sibuk jelasin apa yang Anda punya, tapi fokuslah pada manfaat apa yang penerima dapatkan dari tawaran Anda. Gimana tawaran Anda bisa memecahkan masalahnya atau membantunya mencapai tujuannya?
4. Jaga Nada Positif dan Antusias: Tunjukkan kalau Anda semangat dengan ide penawaran ini. Antusiasme itu menular lho!
5. Buat Mudah untuk Merespons: Sertakan ajakan bertindak yang spesifik dan mudah. Jangan cuma bilang “harap pertimbangkan”, tapi berikan opsi seperti “kabari kalau tertarik”, “ayo kita diskusi lebih lanjut”, atau “kalau ada pertanyaan, jangan ragu ya”.
6. Proofread, Even Though It’s Non Formal: Kesalahan ketik atau tata bahasa tetap bisa mengurangi kredibilitas lho, meskipun dalam konteks santai. Baca ulang sebelum kirim.
7. Pilih Media yang Tepat: Surat penawaran non formal paling sering dikirim via email atau aplikasi chat (WhatsApp, Telegram, dll.). Pastikan platform yang Anda gunakan juga sesuai dengan kebiasaan komunikasi penerima. Mengirim email santai ke seseorang yang cuma pakai WhatsApp untuk komunikasi bisnis mungkin kurang efektif.

Perbedaan Kontras: Formal vs. Non Formal¶

Agar lebih jelas, mari kita lihat perbandingan singkat antara surat penawaran formal dan non formal:

Aspek	Surat Penawaran Formal	Surat Penawaran Non Formal
Struktur	Kaku, standar (kop, nomor, perihal, dst.)	Fleksibel, disesuaikan kebutuhan
Bahasa	Baku, resmi, minim sapaan pribadi	Santai, percakapan, bisa pakai ‘aku/kamu’
Nada/Tone	Serius, profesional, objektif	Hangat, personal, ramah
Fokus	Detail teknis, legalitas, perusahaan-sentris	Manfaat penerima, solusi personal, rapport
Kekuatan Hukum	Umumnya memiliki kekuatan hukum lebih kuat	Minim atau tidak ada kekuatan hukum
Penggunaan	Tender, proyek besar, instansi resmi	Teman, kenalan, proyek kecil/personal
Waktu Pembuatan	Cenderung lebih lama	Cenderung lebih cepat

Table: Perbandingan Surat Penawaran Formal vs. Non Formal

Image just for illustration

Kapan Harus Hati-hati dengan Gaya Non Formal?¶

Meskipun banyak kelebihannya, ada beberapa situasi di mana Anda harus ekstra hati-hati atau bahkan menghindari penggunaan surat penawaran non formal:

• Urusan Legal: Jangan gunakan gaya non formal untuk kesepakatan yang melibatkan nilai besar atau potensi risiko hukum. Detail dan bahasa yang presisi di surat formal sangat penting di sini.
• Pihak yang Tidak Dikenal: Mengirim penawaran non formal ke pihak yang belum pernah berinteraksi dengan Anda bisa dianggap tidak profesional atau bahkan meragukan.
• Budaya Organisasi/Pihak Penerima yang Sangat Formal: Beberapa organisasi atau individu memang punya kebiasaan komunikasi yang sangat formal. Memaksa menggunakan gaya santai bisa dianggap tidak menghargai.
• Informasi Sensitif/Rahasia: Untuk hal-hal yang sangat rahasia atau sensitif, formalitas kadang bisa memberikan lapisan keamanan tambahan (misalnya, melalui template atau format yang sudah teruji).
• Proyek Skala Besar: Semakin besar skala proyek atau tawaran, semakin penting dokumentasi yang formal dan jelas.

Maksimalkan Penawaran Santai Anda¶

Agar penawaran non formal Anda punya peluang sukses lebih tinggi, pertimbangkan ini:

• Sertakan Portofolio/Contoh Kerja (Jika Relevan): Walaupun santai, menunjukkan bukti bahwa Anda mampu melakukan apa yang ditawarkan akan sangat membantu. Bisa berupa link ke website, folder di cloud, atau lampiran ringan.
• Tawarkan Fleksibilitas: Di akhir penawaran, tunjukkan bahwa Anda terbuka untuk diskusi dan penyesuaian. Ini menunjukkan bahwa Anda siap mendengarkan kebutuhan penerima.
• Follow Up dengan Santai: Jika tidak ada respons dalam beberapa hari (beri jeda yang wajar), Anda bisa melakukan follow up ringan. Misalnya, “Hei [Nama], cuma mau mastiin aja kamu udah sempet baca tawaran kolaborasi kemarin? Kalau lagi sibuk nggak apa-apa kok, tapi kalau ada waktu, aku seneng kalau bisa ngobrol sebentar.”

Ingat, surat penawaran non formal adalah alat komunikasi. Tujuannya bukan sekadar mengirim teks, tapi untuk membangun jembatan dan meyakinkan penerima bahwa tawaran Anda menarik dan Anda adalah orang yang menyenangkan untuk diajak bekerja sama. Keberhasilan seringkali bergantung pada seberapa baik Anda mengenal penerima dan seberapa tulus Anda dalam menyampaikan penawaran.

Penutup Santai¶

Jadi, nggak perlu melulu pusing mikirin format surat yang kaku kalau konteksnya memang memungkinkan gaya yang lebih luwes. Surat penawaran non formal bisa jadi senjata rahasia Anda untuk menjalin kerja sama yang lebih personal dan efisien, asalkan digunakan di waktu dan cara yang tepat.

Pentingnya di sini adalah kejelasan pesan dan penghargaan terhadap penerima, meski bahasanya nggak seformal surat kedinasan. Dengan memahami kapan dan bagaimana menggunakannya, Anda bisa membuka lebih banyak peluang dan membangun hubungan kerja yang lebih baik.

Nah, gimana nih menurut kalian? Pernah pakai gaya non formal buat penawaran? Atau ada pengalaman menarik lainnya? Yuk, share di kolom komentar di bawah!