Panduan Lengkap Contoh Surat Pemberitahuan THR untuk Perusahaan & Karyawan

Table of Contents

THR atau Tunjangan Hari Raya itu ibarat ‘hadiah’ spesial buat para pekerja menjelang hari raya keagamaan. Bukan sekadar bonus biasa, THR ini adalah hak lho yang dijamin undang-undang. Memberikan THR adalah kewajiban bagi perusahaan, dan salah satu cara berkomunikasi yang baik serta transparan dengan karyawan adalah melalui surat pemberitahuan. Surat ini bukan formalitas semata, tapi punya peran penting banget dalam menciptakan kejelasan dan trust antara perusahaan dan karyawannya.

Surat pemberitahuan THR ini fungsinya mirip pengumuman resmi dari sekolah kalau mau bagi rapor atau liburan. Jadi, karyawan tahu pasti berapa THR yang akan diterima, kapan cairnya, dan dasar perhitungannya kalau memang dijelaskan. Ini menghindari gosip atau ketidakpastian yang bisa bikin suasana kerja kurang nyaman menjelang libur panjang.

Kenapa Surat Pemberitahuan THR Penting Banget?¶

Memberikan THR itu wajib hukumnya di Indonesia. Aturan soal THR ini sudah jelas tertuang dalam beberapa regulasi, paling utama Permenaker No. 6 Tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Raya Keagamaan bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan. Beleid ini mengatur siapa yang berhak menerima, besaran hitungannya, sampai kapan paling lambat dibayarkan. Nah, surat pemberitahuan ini jadi semacam bukti kalau perusahaan taat aturan dan menjalankan kewajibannya dengan transparan.

Selain kepatuhan hukum, surat ini juga menunjukkan profesionalisme perusahaan. Bayangkan kalau THR tiba-tiba masuk rekening tanpa ada info sebelumnya? Karyawan mungkin senang, tapi bakal bertanya-tanya, “Ini duit apa? Pasti benar THR?” Dengan surat, semua jelas. Karyawan merasa dihargai, karena ada komunikasi formal terkait hak mereka. Ini juga bisa jadi self-protection buat perusahaan jika di kemudian hari ada pertanyaan atau potensi sengketa terkait pembayaran THR. Semua sudah tercatat resmi.

Image just for illustration

Dasar Hukum dan Siapa yang Berhak Dapat THR?¶

Penting untuk tahu, dasar hukum utama THR adalah Permenaker No. 6 Tahun 2016. Regulasi ini menjabarkan lebih lanjut dari Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah. Menurut Permenaker ini, pekerja/buruh yang mempunyai hubungan kerja dengan pengusaha berhak atas THR. Ini mencakup pekerja dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) alias karyawan tetap, maupun pekerja dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) alias karyawan kontrak.

Bahkan pekerja harian lepas pun berhak lho atas THR, asalkan sudah memenuhi syarat masa kerja. Intinya, selama ada hubungan kerja dan sudah memenuhi syarat minimal masa kerja, hak atas THR itu melekat. Syarat minimal masa kerja untuk dapat THR secara proporsional adalah minimal satu bulan secara terus menerus. Kalau sudah 12 bulan kerja atau lebih secara terus menerus, haknya adalah sebesar 1 bulan upah.

Bagian-Bagian Kunci dalam Surat Pemberitahuan THR¶

Surat pemberitahuan THR itu sebaiknya memuat informasi yang jelas dan lengkap supaya nggak menimbulkan kebingungan. Ada beberapa bagian pokok yang umum dan sebaiknya ada di dalam surat ini. Mari kita bedah satu per satu:

Bagian Kepala Surat (Header)¶

Ini adalah identitas perusahaan pengirim surat. Penting banget untuk mencantumkan informasi yang jelas di sini.

• Nama Perusahaan: Cantumkan nama perusahaan secara lengkap sesuai akta pendirian.
• Alamat Lengkap: Alamat kantor pusat atau alamat yang mewakili perusahaan.
• Nomor Telepon dan Email: Kontak yang bisa dihubungi kalau ada pertanyaan terkait surat ini.
• Logo Perusahaan: (Opsional tapi sangat disarankan) Menambah kesan profesional dan mudah dikenali.

Bagian kepala ini biasanya diletakkan di bagian paling atas surat. Fungsinya sebagai kop surat resmi perusahaan.

Bagian Isi Surat (Body)¶

Ini adalah inti dari surat pemberitahuan, di mana informasi utama disampaikan.

• Nomor Surat: Setiap surat resmi sebaiknya punya nomor registrasi untuk arsip dan penelusuran.
• Lampiran (jika ada): Misalnya melampirkan rincian perhitungan untuk karyawan tertentu (jarang dilakukan untuk surat massal, tapi bisa untuk kasus khusus).
• Perihal: Subject surat harus jelas, misalnya “Pemberitahuan Pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan Tahun [Tahun]”.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
• Penerima Surat: Bisa spesifik ke individu (“Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]”) atau umum (“Kepada Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]”). Untuk pemberitahuan massal, format umum lebih sering digunakan.
• Salam Pembuka: Gunakan salam formal seperti “Dengan Hormat,” atau “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” disesuaikan dengan konteks dan kebiasaan perusahaan.
• Paragraf Pembuka: Sampaikan maksud surat, yaitu terkait pembayaran THR menjelang hari raya [Sebutkan Hari Rayanya: Idul Fitri, Natal, Waisak, Nyepi, Imlek].
• Paragraf Inti: Jelaskan mengenai hak karyawan untuk menerima THR. Sebutkan dasar hukumnya secara ringkas (misal: “sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku…”). Informasikan besaran THR yang akan diterima (misal: “sebesar 1 (satu) bulan upah” atau “dihitung secara proporsional berdasarkan masa kerja”). Jika ada metode perhitungan khusus (misal untuk karyawan <12 bulan), bisa disinggung di sini atau dirujuk ke lampiran (kalau ada).
• Paragraf Penting Lainnya: Sampaikan kapan THR akan dibayarkan. Sebutkan tanggal pasti atau rentang tanggalnya, pastikan tidak melebihi batas waktu H-7 hari raya. Sebutkan metode pembayarannya (transfer bank, tunai, dll).
• Paragraf Penutup (Optional tapi baik): Sampaikan harapan agar THR tersebut bermanfaat dan karyawan dapat merayakan hari raya dengan suka cita bersama keluarga. Ucapan selamat hari raya juga bisa disertakan di sini.

Bagian Penutup dan Tanda Tangan¶

Bagian ini menunjukkan legitimasi surat dan siapa yang bertanggung jawab atas pengeluaran surat tersebut.

• Salam Penutup: Gunakan salam formal seperti “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih,”.
• Nama Perusahaan: Ulangi nama perusahaan di bawah salam penutup.
• Tanda Tangan: Tanda tangan basah atau digital dari pejabat yang berwenang (misal: Direktur, Manajer HRD).
• Nama Lengkap: Nama terang pejabat yang menandatangani.
• Jabatan: Jabatan pejabat yang menandatangani.

Berikut adalah tabel sederhana yang menggambarkan struktur umum surat pemberitahuan THR:

Bagian Surat	Detail Informasi	Keterangan Umum
Kepala Surat (Header)	Nama, Alamat, Kontak Perusahaan, Logo	Identitas resmi pengirim
Nomor Surat	Kode unik surat	Untuk arsip
Lampiran	Rincian tambahan (jika ada)	Jarang ada untuk surat massal
Perihal	Subject surat (cth: Pemberitahuan THR)	Menjelaskan isi surat secara ringkas
Tanggal Surat	Tanggal surat dibuat	Kapan surat dikeluarkan
Penerima Surat	Kepada Siapa surat ditujukan (individu/umum)	Menentukan audiens surat
Salam Pembuka	Formal (Dengan Hormat, dll.)	Pembukaan komunikasi formal
Paragraf Pembuka	Menyatakan tujuan surat (pemberitahuan THR)	Pengantar topik utama
Paragraf Inti	Penjelasan hak THR, besaran, dasar perhitungan	Detail informasi THR
Paragraf Pembayaran	Tanggal/rentang tanggal pembayaran, metode bayar	Kapan dan bagaimana THR akan diterima
Paragraf Penutup	Harapan, ucapan selamat (opsional)	Penutup yang baik
Salam Penutup	Formal (Hormat kami, dll.)	Penutup komunikasi formal
Nama Perusahaan	Nama perusahaan	Konfirmasi pengirim
Tanda Tangan	Tanda tangan pejabat berwenang	Legitimasi surat
Nama & Jabatan Penanda Tangan	Nama lengkap dan jabatan pejabat yang tanda tangan	Identifikasi penanda tangan

Memastikan semua bagian ini ada dan terisi dengan benar akan membuat surat pemberitahuan THR Anda lengkap dan profesional.

Tips Menulis Surat Pemberitahuan THR yang Baik¶

Menulis surat pemberitahuan THR ini gampang-gampang susah. Tujuannya kan memberi informasi, jadi pastikan informasi itu tersampaikan dengan baik. Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Langsung: Hindari kalimat yang berbelit-belit. Langsung sampaikan poin utama: “Kami memberitahukan bahwa THR akan dibayarkan…”
2. Sebutkan Dasar Hukum (Singkat Saja): Cukup singgung “sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku” atau “mengacu pada Permenaker No. 6 Tahun 2016”. Tidak perlu mengutip pasal per pasal secara lengkap kecuali memang dibutuhkan.
3. Pastikan Informasi Besaran dan Tanggal Pembayaran Akurat: Ini bagian paling krusial. Sebutkan berapa (misal: 1 bulan upah atau proporsional) dan kapan dibayarkan dengan tanggal yang pasti. Double-check informasi ini dengan departemen keuangan/payroll.
4. Pertimbangkan Tone Surat: Meskipun formal, gunakan tone yang positif. THR adalah kabar baik! Sampaikan dengan tone yang menghargai kerja keras karyawan selama ini.
5. Proofread dengan Teliti: Kesalahan pengetikan, salah tanggal, atau salah nama bisa mengurangi kredibilitas surat. Baca ulang baik-baik sebelum disebarkan.
6. Format yang Rapi: Gunakan font standar, ukuran yang nyaman dibaca, dan layout yang bersih. Jika disebarkan dalam bentuk hardcopy atau PDF, pastikan mudah dicetak dan dibaca.
7. Cantumkan Kontak Person: Kalau ada karyawan yang punya pertanyaan spesifik terkait THR mereka, siapa yang harus dihubungi? Cantumkan nama dan kontak dari departemen HRD atau Keuangan.

Contoh Surat Pemberitahuan THR¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh surat pemberitahuan THR. Kita akan lihat dua versi, yang satu sederhana dan satu lagi sedikit lebih detail. Kamu bisa modifikasi sesuai kebutuhan perusahaanmu ya!

Contoh 1: Surat Pemberitahuan THR (Versi Sederhana)¶

Ini adalah contoh yang paling umum, cocok untuk perusahaan yang ingin informasi yang to the point dan karyawan rata-rata sudah tahu dasar perhitungannya.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Email Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan Tahun [Tahun]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]
Di Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan tibanya Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya, misal: Idul Fitri 1445 H], dan sebagai wujud pelaksanaan kewajiban perusahaan serta apresiasi atas kinerja Bapak/Ibu/Saudara/i selama ini, bersama surat ini kami beritahukan bahwa perusahaan akan membayarkan Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan.

Pembayaran THR Keagamaan ini mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu sebesar 1 (satu) bulan upah bagi karyawan yang telah mempunyai masa kerja 12 (dua belas) bulan secara terus menerus atau lebih, dan secara proporsional bagi karyawan dengan masa kerja minimal 1 (satu) bulan namun kurang dari 12 (dua belas) bulan.

THR Keagamaan tersebut akan dibayarkan pada hari [Sebutkan Hari, misal: Senin], tanggal [Sebutkan Tanggal Pasti], melalui transfer ke rekening masing-masing karyawan. Kami pastikan pembayaran akan dilakukan selambat-lambatnya [Sebutkan Batas Waktu Sesuai Aturan, misal: 7 (tujuh) hari sebelum Hari Raya Idul Fitri].

Kami berharap Tunjangan Hari Raya ini dapat memberikan manfaat dan kebahagiaan bagi Bapak/Ibu/Saudara/i serta keluarga dalam menyambut dan merayakan Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Penjelasan Tambahan Contoh 1: Contoh ini sangat ringkas tapi mencakup semua elemen penting: maksud surat, siapa yang berhak, besaran umum (berdasarkan masa kerja), dan tanggal pembayaran yang jelas. Ini cukup memadai untuk sebagian besar perusahaan.

Contoh 2: Surat Pemberitahuan THR (Versi Lebih Detail)¶

Contoh ini menambahkan sedikit detail, misalnya basis perhitungan upah atau informasi kontak untuk pertanyaan. Cocok untuk perusahaan yang ingin lebih transparan atau punya sistem perhitungan THR yang sedikit kompleks.

[KOP SURAT PERUSAHAN]

[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Email Perusahaan]
[Website Perusahaan (Opsional)]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan Tahun [Tahun]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]
Di Tempat

Dengan Hormat,

Dalam rangka menyambut perayaan Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya, misal: Natal 2024 dan Tahun Baru 2025], serta sebagai bentuk pemenuhan hak normatif pekerja dan penghargaan atas kontribusi Bapak/Ibu/Saudara/i sekalian, bersama surat ini kami sampaikan informasi terkait pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan tahun [Tahun].

Berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Raya Keagamaan bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan, setiap pekerja/buruh berhak atas THR Keagamaan dengan ketentuan sebagai berikut:
1.  Pekerja/buruh yang mempunyai masa kerja 12 (dua belas) bulan secara terus menerus atau lebih, diberikan sebesar 1 (satu) bulan upah.
2.  Pekerja/buruh yang mempunyai masa kerja minimal 1 (satu) bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 (dua belas) bulan, diberikan secara proporsional sesuai perhitungan: masa kerja / 12 bulan * 1 bulan upah.
Upah 1 (satu) bulan yang menjadi dasar perhitungan THR adalah upah yang terdiri dari komponen gaji pokok dan tunjangan tetap.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami informasikan bahwa pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan tahun [Tahun] akan dilaksanakan pada:

**Hari/Tanggal:** [Sebutkan Hari, Tanggal Pasti Pembayaran]
**Metode Pembayaran:** Transfer ke rekening bank masing-masing karyawan yang terdaftar di sistem penggajian perusahaan.

Kami berkomitmen untuk memastikan pembayaran THR ini dilakukan tepat waktu, yaitu selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya], sesuai ketentuan yang berlaku.

Apabila Bapak/Ibu/Saudara/i memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait perhitungan atau pembayaran THR ini, silakan menghubungi Departemen Human Resources Development (HRD) atau Payroll di extension [Nomor Extension Internal] atau email ke [Alamat Email HRD/Payroll].

Besar harapan kami, THR ini dapat membantu Bapak/Ibu/Saudara/i dan keluarga dalam menyambut dan merayakan Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya] dengan penuh sukacita dan berkah. Selamat menyambut Hari Raya [Sebutkan Hari Rayanya].

Atas perhatian dan kerja sama yang baik dari Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Penjelasan Tambahan Contoh 2: Contoh kedua ini memberikan detail lebih lanjut tentang dasar hukum (menyebutkan Permenaker), menjelaskan basis perhitungan upah (gaji pokok + tunjangan tetap), dan secara eksplisit menyebutkan rumus proporsional untuk karyawan baru. Ada juga info kontak untuk pertanyaan, yang sangat membantu. Ini menunjukkan tingkat transparansi yang lebih tinggi.

Fakta Menarik Seputar THR dan Pemberitahuannya¶

• THR Bukan Bonus Sukarela: Ini adalah hak normatif karyawan yang wajib dibayarkan oleh perusahaan, bukan sekadar kebaikan hati pengusaha.
• Denda Keterlambatan: Perusahaan yang telat membayar THR dari batas waktu H-7 hari raya bisa dikenakan denda 5% dari total THR yang harus dibayar, dihitung sejak batas waktu berakhir! Dendanya masuk kas negara.
• Pengawasan Dinas Ketenagakerjaan: Dinas Ketenagakerjaan punya posko pengaduan THR dan berhak mengawasi pelaksanaan pembayaran THR. Karyawan bisa lapor jika THR tidak dibayar sesuai ketentuan.
• Pekerja Harian Lepas Juga Dapat THR: Jika sudah kerja minimal satu bulan secara terus menerus, mereka berhak atas THR proporsional. Hitungannya agak beda, yaitu rata-rata upah per hari yang diterima dalam 12 bulan terakhir (untuk yang kerja >=12 bulan) atau rata-rata upah per hari selama masa kerja (untuk yang <12 bulan).
• Surat Pemberitahuan adalah Bukti: Bagi karyawan, surat ini bisa jadi bukti hitam di atas putih mengenai hak mereka, terutama jika ada ketidaksesuaian nantinya. Bagi perusahaan, ini bukti telah melakukan pemberitahuan resmi.

Alternatif Pemberitahuan (Selain Surat Formal)¶

Di era digital, beberapa perusahaan mungkin memilih cara pemberitahuan yang lebih modern, misalnya melalui email massal ke seluruh karyawan, pengumuman di portal internal company, atau bahkan melalui aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang mereka gunakan. Ini sah-sah saja, asalkan informasi yang disampaikan tetap lengkap dan formal seperti yang ada di surat. Formatnya boleh beda, tapi kontennya harus mencakup semua poin penting tadi: siapa yang dapat, berapa, kapan, dan dasar hukumnya. Namun, menyimpan softcopy (PDF) dari surat formal seringkali tetap menjadi praktik terbaik untuk arsip resmi perusahaan dan bukti kepada pihak berwenang jika diperlukan.

Kesimpulan¶

Surat pemberitahuan THR adalah dokumen penting dalam administrasi perusahaan, khususnya menjelang hari raya. Fungsinya bukan cuma sekadar memberi tahu akan ada uang masuk, tapi juga sebagai bukti kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan, sarana komunikasi transparan, serta alat untuk membangun trust dan menghargai karyawan. Dengan menyusun surat ini secara cermat, perusahaan menunjukkan profesionalisme dan komitmennya terhadap hak-hak karyawan.

Membuat surat ini tidak sulit kok, apalagi dengan adanya contoh dan panduan struktur seperti di atas. Kuncinya adalah kejelasan informasi, akurasi tanggal dan besaran, serta tone yang positif dan profesional.

Nah, itu dia panduan lengkap tentang surat pemberitahuan THR beserta contohnya. Semoga bermanfaat ya buat kamu, baik sebagai karyawan yang menerima, atau sebagai perwakilan perusahaan yang bertugas membuatnya.

Bagaimana pengalamanmu dengan surat pemberitahuan THR? Ada yang punya cerita menarik atau pertanyaan seputar ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!